Chức năng tổ chức là gì? 6 yếu tố cấu thành & 5 nguyên tắc của tổ chức quản trị

Nghiên cứu của McKinsey & Company (2021) chỉ ra rằng doanh nghiệp có cấu trúc tổ chức rõ ràng có năng lực điều phối hiệu quả cao gấp 2,2 lần trong việc đạt được các mục tiêu tài chính so với các doanh nghiệp có tổ chức yếu kém. Chức năng tổ chức giống như ”bộ khung xương” giữ cho mọi bộ phận liên kết chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng để doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả. 

Vậy chức năng tổ chức là gì, các nguyên tắc tổ chức cơ bản và vai trò đối với doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Chức năng tổ chức là gì?

Theo lý thuyết quản trị hiện đại, quản trị bao gồm 4 chức năng chính: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

Trong đó, chức năng tổ chức (Organizational functions) là quá trình lựa chọn và phân chia công việc, phân công trách nhiệm cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời chỉ định người chỉ huy với quyền hạn và nhiệm vụ rõ ràng, nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.

Về bản chất, chức năng tổ chức được thể hiện thông qua cơ cấu tổ chức quản trị, tức là sự sắp xếp tổng thể các bộ phận chuyên môn hóa khác nhau, có trách nhiệm và quyền hạn riêng biệt, được tổ chức theo cấp bậc để đảm bảo hoạt động quản trị diễn ra hiệu quả và phục vụ mục tiêu chung.

Toyota là một minh chứng điển hình cho việc áp dụng chức năng tổ chức một cách bài bản và hiệu quả. Thông qua mô hình Toyota Production System (TPS) – còn gọi là tổ chức sản xuất tinh gọn (Lean), doanh nghiệp này đã xây dựng một cơ cấu tổ chức rõ ràng, nhờ đó đạt năng suất lao động cao hơn trung bình ngành từ 20–30%, nâng cao khả năng cạnh tranh toàn cầu.

>>> Xem thêm: Chức năng của quản trị là gì? 4 chức năng cơ bản của quản trị mọi nhà lãnh đạo cần biết

Vai trò của chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quản trị quan trọng nhất, đảm bảo mọi nguồn lực (con người, tài chính, vật chất, thông tin) được “đặt đúng chỗ, đúng vai”, tạo nên một kết cấu chặt chẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

• Cụ thể hóa mục tiêu thành hệ thống hành động: Chức năng tổ chức giúp chia nhỏ các mục tiêu lớn của doanh nghiệp thành những nhiệm vụ cụ thể, phân bổ cho từng bộ phận, cá nhân. Nhờ đó, toàn bộ hệ thống có thể phối hợp nhịp nhàng để hướng đến kết quả chung.
• Phân công và phối hợp công việc hiệu quả: Tổ chức giúp xác định rõ ai làm gì, làm như thế nào và chịu trách nhiệm ra sao. Điều này hạn chế tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn hoặc bỏ sót nhiệm vụ trong quá trình thực hiện.
• Tăng khả năng thích nghi và linh hoạt: Một cơ cấu tổ chức khoa học cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh khi thị trường thay đổi, từ việc tái cấu trúc bộ máy đến thay đổi chiến lược vận hành. Bài nghiên cứu “Why Organizations Don’t Learn” (Harvard Business Review 2016) chỉ ra rằng doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức linh hoạt đạt năng suất và khả năng đổi mới cao hơn 20% so với doanh nghiệp có tổ chức yếu kém. 
• Hỗ trợ ra quyết định: Khi các bộ phận, vai trò và quy trình được tổ chức rõ ràng, việc đo lường hiệu quả công việc và kiểm soát hoạt động trở nên dễ dàng hơn, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh và chính xác.
• Nâng cao tinh thần làm việc và tăng sự gắn kết: Một môi trường tổ chức tốt giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, được trao quyền phù hợp và làm việc trong hệ thống minh bạch, từ đó nâng cao động lực và tinh thần trách nhiệm. Theo Gallup (2020), các doanh nghiệp có tổ chức công việc rõ ràng có tỷ lệ gắn bó nhân viên cao hơn 29% và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn 18%. 

Có thể thấy, nếu tổ chức không được thiết lập phù hợp, bộ máy cơ cấu trong doanh nghiệp sẽ làm việc kém hiệu quả, gặp nhiều khó khăn khi xử lý vấn đề.

Tải ngay: 70+ mẫu quy trình làm việc đầy đủ cho mọi phòng ban trong doanh nghiêp

5 nguyên tắc của tổ chức quản trị

Để tổ chức quản trị hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo những nguyên tắc cơ bản như sau:

1. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Nội dung của nguyên tắc thống nhất chỉ huy là một cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo. Đây được cho nguyên tắc cơ bản, cốt lõi nhất của chức năng tổ chức.

Bởi lẽ, việc tập trung vào cấu trúc giao việc và ủy quyền đơn giản sẽ phân chia quyền hạn rõ ràng cho từng cá nhân. Nhân viên tránh được tình trạng bối rối, phải sửa chữa công việc nhiều lần. Thống nhất chỉ huy cũng giúp người quản lý xác định phần nhiệm vụ, nhân sự mình cần quan tâm định hướng để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi.

2. Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu 

Mỗi doanh nghiệp đều những mục tiêu quan trọng được xem như cơ sở xây dựng cơ cấu tổ chức vững mạnh nhất. Dựa vào mục tiêu này, mỗi phòng ban sẽ tự thiếp lập kế hoạch làm việc cho đội ngũ của mình để góp phần xây dựng vào lợi ích chung.

>>> Tải ngay ấn phẩm Business Innovation 07: Thiết lập mục tiêu – Chuyển hóa hành động: Từ kế hoạch đến thực thi

3. Nguyên tắc hiệu quả 

Bất kỳ tổ chức nào cũng cần hoạt động hiệu quả để phát triển bền vững và bứt phá. Đối với các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là bộ máy nhân sự phải làm việc tối ưu nhất với điều kiện kinh phí nhất định. Ví dụ, bộ phận kế toán thường dự toán một hạn mức cho các hoạt động truyền thông, sự kiện và nhiệm vụ của phòng Marketing là sử dụng nguồn lực này hợp lý nhất, đem lại kết quả cao nhất cho công ty.

4. Nguyên tắc cân đối

Bên cạnh những nguyên tắc trên, chức năng tổ chức cũng đề cao sự cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận. Quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm mà bạn phải đảm nhận càng cao. Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận để đảm bảo sự công bằng, hài lòng cho nhân viên.

5. Nguyên tắc linh hoạt

Tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của môi trường bên ngoài. Nếu môi trường kinh doanh bên ngoài có sự biến động thì ban lãnh đạo cần ngay lập tức đề xuất phương hướng giải quyết, dự phòng rủi ro nhắm duy trì việc kinh doanh, sản xuất đều đặn. Nguyên tắc này yêu cầu người quản lý phải thực sự sáng suốt, có tầm nhìn xa cùng sự nhạy bén để phát hiện nguy cơ, nắm bắt thời cơ kịp thời.

6 yếu tố cấu thành chức năng tổ chức quản trị

Để tổ chức hoạt động hiệu quả, cần hiểu rõ những yếu tố cấu thành chức năng tổ chức trong quản trị học. Sau đây là 6 yếu tố cơ bản mà mỗi nhà quản trị cần nắm vững.

• Mục tiêu hoạt động: Đây là nền tảng cốt lõi, trả lời cho câu hỏi tổ chức tồn tại vì điều gì. Một tổ chức nếu không xác định rõ mục tiêu hoạt động sẽ rất khó duy trì hiệu quả và phát triển bền vững trong dài hạn.
• Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức giúp thiết lập các quy định và nguyên tắc quản lý, đảm bảo mọi hoạt động vận hành theo đúng chức năng và nhiệm vụ.
• Cơ chế quản lý: Là phương thức điều hành, chỉ đạo được áp dụng để điều phối các bộ phận, cá nhân nhằm thực hiện hiệu quả các chức năng và nhiệm vụ đã đề ra.
• Đội ngũ nhân sự: Được xem như “trái tim” của tổ chức, đội ngũ chính là nguồn lực quan trọng nhất thể hiện sức mạnh và khả năng phát triển của tổ chức.
• Cơ sở vật chất: Bao gồm các nguồn lực tài chính, trang thiết bị, công nghệ,… được đầu tư để hỗ trợ tổ chức hoàn thành mục tiêu và nâng cao hiệu suất hoạt động.
• Môi trường hoạt động: doanh nghiệp luôn phải vận hành trong một môi trường đầy biến động, do đó cần tận dụng tối đa những lợi thế đồng thời giảm thiểu những tác động tiêu cực từ môi trường bên ngoài.

Làm thế nào để thực hiện tốt chức năng tổ chức trong doanh nghiệp?

Để thực hiện tốt chức năng tổ chức trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng các nguồn lực được sắp xếp hợp lý, hoạt động phối hợp hiệu quả và hướng đến mục tiêu chung. Nhìn chung có ba cách tiếp cận cụ thể:

Phát huy tối đa sức mạnh nguồn nhân lực

Một tổ chức hiệu quả bắt đầu từ việc tận dụng tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân sự. Việc phân công công việc cần được thực hiện dựa trên năng lực và sở trường của từng cá nhân, đảm bảo mỗi người đều được đặt vào vị trí phù hợp nhất. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên, khuyến khích họ không ngừng học hỏi và sáng tạo. Tạo dựng một môi trường làm việc gắn kết, nơi các cá nhân có thể cộng tác hiệu quả trong các nhóm làm việc, cũng là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu suất tổ chức.

Xem khách hàng là trung tâm 

Để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, khách hàng cần được đặt làm trung tâm trong mọi quyết định tổ chức. Điều này đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt để kịp thời thích ứng với phản hồi và nhu cầu thay đổi từ thị trường. 

Các phòng ban như marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng và sản xuất cần có sự phối hợp nhịp nhàng, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên thu thập, phân tích và phản hồi các ý kiến từ khách hàng để điều chỉnh cách tổ chức nội bộ sao cho phù hợp

Ứng dụng công nghệ hiện đại 

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố sống còn. Các hệ thống phần mềm quản lý công việc, tổ chức và phối hợp nguồn lực giúp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo sự minh bạch trong phân công nhiệm vụ.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành linh hoạt, nhanh chóng thích ứng với thay đổi và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Dùng thử miễn phí

• Giao việc tập trung: Giao việc, phân bổ công việc cho từng người/phòng ban/dự án tập trung trên phần mềm, nhân viên chủ động trong công việc, biết mình cần làm gì, phối hợp với ai, khi nào cần hoàn thành.
• Trao đổi – phối hợp – báo cáo đồng nhất trên một nền tảng: Đội ngũ bình luận, trao đổi, quản lý tài liệu và phối hợp công việc theo quy trình được thiết lập sẵn. Khi hoàn thành xong công việc, chỉ cần tích done hoặc kéo – thả, quản lý không cần mất thời gian hỏi lại.
• Theo dõi tiến động công việc, dự án tức thời: Quản lý chủ động theo dõi tiến độ công việc của phòng ban/dự án, thời gian hoàn thành thực tế so với kế hoạch, nắm bắt ai đang phụ trách công việc gì, tiến độ ra sao, cập nhật thông báo tức thời khi có điểm nóng phát sinh.
• Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành, tính cam kết,… được tự động đánh giá theo thời gian thực.
• Quản lý phê duyệt mọi lúc mọi nơi: Thay vì mất thời gian họp, gọi điện, nhắn tin, quản lý dễ dàng phê duyệt các đề nghị/đề xuất, đơn xin nghỉ, đi công tác,… của nhân sự ngay trên hệ thống.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Tạm kết

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn mọi thông tin cơ bản về chức năng tổ chức là gì, vai trò và các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng tổ chức. Khi nắm vững những kiến thức này, bạn sẽ có nền tảng vững chắc để tổ chức hoạt động hiệu quả, tối ưu nguồn lực và đưa doanh nghiệp vận hành một cách bài bản, linh hoạt hơn.