Trong ngành dược phẩm, nơi tính chính xác, an toàn và tuân thủ quy định luôn đặt lên hàng đầu, việc quản lý kho dược hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo chất lượng thuốc khi đến tay người bệnh. Một sai sót nhỏ trong khâu bảo quản hay phân phối có thể dẫn đến hậu quả lớn về uy tín và tài chính.
Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu: tại sao đây được xem là nền tảng quan trọng trong kinh doanh dược phẩm, và những giải pháp công nghệ nào có thể giúp doanh nghiệp dược tối ưu hoạt động.
1. Tại sao cần quản lý kho dược chặt chẽ?
Quản lý kho dược không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp và kiểm kê thuốc, mà còn là nền tảng đảm bảo chất lượng, an toàn và uy tín của doanh nghiệp
1.1. Tuân thủ quy định về bảo quản dược phẩm
Quản lý kho còn là yếu tố quyết định đến việc tuân thủ chuẩn GSP (Good Storage Practice) – bộ tiêu chuẩn quốc tế về thực hành bảo quản thuốc. Một hệ thống quản lý kho dược hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước, tạo lợi thế khi tham gia đấu thầu thuốc, mở rộng hợp tác phân phối, cũng như nâng cao uy tín trên thị trường.
1.2. Sắp xếp và bảo quản thuốc khoa học
Điều này đặc biệt quan trọng với những loại thuốc có hạn sử dụng ngắn, thuốc cần bảo quản lạnh hoặc thuốc gây nghiện,…
- Phân loại thuốc: Doanh nghiệp cần phân loại thuốc theo nhóm dược lý, hạn dùng và điều kiện bảo quản để thuận tiện cho việc xuất – nhập kho, đồng thời hỗ trợ kiểm soát tồn kho hiệu quả và giảm thiểu rủi ro thất thoát.
- Bảo quản thuốc: Thuốc cần được bảo quản trong môi trường phù hợp, tránh ánh sáng trực tiếp, độ ẩm cao và sự xâm nhập của côn trùng. Ngoài ra, cần xây dựng quy trình xử lý, tiêu hủy thuốc hỏng hoặc hết hạn theo đúng quy định nhằm đảm bảo an toàn cho người dùng và tuân thủ pháp luật.
1.3. Đảm bảo an toàn vệ sinh kho
Kho dược cần luôn sạch sẽ, thông thoáng và được vệ sinh thường xuyên để ngăn chặn nguy cơ nhiễm chéo hoặc phát sinh nấm mốc. Một quy trình quản lý kho dược chuyên nghiệp còn bao gồm việc phân luồng khu vực nhập – xuất rõ ràng, kiểm soát người ra vào kho và ghi chép nhật ký lưu trữ đầy đủ. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho thuốc mà còn bảo vệ nhân viên y tế trong quá trình làm việc.
2. Những khó khăn khi quản lý kho dược
Quản lý kho dược là một trong những công việc phức tạp và đòi hỏi tính chính xác cao trong ngành y tế. Nếu doanh nghiệp không có hệ thống quản lý kho dược hiệu quả, rất dễ phát sinh nhiều rủi ro như thất thoát, sai sót trong kiểm kê hay khó đáp ứng yêu cầu kiểm định. Điều này không chỉ gây tổn thất về chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe và uy tín của cơ sở.
2.1. Kiểm soát hạn sử dụng
Một trong những thách thức lớn nhất khi quản lý kho dược là việc theo dõi hạn dùng của từng loại thuốc và vật tư y tế. Việc nhầm lẫn hay có một sai sót nhỏ trong qu dẫn đến tình trạng thuốc hết hạn vẫn nằm trong kho hoặc vô tình đưa vào sử dụng. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến sức khỏe người bệnh.
2.2. Không nắm bắt được thông tin dược phẩm
Trong quá trình quản lý kho dược, việc cập nhật và tra cứu thông tin từng loại thuốc thường mất nhiều thời gian. Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng sổ sách thủ công hoặc file Excel rời rạc nên khó đồng bộ dữ liệu. Khi thiếu thông tin, việc kiểm soát số lượng, nguồn gốc, lô hàng hoặc nhà cung cấp gặp nhiều khó khăn, dẫn đến sai sót trong nhập – xuất hoặc phân phối thuốc.
2.3. Quy trình nhập xuất phức tạp
Đặc thù của kho dược là số lượng mặt hàng lớn, nhiều lô sản phẩm khác nhau. Nếu quy trình nhập – xuất chưa tối ưu, nhân viên dễ nhầm lẫn, mất nhiều thời gian đối chiếu chứng từ. Điều này khiến tốc độ xử lý chậm, làm gián đoạn chuỗi cung ứng và tệ hơn có thể dẫn đến nguy cơ thất thoát hàng hóa, giảm hiệu quả kinh doanh
3. Giải pháp quản lý kho dược hiệu quả cho doanh nghiệp
Quản lý kho dược trở thành một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động, kiểm soát chi phí và đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt. Dưới đây là các giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý kho dược hiệu quả
3.1. Thiết lập các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả
Một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý kho dược là thiết lập phương pháp quản lý tồn kho phù hợp. Doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình như FIFO (nhập trước – xuất trước), LIFO (nhập sau xuất trước) hoặc FEFO (hết hạn trước – xuất trước) tùy theo yêu cầu và quy trình của tổ chức để đảm bảo thuốc được lưu hành đúng hạn, và tối ưu hóa lợi nhuận
3.2. Sử dụng phần mềm quản lý kho tự động
Phần mềm quản lý kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Kiểm soát tồn kho chính xác: Tất cả dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm rõ số lượng từng loại thuốc trong kho, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hoặc thừa, từ đó đưa ra kế hoạch nhập hàng hợp lý.
- Giảm thất thoát, sai lệch: Việc ứng dụng phần mềm quản lý tự động thay thế cách ghi chép thủ công truyền thống giúp giảm đáng kể rủi ro sai sót trong quá trình nhập – xuất hàng, đồng thời ngăn chặn tình trạng thất thoát thuốc.
- Truy xuất nhanh chóng theo lô, hạn dùng: Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể tra cứu đầy đủ thông tin về sản phẩm như số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Điều này đặc biệt hữu ích trong công tác kiểm kê, thanh tra, kiểm tra cũng như xử lý khi có vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng thuốc.
3.3. Áp dụng công nghệ mã vạch
Ứng dụng mã vạch hoặc QR code trong tự động hóa quản lý kho dược giúp doanh nghiệp dễ dàng quét và truy xuất thông tin sản phẩm trong vài giây. Tất cả dữ liệu từ ngày sản xuất, hạn sử dụng đến số lô đều được ghi nhận chính xác, hạn chế tối đa sai sót do thao tác thủ công. Đây là bước đi quan trọng để doanh nghiệp hướng tới quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, minh bạch và đạt chuẩn quốc tế.
Như vậy, quản lý kho dược hiệu quả chính là sự kết hợp giữa quy trình khoa học, công nghệ hiện đại và phần mềm tự động.
>>Xem thêm: Quản lý kho bằng mã vạch: Quét chính xác, không lo thất thoát
4. Những lưu ý khi triển khai quản lý kho dược tự động
Ngày nay, nhiều đơn vị đã chuyển sang quản lý kho dược tự động để tối ưu hiệu quả, giảm rủi ro và nâng cao khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm định. Tuy nhiên, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
4.1. Tuân thủ quy định và chuẩn GSP
Trong ngành dược, việc tuân thủ GSP (Good Storage Practice – Thực hành tốt bảo quản thuốc) là yêu cầu bắt buộc. Điều này bao gồm việc giám sát nhiệt độ, độ ẩm, hạn dùng và lô sản xuất của từng loại thuốc. Nếu chỉ quản lý bằng phương pháp thủ công, doanh nghiệp thường khó kiểm soát đầy đủ và dễ gặp rủi ro khi thanh tra. Với giải pháp quản lý kho dựa trên tự động hóa, dữ liệu được lưu trữ và truy xuất nhanh chóng, giúp đảm bảo minh bạch, đồng thời đáp ứng các quy định nghiêm ngặt.
4.2. Lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Mỗi mô hình kinh doanh dược có những đặc thù riêng. Với các doanh nghiệp SME hoặc chuỗi nhà thuốc nhỏ, phần mềm quản lý kho dược tự động cần ưu tiên sự đơn giản, dễ sử dụng và tối ưu chi phí. Ngược lại, với các công ty phân phối, hệ thống kho lớn, giải pháp cần có khả năng tích hợp đa kênh, hỗ trợ kiểm kê theo nhiều tiêu chí (số lô, hạn dùng, vị trí kho). Việc lựa chọn giải pháp quản lý kho dược cho doanh nghiệp đúng đắn không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo nền tảng phát triển lâu dài.
4.3. Đào tạo nhân sự và đồng bộ dữ liệu
Một trong những yếu tố then chốt để triển khai thành công quản lý kho dược tự động là nhân sự. Nhân viên cần được đào tạo cách sử dụng phần mềm, xử lý dữ liệu và tuân thủ quy trình bảo quản. Song song đó, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận như mua hàng, bán hàng, phân phối để vận hành trơn tru. Khi mọi thông tin về tồn kho, lô hàng, hạn sử dụng được liên kết chặt chẽ, doanh nghiệp có thể ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
>>Tự động hóa kho hàng với AMIS Kho hàng. Đăng kí tài khoản ngay!
5. AMIS kho hàng – Phần mềm quản lý kho tự động hàng đầu Việt Nam
AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho thông minh do MISA phát triển, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa, nguyên vật liệu và dược phẩm một cách chính xác, nhanh chóng.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật:
- Kiểm soát hàng hóa và tồn kho chặt chẽ: Theo dõi hàng hóa theo nhiều tiêu chí như mã vạch, số lô, hạn sử dụng và quy cách đóng gói. Dữ liệu tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, giúp quản lý chính xác số lượng, hạn chế rủi ro thiếu hoặc dư hàng.
- Tự động hóa vận hành kho: Hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê, quản lý nhiều kho cùng lúc và áp dụng linh hoạt các phương pháp xuất kho (FIFO, LIFO, FEFO).
- Điều phối giao hàng thông minh: Tự động lập kế hoạch và tối ưu lộ trình giao hàng dựa trên đơn đặt, đồng thời kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển để giảm chi phí và đảm bảo giao hàng nhanh chóng.
- Quản lý không gian kho hiệu quả: Giao diện trực quan theo sơ đồ kho thực tế giúp dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm hàng hóa và đề xuất vị trí lưu trữ thông minh, giảm thiểu hàng hỏng hoặc hết hạn.
- Báo cáo phân tích toàn diện: Cung cấp báo cáo tồn kho chi tiết theo số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho, hỗ trợ kiểm kê chính xác. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh báo cáo để ra quyết định nhanh và hiệu quả.
- Tích hợp công nghệ AI hiện đại: Ứng dụng AI, RFID và IoT để dự báo nhu cầu nhập hàng, theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và phân tích dữ liệu nhằm tối ưu quản lý kho
Dùng thử phần mềm Amis Kho hàng
Quản lý kho dược không chỉ là một hoạt động vận hành đơn thuần mà còn là nền tảng đảm bảo chất lượng, an toàn và tính tuân thủ trong ngành dược phẩm. Việc ứng dụng giải pháp quản lý kho dược tự động giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình lưu trữ, giảm thiểu rủi ro sai sót, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
