Quy định về hóa đơn từ 5 triệu trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt

Từ năm 01/07/2025, quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hóa đơn đầu vào không dùng tiền mặt có sự thay đổi đáng chú ý theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT nếu khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên được thực hiện không dùng tiền mặt. Đây là nội dung quan trọng mà các tổ chức, cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo quyền lợi thuế và tránh rủi ro trong quá trình quyết toán.

Bài viết dưới đây sẽ làm rõ phạm vi áp dụng, các trường hợp ngoại lệ, cũng như hướng dẫn thực hiện thanh toán đúng quy định.

1. Quy định về hóa đơn GTGT từ 5 triệu trở lên

Theo quy định của Luật thuế GTGT 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025: để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ).

Đồng thời căn cứ theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bản.

….

⇒ Như vậy, theo Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì  bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Quy định này khác với Luật Thuế GTGT 2008, khi chỉ yêu cầu các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng, còn các giao dịch dưới 20 triệu đồng vẫn được phép dùng tiền mặt.

2. Các chứng từ cần có nếu thanh toán hóa đơn dưới 5 triệu bằng tiền mặt

• Hợp đồng;
• Hóa đơn GTGT;
• Phiếu xuất kho;
• Phiếu thu;
• Biên lai thu tiền;
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ;
• Chứng từ vận chuyển;
• Thanh lý hợp đồng;
• Biên bản nghiệm thu;
• Các chứng từ khác (nếu có).

Lưu ý: Trường hợp mua nhiều hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng trong cùng một ngày từ cùng một người bán và tổng giá trị các hóa đơn trong ngày đó từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Một số trường hợp đặc thù không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Một số trường hợp đặc thù không yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

• Thanh toán theo hình thức bù trừ hàng hóa, dịch vụ: Nếu bên mua và bên bán có thỏa thuận bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra, hoặc thực hiện vay mượn hàng hóa, thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận của hai bên. Trường hợp có bên thứ ba tham gia bù trừ công nợ thì cần biên bản ba bên làm căn cứ hợp lệ để khấu trừ thuế.
• Bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba: Trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ với khoản vay, mượn tiền hoặc các khoản bên mua chi hộ, bên bán hỗ trợ, doanh nghiệp cần có hợp đồng vay mượn lập bằng văn bản từ trước và chứng từ chuyển tiền từ bên cho vay sang bên vay qua tài khoản ngân hàng.
• Thanh toán qua bên thứ ba được ủy quyền: Nếu việc thanh toán được thực hiện theo ủy quyền hoặc theo chỉ định từ bên bán đối với bên thứ ba, thì cần được quy định rõ bằng văn bản trong hợp đồng. Đồng thời, bên thứ ba phải là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động hợp pháp theo quy định pháp luật.
• Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu: Trường hợp thanh toán tiền hàng bằng cổ phiếu, trái phiếu thì cần có hợp đồng mua bán lập thành văn bản thể hiện rõ phương thức thanh toán này.
• Trả phần còn lại bằng tiền mặt: Sau khi áp dụng các phương thức thanh toán tại nêu trên, nếu còn phần giá trị từ 5 triệu đồng trở lên được thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế nếu phần này có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Thanh toán vào tài khoản cưỡng chế của bên thứ ba: Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán không dùng tiền mặt vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ (theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào xác định tương ứng với số tiền chuyển vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước.
• Mua trả chậm, trả góp: Trường hợp mua hàng trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, nếu trong hợp đồng thể hiện rõ điều khoản thanh toán và có đầy đủ hóa đơn, thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay cả khi chưa đến thời hạn thanh toán. Tuy nhiên, đến thời điểm thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu dưới 5 triệu đồng : Trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 05 triệu đồng theo giá đã có thuế giá trị gia tăng và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào
• Ủy quyền cho cá nhân là người lao động: Trường hợp người lao động của doanh nghiệp được ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc nội bộ, sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại chi phí qua hình thức chuyển khoản thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Kết luận

Xử lý hóa đơn là một trong những nghiệp vụ đòi hỏi kế toán cần sự cẩn trọng để tránh các sai sót không đáng có. Giả sử tại các doanh nghiệp có hàng loạt giao dịch mỗi ngày, số lượng hóa đơn mà kế toán phải xử lý có khi lên đến hàng trăm, lúc này kế toán sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc xử lý hóa đơn. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, nhất là những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hóa đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót.

Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Quản lý nhiều quyết định đăng kí sử dụng hóa đơn cùng lúc: Quản lý các quyết định sử dụng hóa đơn theo từng trạng thái hiệu lực (đang có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực), tự tải mẫu theo quy định của cơ quan thuế về để in ra;
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
• Quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng: Giúp doanh nghiệp quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế biết; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng còn hiệu lực hay không;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Dùng thử miễn phí