Mẫu đơn xin nghỉ phép 2025 chuẩn nhất- Tải miễn phí

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn nhất cho người lao động

2. Khi nào cần dùng mẫu đơn xin nghỉ phép?

Người lao động cần viết đơn xin nghỉ phép trong các trường hợp sau:

• Nghỉ phép năm theo quy định của Bộ luật Lao động.

• Nghỉ việc riêng (đám cưới, đám tang, sinh con, khám chữa bệnh…).

• Nghỉ ốm có giấy xác nhận từ cơ sở y tế.

• Nghỉ thai sản, nghỉ chăm sóc con nhỏ.

• Nghỉ không lương (do nhu cầu cá nhân).

Việc có đơn xin nghỉ phép giúp minh bạch lý do vắng mặt, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động và thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc sắp xếp công việc.

3. Mẫu đơn xin nghỉ phép 2025 chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất, sử dụng linh hoạt cho cả nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ ốm:

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Tại các doanh nghiệp, người lao động có 1 ngày phép/tháng, tương đương 12 ngày phép/năm. Một số công ty có thể cho nhân viên nghỉ 15 – 18 ngày phép/năm. Khi người lao động muốn nghỉ phép do ốm đau, bận đi du lịch, bận việc cá nhân khác thì có thể sử dụng mẫu này.

Khi trình bày mẫu đơn xin nghỉ phép năm bạn cần lưu ý:

• Điền đầy đủ thông tin của các bộ phận liên quan như quản lý trực tiếp, phòng nhân sự… Bên cạnh đó cần có đủ thông tin liên hệ như: Tên, số điện thoại, email, bộ phận làm việc… Nếu trong thời gian nghỉ phép có việc khẩn cấp thì công ty và đồng nghiệp có thể liên hệ với người nghỉ.
• Lý do nghỉ cần được trình bày rõ ràng và ngắn gọn đúng trọng tâm, không nên quá dài dòng. Ví dụ: Tôi xin phép nghỉ 04 ngày đi du lịch cùng gia đình.
• Cần ghi rõ thông tin của người tiếp nhận công việc khi bạn vắng mặt.

Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường

Mẫu đơn này sẽ dùng khi người lao động nghỉ phép ngắn ngày với lý do như: Đám cưới, đám tang, việc cá nhân đột xuất…

Cũng giống như nghỉ phép năm, thông tin cần có đủ:

• Bộ phận xét duyệt, quản lý trực tiếp, người thay thế công việc, điện thoại liên hệ.
• Ghi rõ thời gian nghỉ là bao lâu, khi nào quay trở lại làm việc.
• Nên xin nghỉ phép ít nhất 1 ngày trước ngày nghỉ để phòng ban chủ động sắp xếp công việc. Tùy theo quy định tại công ty, nhân viên có thể làm đơn gửi trực tiếp, gửi qua email hoặc nhắn tin với quản lý.

Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương dài ngày

Khi người lao động đã hết ngày phép nhưng có việc và cần nghỉ tiếp thì sẽ làm đơn nghỉ không lương. Mẫu đơn nghỉ không lương dài ngày cần có:

• Đầy đủ thông tin có các bộ phận liên quan, có đủ thông tin cá nhân của người làm đơn như số điện thoại, phòng ban…
• Ghi rõ lý do nghỉ không lương dài ngày để dễ được phê duyệt.
• Ghi rõ tên, chức vụ, thông tin người sẽ tiếp nhận công việc trong thời gian bạn nghỉ phép.
• Cần bàn giao chi tiết và rõ ràng, đặc biệt là với những trường hợp nghỉ 1 tuần đến 1 tháng trở lên. Việc này giúp người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt công việc và đơn cũng dễ được cấp trên phê duyệt hơn.

Mẫu đơn xin nghỉ phép cho cán bộ công chức

Mẫu đơn xin nghỉ phép cho cán bộ công chức thường được sử dụng trong các cơ quan nhà nước. Về cơ bản mẫu đơn này cũng bao gồm những thông tin về cá nhân xin nghỉ, lý do xin nghỉ và cuối văn bản cần trưởng phòng hoặc thủ trưởng cơ quan ký xác nhận.

Mẫu đơn xin nghỉ phép cho giáo viên

Nếu làm việc tại các trường học, cơ sở giáo dục, bạn có thể sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép dành cho giáo viên. Mẫu đơn này có thêm thời khóa biểu các này nghỉ dạy và đề xuất người dạy thay.

Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh

Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh được áp dụng tại các môi trường làm việc có yếu tố quốc tế, hoặc dùng để trình cấp quản lý là người nước ngoài.

Mẫu đơn xin nghỉ học dành cho học sinh, sinh viên

4. Những nội dung cần có trong mẫu đơn xin nghỉ phép

Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn cần bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người làm đơn: Họ tên, bộ phận/phòng ban, chức vụ.

• Thời gian nghỉ: Từ ngày nào đến ngày nào (ghi rõ số ngày nghỉ).

• Lý do xin nghỉ phép: Càng rõ ràng, ngắn gọn càng tốt.

• Người nhận bàn giao công việc: Ghi rõ tên người sẽ tiếp nhận và xử lý công việc trong thời gian nghỉ.

• Cam kết: Trở lại làm việc đúng thời gian, hoàn thành trách nhiệm trước và sau nghỉ phép.

• Chữ ký xác nhận: Của người làm đơn, người quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự (nếu có).

5. Quy định của Luật lao động về ngày nghỉ phép như thế nào?

Không ít người lao động vẫn còn mơ hồ về số ngày nghỉ phép được hưởng, điều kiện áp dụng cũng như các quyền lợi liên quan đến nghỉ phép hàng năm. Việc nắm rõ các quy định trong Luật Lao động không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và xây dựng môi trường làm việc công bằng.

Vậy theo Luật Lao động hiện hành, người lao động được nghỉ phép bao nhiêu ngày? Có được cộng dồn ngày phép hay không? Các quy định về thanh toán tiền phép chưa sử dụng là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết trong phần dưới đây để hiểu rõ hơn về quyền lợi nghỉ phép của mình nhé.

Quy định về số ngày nghỉ phép trong năm

Theo Quy định của Khoảng 1, Điều 113 Bộ Luật Lao động, ngày phép năm của người lao động được quy định như sau:

• Người làm trong điều kiện lao động bình thường được nghỉ 12 ngày/năm.
• Lao động chưa thành niên, là người khuyết tật, làm công việc nặng nhọc, nguy hiểm có 14 ngày/năm.
• Người làm công việc đặc biệt nguy hiểm, nặng nhọc có 16 ngày/năm.

Ngoài ra, theo quy định của Luật, người lao động có thâm niên 5 năm sẽ được cộng thêm 1 ngày phép. Còn với người làm chưa đủ 12 tháng thì làm bao nhiêu tháng sẽ tương ứng với từng đó ngày phép.

Quy định đóng BHXH trong ngày nghỉ phép

Tại Khoản 3, Điều 85 Luật BHXH 2014 quy định rất rõ: Lao động không làm việc và hưởng lương 14 ngày trở lên thì không đóng BHXH trong tháng đó.

Vậy nên nếu người lao động nghỉ ngắn ngày, thường là 1 – 2 ngày thì vẫn đóng bảo hiểm bình thường. Còn nếu lao động nghỉ quá 14 ngày không lương thì không được đóng BHXH.

Không nghỉ hết phép có được hoàn tiền không?

Quy định của Khoản 3, Điều 113 Bộ Luật lao động chia ra 2 trường hợp được hoàn tiền phép năm đó là: Người lao động thôi việc và người lao động bị mất việc làm. Các lao động vẫn làm việc tại doanh nghiệp sẽ không được trả tiền nếu như không nghỉ hết ngày phép. 

Quy định cộng dồn phép

Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận để nghỉ hàng năm nhiều lần hoặc gộp lại để nghỉ (tối đa 3 năm 1 lần).

Nói cách khác nếu như người lao động chưa nghỉ hết phép năm thì sẽ thỏa thuận với doanh nghiệp để dồn phép vào năm sau, năm sau nữa, đảm bảo nghỉ gộp 3 năm/lần.

6. Những lưu ý khi người lao động làm đơn nghỉ phép

Khi làm đơn xin nghỉ phép hoặc duyệt đơn nghỉ phép, người lao động và nhà quản trị nhân sự cần chú ý một số vấn đề như sau:

• Viết đơn xin nghỉ phép cần lịch sự, cung cấp đủ thông tin và nhưng chỉ cần ngắn gọn.
• Lý do cần chính đáng và trung thực để quản lý dễ dàng chấp thuận.
• Nếu nghỉ ngắn ngày bạn nên xin phép trước ít nhất 1 – 2 ngày, còn nếu nghỉ dài ngày hãy báo trước 1-2 tuần.
• Cần trao đổi với quản lý thật kỹ về ngày phép và tìm người thay thế công việc phù hợp.
• Mỗi công ty thường sẽ có mẫu nghỉ phép riêng, bạn nên dùng theo mẫu đó, còn nếu công ty không có thì có thể tham khảo những mẫu ở trên.
• Nếu gửi đơn qua mail thì bạn cần gửi đến các phòng ban liên quan, đặc biệt là phòng nhân sự để tránh bị thiệt thòi về ngày công.
• Nghỉ phép nhưng bạn cũng nên hỗ trợ cho đồng nghiệp trong trường hợp cần gấp, trong khả năng có thể, để tránh ảnh hưởng đến công việc chung.

7. Quản lý đơn xin nghỉ phép dễ dàng với AMIS Chấm Công

AMIS Chấm Công là giải pháp nằm trong bộ phần mềm MISA AMIS HRM có thể giúp HR quản lý ngày công, ngày phép đơn giản hơn. 

• Nhân viên tự tạo đơn nghỉ phép ngắn ngày, dài ngày, không lương và gửi đi trên phần mềm.
• Lựa chọn được người duyệt đơn, người thay thế công việc, người được thêm cũng sẽ nhận được thông báo.
• Nhân viên theo dõi mình có bao nhiêu ngày phép, đã nghỉ bao nhiêu và còn bao nhiêu trên phần mềm.
• HR theo dõi tổng quan ngày phép của toàn bộ cán bộ công nhân viên.

MISA AMIS Chấm Công giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề gì?

1. Tự động hóa quy trình chấm công – giảm tải thủ công

• Chấm công trực tuyến linh hoạt:

  • Nhân viên có thể chấm công qua điện thoại, máy tính hoặc máy chấm công vân tay/khuôn mặt, phù hợp với nhiều mô hình làm việc: tại văn phòng, từ xa hoặc theo ca.
  • Chấm công theo vị trí GPS giúp đảm bảo tính chính xác khi làm việc ngoài công ty.

• Đồng bộ dữ liệu chấm công theo thời gian thực:

  • Dữ liệu chấm công được cập nhật ngay lập tức lên hệ thống, giúp quản lý nắm rõ tình hình đi làm, đi muộn, về sớm và vắng mặt của từng nhân viên.

2. Quản lý ca làm việc và lịch làm việc linh hoạt

• Thiết lập ca làm việc đa dạng:

  • Dễ dàng tạo và quản lý nhiều ca làm việc phức tạp như ca gãy, ca đêm, làm thêm giờ,…
  • Tùy chỉnh lịch làm việc cho từng phòng ban hoặc cá nhân.

• Quản lý lịch nghỉ phép và ngày lễ:

  • Theo dõi và quản lý ngày phép năm, nghỉ lễ và các chế độ nghỉ đặc biệt.
  • Nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép trực tuyến và nhận phê duyệt ngay trên hệ thống.

3. Tích hợp chấm công – tính lương – HRM

• Liên kết trực tiếp với hệ thống tính lương:

  • Dữ liệu chấm công được đồng bộ với MISA AMIS Tiền Lương, giúp tự động hóa việc tính lương, phụ cấp, làm thêm giờ và các khoản khấu trừ.
  • Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong quy trình tính lương hàng tháng.

• Tích hợp quản lý nhân sự (HRM):

  • Theo dõi dữ liệu chấm công và hiệu suất làm việc gắn liền với hồ sơ nhân sự.
  • Dễ dàng quản lý tình trạng đi làm, nghỉ phép và hiệu quả công việc của từng nhân viên.

4. Minh bạch và chính xác trong chấm công – tính lương

• Công khai dữ liệu chấm công:

  • Nhân viên có thể tự kiểm tra bảng chấm công của mình, giúp tăng tính minh bạch và hạn chế khiếu nại.
  • Quản lý có thể nhanh chóng phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.

• Báo cáo chấm công đa dạng:

  • Cung cấp nhiều mẫu báo cáo chi tiết về tình hình đi làm, số giờ làm thêm, tình trạng nghỉ phép,…
  • Giúp quản lý nắm bắt nhanh tình hình lao động và đưa ra quyết định kịp thời.

Dùng ngay miễn phí

8. Kết luận

Trên đây là tổng hợp một số mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến hiện nay, hy vọng rằng qua đây HR có thể tạo được một mẫu chung cho toàn công ty. Ngoài ra, người lao động cũng có thể tham khảo để biết cách viết một đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn, giúp bạn tối ưu công tác quản trị nhân sự trong tổ chức.