Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những phương pháp tối ưu quy trình làm việc, cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất. Một trong những triết lý quản trị được áp dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả vượt trội chính là Kaizen – nghệ thuật cải tiến liên tục đến từ Nhật Bản.
Không cần những thay đổi đột phá, Kaizen nhấn mạnh vào việc cải thiện từng bước nhỏ mỗi ngày để tạo ra kết quả lớn về lâu dài. Vậy Kaizen là gì và doanh nghiệp có thể ứng dụng như thế nào để nâng cao năng lực cạnh tranh?. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của MISA AMIS để biết thêm chi tiết nhé!
1. Kaizen là gì?
- Kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản sau Thế chiến thứ hai, khi nền kinh tế nước này đang tái thiết và các doanh nghiệp, đặc biệt là Tập đoàn Toyota, đã áp dụng phương pháp này để nâng cao chất lượng và năng suất.
- Nhà tư vấn quản lý Masaaki Imai đã giới thiệu Kaizen ra thế giới với cuốn sách “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” vào năm 1986, đưa khái niệm này trở nên phổ biến trên toàn cầu.
2. Xu hướng dùng Kaizen hiện nay
Dưới đây là các xu hướng ứng dụng Kaizen hiện nay trong doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt tại Việt Nam và khu vực châu Á:
Kết hợp Kaizen với chuyển đổi số
-
Các doanh nghiệp đang tích cực áp dụng công nghệ (ERP, phần mềm HRM, AI) để đo lường, theo dõi, phân tích hiệu quả cải tiến nhỏ hằng ngày.
-
Kaizen không còn là quy trình thủ công, mà được tự động hóa và số hóa, giúp cải tiến nhanh, chính xác và linh hoạt hơn.
Kaizen trong quản lý nhân sự và phát triển tổ chức
-
Thay vì chỉ tập trung vào sản xuất, Kaizen được mở rộng sang các bộ phận như nhân sự, đào tạo, chăm sóc khách hàng, marketing.
-
Các doanh nghiệp dùng Kaizen để liên tục cải tiến chính sách nhân sự, văn hóa nội bộ, quy trình tuyển dụng, hiệu suất làm việc.
Kết hợp Kaizen với mô hình OKR hoặc Agile
-
Nhiều doanh nghiệp kết hợp Kaizen với OKR (Objective & Key Results) để vừa đặt mục tiêu lớn, vừa cải tiến từng bước để đạt được mục tiêu.
-
Trong phát triển sản phẩm, Kaizen thường đi đôi với Agile/Scrum – giúp tối ưu từng vòng lặp làm việc ngắn hạn.
Áp dụng trong mô hình lean startup, SME và chuỗi bán lẻ
-
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) sử dụng Kaizen để tinh gọn chi phí, tối ưu vận hành mà không cần đầu tư lớn.
-
Các chuỗi bán lẻ, F&B dùng Kaizen để cải tiến quy trình phục vụ khách hàng, vận hành kho, giao hàng, nhằm tăng trải nghiệm và giảm sai sót.
Nhấn mạnh vai trò của nhân viên trong cải tiến
-
Văn hóa Kaizen hiện đại tập trung khơi gợi sáng kiến cải tiến từ nhân viên tuyến đầu, vì họ là người trực tiếp va chạm với thực tế và vấn đề.
-
Doanh nghiệp xây dựng hệ thống ghi nhận sáng kiến, khen thưởng cải tiến, tạo động lực để nhân viên chủ động hơn trong công việc.
Kaizen trong ESG và phát triển bền vững
-
Nhiều doanh nghiệp dùng Kaizen để cải tiến quy trình giảm thiểu rác thải, tiết kiệm năng lượng, góp phần đạt các mục tiêu phát triển bền vững (ESG).
