Trợ lý tuyển dụng là gì? Công việc của trợ lý tuyển dụng

Hoạt động tuyển dụng trong doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận và công cụ khác nhau. Trước nhu cầu đó, vai trò của trợ lý tuyển dụng dần trở thành một mắt xích quan trọng trong quy trình nhân sự.

Đây là người hỗ trợ tuyển dụng vận hành trơn tru, đảm bảo tiến độ và chất lượng ứng viên theo đúng yêu cầu doanh nghiệp. Vậy cụ thể trợ lý tuyển dụng là ai, họ làm những gì và có thể đóng góp như thế nào cho bộ phận nhân sự? Cùng MISA AMIS khám phá chi tiết trong bài viết sau.

1. Trợ lý tuyển dụng là gì?

Trợ lý tuyển dụng là người đảm nhận nhiều hạng mục công việc khác nhau để hỗ trợ phòng nhân sự trong các công việc liên quan đến tuyển dụng.

Công việc trợ lý tuyển dụng chính là triển khai chi tiết từng bước trong quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp của công ty. Bên cạnh đó, trợ lý tuyển dụng là “cánh tay đắc lực” giúp Trưởng phòng nhân sự cũng như ban lãnh đạo xây dựng chiến lược tuyển dụng dài hạn, góp phần tạo nên phong cách và bản sắc riêng cho chính công ty của mình. 

>>> Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

2. Mô tả công việc của một trợ lý tuyển dụng 

Công việc tuyển dụng

• Lập kế hoạch tuyển dụng: Dựa vào yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, trợ lý tuyển dụng lập kế hoạch chi tiết của từng bước tuyển dụng và gửi quản lý phê duyệt, chỉnh sửa, bổ sung,…

• Đăng tin tuyển dụng: Dựa vào mô tả công việc của từng vị trí, trợ lý tuyển dụng viết tin tuyển dụng sao cho thu hút, hấp dẫn ứng viên. Tin tuyển dụng cũng được trợ lý tuyển dụng cá nhân hoá, phù hợp với từng nền tảng tuyển dụng riêng biệt. Trước khi đăng tin, trợ lý tuyển dụng thường gửi để ban quản lý kiểm tra, nhận xét.

• Sàng lọc ứng viên tiềm năng: Dựa trên các phần mềm tuyển dụng được cung cấp cũng như kinh nghiệm làm việc, trợ lý tuyển dụng nhanh chóng lưu trữ và sàng lọc hồ sơ. Trợ lý tuyển dụng cũng dễ dàng kiểm tra tính chính xác cũng như làm rõ được trình độ, kinh nghiệm của ứng viên. Qua đó, trợ lý tuyển dụng đưa ra danh sách ứng viên tiềm năng và lên lịch hẹn phỏng vấn phù hợp.
• Lên lịch phỏng vấn: Trợ lý tuyển dụng lên lịch phỏng vấn phù hợp giữa quản lý của phòng có nhu cầu tuyển dụng và ứng viên. Dựa trên lịch đó, trợ lý tuyển dụng thiết lập không gian, thiết bị, địa điểm cho cuộc phỏng vấn. Trợ lý tuyển dụng cần gửi email, gọi điện hoặc giải đáp thắc mắc của ứng viên tiềm năng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ phỏng vấn: Trong các cuộc phỏng vấn, trợ lý tuyển dụng thường tham gia tiếp đón, hướng dẫn ứng viên trực tiếp. Khi ứng viên gặp sự cố bất ngờ, trợ lý cũng là người hỗ trợ nhiệt tình hoặc đưa ra giải pháp phù hợp.
• Gắn kết với ứng viên: Kết thúc buổi phỏng vấn, ứng viên thường gửi email cảm ơn, hỏi thăm kết quả phỏng vấn hoặc từ chối nhận việc,…Trợ lý tuyển dụng sẽ là người tiếp nhận thông tin và phản hồi tới ứng viên.
• Hỗ trợ đánh giá và lựa chọn ứng viên: Trợ lý tuyển dụng phối hợp cùng người phỏng vấn lựa chọn công cụ đánh giá ứng viên. Đồng thời, trợ lý cũng là người theo dõi chặt chẽ tiến trình đánh giá và thúc đẩy thời gian hoàn thành, đảm bảo ứng viên giỏi không bị vụt mất.
• Hỗ trợ ứng viên trúng tuyển nhận việc: Trợ lý tuyển dụng cùng bộ phận hành chính nhân sự chuẩn bị vị trí ngồi làm việc, tài liệu, văn phòng phẩm,…cho ứng viên trúng tuyển. Điều đó giúp ứng viên cảm nhận được sự chuyên nghiệp và chân thành của nơi làm việc mới.

