Lark là gì? Tìm hiểu chi tiết về tính năng, ưu điểm, nhược điểm của Lark Suite

Lark Suite là gì và tại sao nó lại được nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp? Hãy cùng khám phá những điểm nổi bật và lợi ích mà phần mềm Lark Suite mang lại để hiểu vì sao nó đang ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.

1. Lark là gì?

Phần mềm Lark (hay còn gọi là Lark Suite) là một nền tảng hợp tác đa năng dành cho doanh nghiệp, được phát triển bởi Lark Technologies Pte. Ltd. – công ty con của tập đoàn công nghệ ByteDance (chủ sở hữu của TikTok) có trụ sở tại Singapore. Lark là giải pháp tất cả trong một, hỗ trợ làm việc nhóm trên nhiều thiết bị khác nhau, giúp tổ chức nâng cao hiệu suất, sáng tạo và kết nối nội bộ.

• Nhắn tin và trò chuyện theo thời gian thực
• Họp video và âm thanh chất lượng cao
• Quản lý tài liệu đám mây với khả năng chỉnh sửa cộng tác
• Lịch thông minh cho việc lên kế hoạch và quản lý lịch hẹn
• Hệ thống quản lý mục tiêu và kết quả (OKR)
• Tự động hóa quy trình phê duyệt và luồng công việc
• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba

Ban đầu, phần mềm Lark được phát triển và sử dụng nội bộ trong ByteDance nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp và quản lý dự án của công ty. Sau khi chứng minh hiệu quả, Lark đã chính thức ra mắt thị trường quốc tế vào năm 2019, mang đến giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả, liền mạch và linh hoạt hơn trong môi trường làm việc hiện đại.

2. Các tính năng chính của phần mềm Lark Suite

Những tính năng của Lark đáp ứng nhu cầu giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc.

Lark Message (Nhắn tin và trò chuyện)

Lark Message là công cụ giao tiếp chính, cho phép người dùng gửi tin nhắn nhanh cá nhân hoặc nhóm với đa dạng định dạng như văn bản, hình ảnh, video, tệp đính kèm và biểu tượng cảm xúc.

Tính năng này hỗ trợ tạo nhóm chat theo dự án hoặc phòng ban, giúp trao đổi thông tin linh hoạt và kịp thời. Ngoài ra, hệ thống thông báo tức thì đảm bảo mọi thành viên đều không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng. Người dùng cũng có thể tìm kiếm lịch sử trò chuyện nhanh chóng để tra cứu dữ liệu.

Lark Meetings (Họp video trực tuyến)

Lark Meetings hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến với chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ nét. Người dùng có thể dễ dàng mời thành viên tham gia, chia sẻ màn hình, trình chiếu slide hoặc tài liệu trong cuộc họp.

Đặc biệt, tính năng ghi âm, ghi hình cuộc họp giúp lưu lại nội dung quan trọng để xem lại sau. Lark còn tích hợp công nghệ dịch tự động theo thời gian thực, hỗ trợ giao tiếp đa ngôn ngữ cho các đội nhóm hoặc công ty toàn cầu.

Lark Docs (Chia sẻ và quản lý tài liệu)

Lark Docs là nền tảng tạo và chia sẻ tài liệu trực tuyến mạnh mẽ, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời trên các loại file như văn bản, bảng tính hay bản trình bày.

Tính năng phân quyền truy cập đảm bảo bảo mật thông tin khi chia sẻ tài liệu nội bộ hoặc với đối tác. Hệ thống tự động lưu và đồng bộ dữ liệu giúp tránh mất mát thông tin. Người dùng còn có thể bình luận trực tiếp trên tài liệu, tạo luồng thảo luận rõ ràng và hiệu quả hơn.

Lark Calendar (Quản lý lịch làm việc)

Lark Calendar giúp người dùng sắp xếp và quản lý lịch trình cá nhân cũng như lịch làm việc chung của nhóm. Người dùng dễ dàng tạo sự kiện, lên lịch họp, gửi lời mời tham gia và nhận thông báo nhắc nhở đúng giờ.