-
Các hoạt động cải tiến nhỏ nhưng liên tục giúp xây dựng văn hóa “xanh”, thân thiện môi trườn
3. Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp
1. Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Kaizen giúp doanh nghiệp liên tục rà soát và cải tiến từng khâu trong quy trình sản xuất, cung ứng hoặc chăm sóc khách hàng. Điều này giúp:
-
Loại bỏ lỗi sai, giảm thiểu sai sót lặp lại.
-
Nâng cao độ chính xác trong từng thao tác.
-
Đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn qua việc cải tiến liên tục sản phẩm/dịch vụ theo phản hồi thực tế.
Tăng năng suất và hiệu quả: Thông qua việc cải tiến từng bước nhỏ mỗi ngày, doanh nghiệp có thể:
-
Tối ưu hóa quy trình làm việc, phân bổ lại nguồn lực hợp lý hơn.
-
Tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất, giúp đội ngũ vận hành linh hoạt, hiệu quả hơn.
3. Giảm chi phí vận hành: Kaizen hướng tới việc loại bỏ hoàn toàn mọi lãng phí trong sản xuất, vận hành, bao gồm:
-
Lãng phí tài nguyên, nhân lực, thời gian chờ, vận chuyển thừa, thao tác không cần thiết.
-
Từ đó giúp giảm thiểu chi phí tổng thể, nâng cao lợi nhuận.
4. Nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên: Kaizen khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ:
-
Chủ động đề xuất cải tiến, không bị bó buộc vào khuôn mẫu cứng nhắc.
-
Cảm thấy được lắng nghe, ghi nhận, từ đó gia tăng sự gắn bó và động lực làm việc.
5. Tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp: Nhờ cải tiến liên tục, doanh nghiệp có thể:
-
Phát triển sản phẩm/dịch vụ ưu việt hơn đối thủ.
-
Tăng tốc độ phản ứng với thị trường, thích ứng linh hoạt với biến động.
-
Dẫn đến lợi thế cạnh tranh bền vững trong dài hạn.
4. Top 10 nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng Kaizen trong quản trị nhân sự
-
Tập trung vào lợi ích khách hàng: Mọi cải tiến phải hướng tới tăng giá trị cho người tiêu dùng, loại bỏ hoạt động không phục vụ khách hàng cuối.
-
Liên tục cải tiến: Không có sản phẩm nào hoàn hảo mãi mãi. Doanh nghiệp cần cải tiến không ngừng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.
-
Văn hóa không đổ lỗi: Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm với công việc của mình, cùng hợp tác khắc phục lỗi thay vì đổ lỗi.
-
Khuyến khích sự cởi mở: Nhân viên dám góp ý và nhận góp ý, xây dựng mạng lưới thông tin nội bộ minh bạch.
-
Thúc đẩy teamwork: Làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả, phát huy điểm mạnh của từng cá nhân.
-
Kết hợp đa phòng ban: Huy động nhân sự từ nhiều bộ phận hoặc thuê ngoài khi cần để đảm bảo chất lượng dự án.
-
Xây dựng quan hệ tốt: Đào tạo kỹ năng giao tiếp giúp củng cố sự gắn bó giữa nhân viên và doanh nghiệp.
-
Tự giác và kỷ luật: Nhân viên tuân thủ quy định không chỉ vì bắt buộc mà từ ý thức cá nhân vì mục tiêu chung.
-
Cập nhật thông tin liên tục: Minh bạch, chia sẻ thường xuyên giúp nhân viên hiểu rõ định hướng và vai trò của mình.
-
Tăng năng suất làm việc: Doanh nghiệp nên đa dạng cách thức tạo động lực như khen thưởng, đào tạo, trao quyền…
5. Quy trình 7 bước áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp
Kaizen không chỉ là một triết lý, mà còn là một quy trình có thể áp dụng thực tế để loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu suất và tối ưu mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để Kaizen thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo một lộ trình bài bản. Dưới đây là 7 bước quan trọng giúp doanh nghiệp áp dụng Kaizen thành công và tạo ra sự thay đổi tích cực.
Về cơ bản trình tự các bước triển khai Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA (Plan – Do – Check – Act) cụ thể như sau:
Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại và định vị mục tiêu Kaizen
Dựa trên nền tảng là những thay đổi nhỏ được cải tiến liên tục, Kaizen không cần kinh phí lớn, nhưng cần sự cam kết nỗ lực dài hạn từ phía người lãnh đạo và nhân viên. Trước hết, hãy chuẩn bị tinh thần cho toàn bộ tổ chức.
Doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng hiện tại, xác định rõ mục tiêu mà tổ chức mong muốn. Từ đó biết được nguồn lực có đáp ứng được không, định hướng là gì.
Kaizen nên được triển khai thí điểm ở một bộ phận nhỏ trước khi mở rộng ra toàn doanh nghiệp. Việc này giúp tổ chức tránh được những sai lầm không đáng có.
Bước 2: Xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề
Sau khi đánh giá tình hình, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân của từng vấn đề. Cụ thể hơn: điều gì khiến quy trình sản xuất bị kéo dài, vì sao có tình trạng hàng tồn kho quá nhiều?
Để trả lời những câu hỏi này một cách khách quan, doanh nghiệp phải thu thập các số liệu thực tế, tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau, trong một khoảng thời gian đủ dài.
Bước 3: Xác định các giải pháp khả thi
Chỉ cần xác định được nguyên nhân cốt lõi, doanh nghiệp sẽ đưa ra được giải pháp để xử lý. Hãy khuyến khích tất cả nhân viên trong công ty đưa ra giải pháp hoặc ý tưởng, thay vì chỉ tập trung ở vài thành viên cốt cán.
Từ đó doanh nghiệp lựa chọn ra một số giải pháp có tính khả thi nhất để lên kế hoạch triển khai. Các giải pháp này phải đáp ứng được các tiêu chí đánh giá có thể đo lường được.
Bước 4: Triển khai các giải pháp
Tại bước này doanh nghiệp sẽ triển khai Kaizen theo đúng kế hoạch đã thiết lập. Việc thực hiện Kazen phải có sự giám sát chặt chẽ từ cấp quản lý hoặc cán bộ phụ trách.
Để Kaizen thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng chương trình thí điểm tại một số đội nhóm, thử nghiệm hiệu quả rồi mới áp dụng rộng rãi trên toàn tổ chức.
Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện
Trong suốt quá trình thực hiện Kaizen, các số liệu, kết quả cần được thu thập, đánh giá kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần so sánh kết quả trước và sau khi thực hiện Kaizen để nhìn ra hiệu quả. Hầu hết doanh nghiệp áp dụng Kaizen đều chuyển biến tích cực.
Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
Quá trình Kaizen có thể không hoàn hảo, luôn có những nhược điểm cần khắc phục. Doanh nghiệp cần rút kinh nghiệm qua nhiều lần thực hiện, nhanh chóng cải thiện để tối ưu các bước trong Kaizen.
Bước 7: Lặp lại quy trình Kaizen đã tối ưu
Sau khi hoàn thành một quy trình Kaizen, doanh nghiệp cần quay lại từ bước 1. Mục đích của việc lặp lại là tiếp tục xác định các vấn đề tồn đọng và vấn đề mới phát sinh, tìm kiếm giải pháp tốt nhất. Đây cũng chính là tinh thần Kaizen – liên tục cải tiến.
TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z
6. Ví dụ về Kaizen
Toyota – Điển hình về Kaizen trong sản xuất
- Bối cảnh: Toyota là hãng tiên phong áp dụng triết lý Kaizen trong quy trình sản xuất ô tô.
- Ví dụ Kaizen: Công nhân tại nhà máy được khuyến khích dừng dây chuyền bất cứ khi nào phát hiện lỗi. Họ được quyền đề xuất cải tiến, ví dụ như thay đổi vị trí công cụ để giảm thao tác dư thừa trong quá trình lắp ráp.
