Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào có đúng quy định không?

Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào là một tình huống nhiều doanh nghiệp thường gặp trong kinh doanh. Đây là vấn đề nhạy cảm vì liên quan trực tiếp đến việc kê khai, khấu trừ thuế và tính hợp pháp của chi phí. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp không chỉ mất quyền khấu trừ thuế mà còn có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí đối diện với rủi ro pháp lý nghiêm trọng hơn.

Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ phân tích chi tiết các quy định, rủi ro, mức xử phạt và hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn để doanh nghiệp chủ động phòng tránh sai phạm.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được định nghĩa như sau:

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Theo đó, hóa đơn đầu vào có thể được hiểu là hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp tất tần tật các quy định về hóa đơn đầu vào

2. Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào có đúng quy định không?

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020, được sửa đổi bởi điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3.Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, theo quy định không được phép xuất hóa đơn đầu ra nếu chưa có hóa đơn đầu vào tương ứng, đặc biệt trong các giao dịch mua vào mà pháp luật yêu cầu phải có hóa đơn đầu vào như hàng hóa, dịch vụ mua từ tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn.

3. Rủi ro và hậu quả khi xuất hóa đơn đầu ra mà không có hóa đơn đầu vào

Việc xuất hóa đơn đầu ra khi không có hóa đơn đầu vào là tình huống mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt trong các ngành thương mại, dịch vụ hoặc khi nhà cung cấp chậm xuất hóa đơn. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý và thuế, đây là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Khi thiếu hóa đơn mua vào, phần thuế GTGT đã trả sẽ không được khấu trừ. Điều này làm chi phí thực tế tăng lên, ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu doanh nghiệp bán hàng với hóa đơn đầu ra 220 triệu đồng (trong đó 20 triệu đồng thuế GTGT), nhưng không có hóa đơn đầu vào hợp lệ, doanh nghiệp sẽ phải nộp toàn bộ 20 triệu đồng thuế GTGT thay vì được khấu trừ.
• Chi phí bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Một khoản chi phí muốn được tính vào chi phí hợp lệ cần có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Nếu không có hóa đơn đầu vào, chi phí mua hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ bị loại khỏi quyết toán, làm tăng lợi nhuận chịu thuế. Kết quả là số thuế TNDN phải nộp sẽ cao hơn thực tế.
• Nguy cơ bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm: Quy định về thời điểm lập hóa đơn rất chặt chẽ, thường gắn liền với việc bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn đầu ra nhưng chưa có chứng từ mua vào, cơ quan thuế có thể coi đây là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm và xử phạt hành chính.
• Bị truy thu thuế khi thanh, kiểm tra: Cơ quan thuế thường đối chiếu hóa đơn đầu ra với đầu vào. Nếu không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN. Ngoài ra, còn phải nộp thêm tiền chậm nộp và tiền phạt, gây thiệt hại tài chính lớn.
• Truy cứu trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp thiếu chứng từ và có dấu hiệu gian lận, doanh nghiệp có thể bị coi là xuất khống hóa đơn. Đây là hành vi bị xử phạt rất nặng, thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu cơ quan chức năng xác định có yếu tố gian lận hoặc trốn thuế.
• Ảnh hưởng uy tín và quan hệ kinh doanh: Việc hóa đơn đầu vào không minh bạch khiến đối tác, khách hàng nghi ngờ tính hợp pháp của giao dịch. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp, gây khó khăn khi vay vốn ngân hàng, tham gia đấu thầu hay hợp tác với các đối tác lớn.

4. Mức xử phạt khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định xử phạt trực tiếp đối với hành vi không có hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, nếu không xuất trình được hóa đơn đầu vào để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa thì có thể bị xử phạt theo Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 24/2025/NĐ-CP và khoản 7 Điều 147 Nghị định 96/2023/NĐ-CP.

Hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có thể bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị dưới 1.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 1.000.000 đến dưới 3.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 3.000.000 đồng đến dưới 5.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 5.000.000 đồng đến dưới 10.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 10.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 20.000.000 đồng đến dưới 30.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 30.000.000 đồng đến dưới 40.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 40.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 50.000.000 đồng đến dưới 70.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 70.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng.
• Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên.

5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào

Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn đầu vào trực tiếp trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập hệ thống bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp.

Bước 3: Chọn mục [Tra cứu] → [Tra cứu hóa đơn].

Bước 4: Tiếp tục chọn [Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào].

Bước 5: Nhập Mã số thuế (MST) người mua:

• Nếu muốn tra cứu hóa đơn đầu vào theo từng đối tác → nhập MST của bên bán.
• Nếu muốn xem toàn bộ hóa đơn mua vào → để trống ô này.

Bước 6: Ở phần Kết quả kiểm tra, chọn “Tất cả” (hoặc lọc theo trạng thái mong muốn).

Bước 7: Nhập khoảng thời gian cần tra cứu tại ô “Ngày lập hóa đơn”.

Bước 8: Nhấn “Tìm kiếm” → hệ thống hiển thị kết quả như sau:

• Tab Hóa đơn điện tử: chứa các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Tab Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: áp dụng cho đơn vị sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Trường hợp cần xuất hóa đơn thì người nộp thuế bấm vào “Xuất hóa đơn” để kết xuất file Excel “Danh Sách Hóa Đơn”

Kết luận

Tóm lại, việc xuất hóa đơn đầu ra khi không có hóa đơn đầu vào tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế, chi phí và uy tín của doanh nghiệp. Để hạn chế vi phạm, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ chứng từ đầu vào, theo dõi sát sao việc xuất hóa đơn và áp dụng các công cụ hỗ trợ quản trị hiện đại.

Một giải pháp hữu ích là sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là nền tảng kế toán thế hệ mới, tích hợp nhiều tính năng thông minh, giúp kế toán viên xử lý nhanh chóng và chính xác các nghiệp vụ:

• Trợ lý AI AVA: Tự động gợi ý hạch toán, cảnh báo sai sót và hỗ trợ tra cứu văn bản pháp luật thuế – kế toán.

• Tích hợp hóa đơn điện tử: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn đầu vào – đầu ra, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc sai lệch chứng từ.

• Kê khai thuế trực tuyến: Hỗ trợ lập tờ khai, báo cáo thuế và nộp thuế điện tử trực tiếp trên hệ thống.

• Quản lý đa nền tảng: Cho phép truy cập, theo dõi báo cáo tài chính mọi lúc, mọi nơi qua web và mobile.

Với phần mềm kế toán online MISA AMIS, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro khi xuất hóa đơn mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính – kế toán trong kỷ nguyên số.