Một kế hoạch BCP được tạo ra để giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động đều đặn và vượt qua những rủi ro liên quan tới bối cảnh kinh tế. Vậy BCP là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây MISA AMIS để cập nhất mọi thông tin về BCP, cách thức hoạt động và hiệu quả của nó.
| ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2025 CHO DOANH NGHIỆP |
1. BCP là gì?
BCP (Business Continuity Planning), hay còn gọi là Kế hoạch Duy trì Hoạt động Kinh doanh. BCP là một quy trình được xây dựng để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn vận hành một cách bình thường trong trường hợp xảy ra các sự cố không lường trước, chẳng hạn như thiên tai, tấn công mạng, sự cố kỹ thuật, hay các vấn đề nội bộ khác.
Mục tiêu chính của BCP là giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự gián đoạn hoạt động và phục hồi nhanh chóng trong các tình huống khẩn cấp. Kế hoạch này bao gồm các chiến lược, quy trình và giải pháp cụ thể để duy trì hoặc khôi phục các chức năng quan trọng của tổ chức, từ việc bảo vệ tài sản, dữ liệu, đến duy trì các dịch vụ cần thiết cho khách hàng và đối tác.
Ví dụ về BCP:
Một công ty công nghệ lập kế hoạch BCP để đảm bảo các hệ thống và dữ liệu quan trọng sẽ được sao lưu định kỳ và có phương án khôi phục nhanh chóng trong trường hợp mất điện hoặc tấn công mạng. Nếu xảy ra sự cố, công ty sẽ chuyển hoạt động sang các máy chủ dự phòng, đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn và khách hàng vẫn nhận được hỗ trợ bình thường.
2. Vai trò cốt lõi của Business Continuity Planning trong doanh nghiệp
2.1. Đối với nhân viên
Thấu hiểu BCP và ứng dụng đúng cách sẽ giúp người đứng đầu duy trì cũng như củng cố lòng tin của nhân viên. Ví dụ, trong giai đoạn khi dịch bệnh Covid lây lan và diễn biến phức tạp, nhiều doanh nghiệp lâm vào tình huống hoạt động gián đoạn hoặc phá sản.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý của người lao động bởi nguy cơ thất nghiệp cùng những gánh nặng cuộc sống. Lúc này, nếu có một kế hoạch kinh doanh liên tục được chuẩn bị tỉ mỉ, đội ngũ nhân viên sẽ tin tưởng hơn vào khả năng vận hành của doanh nghiệp. Từ đó, họ có thêm động lực gắn bó cùng công ty vượt qua khó khăn trước mắt.
2.2. Đối với khách hàng
BCP giúp doanh nghiệp duy trì các dịch vụ, sản phẩm, và hỗ trợ khách hàng liên tục ngay cả khi có sự cố. Điều này tăng cường lòng tin của khách hàng vào doanh nghiệp, cho thấy rằng họ có khả năng ứng phó nhanh chóng và bảo vệ quyền lợi của khách hàng trong mọi tình huống. Khách hàng sẽ không phải lo lắng về việc gián đoạn dịch vụ hay mất mát thông tin quan trọng.
2.3. Đối với đối tác
Đối tác kinh doanh sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi hợp tác với doanh nghiệp có Business Continuity Planning. Vì họ biết rằng ngay cả trong trường hợp xảy ra sự cố, doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động và hoàn thành cam kết hợp tác. Điều này củng cố mối quan hệ bền vững giữa các bên và tạo niềm tin lâu dài, giảm thiểu rủi ro đối với cả hai phía.
Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp
3. Những người quyết định sự thành công của BCP
Để tổng hợp các yếu tố trong mô hình BCP, doanh nghiệp cần thành lập một nhóm chuyên gia để nghiên cứu và lập kế hoạch. Các thành viên trong nhóm được lựa chọn kỹ lưỡng từ nhiều phòng ban khác nhau, mỗi người đảm nhận một vai trò cụ thể:
- Chủ tịch: Là người chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá tính khả thi của kế hoạch BCP. Nếu kế hoạch đáp ứng đầy đủ yêu cầu, Chủ tịch sẽ ký xác nhận và chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch.
- Đội phản ứng nhanh: Các thành viên trong đội này sẽ thường xuyên theo dõi tình hình thực tế và đưa ra các kế hoạch ứng phó kịp thời. Đội cũng có trách nhiệm thực hiện và thiết lập các chính sách, điều phối nội bộ để giảm thiểu rủi ro và duy trì hoạt động trong tình huống khẩn cấp.
- Đội liên lạc và ứng cứu khẩn cấp: Đây là bộ phận chủ chốt trong việc quản lý truyền thông khi doanh nghiệp đối mặt với khủng hoảng. Họ lập kế hoạch liên lạc và triển khai các biện pháp xử lý tình huống theo chiến lược đã được chuẩn bị từ trước.
- Đội Công nghệ thông tin và Kỹ thuật: Các nhân viên kỹ thuật sẽ đảm bảo rằng các hệ thống công nghệ thông tin và hạ tầng kỹ thuật luôn hoạt động ổn định, từ việc ghi hình, lưu trữ dữ liệu, đến việc truyền tải thông tin trong suốt quá trình ứng phó khủng hoảng.
Xem thêm: Lập kế hoạch công việc năm: Hướng dẫn từng bước đơn giản & các công cụ tối ưu
4. Quy trình xây dựng mô hình Business Continuity Plan trong Doanh nghiệp
Thiết lập mô hình BCP hiệu quả cần tuân theo quy trình nghiêm ngặt như sau:
4.1. Xác định bối cảnh hoạt động doanh nghiệp
Nhà lãnh đạo cần hiểu toàn bộ quy trình cũng như các mắt xích trong bộ máy để xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, bạn cũng phải nắm được các yếu tố mấu chốt ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp như là:
- Sản phẩm và dịch vụ của công ty là gì?
- Sơ đồ tổ chức bộ máy doanh nghiệp là gì?
- Quy trình của bộ phận có liên quan chặt chẽ đến sơ đồ tổ chức không?
- Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp là gì?
Các yếu tố bên ngoài như thể chế chính trị, kinh tế, xã hội, kỹ thuật, luật pháp… có thể làm gián đoạn việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Khi doanh nghiệp dự đoán được những vấn đề này, việc tìm ra các mối đe dọa cũng trở nên dễ dàng hơn.
4.2. Xác định mức độ và bối cảnh rủi ro
Sau khi được làm rõ bối cảnh và mức độ rủi ro, bộ phận BCP tiến hành thiết lập các chiến lược ứng phó theo từng mức độ như sau:
| Thấp | Doanh nghiệp có nền tảng tốt đã chủ động đề ra phương án để ứng phó thực tế khi nguy cơ xảy ra. Vì vậy, hoạt động kinh doanh sẽ không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi những rủi ro. |
| Trung bình | Nguy cơ khủng hoảng vẫn còn tồn tại và dự đoán sẽ ảnh hưởng một phần đến các hoạt động chung. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục và giữ mọi yếu tố nằm trong vùng an toàn (mức thấp). |
| Cao | Nguy cơ khủng hoảng cao sẽ gây những ảnh hưởng tiêu cực trên diện rộng. Vì vậy, đội phản ứng phải lập kế hoạch BCP kịp thời để rà soát, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường. |
| Rất cao | Mực độ rất cao nghĩa là doanh nghiệp có thể phải dừng hoạt động, các khâu sản xuất, cung ứng, bán hàng đều bị đình trệ. Vì vậy, ban lãnh đạo cần triển khai kế hoạch ứng phó một cách nhanh chóng, quyết liệt. Từ đó, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những tác động từ khủng hoảng, đưa nhân viên trở lại làm việc. |
4.3. Xây dựng kịch bản phân tích rủi ro
Các kịch bản phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp phát triển kế hoạch ứng phó kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Đặc biệt, để tạo ra một kịch bản phân tích rủi ro hoàn chỉnh, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Xác định các rủi ro hiện có hoặc tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình làm việc của bộ phận hoặc tổ chức .
- Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ phân tích, đánh giá khả năng rủi ro xuất hiện và mức độ ảnh hưởng của chúng tới hoạt động kinh doanh.
- Người đứng đầu tiếp tục phân chia mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ.
4.4. Quyết định các phương án hành động
Khi các bước chuẩn bị hoàn tất, doanh nghiệp sẽ thiết lập chiến lược ứng phó cụ thể theo từng mức độ rủi ro. Cơ sở của các chiến lược này có thể dựa trên những yếu tố sau:
- Số lượng rủi ro có thể xảy ra.
- Nguồn lực được phân bổ như thế nào? Nguồn lực này có đủ đáp ứng được nhu cầu giải quyết vấn đề sắp xảy ra không?
- Phân tích chi phí – lợi ích cụ thể khi thực hiện các phương án quản lý rủi ro.
4.5. Kiểm tra và đánh giá
Kiểm tra đánh giá là bước thiết yếu để xác định một chiến lược BCP có thực sự hiệu quả hay không. Cụ thể, bạn cần nêu rõ các thông tin trong kế hoạch đo lường và đánh giá của mình bao gồm:
- Doanh nghiệp cần kiểm tra và đánh giá những yếu tố nào trong kế hoạch BCP?
- Doanh nghiệp sử dụng phương pháp đo lường và đánh giá hiệu quả như thế nào?
- Thời điểm kiểm tra và đánh giá chính xác nhất?
- Người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, đánh giá là ai?
Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải lập hồ sơ và lưu trữ các kết quả, các thủ tục đánh giá để làm cơ sở thực hiện các chương trình liên quan khác. Nếu quá trình đánh giá bộc lộ nhiều sai sót, người chủ tọa cần có kế hoạch điều chỉnh và tránh ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty.
4.6. Cải tiến mô hình
Khi đề xuất một mô hình BCP là gì, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bất cập hoặc hạn chế khiến cho kế hoạch không đạt được kết quả cao nhất. Lúc này, nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng các kế hoạch cải tiến liên tục được thực hiện cho đến đạt mục tiêu đề ra.
Với những kế hoạch BCP kém hiệu quả, công ty cần phải có những hành động khắc phục kịp thời:
- Xem xét và quản lý ngay lập tức các vi phạm BCP.
- Tìm giải pháp khắc phục hậu quả nhanh chóng.
- Thực hiện phân tích để xác định nguyên nhân của việc không tuân thủ BCP.
- Quản lý và dự đoán các mối đe dọa tiềm ẩn trong tương lai gần.
- Các tổ chức cần nhận thức được mức độ rủi ro hiện tại để cần thống nhất kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
5. Lưu ý khi lập Business Continuity Plan
Việc lập kế hoạch BCP đòi hỏi sự đồng thuận của tất cả các cấp, phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. Đặc biệt, các yếu tố sau đóng vai trò quan trọng giúp BCP phát huy ưu điểm tối đa.
5.1. Vai trò của đội ngũ lãnh đạo
Đội ngũ lãnh đạo đóng vai trò dẫn dắt, định hướng mọi hoạt động của công ty. Họ cũng là những người trực tiếp giám sát việc thực hiện và tiếp tục điều hành công việc kinh doanh trong cả những thời điểm căng thẳng nhất.
Vì vậy, ban lãnh đạo cần cam kết các yếu tố sau:
- Chính sách, mục tiêu BCP phải phù hợp với định hướng và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
- Đồng bộ hóa các yêu cầu BCP với đội ngũ nhân sự để thực hiện nhất quán.
- Đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý trong quá trình thực hiện kế hoạch, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ tận tình cho các nhân sự triển khai BCP.
- Quản lý chiến lược truyền thông giúp bộ máy nội bộ nhận ra tầm quan trọng của BCP.
5.2. Truyền thông nội bộ
Giao tiếp nội bộ giúp nhân viên nhận ra vai trò của mình trong BCP là gì. Một kế hoạch truyền thông nội bộ chỉ thực sự hiệu quả nếu nó được tất cả nhân viên ủng hộ và tuân thủ nghiêm ngặt.
Kế hoạch truyền thông nội bộ cần nêu rõ nội dung và sự tham gia của các bên liên quan. Đối với nội dung cần được truyền đạt, nhân viên cần biết chính sách BCP và lợi ích của việc thực hiện kế hoạch liên tục trong kinh doanh, hậu quả của việc không tuân thủ BCP.
5.3. Ứng dụng công nghệ số
Sự phát triển của công nghệ là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong giai đoạn khủng hoảng. Điển hình như thời kỳ dịch Covid bùng phát, công nghệ chính là giải pháp ưu việt hàng đầu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động.
Các công ty đã ứng dụng một số phương pháp như làm việc từ xa, chấm công bằng Face ID hoặc vân tay để hạn chế tiếp xúc… Bằng cách này, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vẫn được duy trì.
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.
6. Kết luận
Có thể nói, việc tìm hiểu BCP là gì cho phép các tổ chức, doanh nghiệp lường trước rủi ro và ngăn chặn những rủi ro không đáng có. Ngoài ra, môi trường kinh doanh bên ngoài sẽ không ngừng thay đổi tạo ra nhiều nguy cơ khác nhau tiềm tàng trên con đường phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà lãnh đạo cùng các cấp quản lý cần lên kế hoạch tổng thể để đưa công ty vượt qua mọi khó khăn, thách thức.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
