Thiết kế tổ chức là gì? 05 nguyên tắc và quy trình cho doanh nghiệp

Để thích ứng với sự thay đổi của thị trường, một trong những biện pháp doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện là thiết kế tổ chức. Nhưng làm thế nào để tổ chức hiệu quả mà không ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh hiện tại? Hãy đọc bài viết sau của MISA AMIS để tìm ra câu trả lời ngay!

MISA thân tặng bạn ấn phẩm MISA Business Innovation số 08 TƯ DUY ĐÚNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

1. Thiết kế tổ chức là gì?

Một công ty khởi nghiệp về công nghệ đang phát triển nhanh chóng và muốn mở rộng sang thị trường quốc tế. Tuy nhiên, bộ máy hiện tại chỉ xoay quanh một nhóm kỹ sư và người sáng lập – chưa có bộ phận riêng cho marketing quốc tế, pháp lý hay hỗ trợ khách hàng. Để hoạt động hiệu quả khi mở rộng, công ty cần thiết kế lại tổ chức, phân bổ rõ ràng chức năng, trách nhiệm và các mối quan hệ giữa các bộ phận.

Thiết kế tổ chức là quá trình xác định cấu trúc, vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong một tổ chức nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, phù hợp với mục tiêu chiến lược và thích ứng với môi trường kinh doanh. Đây là nền tảng để doanh nghiệp vận hành linh hoạt, phân công công việc rõ ràng và tối ưu hóa nguồn lực.

Thiết kế tổ chức từ lâu đã được coi là một công việc phức tạp và tẻ nhạt. Theo khảo sát của McKinsey & Company, chưa đến 25% nỗ lực thiết kế lại công ty thành công, 44% sau đó bị quá tải, một phần tư không đạt được mục tiêu hoặc hiệu quả hoạt động của công ty không cải thiện.

Chính vì vậy, người lãnh đạo cần hiểu rõ cơ cấu của doanh nghiệp cũng như các nguyên tắc tái thiết kế tổ chức quan trọng để thực hiện thành công.

Đọc thêm: Hướng dẫn thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phù hợp để phát triển mạnh mẽ

2. Vai trò của thiết kế tổ chức là gì?

Vai trò của thiết kế tổ chức rất quan trọng đối với sự phát triển và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể gồm các vai trò chính sau:

• Đảm bảo sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm: Giúp mỗi cá nhân, bộ phận hiểu rõ công việc mình phải làm, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
• Tăng hiệu quả phối hợp và truyền thông nội bộ: Một cấu trúc hợp lý giúp dòng thông tin lưu chuyển mạch lạc, các phòng ban phối hợp tốt hơn trong công việc.

• Tối ưu hóa nguồn lực: Thiết kế tổ chức giúp phân bổ nhân sự và tài nguyên đúng chỗ, giảm lãng phí và tăng hiệu suất làm việc.

• Hỗ trợ thực thi chiến lược: Cấu trúc tổ chức phù hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai chiến lược kinh doanh và thích ứng với thay đổi của thị trường.
• Tạo nền tảng cho phát triển và mở rộng: Một tổ chức được thiết kế tốt sẽ dễ dàng mở rộng quy mô, thiết lập chi nhánh mới hoặc thích nghi với mô hình kinh doanh mới.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh: Tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả, vận hành linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Tải ngay: Trọn bộ 20+ tài liệu quản trị doanh nghiệp toàn diện

3. Các loại hình thiết kế tổ chức phổ biến

Khi doanh nghiệp phát triển, việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả vận hành. Dưới đây là bốn mô hình thiết kế tổ chức phổ biến, mỗi mô hình phù hợp với từng quy mô và mục tiêu khác nhau.

3.1. Thiết kế tổ chức theo chức năng

Đặc điểm: Tổ chức được chia thành các bộ phận dựa trên chức năng chuyên môn như: Kế toán, Nhân sự, Marketing, Sản xuất…

Ví dụ: Một công ty sản xuất có các phòng ban: Phòng sản xuất, Phòng bán hàng, Phòng kế toán, Phòng R&D.

