Bạn đang đau đầu vì quản lý đơn hàng thủ công dễ sai sót, chậm giao, tồn kho rối loạn? Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) sẽ là “trợ lý” đắc lực giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho, giao hàng nhanh và giảm thất thoát, tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, OMS không giống CRM. Nếu OMS tập trung quản lý quy trình đơn hàng, thì CRM tập trung quản lý mối quan hệ khách hàng, chăm sóc và tối ưu bán hàng. Cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết để lựa chọn công cụ phù hợp cho doanh nghiệp, giúp bạn vừa bán hàng hiệu quả, vừa quản lý vận hành tinh gọn, dễ dàng mở rộng quy mô.
I. Hệ thống quản lý đơn hàng OMS là gì?
OMS là gì? OMS (viết tắt của Order Management System) không chỉ là một phần mềm quản lý đơn hàng thông thường mà còn được xem như trợ thủ đắc lực của hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp hiện đại, bất kể là nhân viên bán hàng, marketing, nhân viên kho,… hay chủ doanh nghiệp.
OMS giúp theo dõi đơn hàng, quản lý tồn kho, phối hợp với các bộ phận như kho bãi, vận chuyển và thậm chí là dịch vụ khách hàng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tính năng chính của OMS:
- Xử lý đơn hàng: Ghi nhận và xác nhận đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng (trực tuyến, cửa hàng, điện thoại, v.v.).
- Quản lý tồn kho: Cập nhật số lượng hàng tồn theo thời gian thực, tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa.
- Phối hợp giao hàng: Tối ưu hóa quy trình vận chuyển, chọn phương thức giao hàng phù hợp.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp dữ liệu về hiệu suất bán hàng, tình trạng đơn hàng để hỗ trợ ra quyết định.
Trải nghiệm quản lý đơn hàng với MISA
II. Những lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng OMS?
Hệ thống quản lý đơn hàng OMS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử, bán lẻ đa kênh và các doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng lớn.
1. Tự động hóa hiệu quả
OMS giảm thiểu công việc thủ công như nhập liệu đơn hàng, kiểm tra tồn kho hay theo dõi vận chuyển. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Từ khi khách đặt hàng đến khi giao hàng, OMS tối ưu hóa từng bước, đảm bảo quy trình diễn ra mượt mà và nhanh gọn.
2. Khả năng truy cập 24 giờ
Với hệ thống quản lý đơn hàng OMS, bạn chỉ cần sở hữu một thiết bị thông minh hoặc có kết nối Internet là đã có thể theo dõi doanh nghiệp của mình từ xa mọi lúc, mọi nơi, bất kể là khi không có mặt ở cửa hàng hay đang ở nơi khác.
Ngoài ra, khả năng truy cập 24 giờ này còn được thể hiện rõ nét thông qua việc khách hàng có thể dễ dàng mua hàng dù ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Dẫu vậy, doanh nghiệp bạn vẫn có thể cập nhật cũng như kiểm soát được tất cả mà không để lại soi sót hay rủi ro nào.
3. Cải thiện tốc độ tăng trưởng kinh doanh
Với quy trình bán hàng trên nhiều kênh truyền thông khác nhau, doanh nghiệp hay cửa hàng bạn không chỉ tiếp cận được thêm nhiều khách hàng tiềm năng, giúp ích cho việc thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng mà còn có thể đưa ra được các hướng điều chỉnh sao cho phù hợp để có thể xây dựng và phát triển tốt hơn.
Qua đó cải thiện tốc độ tăng trưởng và báo doanh số bán hàng lên mức cao hơn.
4. Quản lý sát sao hàng tồn kho
Hệ thống quản lý đơn hàng OMS sẽ khắc phục những khuyết điểm của cách làm thủ công, giúp giảm thiểu những lỗi chủ quan khi tính bằng tay hay Excel.
OMS đồng bộ dữ liệu tồn kho trên tất cả các kênh bán hàng (website, cửa hàng, marketplace), tránh tình trạng bán hàng khi hết tồn kho. Từ đó, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng hàng tồn để điều chỉnh chiến lược nhập hàng, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt.
5. Tránh các sai sót khi hoàn thành đơn đặt hàng
Trong bối cảnh khách hàng mua sắm qua nhiều nền tảng (website, Shopee, Lazada, cửa hàng offline), OMS tập hợp và quản lý tất cả đơn hàng từ các kênh khác nhau trong một hệ thống duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót đơn hoặc xử lý chồng chéo.
OMS hạn chế lỗi thủ công như giao sai sản phẩm, tính toán sai phí vận chuyển hoặc quên xử lý đơn hàng. Đồng thời, OMS xử lý hiệu quả các yêu cầu hoàn tiền hoặc đổi hàng, giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
6. Dữ liệu tập trung
Trang quản trị của hệ thống quản lý đơn hàng OMS sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thêm nhiều thời gian nhờ vào tính năng dữ liệu tập trung. Nghĩa là hệ thống đã kết hợp các thông tin liên quan đến khách hàng, kế toán, đơn hàng, hàng tồn kho,… một cách chi tiết và rõ ràng.
OMS cũng thường đi kèm các báo cáo phân tích về hiệu suất bán hàng, xu hướng đặt hàng, tỷ lệ hoàn hàng, v.v. Những thông tin này giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh, dự đoán nhu cầu và cải thiện dịch vụ.
Qua đó giúp dễ dàng kiểm soát hàng hóa hơn và có được một cái nhìn tổng quan hơn về tổng thể của cả doanh nghiệp. Đồng thời giúp cho việc theo dõi các hoạt động kinh doanh và bán hàng của cửa hàng, doanh nghiệp bạn trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.
Đọc thêm: Phần mềm CRM là gì? Quy trình triển khai CRM chi tiết
Hãy thử tưởng tượng:
Một doanh nghiệp nhận 100 đơn hàng mỗi ngày từ tất cả các kênh. Nếu không có OMS:
- Nhân viên phải nhập từng đơn hàng thủ công, dễ nhầm lẫn.
- Tồn kho không được cập nhật kịp thời, dẫn đến bán sản phẩm đã hết.
- Khách hàng phàn nàn vì không nhận được thông tin giao hàng.
Với OMS, toàn bộ quy trình được tự động hóa: đơn hàng từ các kênh được đồng bộ, tồn kho cập nhật tức thì, thông báo giao hàng gửi tự động. Kết quả là doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, khách hàng hài lòng hơn.
III. Sự khác biệt của OMS và CRM
CRM và OMS phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Nhưng các hệ thống CRM hiện đại đã được phát triển để quản lý tất cả nghiệp vụ bán hàng, bao gồm cả quản lý đơn hàng.
Nhiều nền tảng CRM hiện đại đã tích hợp đầy đủ các tính năng của OMS như theo dõi đơn hàng, quản lý tồn kho, và phối hợp giao hàng ngay trong một giao diện duy nhất.
Lấy ví dụ MISA AMIS CRM không chỉ hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch mà còn cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình đơn hàng – từ lập báo giá, theo dõi trạng thái đơn hàng, đến cập nhật tồn kho theo thời gian thực. Điều này mang lại sự tiện lợi khi doanh nghiệp không cần duy trì hai hệ thống riêng biệt như trước đây.
Thay vì đầu tư vào cả CRM và OMS, doanh nghiệp giờ đây có thể tận dụng một giải pháp CRM toàn diện như MISA AMIS CRM để vừa quản lý quan hệ khách hàng, vừa xử lý hiệu quả quy trình đơn hàng. Cách tiếp cận này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu phức tạp trong quản lý mà còn đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện.
Tuy nhiên để hiểu rõ OMS và CRM khác nhau như thế nào, anh/chị có thể phân biệt nhanh theo 5 tiêu chí như sau:
| Tiêu chí | OMS | CRM |
|---|---|---|
| Chức năng chính | Quản lý toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, tồn kho, giao vận | Quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng, tối ưu bán hàng |
| Tập trung | Quy trình đơn hàng, tồn kho, vận hành kho | Quan hệ khách hàng, lịch sử giao dịch, chăm sóc khách hàng |
| Lợi ích chính | Tăng tốc độ xử lý đơn, giảm sai sót, đồng bộ tồn kho | Tăng doanh số, duy trì khách hàng, tối ưu chiến dịch bán hàng |
| Đối tượng sử dụng | Bộ phận vận hành, kho, kế toán | Bộ phận bán hàng, CSKH, marketing |
IV. MISA AMIS CRM – Phần mềm quản lý đơn hàng tập trung, bảo mật
Lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong quản lý đơn hàng. Để hạn chế các tác vụ thủ công, doanh nghiệp cần lựa chọn hoặc xây dựng hệ thống quản lý tự động để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.
MISA AMIS CRM giúp quản lý đơn hàng tập trung trên phần mềm giúp nhân viên kinh doanh dễ tra cứu, nhà quản lý nắm bắt tình hình bán hàng của bộ phận.
MISA AMIS CRM hỗ trợ các bộ phận liên quan dễ dàng tra cứu số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng (sản phẩm) bao gồm số lượng và giá dựa trên Báo giá bán hàng, địa chỉ thanh toán, địa chỉ giao hàng và Điều khoản & điều kiện khác để tiến hàng thực hiện bàn giao sản phẩm/ hàng hóa cho khách hàng.
Tiết kiệm thời gian quản lý đơn hàng thủ công MISA AMIS CRM.
|
Đọc thêm bài viết liên quan: Phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất cho doanh nghiệp
IV. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc thêm nhiều thông tin về hệ thống quản lý đơn hàng OMS nói chung và gợi ý bạn sử dụng phần mềm của MISA AMIS cho việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp mình.
MISA AMIS hy vọng có được cơ hội hợp tác với cửa hàng, doanh nghiệp của bạn, giúp tạo dựng niềm tin trong lòng khách hàng và doanh nghiệp bạn thu về được thêm nhiều lợi nhuận hơn!
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
