Theo dõi hạn sử dụng không chỉ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo chất lượng sản phẩm, mà còn đóng vai trò như “lá chắn” giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát, tránh rủi ro cung cấp hàng hết hạn ra thị trường và giữ vững uy tín thương hiệu.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cùng bạn khám phá khái niệm, vai trò và những lợi ích thiết thực mà theo dõi hạn sử dụng mang lại, đồng thời gợi ý cách áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp để tối ưu quản lý kho.
1. Theo dõi hạn sử dụng là gì?
Theo dõi hạn sử dụng là hoạt động ghi nhận và quản lý thời gian còn lại trước khi hàng hóa hết hạn, đặc biệt đối với các sản phẩm có thời hạn dùng cụ thể, nhằm duy trì chất lượng và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng. Mỗi mặt hàng đều có một giới hạn sử dụng cụ thể, và nhiệm vụ của doanh nghiệp là đảm bảo chúng được tiêu thụ trước khi vượt qua mốc đó.
Nếu quản lý tồn kho thông thường chỉ tập trung vào việc nắm số lượng và thời điểm nhập – xuất, thì theo dõi hạn sử dụng bổ sung thêm một yếu tố mang tính quyết định: khoảng thời gian sản phẩm vẫn giữ được chất lượng tối ưu. Điều này đặc biệt quan trọng với các ngành như thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, mỹ phẩm hay hàng tiêu dùng nhanh, nơi hạn dùng không chỉ ảnh hưởng đến hương vị hay hiệu quả mà còn tác động trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng.
Sự khác biệt lớn nhất giữa theo dõi hạn sử dụng và quản lý tồn kho truyền thống nằm ở cách tiếp cận và mức độ chi tiết. Quản lý tồn kho thông thường thường chỉ quan tâm đến số lượng để đảm bảo không bị thiếu hoặc dư hàng quá mức. Trong khi đó, theo dõi hạn sử dụng yêu cầu doanh nghiệp phải nắm rõ “thứ tự tiêu thụ” (FIFO – First In First Out, hoặc LIFO – Last In First Out) của từng lô hàng. Điều này nghĩa là sản phẩm nào nhập trước hoặc gần hết hạn hơn sẽ được ưu tiên bán ra trước, giúp kiểm soát hàng hóa hết hạn hiệu quả, giảm thiểu rủi ro phải tiêu hủy, đồng thời tối ưu doanh thu và hạn chế lãng phí nguyên liệu.
[Hot] Theo dõi hạn sử dụng, quản lý tồn kho tự động theo lô/date. Tải ngay bộ tài liệu miễn phí
2. Vai trò của theo dõi hạn sử dụng trong doanh nghiệp
Theo dõi hạn sử dụng không chỉ là bước quản lý kỹ thuật, mà còn là chiến lược bảo vệ chất lượng, tuân thủ pháp luật và duy trì uy tín thương hiệu. Doanh nghiệp nào làm tốt công tác này sẽ hạn chế tối đa rủi ro, đồng thời gia tăng lợi thế cạnh tranh.
2.1. Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc theo dõi hạn sử dụng giúp xác định chính xác thời gian lưu trữ an toàn, tránh tình trạng hàng hóa bị xuống cấp hoặc hư hỏng khi đến tay người tiêu dùng. Với các mặt hàng dễ hỏng như thực phẩm, dược phẩm hay mỹ phẩm, việc kiểm soát hàng hóa hết hạn càng trở nên cấp thiết. Một hệ thống quản lý hiệu quả có thể cảnh báo sớm, giúp doanh nghiệp chủ động luân chuyển hoặc khuyến mãi để tiêu thụ hàng gần hết hạn, thay vì để chúng trở thành tổn thất.
>>Xem thêm: LIFO trong quản lý kho: Nguyên tắc, ưu nhược điểm và ứng dụng
2.2. Tuân thủ quy định pháp luật
Các ngành như thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm đều chịu sự quản lý nghiêm ngặt về hạn sử dụng theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn an toàn. Theo dõi hạn sử dụng đảm bảo doanh nghiệp không vô tình vi phạm các điều khoản về nhãn mác, thời hạn lưu thông hoặc điều kiện bảo quản. Việc tuân thủ không chỉ giúp tránh bị xử phạt, mà còn thể hiện trách nhiệm đối với người tiêu dùng. Từ khâu ghi nhãn, lưu kho đến vận chuyển, tất cả đều cần được thực hiện đúng chuẩn để duy trì chất lượng và tính pháp lý của sản phẩm.
2.3. Nâng cao uy tín thương hiệu
Khách hàng luôn đánh giá cao những doanh nghiệp cung cấp sản phẩm chất lượng, an toàn và đúng hạn sử dụng. Ngược lại, chỉ một lần để hàng hết hạn lọt ra thị trường cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới hình ảnh và niềm tin. Thực hiện tốt theo dõi hạn sử dụng giúp doanh nghiệp tránh được khiếu nại, giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới. Đây là nền tảng để xây dựng thương hiệu bền vững, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh gay gắt.
3. Các cách theo dõi hạn sử dụng trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể chọn nhiều phương pháp theo dõi hạn sử dụng khác nhau từ thủ công đến công nghệ cao tùy quy mô và nhu cầu quản lý. Điều quan trọng là phương pháp đó phải đảm bảo độ chính xác, kịp thời và giảm tối đa rủi ro hàng hết hạn.
3.1. Theo dõi thủ công bằng bảng tính
Đây là phương pháp truyền thống, thường được áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu quản lý tồn kho. Nhân viên sẽ lập bảng Excel hoặc Google Sheets để nhập thông tin về sản phẩm, ngày nhập, ngày hết hạn và ghi chú tình trạng. Ưu điểm của cách này là chi phí thấp, dễ triển khai, không yêu cầu đầu tư hạ tầng phức tạp. Tuy nhiên, nhược điểm là tốn nhiều thời gian, phụ thuộc vào con người và dễ xảy ra sai sót. Khi số lượng sản phẩm tăng, việc theo dõi thủ công sẽ khó đáp ứng yêu cầu về tốc độ và độ chính xác.
3.2. Sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp tính năng theo dõi hạn sử dụng
Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn phần mềm quản lý kho có tính năng theo dõi hạn sử dụng trong quản lý kho. Hệ thống này cho phép nhập dữ liệu hạn dùng ngay khi nhập hàng, tự động đồng bộ với tồn kho và đưa ra cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn. Ngoài việc tiết kiệm thời gian, giải pháp này giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng hóa hết hạn và hỗ trợ ra quyết định bán hàng hoặc khuyến mãi kịp thời. Đặc biệt, dữ liệu được lưu trữ tập trung nên dễ dàng truy xuất khi cần kiểm toán hoặc báo cáo.
3.3. Ứng dụng hệ thống theo dõi hạn sử dụng thông minh (AI, IoT)
Với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu quản lý phức tạp đang chuyển sang hệ thống theo dõi hạn sử dụng ứng dụng AI và IoT. Công nghệ quét mã vạch, RFID giúp nhận diện nhanh lô hàng và hạn dùng; AI có thể phân tích dữ liệu tiêu thụ để dự báo thời điểm hết hạn và đề xuất giải pháp xử lý. Một số hệ thống còn tích hợp cảm biến nhiệt độ, độ ẩm để kiểm soát điều kiện bảo quản, từ đó kéo dài thời gian sử dụng sản phẩm. Đây là giải pháp tối ưu về độ chính xác, tốc độ và khả năng mở rộng, nhưng cần đầu tư chi phí ban đầu và đào tạo nhân viên sử dụng.
>>Xem thêm: AI trong quản lý kho hàng: Giải pháp tối ưu vận hành kho cho doanh nghiệp
4. Lợi ích của theo dõi hạn sử dụng tự động
Theo dõi hạn sử dụng tự động không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, mà còn giảm rủi ro hàng hết hạn và tối ưu hiệu quả quản lý kho
4.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Doanh nghiệp có thể tự động quét và cập nhật dữ liệu hạn dùng ngay khi nhập hàng. Nhờ công nghệ mã vạch, RFID hoặc tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý kho, toàn bộ thông tin về lô hàng và ngày hết hạn được lưu trữ chính xác, loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công dễ sai sót. Điều này giúp rút ngắn thời gian kiểm kê, giảm chi phí nhân sự và tối ưu quy trình vận hành. Đặc biệt, với doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn, theo dõi hạn sử dụng tự động là giải pháp gần như bắt buộc nếu muốn duy trì tốc độ và độ chính xác.