Lịch được đồng bộ tự động với các công cụ khác trong Lark, giúp theo dõi công việc liên tục và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong tổ chức.

Lark Base (Quản lý dữ liệu và quy trình làm việc)

Lark Base là công cụ tùy chỉnh cơ sở dữ liệu nội bộ, giúp xây dựng các bảng dữ liệu, biểu mẫu và quy trình làm việc tự động. Điều đặc biệt là người dùng không cần kiến thức lập trình vẫn có thể thiết kế quy trình phức tạp, từ quản lý dự án, kho hàng đến theo dõi đơn hàng hay đánh giá nhân sự. Lark Base giúp doanh nghiệp số hóa vận hành, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót do thủ công.

Để quản lý dự án hiệu quả thì việc áp dụng các công cụ quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp và nhà quản lý tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều.

Lark Approval (Quản lý phê duyệt)

Tính năng Approval hỗ trợ xây dựng các quy trình phê duyệt nội bộ như đơn xin nghỉ phép, yêu cầu mua sắm, chi tiêu hay báo cáo công việc. Giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng tạo form phê duyệt, gửi trình duyệt và theo dõi trạng thái. Người phê duyệt có thể xét duyệt nhanh trên máy tính hoặc thiết bị di động mọi lúc mọi nơi, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng tốc độ xử lý công việc.

Lark Attendance (Chấm công và theo dõi thời gian làm việc)

Lark Attendance cung cấp giải pháp chấm công kỹ thuật số, hỗ trợ nhân viên ghi nhận thời gian bắt đầu và kết thúc công việc thông qua ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính. Hệ thống theo dõi và báo cáo chi tiết ngày công, giờ làm việc, nghỉ phép giúp bộ phận nhân sự dễ dàng quản lý và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chính xác, minh bạch.

Lark Wiki (Kho tri thức nội bộ)

Lark Wiki không giới hạn các hình thức sáng tạo và lưu trữ nội dung, thông tin, từ Tài liệu, Trang tính, Sơ đồ tư duy đến Cơ sở dữ liệu

Lark Wiki giúp xây dựng kho tri thức và tài liệu nội bộ cho doanh nghiệp, tập hợp các hướng dẫn, quy trình, chính sách và thông tin quan trọng. Tính năng này thúc đẩy văn hóa chia sẻ và học hỏi liên tục trong tổ chức, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu và cập nhật thông tin cần thiết, giảm thiểu sự phụ thuộc vào cá nhân.

3. Lợi ích của Lark Suite

Lark Suite không chỉ là một bộ công cụ làm việc nhóm mà còn là nền tảng hỗ trợ chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất toàn diện.

Có thể kể đến những lợi ích tuyệt vời của phần mềm Lark trong quản trị vận hành doanh nghiệp như:

• Tăng cường hiệu quả giao tiếp và cộng tác giữa các cá nhân, nhóm và phòng ban trong cùng một nền tảng.
• Hỗ trợ làm việc từ xa linh hoạt với họp video, chia sẻ tài liệu và quản lý lịch làm việc trực tuyến.
• Tiết kiệm chi phí bằng cách tích hợp nhiều công cụ trong một nền tảng, giảm nhu cầu mua nhiều phần mềm khác nhau.
• Tự động hóa quy trình làm việc và phê duyệt, giảm thao tác thủ công, nâng cao năng suất.
• Quản lý mục tiêu hiệu quả, đồng bộ trong tổ chức qua tính năng OKR, giúp thúc đẩy sự tập trung và phối hợp.
• Bảo mật thông tin với phân quyền truy cập và kiểm soát người dùng chặt chẽ.
• Dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng quy trình làm việc phù hợp với đặc thù doanh nghiệp mà không cần lập trình.

4. Ưu điểm và nhược điểm của Lark Suite

Để giúp bạn có cái nhìn khách quan và đầy đủ hơn về phần mềm Lark Suite này, dưới đây là phân tích chi tiết về ưu điểm và nhược điểm của Lark Suite.

