Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là nghiệp vụ thường gặp trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy định về thuế suất, ngôn ngữ, tiền tệ và thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, mẫu hóa đơn và cách thực hiện trên phần mềm kế toán online MISA AMIS.

1. Các bước xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Kế toán doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình sau để đảm bảo việc lập hóa đơn cho đối tác nước ngoài diễn ra chính xác và đầy đủ chứng từ:

Bước 1: Xác định giao dịch xuất khẩu

Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định rõ đây là hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho tổ chức nước ngoài hay chuyển nhượng quyền sử dụng tài sản vô hình (như phần mềm, bản quyền). Đồng thời, phải đảm bảo có đầy đủ hồ sơ như:

• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa (đối với trường hợp gia công hàng hóa), cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài;
• Tờ khai hải quan theo quy định;
• Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) theo quy định.

Bước 2: Xác định thuế suất GTGT áp dụng

Thông thường, hàng hóa – dịch vụ xuất khẩu được áp dụng thuế suất GTGT 0% , trừ các dịch vụ không được áp dụng thuế suất 0% thì phải áp dụng thuế suất theo quy định.

Bước 3: Chuẩn bị nội dung hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Tên người mua: Ghi đúng tên công ty nước ngoài như trên hợp đồng.
• Mã số thuế: Không bắt buộc nếu đối tác không có mã số thuế tại Việt Nam.
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ nước ngoài theo hợp đồng.
• Tiền tệ: Ghi giá trị bằng đồng Việt Nam, nếu thanh toán bằng ngoại tệ thì nêu rõ tỷ giá và số tiền quy đổi ở dòng ghi chú.
• Thuế suất: Ghi rõ 0% nếu đủ điều kiện.
• Diễn giải hàng hóa/dịch vụ: Rõ ràng, chi tiết tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Bước 4: Lập hóa đơn

Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn để không bị truy thu thuế:

• Hàng hóa xuất khẩu: thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan..
• Dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Bước 5: Gửi hóa đơn cho đối tác nước ngoài

Thông thường, doanh nghiệp sẽ gửi hóa đơn qua email dưới dạng PDF kèm chữ ký số. Một số đối tác có thể yêu cầu bản in giấy,doanh nghiệp có thể in từ hệ thống hóa đơn điện tử để gửi theo đường bưu chính.

Bước 6: Lưu trữ hóa đơn

Sau khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Thời hạn lưu trữ hóa đơn là tối thiểu 10 năm, áp dụng cho cả mục đích kế toán lẫn phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế.

2. Mẫu hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài

Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT xuất cho công ty nước ngoài theo quy định hiện hành, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài:

Tìm hiểu thêm: Cách viết hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài trên misa amis kế toán

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, tab Bán hàng, nhấn Thêm\Chứng từ bán hàng.

Bước 2: Khai báo thông tin chi tiết về chứng từ bán hàng xuất khẩu:

• Chọn loại chứng từ bán hàng là Bán hàng xuất khẩu (1). => Chương trình sẽ mặc định luôn phương thức thanh toán là Chưa thu tiền (2).
• Tích chọn Kiêm phiếu xuất kho (3).
• Tích chọn Lập kèm hóa đơn (3).

• Mục Điều khoản TT (4) (áp dụng với phương thức Chưa thu tiền): Chọn điều khoản đã được thiết lập trên danh mục Điều khoản thanh toán, nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với khách hàng. => Trường hợp đã thiết lập điều khoản thanh toán cho từng khách hàng tại danh mục Khách hàng, thì chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn thông tin này theo khách hàng được chọn. Khai báo thông tin chi tiết về chứng từ bán hàng xuất khẩu:
• Khai báo các thông tin về thuế và hóa đơn:
  • Tại cột Giá tính thuế XK: tự nhập tay giá tính thuế xuất khẩu theo tờ khai hải quan.

Lưu ý: Có thể theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Chọn Loại tiền và nhập Tỷ giá quy đổi. (5)
• Khai báo các mặt hàng được bán ra (6):
  • Tại cột Đơn giá: nhập đơn giá bán đã bao gồm thuế xuất khẩu.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi lập xong hóa đơn trên phân hệ Bán hàng

Sau khi lập chứng từ bán hàng kèm hóa đơn (loại hóa đơn điện tử), Kế toán có thể thực hiện phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn” Phát hành hóa đơn”

• Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng: nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành hóa đơn điện tử:

• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem hóa đơn.
• Nhấn Phát hành.
• Sau khi phát hành hóa đơn thành công, chương trình sẽ tự động gửi thông báo đến cơ quan thuế. Cơ quan Thuế sau khi nhận được thông tin sẽ thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử vừa phát hành.

Bước 4: Kiểm tra lại trạng thái phát hành hóa đơn

• Người dùng có thể xem trạng thái phát hành hóa đơn trên danh sách hóa đơn:

Lưu ý: Tại mục Tên người nhận và Email:

• Nếu hóa đơn được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy tên người nhận hóa đơn và email người nhận trên đề nghị xuất hóa đơn.
• Nếu hóa đơn không được xuất từ đề nghị xuất hóa đơn thì lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân (được khai báo tại Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp), tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
• Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
• Để có thông tin về người bán in lên hóa đơn như: Tên đơn vị bán hàng, Địa chỉ, Mã số thuế…, cần khai báo trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Để thực hiện phát hành hóa đơn thì ngày hóa đơn phải lớn hơn ngày bắt đầu sử dụng (Theo quy định, sau 2 ngày kể từ khi thông báo phát hành hóa đơn, nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn theo thông báo phát hành).

4. Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Khi xuất hóa đơn cho khách hàng là tổ chức nước ngoài, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế, hóa đơn điện tử và ngoại tệ để đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là những điểm quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Xác định đúng tính chất giao dịch: Phân biệt rõ giữa hàng hóa xuất khẩu, dịch vụ xuất khẩu, hoặc chuyển nhượng tài sản vô hình để áp dụng đúng thuế suất và loại hóa đơn phù hợp.
• Tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được lập vào đúng thời điểm theo quy định – ví dụ: sau khi hoàn tất thủ tục hải quan (đối với hàng hóa), hoặc sau khi hoàn thành cung cấp dịch vụ.
• Áp dụng đúng thuế suất GTGT: Chỉ được áp dụng thuế suất 0% khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng, thanh toán qua ngân hàng và chứng từ hải quan (nếu có).

• Chữ viết trên hóa đơn phải là tiếng Việt: nếu ghi thêm tiếng nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Trường hợp dùng tiếng Việt không dấu, phải đảm bảo không gây hiểu sai nội dung.

• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Việt Nam đồng (ký hiệu “đ”); nếu giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ thì được ghi bằng ngoại tệ và ghi rõ tỷ giá quy đổi theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Kết luận

Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ kế toán, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thuế của doanh nghiệp, đặc biệt trong các trường hợp hoàn thuế GTGT đầu vào. Do đó, kế toán cần tuân thủ đúng trình tự lập hóa đơn, lựa chọn loại hóa đơn phù hợp, xác định rõ thời điểm phát hành và ghi nhận thông tin đầy đủ, chính xác.

Để đơn giản hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp đã tích hợp đầy đủ chức năng xuất hóa đơn điện tử, kê khai thuế, theo dõi công nợ quốc tế và hỗ trợ làm việc từ xa. Việc kết nối trực tiếp giữa phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn giúp giảm thiểu sai sót, đồng bộ dữ liệu, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý và kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất khẩu.