Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hiện là nhu cầu cấp bách của các công ty kinh doanh. Khi sản phẩm đa dạng hay quy mô khách hàng tăng trưởng việc quản lý thủ công không còn đáp ứng kịp. Vậy, doanh nghiệp cần dùng phần mềm nào để vừa đáp ứng nghiệp vụ vừa phù hợp với thực tế quy mô, phòng ban công ty? Cùng MISA AMIS tìm hiểu nhé!
1. Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là gì?
Quản lý công nợ khách hàng là quá trình theo dõi và điều phối các khoản tiền khách hàng đang nợ doanh nghiệp. Quản lý công nợ bao gồm việc: cập nhật thông tin khách hàng, xác định số tiền khách hàng đang nợ, gửi thông báo thanh toán cho khách hàng và quản lý các giao dịch với khách trong trường hợp không thanh toán đúng hạn. Quản lý công nợ khách hàng là một phần quan trọng của quản lý tài chính của doanh nghiệp và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động và phát triển.
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là một ứng dụng giúp các doanh nghiệp, công ty quản lý và theo dõi các khoản nợ của khách hàng. Phần mềm này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý công nợ, giảm thiểu các rủi ro và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên phụ trách công nợ. Một số phần mềm quản lý bán hàng và công nợ phổ biến hiện nay như: MISA AMIS CRM, 1Office, KiotViet, Sapo, POS365,..
2. Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ
2.1. Những bất cập khi quản lý công nợ khách hàng thủ công
Trước khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng, hầu hết các công ty sẽ theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel. Mẫu bảng theo dõi công nợ khách hàng kiểu này thường cần nhiều thời gian để nhập liệu. Ngay cả khi quy mô chưa lớn, cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel khiến nhân sự gặp không ít bất cập. Cụ thể như sau:
- Tốn thời gian và nhân lực: Công việc quản lý công nợ thủ công yêu cầu nhiều thao tác, từng mặt hàng, từng đơn hàng, thời gian… yêu cầu chi tiết. Chính vì thế, tính riêng việc nhập liệu đã cực tốn thời gian.
- Dễ gây nhầm lẫn: Khi khối lượng đơn hàng gia tăng, công việc liên tục tăng cao gây áp lực cho nhân viên. Xử lý số liệu thủ công rất dễ dẫn đến sai sót trong tính toán.
- Không kiểm soát được tiến độ công nợ: Quá nhiều công nợ cần khiến nhân viên không nắm rõ lịch nhắc, số tiền cần thu, chi…
- Rủi ro tài chính cho công ty: Từ việc nhầm lẫn số liệu, việc sai số, sót đơn ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đơn hàng. Từ đó kéo theo sai lệch về thu chi, ảnh hưởng lớn đến tài chính công ty.
- Mất uy tín, thất thoát khách hàng: Cũng từ việc sai số liệu dẫn đến truy thu sai, doanh nghiệp dễ gây tranh cãi với khách hàng. Từ đó mất khách, giảm uy tín
- Nguy cơ mất dữ liệu: Khi quản lý công nợ khách hàng bằng Excel, rủi ro mất dữ liệu vô cùng lớn. Có thể do kẻ xấu xóa file hoặc vô tình xóa, xót dữ liệu. Nhất là khi công ty có nhân viên nghỉ việc, quá trình bàn giao gặp nhiều khó khăn, không kiểm soát được công việc.
Lựa chọn cách nhập liệu thủ công và sử dụng những phần mềm quản lý công nợ miễn phí như Excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản phí nhưng những rủi ro mà việc này đem lại có thể gây ra thất thoát, thiệt hại lớn hơn rất nhiều về lâu về dài.
2.2. Tối ưu công việc nhờ phần mềm quản lý công nợ khách hàng
Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ thông minh không chỉ giải phóng cho nhân sự khỏi các nghiệp vụ nhập liệu rườm rà, loại bỏ rủi ro sai sót, mất dữ liệu, mà còn cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng ưu việt khác để tối ưu hiệu suất kinh doanh:
- Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, thông tin tài chính khách hàng chi tiết.
- Theo dõi tình hình công nợ nhanh chóng: Dễ dàng tra cứu tình trạng công nợ, theo dõi các khoản nợ, tình trạng khoản nợ, lịch thanh toán, cập nhật số liệu tài chính liên tục.