Ưu điểm của Lark Suite

• Tích hợp đa chức năng trong một nền tảng duy nhất: Lark kết hợp nhắn tin, họp video, quản lý tài liệu, lịch làm việc và nhiều công cụ khác giúp người dùng không phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Thiết kế đơn giản, trực quan giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ lẫn doanh nghiệp lớn.
• Hỗ trợ làm việc từ xa tối ưu: Tính năng họp video chất lượng cao, chia sẻ màn hình, tài liệu và công cụ cộng tác trực tuyến hỗ trợ tốt cho đội nhóm làm việc đa địa điểm, đặc biệt trong xu hướng làm việc linh hoạt hiện nay.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Công cụ Lark Base và Lark Approval giúp tự động hóa phê duyệt và quản lý quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng tốc độ xử lý công việc.
• Gói miễn phí hấp dẫn: Lark cung cấp gói miễn phí với đầy đủ tính năng cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ dưới 50 nhân viên, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.
• Khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể xây dựng quy trình và cơ sở dữ liệu phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp mà không cần kiến thức lập trình.

Nhược điểm của Lark Suite

• Khả năng tích hợp với các phần mềm bên thứ ba còn hạn chế: So với một số nền tảng làm việc số lớn khác, Lark chưa hỗ trợ đầy đủ việc tích hợp sâu với các công cụ quản lý, tài chính, marketing bên ngoài.
• Chưa có nhiều tính năng quản trị doanh nghiệp toàn diện: Lark tập trung nhiều vào giao tiếp và cộng tác, chưa bao phủ toàn bộ các chức năng phức tạp của quản trị doanh nghiệp như ERP, CRM chuyên sâu.
• Chính sách giá chưa linh hoạt cho doanh nghiệp lớn: Mức giá được chia theo 3 gói cố định, có thể chưa phù hợp với mọi quy mô và nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp lớn hoặc tổ chức phức tạp.
• Đôi khi gặp giới hạn về tính năng nâng cao: Một số tính năng tự động hóa hay báo cáo chuyên sâu có thể chưa đầy đủ hoặc cần cải thiện để đáp ứng các yêu cầu phức tạp hơn.

Tham khảo: Trello là gì? Lợi ích, tính năng và hướng dẫn sử dụng

5. Đối tượng sử dụng Lark Suite phù hợp

Lark Suite là nền tảng hợp tác làm việc phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, nếu doanh nghiệp của bạn nằm trong list dưới đây đều có thể cân nhắc sử dụng phần mềm Lark Suite:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs): Với gói miễn phí và các tính năng toàn diện như nhắn tin, họp trực tuyến, quản lý tài liệu, Lark giúp các doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc và quản lý nội bộ.

• Doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa quốc gia: Lark hỗ trợ làm việc đa địa điểm, đa ngôn ngữ với tính năng dịch tự động và họp video chất lượng cao, giúp kết nối các phòng ban, chi nhánh ở nhiều vùng khác nhau dễ dàng hơn.
• Các đội nhóm làm việc từ xa: Các nhóm hoặc công ty có nhân sự phân tán ở nhiều nơi sẽ tận dụng tốt các công cụ giao tiếp, họp video, chia sẻ tài liệu và lịch làm việc đồng bộ của Lark để phối hợp hiệu quả.
• Các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số: Những tổ chức muốn số hóa quy trình làm việc, tự động hóa phê duyệt và quản lý dữ liệu sẽ thấy Lark  và các công cụ tự động hóa rất hữu ích.

Tham khảo: Top 20 phần mềm quản lý công việc hiệu quả dễ sử dụng nhất

6. Kết luận

Tóm lại, qua những phân tích trên, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về Lark là gì và những lợi ích cũng như tính năng nổi bật mà nền tảng này mang lại. Lark Suite không chỉ giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc trong doanh nghiệp mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình chuyển đổi số và làm việc linh hoạt. Việc lựa chọn phần mềm Lark sẽ là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số hiện nay.