Khung năng lực là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý, đánh giá và phát triển nhân sự một cách bài bản và hiệu quả. Việc xây dựng khung năng lực chuẩn không chỉ giúp tuyển dụng đúng người – đúng việc mà còn hỗ trợ đào tạo, thăng tiến và đo lường hiệu suất minh bạch. Vậy khung năng lực gồm những gì và doanh nghiệp nên xây dựng ra sao?
Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm khung năng lực và hướng dẫn từng bước xây dựng khung năng lực phù hợp với tổ chức.
Khung năng lực là gì?
Vai trò của khung năng lực trong doanh nghiệp
Nền tảng để tuyển dụng
Khung năng lực được các HR sử dụng để tuyển chọn và đánh giá ứng viên. Trước tiên, các khung tiêu chuẩn này vẽ ra một bức tranh tổng quan về yêu cầu công việc. Căn cứ vào đó, nhà quản lý cũng có thể phân biệt các loại năng lực cần có ngay khi tuyển dụng, các năng lực có thể đào tạo sau khi tuyển dụng và các năng lực không thể phát triển ngay cả khi có đào tạo hay không.
Sau khi hoàn tất tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ lấy khung này để giám sát và quản lý nhân viên. Đồng thời, đây cũng là cơ sở dữ liệu quản trọng để xây dựng các chương trình quy hoạch dành cho quản lý và các cấp lãnh đạo.
Cơ sở để đào tạo
Khung năng lực là cơ sở tiên quyết cho hoạt động đào tạo nhân lực. Trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu về các loại năng lực và cấp độ năng lực cần có cho vị trí hiện tại. Qua đó, HR sẽ tiến hành đánh giá để nhận định năng lực nhân viên mình đang ở đâu? Họ thiếu gì và cần những gì? Từ đó nắm bắt được nhu cầu và triển khai nội dung chương trình đào tạo.
Căn cứ để trả lương và đãi ngộ
Về việc vận hành hệ thống lương, khung năng lực là hệ quy chiếu để đề xuất và tính toán tiền lương. Đây sẽ là một hệ quy chiếu nhất quán, minh bạch. Doanh nghiệp chỉ cần so sánh năng lực thực tế của nhân sự và đo lường mức độ đáp ứng đối với yêu cầu năng lực ban đầu. Nhờ đó, việc quyết định nhân sự A có bậc lương ra sao trong thang lương chung của doanh nghiệp sẽ vô cùng dễ dàng.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống lương 3P thì khung năng lực là điều kiện bắt buộc để xác định lương P2.
Về việc đãi ngộ và lương thưởng, khung năng lực là một nền tảng cơ bản để doanh nghiệp quản lý thành tích. Thông qua đó, các quản lý sẽ nắm bắt được các yếu tố cần phải kiểm soát và đo lường. Từ đó xác định những tiêu chí cần tập trung và thúc đẩy xuyên suốt hoạt động đánh giá thành tích.
Cấu trúc khung năng lực
Về cơ bản, khung năng lực có thể được chia thành 3 nhóm chính:
- Nhóm năng lực cốt lõi: nhóm này tập trung các năng lực nền tảng cần thiết cho mọi vị trí. Các năng lực trong đây được xác định thông qua tầm nhìn, chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
- Nhóm năng lực chuyên môn: bao gồm các kỹ năng và kiến thức chuyên môn thuộc một lĩnh vực cụ thể để đáp ứng công việc. Đây là nhóm năng lực có tính chất đặc thù, là yếu tố quyết định nhân sự có khả năng đảm nhận công việc hay không.
- Nhóm năng lực vai trò: chỉ các nhóm năng lực ứng dụng cần có cho các vị trí cụ thể, thường là các cấp lãnh đạo, quản lý, như năng lực điều phối, lãnh đạo, tổ chức, lập kế hoạch,…
Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng có thể bổ sung nhóm năng lực bổ trợ/hành vi, là các loại năng lực được định nghĩa dưới dạng hành vi cụ thể đảm bảo mức độ thuần thục và khả năng ứng dụng trong công việc. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng hành vi các nhà quản lý có thể tham khảo như DISC, MBTI,…
Ý nghĩa của khung năng lực trong doanh nghiệp
Khung năng lực không chỉ là một công cụ quản trị nhân sự, mà còn là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp định hướng và phát triển đội ngũ một cách bài bản, khoa học. Dưới đây là những ý nghĩa quan trọng của việc xây dựng và áp dụng khung năng lực:
- Chuẩn hóa tiêu chí tuyển dụng: Khung năng lực giúp xác định rõ tiêu chuẩn cần có cho từng vị trí, từ đó hỗ trợ bộ phận tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp ngay từ đầu.
- Nền tảng đào tạo và phát triển: Doanh nghiệp có thể thiết kế các chương trình đào tạo gắn với năng lực còn thiếu, từ đó nâng cao chất lượng nhân sự một cách có hệ thống.
- Cơ sở đánh giá hiệu suất làm việc: Thông qua khung năng lực, nhà quản lý dễ dàng so sánh giữa năng lực thực tế và yêu cầu công việc để đánh giá chính xác mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
- Hỗ trợ lộ trình thăng tiến và giữ chân nhân tài: Khung năng lực giúp nhân viên nhìn thấy con đường phát triển nghề nghiệp rõ ràng, từ đó gia tăng sự gắn bó và động lực làm việc lâu dài.
- Tối ưu hóa chính sách đãi ngộ: Việc trả lương theo năng lực (Pay for Competency) dựa trên khung năng lực giúp đảm bảo công bằng, minh bạch và khuyến khích hiệu suất.
Quy trình xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp
Để khung năng lực thực sự hiệu quả và dễ triển khai, doanh nghiệp nên thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu xây dựng khung năng lực
Trả lời các câu hỏi:
-
Mục đích là gì? (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất?)
-
Phạm vi áp dụng? (toàn công ty hay từng phòng ban?)
Việc xác định rõ mục tiêu giúp doanh nghiệp xây dựng khung năng lực sát với nhu cầu thực tế và dễ triển khai sau này.
Bước 2: Phân tích công việc (Job Analysis)
Thu thập thông tin chi tiết về từng vị trí trong doanh nghiệp:
-
Mô tả công việc
-
Yêu cầu công việc
-
Kết quả đầu ra
-
Các kỹ năng, kiến thức, hành vi cần thiết
Có thể thực hiện thông qua phỏng vấn, khảo sát, quan sát thực tế hoặc phân tích tài liệu nội bộ.
Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực
Tạo danh sách các năng lực chung và năng lực chuyên môn, phân nhóm rõ ràng. Ví dụ:
| Mã NL | Tên năng lực | Mô tả |
|---|---|---|
| NL01 | Giao tiếp | Khả năng truyền đạt, lắng nghe, phản hồi hiệu quả |
| NL02 | Tư duy phản biện | Phân tích thông tin logic, ra quyết định hợp lý |
| NL03 | Quản lý thời gian | Sắp xếp công việc khoa học, đúng tiến độ |
Bước 4: Xác định thang đo và cấp độ năng lực
Với mỗi năng lực, cần thiết lập các cấp độ thành thạo, ví dụ từ 1–5:
| Cấp độ | Mô tả |
|---|---|
| 1 | Mới bắt đầu – Cần giám sát |
| 2 | Thực hiện cơ bản với hướng dẫn |
| 3 | Thành thạo – Tự chủ hoàn toàn |
| 4 | Hướng dẫn người khác |
| 5 | Chuyên gia – Đưa ra chiến lược, cải tiến |
Bước 5: Áp dụng và cập nhật khung năng lực
Sau khi xây dựng xong, khung năng lực nên được:
-
Triển khai trong các hoạt động nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá KPI.
-
Tích hợp vào phần mềm quản trị nhân sự (HRM) để theo dõi tự động.
-
Định kỳ cập nhật (6–12 tháng/lần) để phù hợp với chiến lược doanh nghiệp và thay đổi thị trường.
