Mẫu báo cáo quỹ lương là tài liệu hoặc biểu mẫu được thiết kế theo khung chuẩn thể thu thập các thông tin liên quan đến tiền lương của nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mẫu báo cáo thể hiện chi tiết thông tin chi tiết tình hình chi trả lương về chi phí liên quan đến tiền lương và các khoản phụ cấp. Từ đó lãnh đạo có kế hoạch về những chính sách lương thưởng, điều chỉnh đãi ngộ phù hợp nhất cho nhân viên và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cùng MISA AMIS tìm hiểu những thông tin liên quan tới mẫu báo cáo quỹ lương và gợi ý mẫu dùng phổ biến nhất hiện nay.
1. Báo cáo quỹ lương là gì?
Quỹ lương là toàn bộ số tiền mà các công ty, doanh nghiệp chi trả cho các công nhân viên đang làm việc và công tác tại công ty.
Báo cáo quỹ lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và nhân sự của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, ghi lại thông tin chi tiết về tiền lương và các khoản liên quan mà nhân viên nhận được trong một kỳ lương cụ thể, thường là hàng tháng. Báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và quản lý hiệu quả các chi phí liên quan đến lương thưởng.
Quỹ tiền lương của một doanh nghiệp thường được phân chia thành hai loại hình cơ bản:
- Khoản tiền lương cơ bản (lương cứng):
Đây là khoản tiền lương chính được tính để trả cho các công nhân viên trong quá trình làm việc và công tác tại công ty, doanh nghiệp. Khoản tiền này bao gồm các khoản tiền lương tính theo cấp bậc trong công ty. Ngoài ra, tiền này còn tính thêm phần tiền phụ cấp và lương thưởng cho nhân viên xuyên suốt trong quá trình làm việc và công tác.
- Khoản tiền lương bất thường (lương phụ):
Đây là khoản tiền lương mà người lao động được hưởng theo chế độ quy định trong thời gian nghỉ và không hoạt động tại công ty, doanh nghiệp. Ví dụ như tiền lương trả cho các công nhân viên trong thời gian nghỉ làm để học tập, tiền lương hưu, hay thậm chí là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép.
Thành phần của quỹ lương thuộc các doanh nghiệp còn đi kèm thêm các khoản tiền khác như:
- Tiền lương tính theo thời gian làm việc.
- Tiền lương được tính dựa trên sản phẩm tạo ra.
- Các khoản tiền phụ cấp khi nhân công làm thêm giờ, phụ cấp tiền ăn trưa, đi lại.
- Các khoản tiền thưởng vào các dịp lễ tết.
- Người lao động còn được nhận thêm khoản tiền chi trả, trợ cấp thời gian ốm đau, bệnh tật, tai nạn lao động, thai sản.
Các báo cáo lương thường được trình bày dưới dạng văn bản, bảng tính hoặc biểu đồ. Trong đó bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp đầy đủ và rõ ràng số ngày công cũng như các khoản lương, thưởng, phụ cấp mà doanh nghiệp phải chi trả cho từng cán bộ nhân viên. Việc thống kê chi tiết này giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm tra, theo dõi và đánh giá tình hình chi trả lương của tổ chức. Thông thường, báo cáo lương được phòng nhân sự lập vào các kỳ trả lương định kỳ như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, đảm bảo quá trình đối soát và ra quyết định diễn ra minh bạch, chính xác.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý tiền lương dễ sử dụng, xem báo cáo quỹ lương chi tiết, hãy tìm hiểu ngay AMIS Tiền Lương. Đăng ký để nhận tư vấn và tài khoản dùng thử hoàn toàn miễn phí:
2. Các chỉ số cần có trong mẫu báo cáo quỹ lương
Thông thường, khi làm một file báo cáo quỹ lương, bạn cần chú ý đến những chỉ số như sau:
- Tổng lương cán bộ công nhân viên: Đây là chỉ số chỉ số tiền lương doanh nghiệp chi trả cho toàn bộ nhân viên. Ngoài mức lương cứng, quỹ lương cũng bao gồm tiền phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng KPI, thưởng nóng và các khoản khác cho nhân viên.
- Tổng lương thực lĩnh: Lương thực lĩnh của người lao động là mức lương sau khi đã trừ đi các khoản thuế, bảo hiểm, chi phí nếu có. Tùy từng vị trí, mức lương cơ bản mà chi phí đóng bảo hiểm của mỗi người lao động sẽ khác nhau.
- Tổng chi phí kế hoạch: Đây là số chi phí mà doanh nghiệp ước tính sẽ trả cho người lao động trong một khoảng thời gian nào đó. Với những doanh nghiệp sản xuất, công nhân làm đêm thì sẽ có thêm các chỉ số như: Tổng chênh lệch lương làm đêm, tổng lương tăng ca,… Ngoài ra, tổng khoảng giảm trừ, tổng tiền đóng bảo hiểm (người lao động đóng và doanh nghiệp đóng) cũng là những chỉ số cần quan tâm.
- Tổng chi phí thực tế: Chỉ số này cũng bao gồm các thành phần kể trên, nó được xác định sau khi doanh nghiệp chi trả tất cả. Từ kết quả kế hoạch và thực tế, HR sẽ tính toán được tỷ lệ chênh lệch và có những điều chỉnh phù hợp nhất.
3. Gợi ý mẫu báo cáo quỹ tiền lương doanh nghiệp chuẩn nhất
Thực tế quản lý chi phí lương khiến không ít doanh nghiệp đau đầu khi dữ liệu rời rạc, tổng hợp thủ công dễ sai sót và khó nắm bắt tổng thể bức tranh quỹ lương từng tháng, từng năm. Việc kiểm soát các khoản chi từ lương cứng, phụ cấp, thưởng đến từng bộ phận, từng nhân viên trở nên phức tạp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Chính vì vậy, một mẫu báo cáo quỹ lương tự động, xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế quản trị nhân sự và phân tích tài chính, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi, kiểm soát quỹ lương mọi lúc, minh họa trực quan và tối ưu thời gian làm báo cáo. Mẫu báo cáo này cho phép người dùng nhập dữ liệu, tự động chuyển dữ liệu thành các báo cáo chi lương, hiển thị bằng biểu đồ, thống kê đa chiều, giúp nhà quản lý dễ dàng ra quyết định và chủ động điều chỉnh ngân sách phù hợp với thực tiễn hoạt động ở mọi thời điểm.
Tài liệu được xây dựng bởi đội ngũ MISA AMIS HRM dựa trên nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế, bạn đọc có thể sử dụng trên Google Sheet để đạt hiệu quả tốt nhất.
4. Quản lý quỹ lương hiệu quả với AMIS Tiền Lương
AMIS Tiền Lương là phần mềm hỗ trợ tính toán lương, thưởng cho nhân viên trong doanh nghiệp, đồng thời thiết lập các báo cáo tình hình chi trả lương theo từng giai đoạn để HR, lãnh đạo có cái nhìn tổng quan nhất.
Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tiền lương:
- Tính lương theo từng vị trí, từng hệ số khác nhau với từng công thức đã được thiết lập sẵn.
- Gửi phiếu lương nhanh chóng đến từng nhân viên trong công ty, nhân viên tự xem và xác nhận dễ dàng.
- Hệ thống báo cáo trực quan với biểu đồ dễ nhìn, giúp lãnh đạo theo dõi được tình hình chi trả lương trong từng tháng, quý và năm.
- HR dễ dàng tạo báo cáo quỹ lương ngay trên phần mềm mà không cần phải dùng những công thức thủ công trên Excel.
- Tự động trích những khoản phải đóng theo quy định như BHXH, thuế TNCN.
- Tích hợp lương thưởng, phúc lợi với kế toán, hạn chế sai sót số liệu.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm AMIS Tiền Lương?
- Sản phẩm được MISA – Công ty phần mềm uy tín với hơn 30 năm kinh nghiệm phát triển
- AMIS Tiền Lương nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS HRM tích hợp nhiều tính năng, bao gồm chấm công, tính lương, tuyển dụng, lưu trữ thông tin nhân viên, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện, đồng bộ.
- Phần mềm đã được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam với quy mô nhân sự lớn như Xuân Cương Logistic, Trống Đồng Palace, IVY Moda…
- Tiết kiệm 50% thời gian, công sức làm việc của HR mà vẫn đảm bảo 100% hiệu quả, năng suất làm việc.
4. Kết luận
Việc tổng hợp đầy đủ dữ liệu về lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm không chỉ hỗ trợ bộ phận nhân sự làm việc chính xác hơn mà còn giúp ban lãnh đạo chủ động phân tích, dự báo các khoản chi tài chính trong tương lai. Mẫu báo cáo quỹ lương do MISA AMIS HRM xây dựng được thiết kế sát thực tiễn, dễ dùng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Hy vọng tài liệu sẽ giúp nhà quản trị và phòng nhân sự áp dụng linh hoạt, nâng cao độ chính xác trong hoạt động quản lý tiền lương tại công ty mình.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
