Quản trị nguồn nhân lực là gì? Vai trò, mục tiêu và tầm quan trọng

Trong kỷ nguyên cạnh tranh khốc liệt hiện nay, nguồn nhân lực chính là “trái tim” của mọi doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng hay trả lương, mà còn bao gồm toàn bộ quá trình xây dựng, phát triển và duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng cao. Vậy quản trị nguồn nhân lực là gì? Vai trò, mục tiêu và tầm quan trọng của lĩnh vực này ra sao đối với doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

1. Quản trị nguồn nhân lực là gì? 

2. Các mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực

Hiện nay, không ít nhà quản trị tập trung toàn bộ vào mục tiêu của tổ chức mà chưa chú trọng đúng mức đến những mục tiêu “cốt lõi” trong quản trị nhân sự. Để quản trị nguồn lực hiệu quả, nhà lãnh đạo cần xác định rõ và cân đối đồng thời 5 mục tiêu chiến lược về nhân sự. Việc này là chìa khóa xây dựng nền tảng quản trị vững chắc, giúp tổ chức phát triển bền vững và đạt được thành tựu dài hạn.

• Mục tiêu xã hội: Đảm bảo sự công bằng, bình đẳng trong lao động, tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời góp phần xây dựng một xã hội phát triển bền vững.
• Mục tiêu của tổ chức: Tối ưu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách khoa học, đáp ứng các mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra.
• Mục tiêu chức năng nhiệm vụ: Đảm bảo bộ phận nhân sự thực hiện đầy đủ các vai trò như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ… phục vụ đúng yêu cầu và sứ mệnh chung của tổ chức.
• Mục tiêu chức năng: Hỗ trợ các phòng ban trong tổ chức bằng cách cung cấp nguồn nhân lực phù hợp và các dịch vụ liên quan đến nhân sự, đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra đồng bộ, hiệu quả.
• Mục tiêu cá nhân: Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên, tạo động lực làm việc, từ đó nâng cao sự hài lòng và mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.

3. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò nền tảng trong việc xây dựng đội ngũ vững mạnh và duy trì sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Công tác này giúp kết nối từng cá nhân với các mục tiêu chung, đồng thời tạo khuôn khổ để nhân viên phát huy năng lực, đảm bảo quyền lợi hợp lý cho cả người lao động và tổ chức.

• Hỗ trợ đạt mục tiêu tổ chức: Quản trị nguồn nhân lực đảm bảo doanh nghiệp có đủ nhân lực phù hợp để thực hiện các chiến lược và mục tiêu đã đề ra.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, tăng năng suất, giảm lãng phí và củng cố sức cạnh tranh.
• Tạo môi trường làm việc tích cực: Xây dựng chính sách đãi ngộ, phát triển nhân viên và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, giúp gia tăng sự gắn kết nội bộ.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo toàn bộ hoạt động liên quan đến nhân sự đều thực hiện đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho tổ chức.

4. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực 

5.1 Thu hút nguồn nhân lực 

Một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị nguồn nhân lực là thu hút nhân sự cơ năng lực phù hợp cho doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp có đủ số lượng nhân viên cần thiết đạt yêu cầu công ty, để duy trì các chiến lược ngắn và trung hạn trong tương lai.

Muốn làm được điều này, nhà quản trị cần xây dựng một chiến lược phù hợp dựa trên những yếu tố sau:

• Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong thời gian tới, dựa trên chiến lược tương lai của tổ chức từ đó xây dựng kế hoạch phù hợp.
• Phân tích và phân công rõ nhiệm vụ và chi tiết công việc.
• Tiêu chí tuyển dụng nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.

5.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chức năng này sẽ tập trung hơn vào quá trình đào tạo, nâng cao kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn của nhân viên sau khi được tuyển dụng vào doanh nghiệp.

Những hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không chỉ hỗ trợ cải thiện năng suất lao động cho cán bộ nhân viên trong tổ chức mà còn phát triển tối đa các kiến thức và kĩ năng chuyên môn cá nhân. Qua đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra những nhân viên xuất sắc và thiết kế lộ trình thăng tiến rõ ràng.

Các hoạt động phục vụ chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở doanh nghiệp thường bao gồm:

• Hoạt động hướng nghiệp, định hướng lộ trình sự nghiệp.
• Các khóa học, sự kiện huấn luyện bồi dưỡng nhân lực nội bộ.
• Cập nhật các kiến thức chuyên ngành mới nhất liên quan đến quản trị, kỹ thuật, công nghệ cho cán bộ nhân viên.

5.3 Duy trì nguồn nhân lực

Sau khi có cho mình một đội ngũ nhân lực tài năng và lành nghề, nhà quản trị cần phải xem xét đến cả những hoạt động liên quan đến sử dụng và duy trì nguồn nhân lực một cách ổn định và có hiệu quả nhất.