Công việc định hướng

• Xây dựng hệ thống dữ liệu ứng viên: Không chỉ dừng ở bước ứng viên trúng tuyển nhận việc, trợ lý tuyển dụng còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống dữ liệu ứng viên trong tương lai. Doanh nghiệp dễ dàng trích xuất dữ liệu cũng như tìm kiếm thông tin khi có nhu cầu. 
• Cải thiện, hoàn thiện quy trình tuyển dụng: Đối với mỗi doanh nghiệp, việc liên tục nhìn nhận, đánh giá và cải tiến là “thói quen” tốt tạo nên sự phát triển bền vững trong tương lai. Áp dụng chi tiết vào tuyển dụng, người trợ lý cần liên tục đưa ra đề xuất giúp hoàn thiện quy trình tuyển dụng, hướng tới sự chuyên nghiệp và hiệu suất.
• Tư vấn chiến lược tuyển dụng dài hạn: Trợ lý tuyển dụng Liên tục thu thập thông tin trong và ngoài nước về xu hướng tuyển dụng từ đó có sự phân tích, đánh giá ưu nhược điểm khi áp dụng theo đặc thù doanh nghiệp và đề xuất cải tiến xu hướng tuyển dụng phù hợp nhất.

Ngoài các công việc chi tiết liên quan đến tuyển dụng, trợ lý còn đưa ra những đề xuất, ý tưởng hoặc định hướng giúp xây dựng chiến lược tuyển dụng dài hạn. Điều đó góp phần không nhỏ tạo nên văn hoá doanh nghiệp trong mắt ứng viên tiềm năng.

Có thể thấy trợ lý tuyển dụng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tạo nên một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả. Chính vì vậy, một trợ lý tuyển dụng cần đáp ứng nhiều yêu cầu cụ thể về chuyên môn cũng như kỹ năng.

3. Yêu cầu đối với vị trí trợ lý tuyển dụng

Trợ lý tuyển dụng cần đáp ứng những yêu cầu về học vấn như sau:

• Trình độ học vấn: Trợ lý tuyển dụng thường có yêu cầu tốt nghiệp cao đẳng, đại học,…chuyên ngành nhân lực hoặc quản trị. Ngoài ra, một số trợ lý tuyển dụng có bằng thạc sĩ thường được đảm nhận trợ lý tuyển dụng cấp cao với nhiều trách nhiệm hơn.
• Kinh nghiệm: Số năm kinh nghiệm của trợ lý tuyển dụng thường yêu cầu trên 1 – 2 năm. Kinh nghiệm càng lâu, trợ lý tuyển dụng càng có cơ hội việc làm tốt và mức thu nhập tương xứng.  
• Chứng chỉ và đào tạo: Trợ lý tuyển dụng nên có thêm các chứng chỉ hoặc chứng nhận đào tạo của các khoá học chuyên sâu, tuy nhiên điều này là không bắt buộc.

Về kỹ năng, người trợ lý cần có khả năng quản lý, sắp xếp tốt và một số kỹ năng khác:

• Tổ chức, sắp xếp: Công việc của trợ lý tuyển dụng thường có một lượng lớn giấy tờ liên quan đến ứng viên. Do đó, kỹ năng sắp xếp và tổ chức dữ liệu đặc biệt cần thiết đối với trợ lý tuyển dụng.
• Giao tiếp: Trợ lý tuyển dụng cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc trong cả lời nói và văn bản. Trong quá trình làm việc, trợ lý giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau như ứng viên, 
• Quản lý thời gian: Trợ lý tuyển dụng có nhiều nhiệm vụ khác nhau yêu cầu hoàn thành đúng thời hạn do đó kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp họ làm việc hiệu quả và chính xác hơn.
• Kỹ năng máy tính: Ngoài các kỹ năng máy tính cơ bản thì trợ lý tuyển dụng cũng nên có các kỹ năng nâng cao như sử dụng, phân tích, tổng hợp dữ liệu. Điều đó cũng giúp trợ lý tuyển dụng làm việc nhanh và chính xác hơn trong quá trình thu thập và theo dõi thông tin ứng viên. 
• Tỉ mỉ, chi tiết: Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, trợ lý tuyển dụng cần nhập nhiều dữ liệu liên quan đến ứng viên. Thao tác này cần độ chính xác cao và chi tiết. Do đó, chú ý đến chi tiết là kỹ năng tương đối quan trọng giúp trợ lý tuyển dụng hoàn thành tốt công việc của mình.
• Làm việc độc lập và làm việc nhóm: Đặc thù công việc của trợ lý tuyển dụng rất linh hoạt, khi cần làm việc độc lập, đôi khi lại cần làm việc theo đội nhóm. Do đó, để trở thành một trợ lý tuyển dụng xuất sắc, bạn cần đáp ứng tốt cả hai kỹ năng làm việc này.
• Sử dụng thành thạo các trang mạng xã hội: Đây là một kỹ năng mà trợ lý tuyển dụng cần có trong thời kỳ công nghệ 4.0. Thành thạo các trang mạng xã hội như Facebook, LinkedIn,…cũng như tương tác đều đặn trong các nhóm tuyển dụng sẽ giúp trợ lý tuyển dụng dễ dàng tiếp cận ứng viên, mở rộng mối quan hệ và nắm bắt kịp thời xu thế. 