Tuy nhiên, đây là nghiệp vụ đòi hỏi chuyên môn rất cao. Do đó, nếu doanh nghiệp không đủ người với năng lực chuyên môn đủ để đánh giá thì có thể mời các chuyên gia tư vấn hoặc tận dụng các hệ thống phần mềm công nghệ thông minh. Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS thông tin nhân sự với chức năng tổng hợp hồ sơ năng lực của từng nhân sự trong công ty để làm cơ sở quy hoạch cán bộ nguồn, nắm bắt nhân sự dưới góc nhìn toàn cảnh thông qua quy trình đồng bộ mọi thông tin liên quan tới nhân sự.
Ứng dụng của khung năng lực
Khung năng lực không chỉ là công cụ định hình tiêu chuẩn cho từng vị trí công việc, mà còn mang lại nhiều ứng dụng thực tiễn trong quản trị nhân sự:
-
Tuyển dụng hiệu quả: Xác định rõ năng lực cần thiết cho từng vị trí, từ đó xây dựng JD chuẩn và lựa chọn ứng viên phù hợp.
-
Đào tạo & phát triển: Dựa trên khung năng lực để nhận diện khoảng cách (gap) giữa năng lực hiện tại và yêu cầu, từ đó thiết kế chương trình đào tạo chính xác.
-
Đánh giá nhân sự: Làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả công việc, năng lực và tiềm năng phát triển của nhân viên.
-
Quy hoạch & bổ nhiệm: Hỗ trợ lựa chọn nhân sự phù hợp cho các vị trí quản lý, đảm bảo tính khách quan và minh bạch.
-
Xây dựng lộ trình thăng tiến: Giúp nhân viên hiểu rõ năng lực cần đạt để phát triển sự nghiệp, từ đó tăng động lực gắn bó.
-
Tối ưu quản trị tổng thể: Liên kết với KPI, OKR và hệ thống quản trị hiệu suất, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Một số vấn đề thường gặp khi xây dựng khung năng lực
Việc ứng dụng khung năng lực nhân sự rõ ràng mang tính ứng dụng cao nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng ứng dụng thành công. Một số vấn đề dẫn tới bất cập có thể kể đến như sau:
- Thiếu sự đồng hành và cam kết từ lãnh đạo hoặc thiếu tính đồng thuận trong đội ngũ nhân sự;
- Luôn muốn có kết quả tức khắc, hiệu quả cao với chi phí thấp và thời gian ngắn;
- Xây dựng khung năng lực nhân sự một chiều từ trên xuống, không tiếp thu ý kiến của cấp dưới để cải tiến và cập nhật;
- Tham khảo các khung năng lực mẫu nhưng không tùy biến hoặc xây dựng theo xu hướng dẫn tới thiếu sự liên kết giữa khung năng lực nhân sự với tôn chỉ và mục tiêu của doanh nghiệp;
- Đưa ra các yếu tố năng lực không thể định lượng hoặc đo lường được dẫn tới khó đánh giá, triển khai;
- Yêu cầu quá nhiều năng lực hoặc đưa ra năng lực quá cao/quá thấp cho một vị trí;
Những lưu ý cần nhớ khi xây dựng khung năng lực
Để áp dụng khung năng lực nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thứ nhất, mục đích và vai trò của khung năng lực trong doanh nghiệp của mình là gì? Áp dụng vào hoạt động tuyển dụng hay đào tạo?
- Thứ hai, muốn đảm bảo tính chuẩn xác khi xây dựng khung năng lực thì hệ thống các chức danh và nhiệm vụ cần cụ thể, rõ ràng.
- Thứ ba, doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng khung hoặc nhóm năng lực mới, nhưng cần phải hiểu rõ các loại năng lực quan trọng cần triển khai.
- Thứ tư, mỗi vị trí phải có khung năng lực nhân sự khác nhau và cần được đánh giá thông qua các phương pháp phù hợp.
Kết Luận
Khung năng lực là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự, từ tuyển dụng đến đào tạo và phát triển đội ngũ. Việc xây dựng và áp dụng khung năng lực bài bản sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, duy trì tính cạnh tranh và phát triển bền vững.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
