Tải miễn phí mẫu file chấm công mới nhất – dành cho mọi công ty

Quản lý thời gian làm việc luôn là khâu quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, nhưng không ít công ty vẫn đang loay hoay với các bảng chấm công sơ sài, thiếu linh hoạt. Một mẫu file chấm công đơn giản, dễ dùng và rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ tính công lương chuẩn xác hơn. Trong bài viết này, MISA AMIS chia sẻ mẫu file chấm công mới nhất, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp cùng một số gợi ý nếu bạn muốn nâng cấp hệ thống lên chuyên nghiệp hơn.

1. File chấm công là gì?

File chấm công là bảng tổng hợp dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên trong một kỳ cụ thể, thường dưới dạng Excel. Doanh nghiệp sử dụng file này để ghi nhận ngày công thực tế, số giờ làm việc, ngày nghỉ, phép, tăng ca hoặc đi muộn, về sớm. Đây là cơ sở quan trọng để tính lương, thưởng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định trong quản lý nhân sự.

2. File chấm công gồm những thành phần nào?

Một file chấm công hoàn chỉnh thường bao gồm các thành phần cơ bản sau:

• Thông tin nhân viên: Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức danh
• Lịch làm việc: Ngày trong tháng, thể hiện rõ thứ, ngày lễ (nếu có)
• Dữ liệu chấm công: Ghi nhận theo từng ngày, gồm: có mặt, vắng, phép, tăng ca, đi muộn, về sớm…
• Tổng hợp công: Số ngày làm việc thực tế, số giờ làm thêm, tổng số ngày nghỉ…
• Ghi chú & xác nhận: Trường hợp đặc biệt (đi công tác, nghỉ không lương…), có thể có cột xác nhận của quản lý hoặc bộ phận nhân sự

Tùy theo đặc thù từng doanh nghiệp, các cột trong file có thể được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng đúng nhu cầu.

3. Tải miễn phí mẫu file chấm công 

ĐĂNG KÝ NHẬN TRỌN BỘ FILE Ở CUỐI MỤC 3

3.1 File chấm công hàng ngày

Đây là mẫu tổng hợp công theo từng ngày, theo dõi đầy đủ các loại công như làm việc bình thường, làm thêm, nghỉ phép, nghỉ lễ… Mẫu có công thức tự động cộng tổng cuối tháng, giảm thời gian xử lý thủ công. Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cần kiểm soát sát sao tình hình đi làm hằng ngày của nhân viên.

3.2 File chấm công Excel cơ bản

Thiết kế dưới dạng bảng Excel đơn giản, dễ sử dụng và chỉnh sửa. Người dùng nhập dữ liệu thủ công cho từng ngày, hệ thống sẽ tính tổng số công cuối kỳ. Thích hợp với công ty quy mô nhỏ đến trung bình, có số lượng nhân viên không quá lớn, cần theo dõi ngày làm cụ thể mà không quá phức tạp.

3.4 File chấm công bằng Word

Mẫu file ở định dạng Word dễ dàng in ra, dùng cho việc chấm công thủ công bằng cách tick vào các ô tương ứng, không tích hợp công thức tính toán. Doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng, đơn vị ít nhân viên có thể sử dụng thuận tiện trong các trường hợp không cần số hóa toàn bộ dữ liệu.

3.4 File chấm công theo tuần

Thiết kế bảng công theo từng tuần trong tháng, hỗ trợ đánh giá tiến độ công việc và điều chỉnh lịch làm linh hoạt hơn. Phù hợp với doanh nghiệp có lịch làm việc ngắn hạn, thời vụ hoặc cần theo dõi sát hiệu suất nhóm theo tuần như team vận hành, logistics.

3.5 File chấm công theo ca làm việc

Mẫu cho phép ghi nhận tên ca, khung giờ cụ thể và số lượng công nhân theo từng ca. Rất hữu ích với nhà máy, xưởng sản xuất hoặc chuỗi bán lẻ có nhân sự chia 2-3 ca. Hỗ trợ quản lý phân ca dễ dàng và chính xác.

3.6 File chấm công theo giờ làm việc

File giúp ghi nhận chi tiết giờ vào, giờ ra, từ đó tính tổng số giờ làm trong ngày, tuần hoặc tháng. Hỗ trợ tính toán lương theo giờ, thời gian tăng ca và so sánh hiệu suất làm việc. Phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ, freelance, agency hoặc các vị trí linh hoạt giờ làm.

3.7 File chấm công làm thêm giờ

Tập trung ghi nhận giờ làm ngoài giờ hành chính, có thể bổ sung lý do và cấp duyệt. Mẫu hỗ trợ tính toán phụ cấp tăng ca hoặc đổi ra nghỉ bù. Doanh nghiệp thường xuyên cần tăng ca hoặc làm theo dự án có thể ứng dụng hiệu quả để minh bạch quyền lợi cho nhân viên.

3.8 File chấm công nhân viên theo sản xuất

Dành riêng cho môi trường sản xuất: có ô đánh dấu ca làm, số giờ, số sản phẩm hoàn thành. Giúp tổ trưởng dễ tổng hợp dữ liệu cuối ngày và quản lý tổng hợp dễ lập bảng lương theo năng suất. Phù hợp với nhà máy, xưởng chế biến, đơn vị gia công theo dây chuyền.

3.9 File chấm công theo Thông tư 200

Mẫu file tuân thủ quy định kế toán doanh nghiệp lớn, tích hợp cột phân loại công, mã nhân viên, ghi chú lý do nghỉ và mã số bảo hiểm. Cấu trúc rõ ràng, hỗ trợ kế toán tổng hợp lương đúng chuẩn quy định. Thích hợp với công ty có phòng nhân sự, kế toán bài bản, hoạt động ổn định.

3.10 File chấm công theo Thông tư 133

Đơn giản hóa quy trình chấm công cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Gồm các cột ngày công, nghỉ phép, công tác, đi muộn, về sớm. Cách trình bày file dễ hiểu, dễ chỉnh sửa. File thích hợp với doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc chưa có phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt.

4. Nâng cấp file chấm công với phần mềm chuyên nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng nhân viên tăng lên và mô hình làm việc ngày càng phức tạp, các file chấm công truyền thống bắt đầu bộc lộ hạn chế. Khó kiểm soát sai sót, tốn thời gian tổng hợp, rủi ro gian lận dữ liệu và thiếu tính liên kết với hệ thống tính lương, đánh giá… là những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp dần chuyển sang phần mềm chấm công chuyên nghiệp.

Với phần mềm AMIS Chấm Công từ MISA, doanh nghiệp không cần đến các file thủ công. Hệ thống tự động ghi nhận giờ làm, nghỉ phép, ca làm cụ thể của từng nhân viên. Chỉ cần một cú click, bạn đã có ngay bảng tổng hợp công chi tiết theo tháng, sẵn sàng kết nối sang bảng lương.

Ngoài việc tiết kiệm thời gian, phần mềm còn giúp giảm đáng kể sai sót khi tổng hợp dữ liệu, hỗ trợ phân quyền theo chi nhánh hoặc bộ phận, dễ dàng tra cứu lại lịch sử chấm công khi cần. Tất cả đều được lưu trữ tập trung, bảo mật và đồng bộ theo thời gian thực.

Nhận tư vấn

Dưới đây là bảng so sánh nhanh giữa hai hình thức:

Sử dụng AMIS Chấm Công để thay thế file chấm công phức tạp, nâng cấp quy trình, tối ưu hiệu quả nhân sự ngay hôm nay. Nhận ngay tài khoản dùng thử miễn phí 14 ngày khi đăng ký TẠI ĐÂY.