4. Mức lương trợ lý tuyển dụng

Trợ lý tuyển dụng có các mức lương khác nhau tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm, trình độ học vấn, chuyên môn hoặc quy mô công ty. Bên cạnh lương thì trợ lý tuyển dụng hoàn toàn có cơ hội nhận được thêm các khoản hoa hồng hoặc thưởng nóng cho những vị trí tuyển dụng quan trọng.

Theo con số thống kê của trang climbtheladder.com, mức lương trung bình hàng năm của một trợ lý tuyển dụng là 45.500$, tương ứng với 21,88$/giờ làm việc. Ở Việt Nam, trợ lý tuyển dụng thường có mức lương dao động từ 8 – 12 triệu/tháng. Con số này dự tính còn tăng cao trong những năm tới đây bởi nhu cầu tìm trợ lý tuyển dụng ngày càng phổ biến trong mỗi doanh nghiệp.

4. Xu hướng phát triển nghề trợ lý tuyển dụng trong tương lai 

Với những lợi ích vượt trội mà trợ lý tuyển dụng mang lại nên nghề nghiệp này được dự đoán sẽ phát triển mạnh mẽ trong vài thập kỷ tới. Bên cạnh đó, sự phát triển của loại hình làm việc từ xa (remote) cũng mở ra nhiều cơ hội và thách thức cho người trợ lý tuyển dụng. Lúc này người trợ lý cần hiểu rõ nhu cầu của thị trường và thị hiếu người lao động để linh hoạt đưa ra chính sách tuyển dụng cho công ty.

AI và trợ lý tuyển dụng cũng có mối quan hệ mật thiết bởi đây là xu hướng của tương lai. AI sẽ giúp trợ lý tuyển dụng tìm ra nguồn ứng viên nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều so với những công cụ truyền thống. Chính vì vậy, trợ lý tuyển dụng nên tận dụng xu hướng này và trở thành chuyên gia trong việc sử dụng công cụ AI.

5. Triển vọng thăng tiến của trợ lý tuyển dụng

Giống như các vị trí công việc khác, trợ lý tuyển dụng có cơ hội thăng tiến sau một vài năm kinh nghiệm. Vị trí phổ biến nhất có thể kể đến là trợ lý tuyển dụng thăng chức thành điều chuyên gia tuyển dụng, quản lý tuyển dụng,…

Tuy nhiên với vị trí mới, bạn cần nhận nhiều trách nhiệm hơn về phần điều hành, tổ chức và quản lý cơ sở dữ liệu tuyển dụng hoặc quản lý một đội trợ lý tuyển dụng mới. Vì vậy, trau dồi kỹ năng quản lý là điều bạn nên làm trong suốt quá trình làm việc của mình. 

6. Kết luận 

Trợ lý tuyển dụng là một nghề đang lên, phù hợp với xu hướng phát triển hiện đại khi các doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào chất lượng tuyển dụng và trải nghiệm ứng viên. Không chỉ là một vị trí hỗ trợ con người, ngày nay, các doanh nghiệp còn có thể tận dụng trợ lý tuyển dụng công nghệ để tối ưu toàn bộ quy trình này.

Phần mềm AMIS Tuyển Dụng của MISA chính là một ví dụ tiêu biểu cho vai trò đó. Với khả năng hoạt động như một “trợ lý tuyển dụng công nghệ”, AMIS Tuyển Dụng giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và nâng cao hiệu quả tuyển chọn ứng viên.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Đăng tin tuyển dụng hàng loạt lên nhiều nền tảng chỉ với vài thao tác

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên tập trung, dễ tìm kiếm

• Gửi email mời phỏng vấn tự động và chuyên nghiệp

• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng qua website riêng miễn phí

• Thống kê, báo cáo hiệu suất tuyển dụng trực quan giúp ra quyết định nhanh hơn

Để được tư vấn cụ thể hơn về các tính năng cũng như trải nghiệm miễn phí phần mềm trong 14 ngày, mời bạn đọc để lại thông tin tại đây: