Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo Nghị định 70/2025

Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là lỗi phổ biến nhưng nếu không xử lý đúng quy trình sẽ ảnh hưởng đến tính hợp lệ và khấu trừ thuế của doanh nghiệp. Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn sai sót cần tuân thủ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP với các quy định chi tiết về hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách xác định tình huống sai tên, lựa chọn phương án phù hợp và thực hiện từng bước theo quy định mới.

1. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa?

Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử không chỉ là lỗi hành chính đơn giản mà còn có thể kéo theo nhiều hệ lụy nghiêm trọng về tính hợp lệ của hóa đơn, ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT, hạch toán chi phí và độ tin cậy khi kiểm tra, thanh tra thuế.

Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến viết sai tên hàng hóa:

• Lỗi thao tác hoặc bất cẩn trong quá trình lập hóa đơn;
• Tiếp nhận sai thông tin từ bộ phận bán hàng hoặc kho vận, dẫn đến ghi nhầm tên sản phẩm;
• Không cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa mới, thay đổi quy cách, mã hàng;
• Lỗi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, khiến dữ liệu hàng hóa hiển thị không chính xác;

Doanh nghiệp cần căn cứ vào mức độ sai sót để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, đồng thời đảm bảo việc ghi nhận và nộp báo cáo đúng theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

2. Hai cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa theo quy định mới nhất

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/06/2025), trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế, hoặc sai thông tin hàng hóa (tên, quy cách, chất lượng…), người bán được chủ động lựa chọn một trong hai phương án xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng khi sai sót không làm thay đổi toàn bộ nội dung hóa đơn, mà chỉ ảnh hưởng đến một phần thông tin như tên hàng hóa, đơn giá, số lượng…

Nội dung bắt buộc: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn sai tên hàng hóa

Khi nội dung sai quá lớn, ảnh hưởng đến toàn bộ hóa đơn hoặc không thể hiện đúng bản chất giao dịch (ví dụ: sai hoàn toàn tên hàng hóa, đơn vị tính…), người bán cần lập hóa đơn thay thế.

Nội dung bắt buộc: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”

Lưu ý: Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế với hóa đơn sai tên hàng hóa

Dưới đây là các bước xử lý sai sót hóa đơn điện tử về tên hàng hóa, cụ thể:

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận

Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh: phải lập biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai sót về tên hàng hóa, lý do và hướng xử lý.

Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh: có thể gửi thông báo sai sót qua email, phần mềm hoặc website của người bán (nếu có).

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa

Sau khi hai bên đã thống nhất và có biên bản thỏa thuận (nếu cần), người bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa.

• Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”

Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới

Sau khi hoàn tất nội dung, người bán thực hiện ký số để đảm bảo giá trị pháp lý cho hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Bước 4: Gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế (nếu sử dụng hóa đơn có mã)

• Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế → gửi lên hệ thống để được cấp mã hóa đơn mới.
  Nếu sử dụng hóa đơn không có mã → bỏ qua bước này.

Bước 5: Gửi hóa đơn mới cho người mua

Sau khi được cấp mã (nếu có), doanh nghiệp gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua qua email, hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phương thức liên lạc đã thỏa thuận.

Bước 6: Lưu trữ hóa đơn và hồ sơ liên quan

• Lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, cùng biên bản thỏa thuận hoặc thông báo sai sót để phục vụ đối chiếu, thanh tra, quyết toán thuế.
• Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ kế toán xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Với giao diện trực quan, thao tác đơn giản và tích hợp hướng dẫn chi tiết, kế toán có thể dễ dàng lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và quản lý toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Dùng thử miễn phí

4. Một số lưu ý về xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số nguyên tắc và tình huống đặc thù theo hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan dưới đây:

• Chỉ được áp dụng một hình thức xử lý sai sót duy nhất đối với mỗi hóa đơn điện tử: Nếu hóa đơn đã được xử lý sai sót bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, thì trong các lần phát hiện tiếp theo, người bán phải tiếp tục sử dụng đúng hình thức đó, không được chuyển đổi sang phương án khác.
• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế bị sai tiếp, doanh nghiệp cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới tương ứng:
  • • Nếu đã điều chỉnh (F1) → sai tiếp thì lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho F1.
    • Nếu đã thay thế (F1) → sai tiếp thì lập hóa đơn F2 thay thế cho F1.

• Về thuế suất GTGT đối với hàng hóa được giảm thuế:
  • Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn trong thời gian giảm thuế: tiếp tục áp dụng thuế suất ưu đãi (8%).
  • Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế không còn trong thời hạn được  giảm thuế:
    • Trường hợp điều chỉnh không làm thay đổi tiền hàng và số thuế GTGT phải nôpk: vẫn giữ mức 8%.
    • Trường hợp có sai sót làm thay đổi số tiền hàng và thuế GTGT phải nộp: áp dụng thuế suất theo thời điểm lập hóa đơn mới.
• Điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai: Trường hợp phát hiện nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng và cùng người mua, người bán được phép lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tổng hợp, kèm theo bảng kê Mẫu số 01/BK‑ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Trường hợp hóa đơn sai do cơ quan thuế phát hiện, người bán sẽ nhận được thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSDT. Khi đó, người bán phải tiến hành rà soát nội dung sai sót và thực hiện điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế.
• Trường hợp hóa đơn không sai về nội dung nhưng bị điều chỉnh theo kết luận thanh tra, ví dụ do chênh lệch giá bán, khối lượng hàng… thì người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh phần chênh lệch theo kết luận kiểm tra, ghi rõ giá trị điều chỉnh tăng/giảm tương ứng.
• Đối với ngành vận tải hàng không, các chứng từ như hóa đơn đổi, hoàn, vận chuyển lại không được xem là hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Vì vậy, không bắt buộc phải ghi dòng chữ: “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.
  • Doanh nghiệp vận chuyển hàng không không được phép tự xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý phát hành. Việc xuất hóa đơn trong các trường hợp này phải thực hiện đúng theo thông lệ và cơ chế phân quyền giữa hãng và đại lý vận chuyển.

Kết luận

Xử lý đúng cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo toàn quyền lợi về thuế và hạn chế rủi ro trong kỳ quyết toán. Kế toán cần xác định chính xác mức độ sai sót để lựa chọn phương án điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời đảm bảo thực hiện đầy đủ các bước theo đúng thời điểm quy định. Đặc biệt, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình kiểm soát hóa đơn đầu ra – đầu vào để phòng ngừa sai sót ngay từ khâu phát hành.

Để hỗ trợ kế toán trong việc xử lý hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả và đúng chuẩn pháp lý, phần mềm kế toán online MISA AMIS là một giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm tích hợp công nghệ AI và trợ lý ảo AVA giúp:

• AVA (Trợ lý ảo AI tích hợp sẵn) hỗ trợ truy xuất báo cáo tài chính chỉ với vài câu lệnh văn bản hoặc giọng nói, nhanh hơn gấp 5 lần so với thao tác thủ công, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và ra quyết định
• Tự động tổng hợp, phân tích dữ liệu tài chính – kế toán đa chiều, giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc doanh thu – chi phí – lợi nhuận để hỗ trợ quyết định điều hành
• Phát hiện nhanh các bất thường trong chi phí hoặc hóa đơn điện tử, cảnh báo rủi ro tài chính kịp thờ
• Tối ưu hiệu suất kế toán, giúp tăng hiệu quả làm việc lên đến 5 lần nhờ vào tự động hóa các thao tác cơ bản như lập chứng từ, nhập liệu và xử lý hóa đơn.

Dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS trong 15 ngày và trải nghiệm ngay công cụ tài chính tiên tiến nhất