Để thực hiện chức năng này, những hoạt động dưới đây là cần thiết trong quá trình quản trị nguồn nhân lực:

• Khuyến khích, động viên
• Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật
• Phát triển mối quan hệ lành mạnh giữa tập thể người lao động và lãnh đạo doanh nghiệp 
• Có những đãi ngộ vật chất và phi vật chất xứng đáng với người lao động

5.4 Duy trì quan hệ lao động trong tổ chức

Chức năng của nhà quản trị nguồn lực còn là cầu nối giữa ban lãnh đạo với nhân viên, duy trì và ổn định mối quan hệ lao động trong tổ chức.

Cụ thể hơn, trong quản trị nguồn nhân lực sẽ bao gồm cả những chức năng như: đảm bảo quyền lợi cho người lao động về lương, BHXH; truyền đạt thông tin, chính sách, ý kiến giữa người lao động và người sử dụng lao động; giải quyết các mâu thuẫn về lao động nếu có; hỗ trợ hai bên đạt được thỏa thuận phù hợp.

6. Quy trình quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp

6.1 Hoạch định nguồn nhân lực 

Là hoạt động đầu tiên trong tiến trình quản trị nguồn nhân lực nhằm mục đích xác định chính xác nhu cầu sử dụng và tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, thường được nhà quản trị xem xét dựa trên mục tiêu, kế hoạch tương lai và tình hình thực tế của tổ chức. Tùy từng doanh nghiệp, hoạch định nhân sự sẽ đi theo 4 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Căn cứ trên số liệu thống kê và các báo cáo từ môi trường bên ngoài cũng như kế hoạch bên trong của tổ chức để tiến hành dự báo nguồn nhân lực cần thiết cho các hoạt động đã đề ra. 
• Bước 2: Kết hợp giữa nhu cầu nhân lực với nguồn cung thực tế tại doanh nghiệp để đưa ra những chính sách điều chuyển, tuyển dụng và thay thế phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
• Bước 3: Triển khai các hoạt động trong thực tế dựa trên các quyết định ở bước 2.
• Bước 4: Kiểm tra, nghiệm thu kết quả đạt được sau quá trình triển khai hoạt động của tổ chức.

6.2 Phân tích công việc 

Mục đích chính của phân tích công việc là để nhà quản trị nhân sự có thể xây dựng nên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc phù hợp nhất, tạo tiền đề có thể tuyển dụng được những cán bộ nhân viên tài năng, gắn bó dài lâu với doanh nghiệp. 

Lưu ý: điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là nhà quản trị nhân sự phải hiểu rõ công việc tuyển dụng thông qua các hoạt động thu thập thông tin từ bộ phận, phòng ban, ban giám đốc và người quản lý trực tiếp vị trí đó. 

Ngoài ra, nhà quản trị có thể thông qua sơ đồ tổ chức, tài liệu đào tạo và kế hoạch hoạt động để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhằm hiểu rõ tường tận vị trí cần tuyển dụng. 

6.3 Tuyển dụng lao động

Tuyển dụng lao động xoay quanh hoạt động tìm kiếm nhân sự phù hợp với yêu cầu và vị trí còn trống của doanh nghiệp trong hiện tại hoặc trong tương lai gần.

Với trình độ khoa học công nghệ ngày càng phát triển như hiện tại, nhà quản trị nhân sự nói chung và nhà tuyển dụng nói riêng cần phải xem xét kỹ lưỡng để chọn ra kênh tuyển dụng nhân sự phù hợp nhất, tránh lãng phí tiền bạc và thời gian.

Có 7 kênh Tuyển dụng nhân sự bao gồm:

• Đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các trang website tuyển dụng
• Đăng tin tuyển dụng trên các kênh mạng xã hội như facebook, linkedin, …
• Đăng quảng cáo trên các trang báo, trang thông tin
• Liên kết với các trường đại học
• Tổ chức sự kiện tuyển dụng, ngày hội việc làm
• Thuê các công ty dịch vụ Tuyển dụng chuyên nghiệp
• Tuyển dụng nội bộ, đề cử nội bộ

QUẢN LÝ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ CHUYÊN NGHIỆP VỚI PHẦN MỀM AMIS TUYỂN DỤNG 

Với phần mềm AMIS Tuyển dụng, nhà quản trị nhân sự có thể dễ dàng kiểm soát tất cả các chiến dịch tuyển dụng hiện có. Chức năng Scan cho phép người dùng nhanh chóng trích xuất thông tin từ hồ sơ ứng viên ở mọi định dạng.

Những tính năng ưu việt của phần mềm AMIS Tuyển dụng mà nhà quản trị nhân sự không thể bỏ qua, gồm:

• Hệ thống báo cáo trực quan tổng hợp theo số liệu mới nhất, theo thời điểm. Hỗ trợ nhà quản trị phân bổ chi phí tuyển dụng tại từng kênh việc làm sao cho hợp lý.
• Nâng cao thương hiệu tuyển dụng của công ty với Website việc làm chuyên nghiệp đến từ hệ thống MISA AMIS.
• Tổ chức thi tuyển, sàng lọc ứng viên nhanh chóng nhờ chức năng Thi tuyển online ngay trên phần mềm. Chức năng cho phép HR có thể tùy chọn tạo bài thi trắc nghiệm hoặc tự luận cho ứng viên tùy vị trí.

6.4 Bố trí và sử dụng nhân sự

Việc bố trí và sử dụng nhân sự sao cho hợp lý sẽ giúp các hoạt động trong phòng ban diễn ra nhịp nhàng hơn đồng thời tăng năng suất của người lao động. Để có thể chuyên môn hóa cho doanh nghiệp của mình, nhà quản trị nhân sự đầu tiên cần nắm rõ trình độ, năng lực chuyên môn của từng thành viên cũng như tâm tư, nguyện vọng mới có thể sắp xếp vị trí phát triển tốt nhất. 

6.5 Đào tạo và phát triển nhân sự

Một trong những nhiệm vụ không kém phần quan trọng của nhà quản trị nhân sự là chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển lực lượng lao động của tổ chức. Có hai mục đích cơ bản của việc nghiên cứu, thăm dò và tổ chức những buổi định hướng, huấn luyện nhân viên;

Một là, phát hiện những lỗ hổng trong kiến thức chuyên môn của người lao động, từ đó xây dựng những khóa đào tạo phù hợp để bù đắp nó.

Hai là, cập nhật những kiến thức mới nhất về công nghệ, kỹ thuật,… từ môi trường bên ngoài và những quy định, quy trình mới từ trong nội bộ tổ chức.

6.6 Đánh giá quá trình thực hiện công việc

Việc đánh giá quá trình, kết quả công việc định kỳ cho cán bộ công nhân viên đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc duy trì và phát triển hiệu suất làm việc tại doanh nghiệp. Hoạt động đánh giá sẽ diễn ra giữa người lao động và quản lý trực tiếp.

Thông qua những nhận xét về ưu và nhược điểm, nhân viên sẽ được nhà quản lý định hướng cũng như hướng dẫn để tiến bộ và nâng cao năng lực nhanh hơn. Đồng thời những báo cáo của quá trình này sẽ là tài liệu chính xác và khách quan để phòng Nhân sự xem xét tăng lương, khen thưởng hoặc nhắc nhở, kỷ luật, sa thải, …

7. Các thách thức trong quản trị nguồn nhân lực 

Dưới áp lực thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực trở thành một hành trình nhiều thử thách đối với mọi tổ chức. Người làm HR luôn phải cân đối giữa kỳ vọng của lãnh đạo với mong muốn của nhân viên, đồng thời giải quyết hàng loạt vấn đề phát sinh trong tuyển dụng, phát triển và vận hành đội ngũ.

• Thu hút và giữ chân nhân tài: Cạnh tranh gay gắt trên thị trường lao động khiến việc tuyển dụng và giữ chân nhân viên giỏi ngày càng khó khăn.
• Thay đổi công nghệ và chuyển đổi số: HR cần thích ứng nhanh với các công nghệ mới như phần mềm HRM, AI, tự động hóa quy trình nhân sự.
• Đào tạo và phát triển nhân lực: Đảm bảo nhân viên liên tục được nâng cao kỹ năng để đáp ứng nhu cầu công việc trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng.
• Tạo động lực và gắn kết nhân viên: Xây dựng môi trường làm việc tích cực, chính sách đãi ngộ hợp lý để duy trì sự hài lòng và hiệu suất lao động.
• Quản lý nhân sự đa thế hệ: Mỗi thế hệ có kỳ vọng, phong cách làm việc khác nhau, đòi hỏi HR phải linh hoạt trong quản lý và giao tiếp.
• Tuân thủ pháp luật và thay đổi chính sách: Phải cập nhật kịp thời các quy định lao động, bảo hiểm, thuế… để tránh rủi ro pháp lý.
• Đánh giá hiệu quả làm việc công bằng: Thiết lập hệ thống KPI, đánh giá minh bạch để bảo đảm công bằng và thúc đẩy sự phát triển cá nhân.

9. Tối ưu hoạt động quản trị nguồn nhân lực với phần mềm MISA AMIS HRM

Xu hướng số hóa đang thay đổi căn bản cách các doanh nghiệp quản lý và phát triển nguồn lực. Khi tổ chức mở rộng quy mô, tăng tốc đổi mới, các quy trình nhân sự thủ công hoặc thiếu kết nối rất dễ trở thành điểm nghẽn, gây lãng phí thời gian, giảm năng suất và khó đáp ứng kỳ vọng của cả lãnh đạo lẫn nhân viên. Việc ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, đồng bộ dữ liệu và kiểm soát rủi ro trong mọi hoạt động nhân sự.

MISA AMIS HRM là giải pháp phần mềm quản trị nhân sự hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuyên suốt tuyển dụng, chấm công, trả lương, đánh giá và phát triển đội ngũ – tất cả trên một nền tảng thống nhất.

Dùng thử & nhận tư vấn

Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự

• Tự động hóa đăng tin tuyển dụng, lọc hồ sơ ứng viên, quản lý quy trình phỏng vấn – nhận việc.

• Dễ dàng kết nối giữa bộ phận nhân sự và các phòng ban liên quan.

Quản lý hồ sơ – thông tin nhân sự

• Lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin hồ sơ nhân viên, cập nhật nhanh chóng và bảo mật.

• Dễ dàng tra cứu, phân quyền truy cập và quản lý dữ liệu theo từng phòng ban.

Quản lý chấm công – tính lương – thuế TNCN – BHXH

• Tích hợp máy chấm công và tự động tính lương, thuế TNCN, BHXH theo thời gian thực.

• Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

Quản lý mục tiêu và hiệu suất

• Xây dựng và theo dõi KPI, OKR theo thời gian thực.

• Hỗ trợ đánh giá công bằng, minh bạch và thúc đẩy hiệu quả làm việc.

Cổng thông tin nhân sự và tự phục vụ (ESS)

• Nhân viên có thể chủ động xem lương, ngày công, đăng ký nghỉ phép… qua giao diện online.

• Tăng tính minh bạch và giảm khối lượng công việc cho HR.

Phân tích và báo cáo thông minh

• Cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, theo thời gian thực.

• Hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhân sự nhanh chóng, chính xác.

Đăng ký ngay để nhận tài khoản dùng thử và trải nghiệm đầy đủ các tính năng hiện đại của MISA AMIS HRM:

10. Câu hỏi thường gặp về quản trị nguồn nhân lực

Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng chính sách thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả?
Doanh nghiệp nên đầu tư vào môi trường làm việc tích cực, có chế độ đãi ngộ rõ ràng, minh bạch và tạo nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên. Việc ghi nhận thành tích và lắng nghe ý kiến cũng giúp củng cố sự gắn bó của đội ngũ.

Doanh nghiệp cần chú ý gì để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật lao động?
HR cần thường xuyên cập nhật các quy định mới liên quan đến lao động, tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, các chế độ về lương thưởng, bảo hiểm và đảm bảo thực hiện đúng quyền lợi của người lao động.

Làm sao để tạo động lực và gắn kết giữa các thế hệ lao động trong cùng một tổ chức?
Ban lãnh đạo nên tổ chức các hoạt động giao lưu, đào tạo đa dạng, đồng thời xây dựng kênh giao tiếp cởi mở và khuyến khích sự tôn trọng, chia sẻ giữa các thế hệ. Chính sách phát triển và ghi nhận cần lấy ý kiến của nhiều nhóm tuổi trong tổ chức.

Việc ứng dụng công nghệ, phần mềm HRM vào quản trị nhân sự mang lại lợi ích gì?
Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều nghiệp vụ, quản lý dữ liệu tập trung, nâng cao hiệu quả vận hành và giúp ra quyết định nhanh nhạy, minh bạch hơn về các vấn đề nhân sự.

HR nên xử lý như thế nào khi xuất hiện mâu thuẫn hoặc bất đồng nội bộ?
Bộ phận nhân sự cần giữ vai trò trung gian, lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan, phân tích nguyên nhân, đề xuất hướng giải quyết hợp lý, đồng thời đảm bảo mọi trao đổi được thực hiện công bằng và minh bạch.

==> Đọc thêm: Top 5 phần mềm nhân sự HRM hàng đầu hiện nay

Kết luận 

Quản trị nguồn nhân lực không chỉ là một chức năng hành chính mà đã trở thành trụ cột chiến lược trong vận hành và phát triển doanh nghiệp. Khi được triển khai hiệu quả, quản trị nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh, phát huy tối đa năng lực của từng cá nhân và tạo ra lợi thế cạnh tranh dài hạn. Dù bạn đang điều hành một startup nhỏ hay một tập đoàn lớn, đầu tư đúng vào nguồn nhân lực chính là đầu tư cho sự thành công bền vững trong tương lai.