- Thông báo thanh toán: Gửi thông báo thanh toán đến khách hàng; đối tác. Chủ động nhắc lịch, tránh việc quên, sai sót.
- Liên thông dữ liệu: Liên kết với phần mềm kế toán, ghi nhận các khoản thanh toán, theo dõi hoạt động, không cần nhập liệu, theo dõi thủ công.
- Tạo báo cáo tự động: Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ, cấp lãnh đạo không còn cần thúc giục nhân viên nộp báo cáo. Phần mềm sẽ xuất báo cáo tự động tùy theo việc lọc dữ liệu. Từ đó, quản lý công nợ dễ dàng, đánh giá nhanh, chính xác tình hình tài chính.
2.3. Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý bán hàng và công nợ
Có một số tiêu chí quan trọng để đánh giá phần mềm quản lý công nợ, bao gồm:
1. Tính năng: Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công nợ như quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý thanh toán, quản lý nợ, quản lý chi phí, v.v.
2. Độ ổn định: Phần mềm quản lý công nợ khách hàng cần đảm bảo độ ổn định và tin cậy, tránh gặp lỗi khi sử dụng.
3. Giao diện đơn giản và thân thiện: Giao diện phải được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng để người dùng có thể tìm thấy thông tin một cách dễ dàng.
4. Bảo mật dữ liệu: Phần mềm cần đảm bảo an ninh dữ liệu và bảo mật thông tin của khách hàng.
5. Tính tương thích với các phần mềm khác của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý công nợ có liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng.
6. Có thể sử dụng phần mềm quản lý công nợ trên điện thoại & máy tính: Lựa chọn những phần mềm có cả phiên bản dành cho mobile lẫn PC sẽ giúp doanh nghiệp vận hành công việc linh hoạt hơn. Cấp quản lý hay nhân sự đều có thể mở app quản lý công nợ và theo dõi tình hình ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
3. Top 7 phần mềm quả lý công nợ khách hàng hiệu quả
3.1. Phần mềm quản lý công nợ khách hàng MISA AMIS CRM chính xác, tự động
Đối với doanh nghiệp, không chỉ đáp ứng nghiệp vụ, việc chọn phần mềm quản lý bán hàng và công nợ còn dựa trên nhiều yếu tố: Tính năng, giá bán, khả năng đáp ứng khi mở rộng quy mô, khả năng liên kết với các nghiệp vụ khác, khả năng rủi ro dữ liệu,…
Từ những yêu cầu trên, MISA AMIS CRM đã được hơn 12.000 doanh nghiệp khắp cả nước tin tưởng sử dụng. Tích hợp đa dạng tính năng, đáp ứng tốt hơn 30 nghiệp vụ bán hàng, phần mềm giải bài toán cho doanh nghiệp trong quản lý công nợ bằng cách:
-
Quản lý thông tin khách hàng tập trung
Thay vì quản lý theo các file rời rạc, phân mảnh, giờ đây mọi thông tin khách hàng được quản lý tập trung trên hệ thống. Phân hệ khách hàng giúp người dùng tra cứu toàn bộ thông tin khách hàng:
Đầy đủ thông tin: Tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua hàng
Tra cứu hợp đồng, giai đoạn chăm sóc, phản hồi khách hàng
Dữ liệu được phân quyền tới từng nhân viên, mỗi nhân viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng riêng của mình, các cấp quản lý có thể mở rộng quyền xem tuỳ theo ý muốn của từng công ty
-
Quản lý thông tin hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng CRM giúp kiểm soát công nợ chặt chẽ, giấy tờ đầy đủ. Dữ liệu đồng nhất trên hệ thống từ bán hàng đến kế toán, không xảy ra hiện tượng sai lệch dẫn đến thanh toán sai
Thông tin hoá đơn đầy đủ có thể thêm bớt theo các trường: Số hoá đơn, mã tra cứu, ngày xuất hoá đơn, tình trạng, chi tiết khách hàng, tổng tiền, người mua, địa chỉ, chủ sở hữu… Đồng thời có thể dùng bộ lọc nhanh ở bên trái để tra cứu thông tin.
- Báo cáo công nợ khách hàng
Chi tiết số tiền cần thanh toán, hạn mức nợ, số ngày được nợ. Kiểm soát công nợ, đối chiếu thời gian nhanh chóng để nhắc lịch khách hàng.
