HR 4.0 là gì? Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự

Cùng với sự phát triển của xã hội, các công nghệ đổi mới như Internet, Big Data (phân tích dữ liệu lớn), AI (trí tuệ nhân tạo) đang giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hết các quy trình nhân sự giúp bộ máy tinh gọn và hiệu quả hơn. Hơn thế, những ứng dụng công nghệ hiện đại đang dần biến hình thức HR truyền thống thành HR 4.0 – một kỷ nguyên mới của ngành nhân sự. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết HR 4.0 là gì? Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự qua bài viết này.

1. Sự hình thành và phát triển của HR 4.0

Khái niệm HR 4.0 gắn liền với Công nghiệp 4.0, hay còn gọi là cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. HR 4.0 là cuộc cách mạng trong lĩnh vực nhân sự. Các công nghệ đổi mới như Internet, Big Data, AI đang giúp tự động hoá hầu hết quy trình nhân sự chứ không còn hành động thủ công lặp đi lặp lại. 

Lịch sử hình thành các giai đoạn trong ngành nhân sự tương ứng với 4 cuộc cách mạng công nghiệp nổi tiếng trên thế giới:

• HR 1.0: Công việc được tiến hành thủ công, giấy tờ, khâu quản lý nhân sự chỉ liên quan đến kỹ năng cứng như tính toán chế độ đãi ngộ, phúc lợi, an toàn lao động,…
• HR 2.0: Khi điện nặng xuất hiện, các công việc nhân sự được tiến hành gọn gàng hơn, doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến phát triển kỹ năng cứng và đào tạo nhân sự.
• HR 3.0: Sự xuất hiện của Internet không được tận dụng nhiều, hoạt động tuyển dụng vẫn đi theo hướng truyền thống, và doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến kỹ năng mềm của nhân sự.
• HR 4.0: Khi Internet chiếm lĩnh đời sống, Big Data trở thành chất xúc tác cho công nghệ tuyển dụng. HR 4.0 đang là xu hướng hầu hết doanh nghiệp đang hướng tới. 

Tư duy tuyển dụng 4.0 tập trung nhiều hơn về quản lý thương hiệu tuyển dụng cũng như phát triển nhân lực. Trong suốt hai thập kỷ vừa qua, thế giới đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể khi ứng dụng công nghệ trong quá trình vận hành doanh nghiệp. 

Hơn 5 năm trở lại đây đang là kỷ nguyên của thông tin, mạng lưới và dữ liệu. Và cũng chính là lúc ngành nhân sự cần chuyển mình để bắt kịp xu hướng này. 

2. HR 4.0 khác gì so với quản lý nhân sự truyền thống

Nếu như trước đây, các hoạt động nhân sự chủ yếu dựa trên các thủ tục thủ công và giấy tờ, thì HR 4.0 mang đến một cách tiếp cận hoàn toàn mới, dựa trên dữ liệu và công nghệ. Các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và quản lý lương thưởng đều được số hóa và tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác

2.1 Những đặc điểm chính của HR 4.0

• Dữ liệu là trung tâm: Các quyết định trong HR 4.0 dựa trên phân tích dữ liệu về nhân viên, thị trường lao động và hiệu suất công việc
• Tự động hóa: Nhiều công việc lặp đi lặp lại được giao cho các hệ thống tự động, giúp nhân viên tập trung vào các công việc sáng tạo hơn
• Trải nghiệm nhân viên: HR 4.0 đặt trải nghiệm nhân viên lên hàng đầu, tạo ra một môi trường làm việc năng động và tích cực
• Học tập và phát triển liên tục: Các công cụ học tập trực tuyến và chương trình đào tạo cá nhân hóa giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức
• Làm việc từ xa: HR 4.0 hỗ trợ các hình thức làm việc linh hoạt, như làm việc từ xa, giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống

2.2 Lợi ích của HR 4.0

• Nâng cao hiệu quả: Tự động hóa các quy trình giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi
• Quyết định chính xác: Dữ liệu giúp đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở khoa học
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Môi trường làm việc hiện đại và các công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp thu hút và giữ chân nhân tài
• Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và có cơ hội phát triển bản thân
• Tăng tính cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường

2.3 Ví dụ về ứng dụng của HR 4.0

• Tuyển dụng: Sử dụng AI để sàng lọc hồ sơ, chatbot để tương tác với ứng viên và các nền tảng tuyển dụng trực tuyến để tiếp cận nhiều ứng viên hơn
• Quản lý nhân sự: Sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự tích hợp để quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và các hoạt động khác
• Đánh giá hiệu suất: Sử dụng các công cụ đánh giá hiệu suất tự động và cung cấp phản hồi tức thời cho nhân viên

3. Tác động của HR 4.0 tới quản trị nhân sự

Thích nghi với làn sóng HR 4.0, công tác quản lý nhân sự trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng đều có những biến chuyển lớn.

Trong quy trình vận hành quản trị bao gồm 4 yếu tố cốt lõi và tác động trực tiếp với nhau: con người, quy trình, công nghệ và cơ cấu tổ chức. Khi một trong bốn yếu tố thiết yếu thay đổi, các yếu tố còn lại sẽ bị ảnh hưởng.

Vì lẽ đó, khi HR 4.0 tác động lên công tác quản trị nhân sự sẽ khiến cả bộ máy quản trị chung thay đổi.

3.1. Tác động lên quy trình và mô hình kinh doanh 

Sự phát triển của công nghệ đã giúp cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trở nên tinh gọn hơn. Cụ thể, công nghệ đem đến sự kết nối giữa khách hàng và quá trình sản xuất kinh doanh. Taxi công nghệ như Grab, Be, Uber là một minh chứng cụ thể cho sự thay đổi cách vận hành của cả hệ thống taxi khi ứng dụng công nghệ vào hoạt động vận tải.

Đối với công tác quản lý nhân sự, chuyên viên HR cần tích hợp các quy trình quản lý nhân sự tinh gọn hơn. Họ cần chủ động hơn trong công tác chuyên môn thay vì chờ đợi để thích nghi với thách thức bên ngoài. 

Thích ứng theo thời gian là thách thức chủ yếu từ thay đổi mô hình cũng như quy trình trong thời đại số đối với các chuyên viên HR. Phần mềm công nghệ sẽ giám sát, đo lường và thông báo về hiệu suất làm việc của từng nhân viên để đội ngũ nhân sự có phương án kịp thời khắc phục vấn đề trước mắt.

3.2. Cơ cấu tổ chức mở – kinh tế chia sẻ

Sự phát triển của công nghệ giúp cho mô hình kinh doanh dễ chia sẻ và mở hơn trước rất nhiều. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân lực sẽ chuyển từ ràng buộc pháp lý hợp đồng sang cam kết hiệu suất công việc, chia sẻ công việc và chia sẻ lợi nhuận.

Câu trả lời cho sự thay đổi mô hình khi áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp bởi vì công nghệ cho phép người dùng đo lường và đánh giá phần đóng góp của cả doanh nghiệp và nhân viên theo thời gian.

3.3. Tập trung nhóm việc chuyên môn đem lại giá trị gia tăng cao 

Thế Giới Di Động đã từng công bố rằng doanh nghiệp của họ chỉ cần 02 nhân sự có thể tính lương cho toàn bộ 31.000 người lao động làm việc tại đó. Doanh nghiệp này đang dần thay thế công nghệ vào các công việc hành chính sự vụ trong công tác nhân sự. 

Cụ thể, trong hoạt động tuyển dụng, tần suất các biểu mẫu tuyển dụng sẽ xuất hiện ít hơn do áp dụng công nghệ quản trị tuyển dụng. Đối với lĩnh vực đào tạo, các chuyên viên đào tạo chủ yếu tập trung vào thiết kế và đánh giá hiệu quả khóa học khi học viên chủ động tham gia khóa học trên Course hoặc các nguồn khác.

Về đánh giá nhân lực, chuyên viên HR sẽ được giảm bớt công việc hành chính tương đối nhiều khi ứng dụng phần mềm đánh giá hiệu suất trên smartphone theo thời gian. Từ đó họ có thể giành phần lớn thời gian hỗ trợ nhân viên phương pháp tối ưu và cực đại hóa hiệu suất của bản thân. Trong kỷ nguyên 4.0, chuyên viên HR cần nâng cấp giá trị bản thân để thích nghi với những thay đổi từ bên ngoài.

3.4. Dữ liệu lớn và lượng hóa công tác nhân sự

Một doanh nghiệp không đo lường được là một doanh nghiệp quản trị không tốt. Mong muốn của hầu hết nhà quản trị nhân lực là lượng hóa toàn bộ khía cạnh quản lý. Và Big Data cùng hệ thống công nghệ thông tin đã hiện thực hóa ước mơ ấy trong công tác quản trị nhân sự.

