Top 7 phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý mua hàng (Procurement Management Software), hay còn gọi là phần mềm quản lý mua sắm doanh nghiệp, là giải pháp công nghệ giúp các tổ chức kiểm soát toàn diện quy trình mua sắm. Từ khâu lập kế hoạch ngân sách, tạo và phê duyệt yêu cầu mua hàng, quản lý nhà cung cấp cho đến thanh toán, tất cả đều được số hóa và tối ưu.

Thông thường, phần mềm này được tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý tài chính và ERP, nhằm đảm bảo sự đồng bộ, minh bạch và hiệu quả trong toàn bộ hoạt động mua sắm. Dưới đây, MISA gợi ý một số ưu điểm và tính năng nổi bật của các phần mềm quản lý mua hàng hiện nay.

1. Những khó khăn của doanh nghiệp khi thực hiện quy trình mua hàng thủ công

Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình mua hàng vẫn còn thực hiện thủ công. Điều này tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ và hiệu quả vận hành.

• Tốn thời gian và nhân lực

Việc lập kế hoạch, soạn thảo yêu cầu mua hàng, xin phê duyệt, rồi nhập liệu thủ công vào sổ sách hoặc file Excel khiến quy trình kéo dài. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, làm chậm tiến độ sản xuất – kinh doanh.

• Nguy cơ sai sót cao

Khi xử lý thủ công, từ khâu nhập số liệu đến đối chiếu chứng từ đều dễ xảy ra nhầm lẫn. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể gây thất thoát chi phí hoặc làm gián đoạn toàn bộ quy trình mua hàng.

• Khó kiểm soát và thiếu minh bạch

Quy trình thủ công thiếu tính đồng bộ, dữ liệu phân tán ở nhiều bộ phận. Nhà quản lý khó nắm bắt chính xác thông tin, dẫn đến tình trạng phê duyệt chậm trễ, dễ phát sinh tiêu cực hoặc gian lận.

• Khó đánh giá hiệu quả nhà cung cấp

Khi không có hệ thống quản lý tập trung, việc lưu trữ và phân tích lịch sử giao dịch với nhà cung cấp gặp nhiều hạn chế. Doanh nghiệp thiếu căn cứ để đánh giá và lựa chọn đối tác phù hợp.

[Xem thêm] 10 phần mềm quản lý quy trình workflow doanh nghiệp 2025

2. Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý mua hàng

Không chỉ giúp tự động hóa quy trình, phần mềm còn cung cấp nhiều tính năng quan trọng để đảm bảo việc mua sắm diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Dưới đây là những tính năng cơ bản thường có trong hầu hết các giải pháp quản lý mua hàng hiện nay.

Lập kế hoạch & yêu cầu mua hàng	Cho phép bộ phận chuyên môn tạo yêu cầu mua hàng (Purchase Request). Quản lý chi tiết số lượng, chủng loại, thời gian cần hàng. Tích hợp với kế hoạch ngân sách để đảm bảo chi tiêu đúng hạn mức.
Quy trình phê duyệt mua hàng	Thiết lập luồng phê duyệt tự động theo cấp bậc quản lý. Rút ngắn thời gian xử lý, tránh thất lạc chứng từ. Minh bạch trong việc ai phê duyệt, thời điểm nào.
Quản lý báo giá & nhà cung cấp	Gửi yêu cầu báo giá đến nhiều nhà cung cấp. So sánh báo giá để lựa chọn phương án tối ưu. Lưu trữ lịch sử giao dịch, đánh giá hiệu suất và độ uy tín của nhà cung cấp.
Tạo & quản lý đơn hàng	Tự động sinh đơn hàng từ yêu cầu mua đã được duyệt. Theo dõi trạng thái đơn hàng: đã gửi, đang giao, đã nhận. Tránh trùng lặp hoặc bỏ sót đơn hàng.
Quản lý kho & nhận hàng	Kết nối với hệ thống kho để kiểm soát tồn kho. Ghi nhận hàng hóa khi nhập kho, đối chiếu với đơn đặt hàng. Cảnh báo khi có sai lệch về số lượng hoặc chất lượng.
Quản lý hóa đơn & thanh toán	Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng. Theo dõi công nợ, hạn thanh toán. Tích hợp với hệ thống kế toán/ERP để tự động hạch toán.
Báo cáo & phân tích chi tiêu	Tổng hợp dữ liệu mua hàng theo thời gian, bộ phận, nhà cung cấp. Phân tích chi phí, tìm ra cơ hội tối ưu ngân sách. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược trong quản lý mua sắm.

3. Review top 7 phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp phổ biến 2025

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý mua hàng với tính năng, chi phí và quy mô triển khai khác nhau. Điều này dễ khiến doanh nghiệp băn khoăn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp. Để giúp anh/chị có cái nhìn rõ ràng và so sánh trực quan hơn, dưới đây là bảng review top 7 phần mềm quản lý mua hàng phổ biến, kèm theo ưu – nhược điểm và nhóm doanh nghiệp phù hợp.

Phần mềm mua hàng	Chi phí triển khai	Mức độ tùy chỉnh	Quy mô DN phù hợp	Hỗ trợ & đào tạo
MISA AMIS Mua hàng	Thuê bao SaaS, chi phí hợp lý cho DN vừa & nhỏ.	Linh hoạt, dễ mở rộng trong hệ sinh thái MISA (kế toán, bán hàng…).	SME, doanh nghiệp dịch vụ, thương mại, sản xuất vừa & nhỏ.	Hỗ trợ online, offline, tài liệu tiếng Việt đầy đủ.
PROCUVA	Triển khai theo dự án, chi phí trung – cao.	Tích hợp đấu thầu – mua sắm, có thể tùy chỉnh quy trình.	Doanh nghiệp lớn, tập đoàn, đặc biệt trong mua sắm công/tư nhân.	Hỗ trợ trực tiếp, triển khai chuyên nghiệp.
SAP Ariba	Rất cao (giải pháp quốc tế).	Chuẩn quốc tế, ít tùy chỉnh sâu	Doanh nghiệp lớn, tập đoàn, đặc biệt trong mua sắm công/tư nhân.	Hỗ trợ toàn cầu, tài liệu tiếng Anh. Đào tạo chuyên sâu.
AritoERP	Trung – cao, tính theo gói ERP toàn diện.	ERP toàn diện, tùy chỉnh khá cao.	Tập đoàn đa quốc gia, DN lớn, chuỗi cung ứng toàn cầu.	Đào tạo trực tiếp, triển khai dự án.
ERP Viet	Triển khai theo dự án, chi phí cao, phụ thuộc quy mô.	Rất cao, quy mô toàn cầu.	Doanh nghiệp lớn, đa ngành.	Hỗ trợ chuyên sâu, dài hạn.
Bravo ERP	May đo, chi phí trung – cao.	Rất cao, tùy chỉnh sâu theo nghiệp vụ.	Doanh nghiệp sản xuất, thương mại vừa và lớn.	Hỗ trợ trực tiếp, triển khai riêng.
Ecount ERP	Thuê bao SaaS, chi phí thấp.	Hạn chế tùy chỉnh, tính năng chuẩn.	SME, startup, thương mại nhỏ.	Hỗ trợ online, tài liệu hướng dẫn sẵn.

Đọc thêm: Top 17+ phần mềm quản lý kho hàng được đánh giá tốt nhất

3.1. MISA AMIS Mua hàng – Giải pháp quản lý mua hàng chặt chẽ, hiệu quả

MISA AMIS Mua hàng là một giải pháp quản trị mua hàng toàn diện, nằm trong hệ sinh thái MISA AMIS — nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm được thiết kế dựa trên quy trình nghiệp vụ thực tế, ghi nhận chi tiết từng bước trong quy trình mua hàng, từ khâu yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đánh giá nhà cung cấp đến quản lý đơn hàng và thanh toán.

Những tính năng tuyệt vời của MISA AMIS mua hàng phải kể đến như:

• Phân cấp phê duyệt rõ ràng, phân quyền linh hoạt, giúp giảm thiểu thời gian chờ duyệt
• Cung cấp dashboard, biểu đồ trực quan giúp người dùng dễ theo dõi tiến độ mua hàng, chi phí, nhà cung cấp.
• Đồng bộ với các phân hệ khác như AMIS Kế toán, AMIS CRM, AMIS Quy trình để dữ liệu giữa các bộ phận được thống nhất, hạn chế nhập liệu thủ công.
• Theo dõi lịch sử mua hàng của nhà cung cấp để đánh giá chất lượng, uy tín.

Nhờ sự kết nối giữa MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS Mua hàng, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình đề nghị mua hàng cho kế toán, kinh doanh và sản xuất.

Giải pháp mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

• Xử lý nhanh chóng: Tăng tốc độ phê duyệt và luân chuyển công việc.
• Linh hoạt, tiện lợi: Người phê duyệt nhận thông báo và xác nhận ngay trên điện thoại, không cần có mặt trực tiếp.
• Đồng bộ & minh bạch: Dữ liệu được tự động liên kết, trạng thái cập nhật theo từng bước, tài liệu lưu trữ tập trung.
• Hạn chế rủi ro: Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Dùng thử 14 ngày

3.2. Phần mềm quản lý mua hàng PROCUVA

Phần mềm quản lý mua sắm – đấu thầu PROCUVA mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, minh bạch quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa quy trình mua sắm và đấu thầu.
• Quản lý yêu cầu, phê duyệt và đơn hàng tập trung.
• So sánh, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.
• Theo dõi tiến độ, trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
• Quản lý hóa đơn, công nợ và thanh toán minh bạch.
• Hệ thống báo cáo, phân tích chi phí, hỗ trợ ra quyết định.
• Đáp ứng linh hoạt từ nhu cầu đơn giản đến quy trình phức tạp.

Chi phí triển khai: Phần mềm PROCUVA sẽ được tư vấn và báo giá trực tiếp theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.

3.3. Phần mềm quản lý mua sắm SAP Ariba

SAP Ariba là một trong những phần mềm quản lý mua sắm và chuỗi cung ứng hàng đầu thế giới, thuộc hệ sinh thái SAP. Giải pháp này giúp doanh nghiệp kết nối với mạng lưới hàng triệu nhà cung cấp toàn cầu, quản lý toàn diện quy trình mua hàng – từ lập kế hoạch, đấu thầu, ký hợp đồng đến thanh toán.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa quy trình mua sắm: từ yêu cầu mua, phê duyệt đến thanh toán.
• Quản lý hợp đồng thông minh: theo dõi tuân thủ, gia hạn và rủi ro hợp đồng.
• Kết nối mạng lưới nhà cung cấp toàn cầu: dễ dàng tìm kiếm, đánh giá và hợp tác.
• Phân tích & tối ưu chi phí: báo cáo chi tiết, dự báo chi tiêu để đưa ra quyết định chiến lược.
• Hỗ trợ đấu thầu điện tử (e-bidding): tăng tính minh bạch và cạnh tranh giữa các nhà cung cấp.

Chi phí triển khai: SAP Ariba không đưa ra bảng giá cố định, bởi chi phí sử dụng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, số lượng giao dịch, các module mà doanh nghiệp lựa chọn (Procurement, Contract, Supplier Management, v.v.), cùng với phí triển khai ban đầu và phí duy trì hằng năm.

[Tham khảo thêm] Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay

3.4. Giải pháp ERP AritoERP

AritoERP là giải pháp ERP toàn diện, tích hợp nhiều phân hệ quản trị, trong đó có quản lý mua hàng. Phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận và kiểm soát chi phí hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Tạo và phê duyệt yêu cầu mua hàng nhanh chóng, minh bạch.
• Quản lý đơn hàng, hợp đồng và nhà cung cấp tập trung.
• Liên kết với kho, kế toán và sản xuất để đồng bộ dữ liệu.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng, công nợ và thanh toán.
• Báo cáo, phân tích chi phí và dự báo nhu cầu mua sắm.

Chi phí triển khai Giải pháp ERP AritoERP không được cung cấp trực tiếp trong kết quả tìm kiếm, vì thông tin chi tiết về chi phí thường phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, phân hệ triển khai và yêu cầu tùy chỉnh cụ thể.

3.5. Phân hệ Quản lý mua hàng của phần mềm ERP Viet

Phân hệ Quản lý mua hàng trong ERP Viet được thiết kế nhằm tối ưu toàn bộ quy trình này, từ khâu yêu cầu mua, báo giá, lựa chọn nhà cung cấp đến thanh toán và theo dõi công nợ.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý yêu cầu mua hàng: Tạo, phê duyệt và theo dõi đơn yêu cầu mua hàng ngay trên hệ thống.
• Quản lý báo giá & nhà cung cấp: So sánh nhiều báo giá, lựa chọn nhà cung cấp tối ưu về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng.
• Tích hợp quy trình đặt hàng: Tự động chuyển yêu cầu đã phê duyệt thành đơn đặt hàng, giảm thao tác nhập liệu thủ công.
• Theo dõi tiến độ giao hàng: Kiểm soát trạng thái đơn hàng, tình trạng vận chuyển và nhập kho theo thời gian thực.
• Quản lý hóa đơn & thanh toán: Đối chiếu hóa đơn mua hàng, công nợ phải trả, tự động nhắc hạn thanh toán.

Chi phí triển khai Phân hệ Quản lý mua hàng ERP Viet phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, cũng như mức độ tùy chỉnh theo đặc thù ngành nghề. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói cơ bản hoặc nâng cao; để nhận báo giá chi tiết, vui lòng liên hệ trực tiếp đội ngũ tư vấn của ERP Viet để được hỗ trợ và tính toán chi phí phù hợp nhất.