Thống kê công nợ chi tiết, tính lại công nợ, upload hoặc tải xuống công nợ
Chức năng gắn thẻ, giao việc giúp bộ phận được bàn giao tiếp nhận xử lý đơn hàng thuận tiện
Với tính năng trên, phần mềm theo dõi công nợ khách hàng giải quyết hàng loạt khó khăn trong việc theo dõi thông tin khách hàng, tra cứu hoá đơn, công nợ:
- Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
- Thao tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
- Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
- Tiết kiệm thời gian tối đa, x3 năng suất nhân viên
- Quản lý hệ thống, không sai sót, nhầm lẫn
- Kế thừa dữ liệu, liên thông từ Kế toán – Bán hàng
- Phần mềm quản lý công nợ khách hàng MISA AMIS CRM phù hợp cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, phát triển hệ thống, dễ dàng đáp ứng khi quy mô tăng trưởng.
Đọc thêm: Phần mềm CRM là gì? Quy trình triển khai CRM chi tiết
Bên cạnh việc quản lý hoá đơn, công nợ, người dùng hoàn toàn kiểm soát được khách hàng, doanh thu, hàng hoá, tồn kho… Đây là phần mềm có thể đáp ứng hơn 30+ nghiệp vụ bán hàng. Sản phẩm được dễ dàng thao tác, đơn giản và đang miễn phí dùng thử. Đăng ký ngay để trải nghiệm TẠI ĐÂY
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được ứng dụng và nhận về phản hồi tốt từ nhiều doanh nghiệp tiêu biểu như CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA,..
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
3.2. Phần mềm AMIS KẾ TOÁN
AMIS Kế Toán là phần mềm phổ biến nhất hiện nay với các tính năng nổi bật như:
- Hạch toán và theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, hóa đơn, hợp đồng.
- Tự động đối chiếu công nợ theo kỳ, cảnh báo nợ đến hạn.
- Đồng bộ dữ liệu với AMIS CRM, AMIS Bán hàng, AMIS Hóa đơn.
Ưu điểm của phần mềm này là online tiện lợi, giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả kế toán trưởng và kế toán viên. Tuy nhiên AMIS Kế toán lại là phần mềm chuyên trách cho bộ phận tài chính kế toán nên phòng kinh doanh không chủ động kiểm tra được công nợ.
Khi dùng AMIS Kế toán, Doanh nghiệp nên dùng kèm AMIS CRM để quản lý toàn trình, liên thông dữ liệu bán hàng -kế toán để kinh doanh chủ động kiểm tra được công nợ.
3.3. Phần mềm FAST Accounting Online
Tính năng nổi bật của phần mềm này bao gồm
- Ghi nhận công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo đối tượng, hợp đồng, hóa đơn.
- Tự động đối chiếu công nợ theo kỳ.
- Lập báo cáo công nợ chi tiết – tổng hợp.
Tuy nhiên đây cũng là phần mềm kế toán chuyên dụng, không tối ưu cho bộ phận kinh doanh.
3.4. Phần mềm Bravo ERP
Bravo là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp lớn có yêu cầu đặc thù trong quản lý công nợ đa chiều. Phần mềm này có nhiều tính năng chuyên biệt cho quản lý công nợ như:
- Tính tự động hóa cao: Hệ thống tự động cập nhật công nợ từ các hóa đơn, hợp đồng, đơn hàng, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
- Quản lý công nợ theo nhiều chiều: Công nợ được phân loại và báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau, như khách hàng, nhân viên, phòng ban, thời gian, hoặc sản phẩm.
- Báo cáo trực quan và chi tiết: Các báo cáo công nợ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng công nợ và có những điều chỉnh kịp thời.
- Tính năng cảnh báo: Hệ thống tự động cảnh báo công nợ quá hạn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thu hồi nợ.
Ngoài ra, Bravo có tính tùy biến theo phòng ban và phân quyền chặt chẽ, báo cáo đa cấp. Tuy nhiên việc đa zi năng cũng đồng nghĩa với giá cả khá cao. Doanh nghiệp cần trả từ vài chục triệu đồng trở lên tùy theo tính tùy biến riêng theo nhu cầu.
