Mẫu file quản lý khách sạn bằng excel đầy đủ nhất 2025

Quản lý khách sạn bằng sổ sách thủ công hay những file Excel rời rạc thường tốn nhiều thời gian, dễ sai sót và khó theo dõi khi quy mô kinh doanh mở rộng. Để hỗ trợ chủ khách sạn, nhà nghỉ hay homestay vận hành hiệu quả hơn, bài viết này sẽ chia sẻ mẫu file quản lý khách sạn bằng Excel đầy đủ nhất năm 2025. Với cấu trúc khoa học, dễ sử dụng và tích hợp nhiều tính năng cần thiết, mẫu file sẽ giúp bạn theo dõi tình trạng phòng, đặt chỗ, doanh thu – chi phí và báo cáo tổng hợp chỉ trong một bảng tính duy nhất.

Mục lục Hiện

1. Lợi ích khi sử dụng file quản lý khách sạn bằng Excel

Thay vì ghi chép thủ công trên sổ sách dễ sai sót, nhiều chủ khách sạn hiện nay chọn cách quản lý bằng Excel. Chỉ với một file được thiết kế sẵn, bạn có thể theo dõi tình trạng phòng, đặt chỗ, doanh thu hay chi phí một cách nhanh chóng. Excel vừa dễ dùng, linh hoạt lại không tốn nhiều chi phí, rất phù hợp cho các khách sạn vừa và nhỏ muốn quản lý gọn gàng, tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn.

Các lợi ích nổi bật khi sử dụng file quản lý khách sạn bằng Excel:

Dễ dàng nhập liệu và theo dõi: Chỉ cần thao tác trên một file duy nhất, quản lý được thông tin khách hàng, đặt phòng, dịch vụ sử dụng, tình trạng phòng.
Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư phần mềm phức tạp, Excel miễn phí hoặc chi phí thấp, phù hợp với khách sạn nhỏ và hộ kinh doanh.
Tùy biến linh hoạt: Có thể tự thiết kế bảng biểu, công thức theo đặc thù của khách sạn như tính tiền phòng, dịch vụ, khuyến mãi, hoặc báo cáo doanh thu.
Tự động hóa tính toán: Sử dụng hàm và công thức trong Excel giúp giảm thiểu sai sót khi tính tiền, xuất hóa đơn hoặc lập báo cáo.
Quản lý tập trung: Toàn bộ dữ liệu từ khách đặt phòng, thông tin lưu trú đến dịch vụ phát sinh đều lưu trên một file, dễ dàng tra cứu và kiểm soát.
Phân tích & báo cáo nhanh chóng: Chỉ vài thao tác là có thể lọc, tổng hợp và xuất ra báo cáo doanh thu, công suất phòng hay tỷ lệ khách hàng quay lại.
Dễ chia sẻ và lưu trữ: File Excel có thể gửi qua email, lưu trên Google Drive, OneDrive để nhiều người trong đội ngũ cùng truy cập.

Tham khảo: Top các phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất 2025

2. Tải mẫu file quản lý khách sạn bằng Excel miễn phí

Để giúp bạn dễ dàng áp dụng ngay vào công việc, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn mẫu file quản lý khách sạn bằng Excel miễn phí. Chỉ cần tải về và điền thông tin, bạn đã có thể quản lý phòng, khách đặt, doanh thu và chi phí hằng ngày một cách gọn gàng, rõ ràng. Đây là giải pháp nhanh chóng, tiết kiệm mà bất kỳ khách sạn nào cũng có thể sử dụng.

3. Các tính năng cần thiết của file Excel quản lý khách sạn

Một file Excel quản lý khách sạn hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc nhập thông tin khách mà cần tích hợp các tính năng hỗ trợ toàn diện cho công việc vận hành. Dưới đây là những tính năng quan trọng bạn nên có trong file quản lý:

1. Quản lý thông tin phòng	Danh sách toàn bộ các phòng trong khách sạn (số phòng, loại phòng, giá phòng, tình trạng phòng). Cập nhật nhanh tình trạng phòng: Trống – Đang ở – Đã đặt trước – Đang dọn dẹp. Giúp lễ tân dễ dàng nắm rõ số lượng phòng còn trống và sắp xếp cho khách.
2. Theo dõi đặt phòng và khách lưu trú	Lưu thông tin khách hàng: họ tên, số điện thoại, ngày check-in, check-out. Quản lý lịch đặt phòng để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót. Dễ dàng lọc danh sách khách hàng cũ để chăm sóc hoặc triển khai chương trình khuyến mãi.
3. Tính tiền phòng và dịch vụ phát sinh	Tích hợp công thức tự động tính tiền dựa trên số ngày lưu trú và loại phòng. Ghi nhận dịch vụ đi kèm: ăn uống, giặt ủi, thuê xe, minibar… Tự động cộng dồn chi phí và đưa ra tổng tiền thanh toán.
4. Quản lý doanh thu và chi phí	Tổng hợp doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý. Ghi nhận các chi phí vận hành (điện, nước, nhân sự, bảo trì…). Hỗ trợ so sánh doanh thu – chi phí để biết lãi lỗ.
5. Báo cáo & phân tích	Biểu đồ công suất phòng (tỷ lệ phòng được sử dụng). Báo cáo top khách hàng thường xuyên quay lại. Thống kê nguồn khách (đặt trực tiếp, qua OTA, công ty du lịch…).
6. Quản lý công nợ	Theo dõi khách hàng chưa thanh toán hoặc đặt cọc. Lưu trữ lịch sử giao dịch để tiện đối soát.
7. Dễ dàng in ấn và chia sẻ	Tích hợp mẫu hóa đơn đơn giản có thể in trực tiếp cho khách. File có thể chia sẻ qua email, Google Drive, OneDrive để nhiều bộ phận cùng sử dụng.

Tham khảo: Lựa chọn phần mềm kế toán nhà hàng, khách sạn cho hộ kinh doanh thế nào cho đúng?

4. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng file quản lý khách sạn bằng Excel

4.1. Ưu điểm khi sử dụng file quản lý khách sạn bằng Excel

Sử dụng Excel để quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, đặc biệt phù hợp với khách sạn vừa và nhỏ:

Chi phí thấp: Excel có sẵn trên hầu hết các máy tính, không cần đầu tư phần mềm đắt tiền.
Dễ sử dụng: Ai cũng có thể học cách nhập liệu, sử dụng công thức cơ bản để tính toán và quản lý.
Linh hoạt: Có thể tùy chỉnh file theo nhu cầu riêng, thêm bảng, thêm công thức hoặc sửa đổi giao diện quản lý.
Hỗ trợ tính toán tự động: Chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, Excel sẽ tính toán tiền phòng, doanh thu, chi phí nhanh chóng, hạn chế nhầm lẫn.
Tổng hợp báo cáo nhanh: Với chức năng lọc, Pivot Table, biểu đồ, bạn có thể dễ dàng có báo cáo công suất phòng, doanh thu, nguồn khách.
Dễ dàng chia sẻ: File có thể gửi qua email, Zalo, hoặc lưu trên Google Drive/OneDrive để nhiều người cùng truy cập.

4.2. Nhược điểm khi sử dụng file quản lý khách sạn bằng Excel

Tuy nhiên, việc quản lý khách sạn bằng Excel cũng tồn tại một số hạn chế nhất định:

Nguy cơ sai sót khi nhập liệu: Excel không cảnh báo tự động nếu nhập sai thông tin, dễ dẫn đến sai số trong tính toán.
Khó quản lý khi quy mô lớn: Khi khách sạn có nhiều phòng, lượng khách đông, file Excel dễ trở nên cồng kềnh, nặng và khó kiểm soát.
Không có tính năng bảo mật cao: Dữ liệu chỉ bảo vệ bằng mật khẩu file, dễ bị chỉnh sửa hoặc mất dữ liệu nếu không sao lưu.
Thiếu tính năng tự động hóa nâng cao: Không thể tích hợp với hệ thống đặt phòng trực tuyến (OTA), cổng thanh toán, hay gửi thông báo tự động cho khách.
Khả năng cộng tác hạn chế: Nếu nhiều nhân viên cùng sửa file một lúc (offline), có thể xảy ra xung đột dữ liệu hoặc bị ghi đè.
Không phù hợp khi muốn mở rộng: Khi khách sạn phát triển, cần quản lý chuyên sâu (như quản lý nhân sự, tồn kho, marketing…), Excel không đáp ứng được đầy đủ.

Xem thêm: Bảng giá phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS mới nhất 2025

5. Giảm đến 80% thời gian quản lý khách sạn khi sử dụng MISA AMIS

Thay vì mất hàng giờ mỗi ngày để cập nhật Excel, kiểm tra phòng, theo dõi doanh thu hay đối soát công nợ, giờ đây mọi thao tác có thể được MISA AMIS tự động hóa chỉ trong vài phút. Nền tảng giúp chủ khách sạn kiểm soát tình trạng phòng, đặt chỗ, dịch vụ đi kèm, báo cáo tài chính… ngay trên một hệ thống duy nhất. Kết quả là tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả vận hành rõ rệt.

Dùng thử miễn phí

MISA AMIS hỗ trợ vận hành khách sạn hiệu quả qua 4 phân hệ cốt lõi:

AMIS Tài chính – Kế toán: Kiểm soát dòng tiền, tối ưu chi phí vận hành

Quản lý thu – chi, công nợ, ngân sách theo từng bộ phận: buồng phòng, lễ tân, F&B…
Theo dõi doanh thu, lợi nhuận chi tiết đến từng loại phòng, từng chi nhánh hoặc chương trình khuyến mãi.
Kết nối dữ liệu trực tiếp với ngân hàng, hóa đơn điện tử và báo cáo thuế, giúp tiết kiệm thời gian đối soát, giảm sai sót.

AMIS Marketing – Bán hàng: Tăng trưởng doanh thu, nâng cao trải nghiệm khách hàng

Tập trung quản lý dữ liệu khách lưu trú: thông tin cá nhân, lịch sử đặt phòng, thói quen sử dụng dịch vụ.
Cá nhân hóa chiến dịch marketing: tự động gửi email/SMS chào mừng, chăm sóc sau lưu trú, mời đánh giá hoặc gợi ý ưu đãi phòng tiếp theo.
Hỗ trợ đo lường hiệu quả từng kênh bán hàng, từ OTA, website đến đặt phòng trực tiếp.

AMIS Nhân sự: Quản lý nhân viên hiệu quả, dịch vụ chuyên nghiệp hơn

Quản lý hồ sơ, hợp đồng, ca làm việc và bảng công của từng bộ phận.
Tính lương, thưởng – phạt tự động dựa trên ca trực và hiệu suất làm việc, minh bạch và rõ ràng.
Hỗ trợ đào tạo nội bộ, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.

AMIS Văn phòng số: Điều hành khách sạn mọi lúc, mọi nơi

Giao việc, theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận: lễ tân, buồng phòng, bảo trì… ngay trên hệ thống.
Quản lý văn bản, hợp đồng, báo cáo hoàn toàn online, không cần giấy tờ.
Hỗ trợ chủ khách sạn ra quyết định kịp thời với dữ liệu tập trung, minh bạch.

Với MISA AMIS, bạn không chỉ quản lý khách sạn dễ dàng hơn mà còn nâng tầm dịch vụ, tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Hãy trải nghiệm sự khác biệt ngay hôm nay với 14 ngày dùng thử miễn phí – không ràng buộc, không chi phí.

Kết luận

Quản lý khách sạn bằng file Excel là giải pháp đơn giản, tiết kiệm chi phí và phù hợp với những cơ sở quy mô nhỏ. Excel giúp chủ khách sạn dễ dàng nắm bắt thông tin phòng, khách lưu trú, doanh thu – chi phí chỉ trong một file duy nhất. Tuy nhiên, khi nhu cầu vận hành ngày càng mở rộng, hạn chế của Excel sẽ dần bộc lộ: khó cộng tác, dễ sai sót và thiếu tự động hóa.

Đó là lúc các nền tảng quản lý chuyên nghiệp như MISA AMIS trở thành lựa chọn tối ưu. Không chỉ thay thế Excel, MISA AMIS còn mang đến một hệ thống quản trị toàn diện: từ tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, nhân sự cho đến văn phòng số. Nhờ vậy, chủ khách sạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tối ưu nguồn lực và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]