3.6. Bravo ERP

Phân hệ Quản lý mua hàng của Bravo ERP được xây dựng nhằm số hóa toàn bộ quy trình mua sắm, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, thực hiện đơn hàng đến thanh toán, đảm bảo minh bạch – chính xác – tiết kiệm thời gian.

Tính năng nổi bật của Bravo ERP:

• Quản lý kế hoạch mua hàng: Xây dựng và theo dõi kế hoạch mua sắm dựa trên nhu cầu thực tế, dữ liệu tồn kho và kế hoạch sản xuất.
• Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ hồ sơ, đánh giá năng lực và theo dõi lịch sử giao dịch để lựa chọn đối tác uy tín.
• Quy trình yêu cầu – đặt hàng – duyệt đơn: Tích hợp quy trình phê duyệt nhiều cấp, đảm bảo kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
• Theo dõi tiến độ giao nhận: Quản lý lịch giao hàng, đối chiếu số liệu nhập kho và trạng thái thực hiện hợp đồng.
• Quản lý hóa đơn – công nợ: Đối chiếu tự động với chứng từ mua hàng, hỗ trợ theo dõi hạn thanh toán và quản lý dòng tiền.

Chi phí triển khai Phân hệ Quản lý mua hàng trong Bravo ERP thường được xây dựng theo giải pháp may đo, dựa trên yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp, quy mô người dùng và phạm vi triển khai (cơ bản hoặc toàn diện).

3.7. Ecount ERP

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý mua hàng hiệu quả chính là chìa khóa để kiểm soát chi phí và đảm bảo nguồn hàng ổn định. Phân hệ Quản lý mua hàng của Ecount ERP được thiết kế tối ưu cho SME, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, theo dõi giao nhận và thanh toán với chi phí hợp lý. Với lợi thế là phần mềm ERP dạng cloud, Ecount ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động mua hàng ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị.

Tính năng nổi bật của Ecount ERP:

• Quản lý yêu cầu & đơn mua hàng: Tạo và phê duyệt yêu cầu mua, tự động chuyển thành đơn hàng để giảm thao tác thủ công.
• Quản lý báo giá & nhà cung cấp: Lưu trữ, so sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp, dễ dàng lựa chọn phương án tối ưu.
• Theo dõi tiến độ giao hàng: Quản lý trạng thái đơn hàng, kiểm soát số lượng nhập kho và thời gian giao nhận.
• Quản lý hóa đơn & công nợ: Kết nối trực tiếp với phân hệ kế toán để đối chiếu chứng từ, theo dõi công nợ phải trả và hạn thanh toán.
• Cảnh báo & nhắc việc: Hệ thống nhắc nhở các mốc quan trọng như hạn giao hàng, thanh toán để tránh trễ tiến độ.

Khác với các ERP phía trên, Ecount ERP áp dụng mô hình SaaS (thuê bao) với mức phí cố định hàng tháng/năm, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ. Chi phí thường dao động từ vài triệu đồng/năm tùy gói dịch vụ và số lượng người dùng.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù hoạt động, quy mô và ngân sách khác nhau, vì vậy việc lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng cần dựa trên sự phù hợp thay vì “một giải pháp cho tất cả”. Dưới đây là một số tiêu chí và gợi ý phần mềm phù hợp:

• Phù hợp quy mô & ngành nghề: SME, sản xuất, thương mại, tập đoàn đa ngành…
• Chi phí triển khai & duy trì: một lần hay thuê bao định kỳ, có phù hợp ngân sách không.
• Mức độ tùy chỉnh & mở rộng: có thể điều chỉnh theo đặc thù nghiệp vụ, dễ mở rộng khi doanh nghiệp lớn mạnh.
• Khả năng tích hợp liên phân hệ: kết nối với kế toán, kho, sản xuất, bán hàng, tài chính.
• Trải nghiệm người dùng: giao diện dễ sử dụng, có app di động, hỗ trợ tiếng Việt.
• Báo cáo & phân tích: có cung cấp số liệu trực quan, phân tích chi phí, hiệu suất mua hàng.
• Hỗ trợ & đào tạo: nhà cung cấp có tài liệu, đội ngũ triển khai, hỗ trợ sau bán hàng.
• Khả năng kết nối bên ngoài: tích hợp với hệ thống ngân hàng, nhà cung cấp, hệ sinh thái khác.

Kết luận

Điểm mấu chốt khi lựa chọn là tìm phần mềm phù hợp với quy mô, ngành nghề, ngân sách và định hướng phát triển của doanh nghiệp, thay vì chỉ nhìn vào số lượng tính năng. Một giải pháp “vừa vặn” sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chuỗi cung ứng, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.