3.5. Phần mềm MISA ESHOP
MISA Eshop là giải pháp lý tưởng cho các cửa hàng bán lẻ hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một công cụ dễ sử dụng để quản lý bán hàng, công nợ. Phần mềm có các tính năng nổi bật như:
- Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ tiếp cận cho cả nhân viên kế toán và bộ phận kinh doanh.
- Quản lý công nợ toàn diện: Có thể theo dõi công nợ phải thu và phải trả, giúp quản lý các khoản nợ khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả.
- Cảnh báo tự động: Tính năng cảnh báo giúp doanh nghiệp chủ động thu hồi nợ và thanh toán các khoản nợ đúng hạn.
- Báo cáo chi tiết và minh bạch: Các báo cáo công nợ rõ ràng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính.
MISA eShop phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh còn với các doanh nghiệp từ vừa trở lên hoặc có quy trình công nợ phức tạp có thể cần một giải pháp CRM chuyên biệt, mạnh mẽ hơn.
Cũng là của nhà cung cấp MISA, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm MISA AMIS CRM. Phần mềm này hỗ trợ tốt cho kinh doanh kiểm tra công nợ, lên đơn cho khách hàng.
3.6. Phần mềm KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt dành cho các cửa hàng, quán ăn, và doanh nghiệp bán lẻ. KiotViet hỗ trợ các tính năng quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp theo dõi và thu hồi công nợ khách hàng cũng như thanh toán công nợ với nhà cung cấp.
Tính năng quản lý công nợ trong KiotViet bao gồm:
- Quản lý công nợ khách hàng (Công nợ phải thu): cho phép người dùng ghi nhận các khoản công nợ đối với khách hàng khi giao dịch bán hàng không thanh toán ngay (trả sau).
- Quản lý công nợ nhà cung cấp (Công nợ phải trả): hỗ trợ việc theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Mỗi khoản công nợ sẽ được ghi nhận khi mua hàng nhưng chưa thanh toán.
- Báo cáo công nợ: cung cấp báo cáo công nợ chi tiết theo từng khách hàng và nhà cung cấp.
Tuy nhiên phần mềm này dùng trong việc quản lý bán hàng nói chung do vậy tính năng công nợ còn nhiều yêu cầu chưa đáp ứng. Các báo cáo công nợ trong KiotViet đơn giản, không hỗ trợ các phân tích sâu sắc hoặc dự báo về công nợ.
3.7. Odoo – Phần mềm ERP mã nguồn mở
Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở, rất phổ biến trên toàn cầu và đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp SMEs có nhu cầu tùy chỉnh quy trình nghiệp vụ. Odoo cung cấp nhiều mô-đun với khả năng mở rộng linh hoạt, giúp các doanh nghiệp SMEs dễ dàng quản lý công nợ và các hoạt động khác như bán hàng, mua hàng, tài chính, kho bãi, và nhân sự.
Phần mềm Oddo hỗ trợ trong việc quản lý công nợ qua các tính năng:
- Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ phải thu và phải trả, tự động tạo các khoản thanh toán và nhắc nhở công nợ quá hạn.
- Quản lý tài chính và kế toán: Odoo cung cấp các công cụ quản lý kế toán, đối chiếu tài khoản và tạo báo cáo tài chính chuẩn mực.
- Quản lý bán hàng và kho: Các mô-đun bán hàng và kho giúp quản lý chuỗi cung ứng, đơn hàng và tồn kho một cách hiệu quả.
- Phân tích và báo cáo: Odoo cung cấp nhiều báo cáo tài chính và công nợ chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và ra quyết định.
Đây là giải pháp đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ và vừa: Odoo có tính linh hoạt cao và phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp ERP. Tuy nhiên đây là phần mềm nước ngoài nên việc triển khai cho doanh nghiệp Việt gặp khó khăn trong khâu hỗ trợ. Với doanh nghiệp cần dịch vụ hỗ trợ chính thức đều yêu cầu mua các gói trả phí cao.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
4. Kết luận
Thông qua bài viết này, MISA đã chỉ ra cặn kẽ những bất cập trong việc vận hành thủ công với những phần mềm quản lý công nợ miễn phí như Excel, Google Sheet. Việc ứng dụng công nghệ vào quản trị, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ thông minh như MISA AMIS CRM sẽ là một bước tiến trong hành trình chuyển đổi số và tối ưu hiệu suất kinh doanh của các doanh nghiệp.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