Ưu điểm:

• Tập trung chuyên môn cao, tăng hiệu suất trong từng bộ phận.

• Dễ quản lý và kiểm soát chi phí.

• Thích hợp cho tổ chức có quy mô vừa và ổn định.

Nhược điểm:

• Dễ hình thành “rào cản” giữa các phòng ban.

• Khó phối hợp khi cần giải quyết các vấn đề liên chức năng.

• Thiếu linh hoạt khi mở rộng sản phẩm/dịch vụ.

3.2. Mô hình cơ cấu theo phòng ban

Đặc điểm: Tổ chức phân chia theo sản phẩm, khu vực địa lý hoặc đối tượng khách hàng. Mỗi phòng ban hoạt động như một đơn vị độc lập.

Ví dụ: Một tập đoàn đa ngành có phòng ban riêng cho mảng điện tử, mảng thực phẩm, mảng tài chính.

Ưu điểm:

• Dễ tập trung vào từng thị trường hoặc nhóm khách hàng.

• Linh hoạt khi phát triển sản phẩm hoặc mở rộng vùng địa lý.

• Giúp đo lường hiệu quả từng đơn vị rõ ràng.

Nhược điểm:

• Trùng lặp chức năng giữa các phòng ban (ví dụ: mỗi đơn vị đều có bộ phận kế toán riêng).

• Chi phí vận hành cao hơn.

• Nguy cơ cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận.

3.3. Thiết kế tổ chức theo mô hình ma trận

Đặc điểm: Kết hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu theo dự án/phòng ban. Nhân viên có thể báo cáo cho cả trưởng bộ phận chuyên môn và trưởng dự án.

Ví dụ: Một công ty CNTT vừa tổ chức theo bộ phận kỹ thuật, nhân sự, kế toán, vừa theo các dự án A, B, C – mỗi nhân viên tham gia vào cả hai.

Ưu điểm:

• Tận dụng hiệu quả nguồn lực từ các phòng ban.

• Linh hoạt trong việc điều phối dự án.

• Khuyến khích hợp tác và chia sẻ thông tin.

Nhược điểm:

• Dễ gây mâu thuẫn trong báo cáo, quản lý.

• Đòi hỏi năng lực điều phối và giao tiếp rất cao.

• Cấu trúc phức tạp, khó triển khai với doanh nghiệp nhỏ.

3.4. Mô hình cơ cấu phẳng

Đặc điểm: Ít cấp bậc quản lý, tối giản hóa hệ thống phân cấp. Nhân viên có quyền tự chủ cao, ít tầng nấc lãnh đạo.

Ví dụ: Một startup chỉ có 1 giám đốc điều hành và toàn bộ nhân viên cùng tham gia vào các quyết định.

Ưu điểm:

• Tăng tốc độ ra quyết định.

• Khuyến khích sáng tạo và sự chủ động.

• Tạo môi trường làm việc thoải mái, cởi mở.

Nhược điểm:

• Thiếu định hướng nếu không có người lãnh đạo rõ ràng.

• Khó áp dụng cho tổ chức lớn, nhiều quy trình phức tạp.

• Rủi ro thiếu kỷ luật và quản lý kém hiệu suất.

4. 5 nguyên tắc thiết kế tổ chức

4.1. Nguyên tắc chuyên môn hóa

Nguyên tắc đầu tiên nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tạo ra các ranh giới rõ ràng nhằm khuyến khích phát triển các kỹ năng chuyên môn. Mục tiêu là bảo vệ các nền văn hóa chuyên môn khỏi ảnh hưởng của các yếu tố thống trị trong tổ chức. Điều này giúp duy trì sự độc lập và sự phát triển chuyên sâu trong các lĩnh vực cụ thể.

4.2. Nguyên tắc phối hợp

Trong một tổ chức hiệu quả, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là yếu tố sống còn. Dù bạn chọn cơ cấu chức năng, phòng ban hay ma trận, việc đảm bảo các đơn vị hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và phối hợp đúng thời điểm là điều bắt buộc. Khi phối hợp kém, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng “cát cứ nội bộ”, chậm ra quyết định và kém thích ứng với thay đổi.

Tuy nhiên, phối hợp không thể chỉ dựa vào quy trình và con người – mà cần có hệ thống hỗ trợ.

Và đây là lúc nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS phát huy vai trò. MISA AMIS giúp doanh nghiệp:

• Kết nối phòng ban trên cùng một hệ thống, từ Kế toán, Nhân sự đến Bán hàng và Điều hành.

• Tự động hóa quy trình, giảm phụ thuộc vào thủ công.

• Phân quyền rõ ràng, đảm bảo ai làm việc gì – và phối hợp như thế nào.

Mời anh chị tham khảo giải pháp quản trị cốt lõi các hoạt động tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, nhân sự và điều hành. Nền tảng kết nối và liên thông dữ liệu, đặc biệt sở hữu ba tiêu chí quan trọng là chi phí thấp – dễ triển khai – nhanh có hiệu quả.

Đăng ký dùng thử

4.3. Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc này chỉ ra rằng trách nhiệm nên được phân công cho những người hoặc nhóm có năng lực phù hợp nhất để thực hiện nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là những quyết định quan trọng không nên bị can thiệp bởi các cấp lãnh đạo nếu họ không có đủ kiến thức chuyên môn, mà nên giao lại cho những chuyên gia có kinh nghiệm sâu rộng hơn.

4.4. Nguyên tắc kiểm soát và cam kết

Một yếu tố quan trọng trong tổ chức là việc cân bằng giữa kiểm soát các hoạt động và duy trì sự tham gia, cam kết của các thành viên. Để đạt được điều này, cần có các quy trình kiểm soát hợp lý mà không làm giảm động lực của nhân viên, chẳng hạn như giảm bớt sự can thiệp vào các quyết định nhỏ có thể giao cho các cấp dưới thực hiện.

4.5. Nguyên tắc đổi mới và thích nghi

Cuối cùng, điều này yêu cầu tổ chức có sự linh hoạt trong cấu trúc để thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng trong môi trường bên ngoài. Cần phát triển các chiến lược mới và cải tiến nội bộ để không bị tụt lại phía sau trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Sự thay đổi này có thể đòi hỏi sự điều chỉnh về cấu trúc, quy trình và chiến lược tổ chức để tiếp tục phát triển bền vững.

Mỗi yếu tố trong thiết kế tổ chức cần được áp dụng linh hoạt và kết hợp với nhau để tạo ra một tổ chức hiệu quả và có thể phát triển trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Đọc ngay: Chuẩn hóa quy trình – 7 bước thống nhất quy trình nhanh chóng, tiết kiệm

5. Quy trình thiết kế tổ chức chi tiết cho doanh nghiệp

5.1. Xác định bối cảnh và chẩn đoán

• Đánh giá môi trường bên ngoài của doanh nghiệp: Đánh giá những thay đổi trong nhu cầu khách hàng, các yếu tố pháp lý, phân tích đối thủ cạnh tranh và các yếu tố tác động khác từ bên ngoài.
• Đánh giá và chẩn đoán môi trường nội bộ của doanh nghiệp: Nhà quản trị cần nhận diện các vấn đề từ con người, hệ thống hay quy trình không còn phù hợp với chiến lược hiện tại và xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề này.
• Xây dựng sự đồng thuận và định hướng từ lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc chẩn đoán, thiết kế và dẫn dắt quá trình thay đổi. Nếu không có sự đồng thuận và cam kết rõ ràng từ lãnh đạo, các sáng kiến thay đổi sẽ khó thành công.