Thực tế, những vấn đề tồn đọng trong hoạt động quản lý nhân sự rất khó lượng hóa bằng dữ liệu như gắn kết nhân viên, phát triển nhân viên, mức độ hài lòng của nhân viên. Thông qua Big Data và công nghệ 4.0, những vấn đề trên đã được số hóa. 

Doanh nghiệp sẽ sở hữu một kho dữ liệu về nhân viên bằng cách tập trung dữ liệu trên nền tảng mạng xã hội, email, mạng Internet trong doanh nghiệp, hệ thống KPI… Trên nền tảng đó, doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu để phân tích và trình ra những dự báo về từng nhân viên.

3.5. Trí tuệ nhân tạo AI

Song hành cùng Big Data là trí tuệ nhân tạo AI được ứng dụng trong quản trị nhân sự. Không hề phóng đại khi công nhận rằng Big Data và trí tuệ nhân tạo AI là bộ đôi hoàn hảo thay đổi toàn bộ bức tranh nghề nhân sự.

Trí tuệ nhân tạo kết hợp với Big Data sẽ thay thế công tác nhân sự bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển gắn kết nhân sự. AI sẽ tự động kiểm tra, phân tích và sàng lọc danh sách 5% nhân sự có nhiều khả năng nghỉ việc trong 6 tháng tới. Điều này có nghĩa rằng AI đang giúp cho các chuyên viên HR xử lý các phần việc nặng nhất và có phương án xử lý.

Thêm vào đó, trí tuệ AI có thể tự phân tích toàn bộ hoạt động của nhân viên kinh doanh và đề xuất những khuyến nghị tự động để chuyên viên đào tạo có những phương án thực thi phù hợp trong doanh nghiệp.

3.6. Quản trị lao động 4.0

Công dân kết nối là một thuật ngữ mô tả công dân toàn cầu trong thế kỷ 21. Với việc kết nối như vậy nhân lực sẽ đối mặt với nhiều luồng thông tin xấu trong cuộc sống.

Vì vậy, công tác quản lý nhân sự sẽ giúp nhân lực trong doanh nghiệp có thể quản trị cuộc sống trước mọi áp lực từ mọi khía cạnh, quản trị cảm xúc, quản trị nghề nghiệp để nhân lực có hành trang tốt đối mặt với những thách thức ngoài xã hội. 

3.7. Đào tạo và phát triển năng lực làm việc mới

Kỷ nguyên 4.0 đang dần thay đổi cách thức làm việc và tương tác của mỗi cá nhân. Chuyên viên HR cần nghiên cứu và phát triển các chương trình đào tạo để hướng dẫn nhân viên cách thức làm việc mới này.

Nhóm năng lực mới bao gồm 2 nhóm nhỏ hơn, đó là nhóm các năng lực mới trong thời đại 4.0 và nhóm bao gồm các năng lực cũ nhưng ảnh hưởng quan trọng đến gia tăng trong thời gian tới. 

Nhóm năng lực mới gồm quản trị thông tin, quản trị cộng đồng, tiếp cận hệ sinh thái, tư duy kinh tế, sử dụng công nghệ hỗ trợ. Tiếp đến, nhóm năng lực có ảnh hưởng quan trọng trong gia tăng gồm đổi mới sáng tạo, tư duy phản biện, phối hợp làm việc, quản trị bản thân, lên kế hoạch, nghiên cứu tư duy khách hàng. 

Công việc không tự nhiên sinh ra và không tự nhiên mất đi, nó chỉ chuyển đổi từ dạng này sang dạng khác. Trong các giai đoạn cách mạng công nghiệp sẽ luôn tồn tại hai nhóm: nhóm vượt qua và nhóm không vượt qua thách thức.

Chủ tịch Tập đoàn Samsung Lee Kun Hee đã từng có một phát ngôn nổi tiếng trên thế giới: “Hãy thay đổi tất cả ngoại trừ vợ con bạn!” Các thay đổi đã được hiển thị rõ ràng, bài toán thích ứng với HR 4.0 đang nằm trong tay của cộng đồng chuyên viên HR.

4. Doanh nghiệp nên làm gì để không bị lạc hậu trước kỷ nguyên HR 4.0?

Từ năm 2020 đến nay, doanh nghiệp trên toàn thế giới liên tục đối mặt với những biến động lớn: đại dịch, khủng hoảng kinh tế, xu hướng làm việc từ xa, sự trỗi dậy của trí tuệ nhân tạo và thay đổi trong hành vi lao động. Giai đoạn 2020–2030 được xem là thời kỳ chuyển mình mạnh mẽ của thị trường lao động, khi công nghệ không ngừng phát triển và lực lượng lao động mới, đặc biệt là Gen Z ngày càng chiếm tỷ trọng lớn. Trong bối cảnh đó, vai trò của quản trị nhân sự không còn dừng ở việc tuyển dụng hay chấm công tính lương.

Người làm nhân sự hiện đại phải nghĩ như một nhà kinh doanh. Họ cần tuyển đúng người, giữ chân người giỏi, quy hoạch nhân lực phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và định hướng phát triển dài hạn. Đồng thời, họ cũng là người chịu trách nhiệm góp phần thực hiện mục tiêu kinh doanh thông qua tối ưu hiệu quả của đội ngũ nhân viên.

Thách thức ngày càng lớn khi thế hệ Gen Z bước vào thị trường lao động với những kỳ vọng rất khác. Với họ, công việc là một phần trong cuộc sống, không phải trung tâm. Ngoài thu nhập, họ mong muốn được làm việc trong môi trường năng động, vui vẻ, được tôn trọng cá tính, có cơ hội học hỏi và phát triển rõ ràng.

Vì vậy, nhà quản trị nhân sự cần tìm cách dung hòa giữa tự do và kỷ luật, giữa cá nhân và tập thể. Họ phải tôn trọng cá tính của từng nhân viên nhưng vẫn duy trì sự gắn kết với văn hóa doanh nghiệp. Trong thời đại mà mọi thứ đều thay đổi nhanh chóng, giữ vững giá trị cốt lõi và tinh thần tổ chức lại càng trở nên quan trọng.

Để không bị bỏ lại phía sau trong kỷ nguyên HR 4.0, các doanh nghiệp cần chủ động chuyển đổi số không chỉ ở sản xuất mà cả trong lĩnh vực nhân sự. Việc số hóa quy trình nhân sự giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa vận hành nội bộ

• Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

• Nắm bắt và thích ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường lao động

5. MISA AMIS HRM – Đơn vị đồng hành cùng các doanh nghiệp trong quản lý nhân sự thời kỳ 4.0

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực tối ưu nguồn lực, tăng trưởng nhanh và thích ứng linh hoạt, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự trở thành một ưu tiên chiến lược.

Bộ giải pháp Quản trị Nhân sự toàn diện MISA AMIS HRM giúp tối ưu và giải quyết nhanh chóng mọi bài toán nhân sự, với các tính năng số hóa hiện đại, ứng dụng AI và công nghệ 4.0 để kết nối toàn bộ tổ chức.

Lợi ích vượt trội cho toàn tổ chức:

• Đối với HR: Quản lý dễ dàng toàn bộ vòng đời nhân sự, giảm thao tác giấy tờ, minh bạch hóa quy trình.

• Đối với nhân viên: Truy cập thông tin nhanh, tự phục vụ nhu cầu cá nhân như xin nghỉ, xem lương, cập nhật hồ sơ.

• Đối với lãnh đạo: Có ngay dữ liệu phân tích thời gian thực về tình hình nhân sự, hiệu suất, biến động và chi phí.

• Đối với quản lý cấp trung: Theo dõi tiến độ, đánh giá năng lực và đề xuất khen thưởng hoặc đào tạo kịp thời.

Nhận tư vấn ngay

Tính năng nổi bật:

• Tuyển dụng thông minh với AI hỗ trợ sàng lọc ứng viên

• Chấm công qua app di động kết hợp định vị và nhận diện khuôn mặt

• Tự động tính lương, thuế và bảo hiểm theo quy định mới nhất

• Đánh giá năng lực định kỳ, hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển

• Báo cáo dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh

6. Kết luận

Qua bài viết này, MISA AMIS hy vọng đã mang đến cho bạn đọc cái nhìn rõ nét hơn về xu hướng HR 4.0, thời kỳ mà công nghệ số, trí tuệ nhân tạo và tự động hóa đang làm thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành bộ máy nhân sự.

HR 4.0 là quá trình chuyển đổi sâu rộng, giúp bộ phận nhân sự đóng vai trò chiến lược trong sự phát triển của tổ chức. Đây là lúc doanh nghiệp cần chủ động chuyển mình để thích nghi và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.