Quản lý chi phí dự án là gì? Các bước quản lý chi phí dự án

https://amis.misa.vn/214897/phan-mem-quan-ly-du-an-tot-nhat-hien-nay/Quản lý chi phí dự án là hoạt động cần thiết đảm bảo các dự án kinh doanh có điều kiện thuận lợi để hoàn thành. Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động và có những dự án mới, việc thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào các quản lý dự án trong đó có kỹ năng quản lý chi phí dự án. Vậy quản lý chi phí dự án và có những loại chi phí dự án nào hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây.

[Tặng bạn] Bộ 12 mẫu file excel quản lý dự án mới nhất

1. Quản lý chi phí dự án là gì?

Quản lý chi phí dự án là quá trình đưa ra ước tính, kiểm soát và xử lý quá trình phân bổ nguồn vốn ngân sách của một doanh nghiệp đảm bảo không vượt quá chi phí giới hạn cho phép. Để quản lý chi phí dự án hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý cần có phương pháp quản lý, kế hoạch quản lý phù hợp.

Nói một cách đơn giản, quản lý chi phí dự án là việc trả lời các câu hỏi:

• Dự án này sẽ cần chi bao nhiêu tiên?
• Ngân sách hiện có để chi tiêu là bao nhiêu
• So với kế hoạch thì đang chi tiêu như thế nào
• Làm thế nào để không bị vượt ngân sách

Xem thêm: Quy trình quản lý dự án là gì? 5 giai đoạn cơ bản chuẩn ISO

2. Các loại chi phí dự án

Mỗi dự án nhất định sẽ có đặc điểm riêng vì thế các loại chi phí dự án cũng sẽ khác nhau, có yêu cầu khác nhau trong việc quản lý. Dưới đây là một số loại chi phí cần nắm được để có thể quản lý chi phí dự án hiệu quả:

Chi phí trực tiếp:

• Chi phí nhân công: Tiền lương và các khoản chi phí liên quan đến nhân sự làm việc trực tiếp trong dự án.
• Chi phí vật liệu: Các chi phí liên quan đến vật liệu, nguyên liệu, và trang thiết bị sử dụng trong dự án.
• Chi phí thiết bị và công cụ: Mua sắm hoặc thuê mướn các thiết bị cần thiết cho dự án.
• Chi phí phụ trợ: Các chi phí liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ cho các hoạt động chính của dự án.

Chi phí gián tiếp:

• Chi phí quản lý: Các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý dự án như tiền lương của các quản lý, văn phòng phẩm, điện nước, v.v.
• Chi phí cố định: Chi phí không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án, như thuê văn phòng, bảo trì hệ thống, v.v.
• Chi phí khấu hao: Chi phí liên quan đến việc phân bổ giá trị của tài sản cố định như máy móc, thiết bị, vào chi phí hàng năm.

Chi phí thay đổi:

• Chi phí phát sinh: Các chi phí không dự đoán trước, thường liên quan đến thay đổi yêu cầu, sự cố không mong muốn hoặc tình huống bất khả kháng.
• Chi phí thay đổi trong kế hoạch: Chi phí phát sinh từ việc thay đổi phương thức thực hiện, công nghệ, hoặc thay đổi trong phạm vi công việc.

Chi phí không xác định:

• Chi phí dự phòng: Là khoản chi phí được dành riêng để xử lý các tình huống bất ngờ, có thể không lường trước được trong quá trình thực hiện dự án.
• Chi phí rủi ro: Chi phí liên quan đến các yếu tố không chắc chắn và những rủi ro mà dự án có thể gặp phải.

Chi phí hoàn thành:

• Chi phí nghiệm thu: Chi phí liên quan đến việc kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu kết quả của dự án.
• Chi phí bảo trì và hỗ trợ: Các chi phí liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa hoặc hỗ trợ dự án sau khi hoàn thành.

3. Tại sao quản lý chi phí dự án quan trọng?

Quản lý chi phí dự án là một phần thiết yếu trong việc điều hành bất kỳ dự án nào. Không chỉ đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng ngân sách mà còn giúp các nhà quản lý và các bên liên quan có cái nhìn tổng thể về tài chính và kết quả của dự án. Dưới đây là một số lý do quan trọng tại sao việc quản lý chi phí dự án lại không thể thiếu:

• Đảm bảo dự án hoàn thành đúng ngân sách

Đây là lợi ích cốt lõi. Việc duy trì ngân sách trong phạm vi đã dự tính giúp đảm bảo rằng các khoản chi được sử dụng đúng mục đích và không vượt quá mức cho phép.

• Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí cho các dự án trong tương lai

Khi chi phí của một dự án được quản lý hiệu quả, công ty sẽ có thể tối ưu hóa các nguồn lực sử dụng trong dự án, giúp tiết kiệm chi phí không cần thiết. Việc phân tích chi phí dự án và rút ra bài học sẽ giúp công ty xây dựng các chiến lược tài chính chính xác hơn cho các dự án tiếp theo, giảm thiểu những sai sót và tăng cường khả năng dự báo tài chính.

• Duy trì lợi nhuận cho doanh nghiệp và các bên liên quan

Các bên liên quan (ban lãnh đạo, khách hàng, nhà đầu tư) có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của dự án, tăng cường niềm tin và trách nhiệm giải trình. Với các dự án tạo doanh thu, quản lý chi phí hiệu quả trực tiếp góp phần tăng biên lợi nhuận. Một dự án hoàn thành đúng ngân sách thể hiện năng lực quản lý vượt trội của tổ chức.

• Giảm thiểu rủi ro tài chính và bất ngờ không mong muốn

Thông tin tài chính chính xác giúp Project Manager và ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và sáng suốt khi cần điều chỉnh kế hoạch. Việc có kế hoạch dự phòng chi tiết và theo dõi chi phí thường xuyên giúp phát hiện kịp thời các biến động, từ đó giúp xử lý các tình huống bất ngờ trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.

Tham khảo: Những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án và giải pháp tối ưu cho nhà quản lý

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án không chỉ phụ thuộc vào các hoạt động trực tiếp mà còn chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác:

• Phạm vi dự án (Scope): Mọi sự thay đổi, mở rộng phạm vi (scope creep) mà không được kiểm soát sẽ trực tiếp làm tăng chi phí.
• Thời gian (Time): Dự án kéo dài hơn dự kiến thường làm tăng chi phí gián tiếp (thuê văn phòng, lương nhân viên quản lý).
• Chất lượng (Quality): Yêu cầu chất lượng cao hơn thường đòi hỏi vật liệu tốt hơn, nhân công tay nghề cao hơn, quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn, dẫn đến chi phí cao hơn.
• Rủi ro (Risks): Các rủi ro không lường trước hoặc không được quản lý tốt có thể phát sinh chi phí lớn (ví dụ: hỏng hóc thiết bị, thiên tai).
• Nguồn lực (Resources): Sự thiếu hụt nhân sự, vật liệu hoặc thiết bị có thể dẫn đến việc phải trả thêm chi phí để đảm bảo tiến độ.
• Sự phức tạp của dự án: Các dự án phức tạp hơn thường có chi phí quản lý, kiểm soát và chi phí dự phòng cao hơn.
• Yếu tố thị trường & Lạm phát: Giá cả vật liệu, dịch vụ, tỷ giá hối đoái có thể biến động, ảnh hưởng đến chi phí tổng thể.

5. Các bước trong quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án là một quá trình liên tục và phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong dự án. Để đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong ngân sách dự toán, các nhà quản lý cần thực hiện các bước sau:

5.1. Dự toán chi phí

Dự toán chi phí là bước đầu tiên và quan trọng trong quản lý chi phí dự án. Đây là quá trình xác định ngân sách dựa trên các yếu tố như tài nguyên, nhân sự, vật tư, và thời gian cần thiết để hoàn thành từng phần công việc của dự án. Việc dự toán chi phí cần phải chính xác và hợp lý để không gây thiếu hụt ngân sách trong quá trình thực hiện dự án. Các yếu tố cần xem xét khi dự toán chi phí bao gồm:

• Tính toán chi phí lao động: Bao gồm các chi phí cho nhân sự, bao gồm lương, phúc lợi, và các khoản chi phí liên quan.
• Chi phí vật tư và nguyên liệu: Xác định số lượng vật tư, nguyên liệu cần thiết và giá trị của chúng.
• Chi phí máy móc và thiết bị: Nếu dự án yêu cầu thuê mướn thiết bị hoặc sử dụng máy móc, cần phải tính toán các chi phí này.
• Chi phí gián tiếp: Bao gồm các khoản chi phí như phí hành chính, chi phí giám sát, chi phí bảo hiểm, v.v.

5.2. Kiểm soát chi phí

Sau khi ngân sách dự án đã được xác định, công tác kiểm soát chi phí trong suốt quá trình triển khai dự án là vô cùng quan trọng. Việc này bao gồm:

• Theo dõi chi phí thực tế so với dự toán: Các nhà quản lý cần liên tục theo dõi chi phí thực tế phát sinh so với các dự toán ban đầu. Nếu có sự khác biệt, cần xác định nguyên nhân và tìm cách điều chỉnh.
• Quản lý thay đổi chi phí: Trong suốt quá trình triển khai, có thể sẽ có những thay đổi không lường trước được (như chi phí nguyên vật liệu tăng hoặc chi phí nhân công vượt mức dự tính). Cần có kế hoạch quản lý thay đổi và cập nhật ngân sách khi cần thiết.
• Sử dụng công cụ theo dõi chi phí: Các công cụ như phần mềm quản lý dự án (ví dụ: MS Project, Primavera) có thể giúp giám sát chi phí và cung cấp thông tin về các khoản chi phí đã chi và dự báo chi phí sắp tới.

5.3. Báo cáo chi phí

Báo cáo chi phí là một phần quan trọng trong việc quản lý chi phí dự án. Các báo cáo này giúp các bên liên quan, bao gồm các nhà đầu tư và các trưởng nhóm, có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của dự án. Những báo cáo chi phí cần bao gồm:

• Báo cáo chi phí theo tiến độ: Thể hiện chi phí thực tế đã chi và so sánh với chi phí dự toán trong từng giai đoạn của dự án.
• Dự báo chi phí: Dựa trên các dữ liệu hiện tại, báo cáo này cung cấp dự báo về chi phí trong tương lai của dự án, giúp nhà quản lý có thể điều chỉnh ngân sách khi cần.
• Báo cáo chi phí vượt ngân sách: Khi chi phí vượt qua ngân sách dự kiến, báo cáo sẽ giúp xác định lý do và các giải pháp để giảm thiểu chi phí không cần thiết trong tương lai.

5.4. Đánh giá lại ngân sách định kỳ

Việc đánh giá lại ngân sách định kỳ là một bước quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án vẫn đi đúng hướng về tài chính. Các nhà quản lý cần thường xuyên xem xét lại ngân sách dự án để:

• Đánh giá tình hình chi tiêu và điều chỉnh nếu cần thiết.
• Cập nhật các yếu tố chi phí mới hoặc điều chỉnh dự báo chi phí dựa trên các thay đổi trong dự án.
• Đảm bảo rằng các hạng mục chi phí quan trọng vẫn được kiểm soát và không bị vượt mức ngân sách.

5.5. Kết thúc và đánh giá chi phí dự án

Sau khi dự án hoàn thành, việc đánh giá chi phí là một phần không thể thiếu. Các nhà quản lý cần xem xét toàn bộ chi phí dự án so với dự toán ban đầu để:

• Rút ra bài học kinh nghiệm: Xem xét các yếu tố gây phát sinh chi phí, tìm hiểu lý do và đề xuất các biện pháp cải thiện cho các dự án trong tương lai.
• Đánh giá hiệu quả tài chính: Xem xét kết quả tài chính của dự án và xác định mức độ hoàn thành ngân sách dự toán.
• Cung cấp báo cáo tổng kết: Lập báo cáo chi phí cuối cùng cho các bên liên quan, giúp họ có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả chi phí trong suốt quá trình dự án.

6. Tip quản lý chi phí dự án hiệu quả

Quản lý chi phí dự án là một quá trình đầy thách thức, nhưng với những chiến lược và công cụ hợp lý, bạn có thể kiểm soát chi phí hiệu quả, đảm bảo dự án không vượt ngân sách. Dưới đây là một số mẹo giúp quản lý chi phí dự án một cách hiệu quả:

5.1. Lập kế hoạch chi tiết ngay từ đầu

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc quản lý chi phí dự án là lập kế hoạch chi tiết ngay từ đầu. Dự toán ngân sách cần phải đầy đủ và chi tiết, bao gồm mọi khoản chi phí có thể phát sinh trong suốt quá trình triển khai dự án. Hãy chắc chắn rằng kế hoạch của bạn bao gồm:

• Chi phí lao động: Đảm bảo tính toán chính xác lương, phúc lợi và chi phí của nhân sự.
• Chi phí vật tư và thiết bị: Cần xác định rõ nguồn cung cấp và chi phí của các vật tư và thiết bị cần thiết.
• Chi phí phát sinh: Dự tính các tình huống khẩn cấp hoặc các thay đổi bất ngờ có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án.

Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn và tránh được những sai sót trong quá trình thực hiện.

5.2. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí dự án

Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí là một cách hiệu quả để theo dõi và kiểm soát chi phí dự án. Các phần mềm này giúp bạn theo dõi chi phí theo từng hạng mục, dự báo chi phí tương lai, và cảnh báo khi có sự vượt ngân sách. Một số phần mềm phổ biến cho việc quản lý chi phí bao gồm:

• MS Project: Phần mềm mạnh mẽ giúp lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo chi phí.
• Trello hoặc Asana: Mặc dù chủ yếu là công cụ quản lý dự án, nhưng cũng có thể tích hợp tính năng quản lý chi phí nếu được cấu hình đúng.
• QuickBooks: Phần mềm kế toán có thể giúp theo dõi và quản lý các chi phí tài chính liên quan đến dự án.

Việc sử dụng phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc quản lý chi phí.

5.3. Phân bổ ngân sách hợp lý

Khi phân bổ ngân sách cho các hạng mục trong dự án, hãy đảm bảo rằng các khoản chi phí được phân chia hợp lý và đáp ứng đúng nhu cầu của dự án. Việc phân bổ không chính xác có thể dẫn đến việc thiếu hụt tài chính trong những giai đoạn quan trọng. Các bước phân bổ ngân sách bao gồm:

• Ưu tiên các hạng mục quan trọng: Đảm bảo rằng các yếu tố như nhân sự và vật tư cần thiết cho tiến độ dự án luôn có đủ ngân sách.
• Tạo quỹ dự phòng: Lập một khoản ngân sách dự phòng cho các sự kiện bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình triển khai.

Một kế hoạch phân bổ ngân sách hợp lý sẽ giúp bạn có thể ứng phó linh hoạt với các tình huống bất ngờ mà không ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

5.4. Giám sát thường xuyên

Kiểm soát chi phí chỉ có thể hiệu quả nếu bạn thực hiện giám sát thường xuyên. Các nhà quản lý cần theo dõi chi phí thực tế so với dự toán và kịp thời phát hiện các vấn đề có thể xảy ra. Các công cụ giám sát chi phí có thể giúp bạn:

• Theo dõi chi phí theo thời gian thực: Cập nhật ngay lập tức các chi phí phát sinh và so sánh với dự toán.
• Kiểm tra chi phí theo từng giai đoạn: Đánh giá tình hình chi phí của từng giai đoạn dự án để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Báo cáo chi phí thường xuyên: Cung cấp các báo cáo tài chính định kỳ cho các bên liên quan, giúp họ hiểu rõ tình hình tài chính của dự án.

Giám sát thường xuyên giúp bạn nhận diện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời, tránh tình trạng vượt ngân sách.

5.5. Quản lý thay đổi chi phí

Trong bất kỳ dự án nào, sẽ có những thay đổi không lường trước được, và chi phí có thể phát sinh hoặc thay đổi trong suốt quá trình triển khai. Để quản lý chi phí hiệu quả, bạn cần có một quy trình quản lý thay đổi rõ ràng:

• Xác định quy trình phê duyệt chi phí: Các thay đổi về chi phí phải được phê duyệt thông qua một quy trình nhất định và có sự đồng thuận từ các bên liên quan.
• Đánh giá tác động của thay đổi: Trước khi quyết định thay đổi chi phí, cần đánh giá kỹ lưỡng tác động của nó đến ngân sách tổng thể và tiến độ dự án.
• Cập nhật ngân sách khi có thay đổi: Đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào cũng được phản ánh ngay vào ngân sách dự án để tránh các bất cập sau này.

5.6. Đánh giá lại ngân sách định kỳ

Để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng tài chính, việc đánh giá lại ngân sách định kỳ là điều cần thiết. Mỗi khi có những thay đổi lớn hoặc khi tiến độ dự án thay đổi, hãy đánh giá lại ngân sách để điều chỉnh kịp thời. Đánh giá lại ngân sách giúp:

• Cập nhật chi phí thực tế: Xác định sự khác biệt giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế, từ đó điều chỉnh cho phù hợp.
• Cải thiện tính chính xác cho các dự án sau: Đánh giá lại ngân sách không chỉ giúp dự án hiện tại mà còn cải thiện việc dự báo chi phí cho các dự án tương lai.

6. Gợi ý các công cụ hỗ trợ quản lý chi phí dự án

Trong thời đại số, việc quản lý chi phí thủ công trên Excel hay giấy tờ là bất khả thi đối với các dự án phức tạp. Phần mềm quản lý chi phí dự án là chìa khóa để tự động hóa, trực quan hóa và kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Các phần mềm quản lý dự án hàng đầu hiện nay thường tích hợp các tính năng quản lý chi phí, bao gồm: Microsoft Project, Jira, Asana, Trello, Monday.com, ClickUp, Zoho Projects, Base Wework…

Trong số đó, MISA AMIS Công việc nổi bật như một giải pháp quản lý dự án toàn diện và tối ưu cho Doanh nghiệp Việt, với khả năng quản lý chi phí hiệu quả:

MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Phần mềm ra đời để giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý quản lý công việc, dự án nhiều cấp xuyên suốt tại doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận đối với tất cả các dự án trên 1 phần mềm duy nhất.

Ưu điểm của AMIS Công Việc

• Phần mềm quản lý công việc giúp quản lý xuyên suốt tiến độ thực hiện công việc, xét duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đi công tác ngoài văn phòng.
• Lập kế hoạch tổng quan cho hàng trăm dự án với hàng nghìn đầu việc lớn nhỏ, lựa chọn vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, thời hạn hoàn thành, mức độ quan trọng của đầu việc…
• Phân quyền, ủy quyền, hạn chế quyền chi tiết theo từng thành viên trong dự án để kiểm soát công việc hiệu quả.
• Đánh giá dự án theo tiêu chí hoàn thành đúng tiến độ hay chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không.
• Năng suất làm việc của nhân viên cũng được thể hiện rõ, giúp quản lý có căn cứ đánh giá, khen thưởng và điều chỉnh chế độ đãi ngộ chuẩn xác.
• AMIS Công việc cho phép người dùng thêm và đồng bộ nhiệm vụ từ phần mềm CRM MISA từ đó giúp trưởng phòng kinh doanh dễ dàng quản lý được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh.
• AMIS Công việc cho phép người dùng sử dụng miễn phí trong 14 ngày trước khi quyết định mua hay không.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Kết luận

Quản lý chi phí dự án là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo dự án hoàn thành trong ngân sách và tiến độ đã đề ra. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết, theo dõi chi phí thực tế, và sử dụng các công cụ hỗ trợ như MISA AMIS Công việc, Microsoft Project, Asana, QuickBooks, bạn có thể kiểm soát ngân sách hiệu quả. Các mẹo như giám sát chi phí thường xuyên, phân bổ ngân sách hợp lý và quản lý thay đổi kịp thời sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro. Áp dụng các chiến lược này sẽ giúp dự án thành công và mang lại giá trị cao.