4.2. Giảm thiểu thất thoát hàng hóa
Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị lỗ là hàng tồn kho hết hạn không thể tiêu thụ. Hệ thống theo dõi hạn sử dụng hiện đại có khả năng cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn, cho phép bộ phận kinh doanh kịp thời lên kế hoạch khuyến mãi, luân chuyển hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu điều kiện hợp đồng cho phép). Việc này giúp giảm lãng phí, hạn chế thiệt hại tài chính và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Ngoài ra, theo dõi hạn sử dụng bằng công nghệ còn hỗ trợ phân tích dữ liệu để nhận biết mặt hàng thường bị tồn đọng, từ đó tối ưu kế hoạch nhập hàng.
4.3. Tối ưu quản lý kho hàng
Khi được liên kết với tính năng theo dõi hạn sử dụng trong quản lý kho, hệ thống sẽ tự động phân loại hàng theo nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau – xuất trước). Điều này đảm bảo hàng gần hết hạn luôn được ưu tiên bán ra trước, đồng thời giảm áp lực cho nhân viên kho. Bằng cách kết nối dữ liệu tồn kho và hạn dùng trên một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp dễ dàng lập báo cáo, phân tích xu hướng tiêu thụ và đưa ra quyết định nhập – xuất hàng chính xác hơn.
5. Quản lý kho tự động với AMIS kho hàng
AMIS Kho hàng mang đến giải pháp quản lý kho tự động toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và vận hành kho hàng một cách chính xác, nhanh chóng và đồng bộ. Nhờ áp dụng công nghệ hiện đại, hệ thống không chỉ giảm thiểu thao tác thủ công mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê, nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ kho vận.
Kiểm soát hàng hóa và tồn kho chặt chẽ
cho phép theo dõi hàng hóa theo nhiều tiêu chí như mã vạch, số lô, hạn sử dụng và quy cách đóng gói. Dữ liệu tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng, hạn chế rủi ro thiếu hoặc dư hàng.
Tự động hóa vận hành kho
Hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê, quản lý nhiều kho cùng lúc và áp dụng linh hoạt các phương pháp xuất kho như FIFO, LIFO, FEFO. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu nhân lực
Điều phối giao hàng thông minh
Tự động lập kế hoạch và tối ưu lộ trình giao hàng dựa trên đơn đặt, đồng thời kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo giao hàng nhanh chóng.
Quản lý không gian kho hiệu quả
Với giao diện trực quan theo sơ đồ kho thực tế, hệ thống giúp dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa. Chức năng đề xuất vị trí lưu trữ thông minh giảm thiểu tình trạng hàng hỏng hoặc hết hạn.
Báo cáo phân tích toàn diện
Cung cấp báo cáo tồn kho chi tiết theo số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho và hỗ trợ kiểm kê chính xác. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh báo cáo để đưa ra quyết định nhanh và hiệu quả.
Tích hợp công nghệ AI hiện đại
Ứng dụng AI, RFID và IoT, hệ thống giúp dự báo nhu cầu nhập hàng, theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và phân tích dữ liệu tồn kho. Đây là giải pháp hiện đại giúp tối ưu quản lý kho trong kỷ nguyên số.
Trải nghiệm ngay phần mềm AMIS kho hàng
6.Kết luận
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, theo dõi hạn sử dụng không chỉ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo chất lượng sản phẩm, mà còn là chiến lược thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và bảo vệ uy tín thương hiệu. Việc áp dụng công nghệ như theo dõi hạn sử dụng tự động hay hệ thống theo dõi hạn sử dụng giúp nâng tầm quản lý kho, giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh kịp thời.
Dù lựa chọn phương pháp thủ công hay hiện đại, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp phải duy trì dữ liệu chính xác, cập nhật liên tục và chủ động xử lý hàng gần hết hạn. Khi quản lý tốt hạn dùng, doanh nghiệp không chỉ tránh được tổn thất tài chính mà còn xây dựng được niềm tin vững chắc từ khách hàng.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