- Kết quả: Tăng năng suất lao động, giảm lỗi sản phẩm, tiết kiệm chi phí lớn.
Starbucks – Cải tiến quy trình phục vụ
- Bối cảnh: Starbucks áp dụng Kaizen để cải thiện tốc độ phục vụ khách hàng vào giờ cao điểm.
- Ví dụ Kaizen: Nhân viên đề xuất thay đổi cách bố trí máy pha cà phê và khu vực làm việc để rút ngắn thao tác di chuyển.
- Kết quả: Rút ngắn thời gian phục vụ trung bình một khách xuống vài chục giây, tăng hiệu suất phục vụ mà vẫn giữ chất lượng.
Văn phòng – Tối ưu hóa quy trình phê duyệt tài liệu
- Bối cảnh: Một công ty phần mềm có quy trình phê duyệt hợp đồng quá phức tạp, mất 3–5 ngày làm việc.
- Ví dụ Kaizen: Nhóm nhân viên hành chính đề xuất hợp nhất một số bước kiểm duyệt, sử dụng chữ ký số và mẫu hợp đồng có sẵn.
- Kết quả: Rút ngắn thời gian phê duyệt hợp đồng còn 1 ngày, tăng tốc độ triển khai dự án và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Nhà hàng – Giảm lãng phí thực phẩm
- Bối cảnh: Một chuỗi nhà hàng nhận thấy số lượng thực phẩm bị bỏ đi sau mỗi ca làm việc rất lớn.
Ví dụ Kaizen: Nhân viên bếp đề xuất theo dõi số lượng món ăn bán ra theo khung giờ để chuẩn bị nguyên liệu sát thực tế hơn. - Kết quả: Giảm hơn 25% thực phẩm bị lãng phí, tiết kiệm chi phí đáng kể và bảo vệ môi trường.
Nhân sự – Tối ưu hóa quy trình onboarding
- Bối cảnh: Nhân viên mới phải mất hơn 2 tuần để làm quen quy trình làm việc.
- Ví dụ Kaizen: Bộ phận nhân sự đề xuất tạo sổ tay online + video hướng dẫn nội bộ cho quy trình làm việc cơ bản.
- Kết quả: Giảm thời gian hòa nhập xuống còn 3–5 ngày, giúp nhân viên mới bắt nhịp nhanh và hiệu quả hơn.
7. Ứng dụng Kaizen vào quản lý nhân sự với MISA AMIS HRM
Kaizen giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu suất, nhưng để thực hiện hiệu quả, cần có một giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý nhân sự tinh gọn, linh hoạt. MISA AMIS HRM chính là công cụ giúp bạn tự động hóa quy trình nhân sự, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất, đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả theo đúng triết lý Kaizen.
- Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian với quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự tự động.
- Tăng hiệu suất làm việc nhờ theo dõi KPI, đánh giá và phát triển nhân tài theo mô hình Kaizen.
- Tinh gọn vận hành, tối ưu chi phí với hệ thống báo cáo thông minh và dữ liệu tập trung.
Đăng ký ngay để trải nghiệm miễn phí 15 ngày và tối ưu nhân sự doanh nghiệp ngay hôm nay
8. Kết luận
Kaizen không chỉ là một phương pháp quản trị, mà còn là một tư duy phát triển bền vững cho doanh nghiệp hiện đại. Bằng cách tạo ra văn hóa cải tiến liên tục, khuyến khích mọi nhân viên đóng góp ý tưởng và tối ưu hóa từng quy trình nhỏ, Kaizen giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả và thích ứng linh hoạt với biến động thị trường. Dù bạn là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay công nghệ, Kaizen đều có thể trở thành đòn bẩy quan trọng trong hành trình nâng tầm hiệu suất và phát triển lâu dài.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