5.2. Đặt ra các ưu tiên chiến lược

• Xác định các ưu tiên chiến lược: Đây là những quyết định quan trọng về cách thức doanh nghiệp tiếp tục thực hiện sứ mệnh của mình, chủ yếu tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu.
• Xác định các ưu tiên hoạt động: Các ưu tiên này tập trung vào việc cải thiện và tối ưu hóa các quy trình nội bộ của doanh nghiệp để hỗ trợ chiến lược tổng thể.

Sau khi hoàn thành bước này, doanh nghiệp có thể thành lập nhóm thiết kế và xác định các tiêu chí, giới hạn của chương trình.

5.3. Thiết kế cơ cấu tổ chức chiến lược

• Định hướng thay đổi hiện trạng: Doanh nghiệp cần xác định rõ cơ cấu tổ chức hiện tại cần thay đổi như thế nào để phù hợp với các ưu tiên chiến lược và hoạt động mới.
• Khám phá và phát triển các mô hình thay thế: Làm việc với các nguồn lực nội bộ để phát hiện cơ hội cải tiến và thử nghiệm các phương thức làm việc khác nhau.
• Xác định công việc và phân loại các yêu cầu nguồn lực: Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và quy định. Đồng thời, xác định các vai trò và nguồn lực cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
• Đánh giá và chọn mô hình phù hợp nhất: Nghiên cứu kỹ lưỡng các mô hình tiềm năng và lựa chọn mô hình phù hợp nhất với mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

5.4. Thiết kế tổ chức theo chức năng và hoạt động

Sau khi các quyết định chiến lược đã được đưa ra, bước tiếp theo là xây dựng sơ đồ tổ chức. Đây là phương pháp tiếp cận khác biệt so với cách làm của hầu hết các doanh nghiệp, góp phần vào tỉ lệ thành công cao hơn trong các dự án thay đổi.

• Phát triển các nhóm và kết nối: Các vai trò trong tổ chức sẽ được nhóm lại thành các đội nhóm và phòng ban, đồng thời xác định các mối liên kết cần thiết để đảm bảo thông tin và quy trình làm việc diễn ra hiệu quả.
• Chuyển đổi nhóm thành sơ đồ tổ chức cấp cao: Khi cơ cấu tổ chức và cách thức làm việc đã được xác định, các nhóm sẽ được chuyển thành sơ đồ tổ chức cấp cao, phản ánh cấu trúc chính của doanh nghiệp.
• Thiết kế một khung quản trị chi tiết: Phân chia rõ ràng các vai trò quản lý và lãnh đạo trong toàn bộ tổ chức, bao gồm trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ giải trình ở từng cấp.

5.5. Kế hoạch triển khai và quản lý thay đổi

Khi các nền tảng đã được xây dựng, bước tiếp theo là lập kế hoạch và triển khai cơ cấu tổ chức mới.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng và rủi ro: Việc thay đổi cơ cấu tổ chức có thể gặp nhiều thách thức và cảm xúc không ổn định. Thành công phụ thuộc vào việc chuẩn bị kỹ càng và nhận diện các rào cản có thể gặp phải.
• Xây dựng kế hoạch triển khai chuyển đổi: Sau khi xác định được các rủi ro, nhóm thiết kế sẽ xây dựng một kế hoạch tổng thể để chuyển doanh nghiệp từ mô hình hiện tại sang mô hình cơ cấu tổ chức mới.
• Phát triển chiến lược truyền thông: Thay đổi có thể khiến nhân viên cảm thấy lo ngại và không chắc chắn. Vì vậy, một chiến lược truyền thông toàn diện là điều cần thiết để thu hút sự tham gia của mọi người và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về thiết kế tổ chức và các nguyên tắc thực hiện thiết kế tổ chức mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần lưu tâm. Việc chuẩn bị nền tảng kiến thức vững chắc sẽ giúp bạn ứng dụng một cách phù hợp và hiệu quả hơn vào công việc của mình.