Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã

Xử lý hóa đơn không được cấp mã như thế nào? Quy trình giải pháp và cách thức xử lý ra sao? Đây là một trong những chủ đề được nhiều kế toán doanh nghiệp quan tâm. Những thắc mắc về cách xử lý hóa đơn không được cấp mã được MISA AMIS tổng hợp và chia sẻ trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn được cấp mã là gì?

Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua (Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Theo quy định tại Khoản 1, 3, 4 Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì hóa đơn điện tử có mã của CQT sử dụng trong các trường hợp: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nếu không được áp dụng hóa đơn không mã của cơ quan thuế thì phải áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Trong đó bao gồm cả các doanh nghiệp có rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Nguyên nhân khiến hóa đơn không được cấp mã

Nguyên nhân hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã vì một trong các nguyên nhân sau:

• Do thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã;
• Do hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng;
• Do lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.

3. Điều kiện để được cấp mã hóa đơn

Căn cứ theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này;
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định này;
• Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định này;
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Lưu ý: Mới đây, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Doanh nghiệp và Kế toán doanh nghiệp cần theo dõi thêm các quy định tại Nghị định 70 để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế và hoá đơn.

Đọc thêm: [Mới] 05 điều Doanh nghiệp cần lưu ý tại Nghị định 70/2025 sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP

4. Căn cứ pháp lý về việc xử lý hóa đơn không được cấp mã

Dưới đây là các căn cứ pháp lý liên quan đến việc xử lý hóa đơn không được cấp mã:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Công văn 2299/CTBNI-TTHT ngày 29/07/2022 của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh: Hướng dẫn cụ thể cách xử lý khi hóa đơn điện tử khi gặp sai sót.
• Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.

5. Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã

Các bước hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã như sau:

Bước 1: Tra cứu hóa đơn điện tử đã gửi đến cơ quan thuế hay chưa?

Kế toán doanh nghiệp cần truy cập và tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế, người nộp thuế đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu được cơ quan thuế cấp để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đã gửi đến cơ quan thuế xem đã được tiếp nhận và cấp mã chưa.

Bước 2: Truy cập vào mục Quản lý thu > Hóa đơn. Các hóa đơn đã phát hành nhưng bị Cơ quan thuế từ chối cấp mã sẽ hiển thị trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã.

Bước 3: Chọn hóa đơn có trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã, sau đó nhấn Cấp hóa đơn.

Bước 4:Sau khi cấp hóa đơn thành công, thực hiện phát hành lại hóa đơn tương tự như quy trình phát hành một hóa đơn mới.

Bước 5:Để tìm nhanh các hóa đơn bị từ chối cấp mã, sử dụng bộ lọc hoặc chọn trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã trên thanh công cụ.

6. Giải đáp một số câu hỏi về việc xử lý hóa đơn không được cấp mã

Câu 1: Hóa đơn điện tử không được cấp mã thì khi đã xuất hóa đơn mới khác có phải hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiện nay, Doanh nghiệp không được huỷ hoá đơn điện tử. Hóa đơn bị từ chối cấp mã không có giá trị pháp lý, do đó:

• Không cần thực hiện hủy hóa đơn.
• Không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT vì mẫu này chỉ áp dụng cho hóa đơn đã được cấp mã nhưng có sai sót.

Khi đã lập hóa đơn mới thay thế, hóa đơn bị từ chối cấp mã sẽ tự động không còn giá trị sử dụng, và không cần thực hiện thêm bất kỳ thủ tục hủy bỏ nào.

Câu 2: Khi hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã, có cần phải gửi mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót số 04/SS-HĐĐT hay không?

Khi hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã, không cần gửi mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót số 04/SS-HĐĐT. Việc này chỉ áp dụng trong trường hợp hóa đơn đã được cấp mã và phát sinh sai sót.

Kết luận

Sử dụng hoá đơn điện tử là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS!