Chức năng của quản trị là gì? 4 chức năng cơ bản của quản trị mọi nhà lãnh đạo cần biết

Quản trị là những bước đi có tính toán giúp từng phần của doanh nghiệp hoạt động ăn ý với nhau, từ đó đạt được mục tiêu lớn mà cả đội ngũ đã đặt ra. Nắm rõ chức năng của quản trị là cơ sở quan trọng để các nhà lãnh đạo điều hành mọi hoạt động trơn tru, dù doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào đi chăng nữa.

Trong bài viết này, nãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các chức năng cơ bản của quản trị để có thể thực hiện, cải tiến một cách đều đặn và giữ cho “cỗ máy” doanh nghiệp luôn chạy êm ái, hiệu quả.

1. Chức năng của quản trị là gì?

Quản trị doanh nghiệp là một bộ các quy tắc liên quan đến các chức năng hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát… và ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả các nguồn lực cơ sở vật chất, tài chính, con người và thông tin nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Theo đó, chức năng của quản trị doanh nghiệp có thể hiểu là những nhiệm vụ và hoạt động chính mà các nhà quản lý thực hiện để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả.

Theo lý thuyết quản trị hiện đại (đặc biệt là mô hình của Henry Fayol), có 4 chức năng chính của quản trị, bao gồm:

• Hoạch định
• Tổ chức
• Lãnh đạo
• Kiểm soát

2. Vai trò nhà quản trị trong doanh nghiệp

Theo lý thuyết của Henry Mintzberg, một nhà quản trị trong doanh nghiệp đảm nhiệm 10 vai trò khác nhau, được chia thành 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm vai trò quan hệ giữa cá nhân với cá nhân

• Nhóm vai trò thông tin

Trong quản trị doanh nghiệp, các chức năng quan trọng giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả. Dưới đây là những chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp:

3.1. Chức năng hoạch định

Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, hoạch định luôn là chức năng tiên phong. Đây chính là “kim chỉ nam” giúp các nhà lãnh đạo không chỉ đánh giá được nguồn lực hiện tại và thực trạng của doanh nghiệp, mà còn xác định rõ ràng mục tiêu mà tổ chức cần hướng tới. 

Hoạch định giúp xây dựng các kế hoạch chiến lược ngắn và dài hạn, đảm bảo mọi hoạt động đều đi đúng hướng theo từng giai đoạn. Nhờ đó, các nhà quản trị sẽ có cái nhìn toàn diện, dễ dàng đề xuất phương án bổ sung hoặc kế hoạch dự phòng nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức trên con đường chinh phục mục tiêu lớn lao.

Khi thực hiện hoạch định, nhà quản trị đảm nhiệm các vai trò chính sau:

• Xác định mục tiêu
• Phân tích môi trường
• Xây dựng chiến lược
• Lập kế hoạch hành động
• Dự báo và ra quyết định
• Xác định nguồn lực cần thiết
• Thiết lập hệ thống đo lường và kiểm soát

Ví dụ dễ hiểu: Giả sử bạn là người chèo thuyền và đích đến của bạn là một hòn đảo xa xôi. Chức năng hoạch định chính là việc bạn xem xét kỹ lưỡng thuyền của mình (nguồn lực), tính toán hướng gió, dòng chảy (thực trạng) và lên kế hoạch hành trình (mục tiêu). Nếu chẳng may có giông bão (rủi ro), bạn đã có sẵn phương án dự phòng để ứng phó.

Tải miễn phí bộ ebook: Giải pháp vận hành tối ưu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả dành cho CEO

3.2. Chức năng tổ chức

Một doanh nghiệp chỉ có thể vận hành trơn tru nếu nó có một cơ cấu tổ chức tốt. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần có đủ lượng vốn, nhân sự và nguyên vật liệu sản xuất cần thiết để có thể hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức tốt cùng với việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp.

Các vai trò chính của chức năng tổ chức:

• Xây dựng cơ cấu tổ chức
• Phân công công việc
• Ủy quyền và phân cấp quản lý
• Bố trí nhân sự hợp lý
• Thiết lập quy trình và luồng công việc
• Điều phối và hợp tác giữa các bộ phận
• Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ

Trong các chức năng của quản trị doanh nghiệp, chức năng tổ chức đóng vai trò then chốt, quyết định sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp, bởi nó gắn liền với yếu tố quan trọng nhất: con người. Quy luật Pareto đã chứng minh rằng 80% kết quả công việc đến từ chỉ 20% nhân sự và tương tự, 80% sai lầm lại bắt nguồn từ 20% sự cố. Điều này cho thấy, dù có chiến lược hay kế hoạch hoàn hảo đến đâu, nếu khâu tổ chức gặp trục trặc, mọi thứ có thể “đi chệch đường ray”. 

3.3. Chức năng điều phối, giao việc

Chức năng điều phối và giao việc trong quản trị giống như việc chỉ huy một ban nhạc vậy – nếu không phối hợp nhịp nhàng, thì sẽ có người đánh trống quá to, người khác lại chơi đàn không đúng nhịp và kết quả là cả bản nhạc bị phá hỏng.

Điều phối tốt nghĩa là bạn phải sắp xếp công việc một cách hợp lý, giao nhiệm vụ đúng người, đúng việc, giúp mọi người làm việc với nhau một cách ăn ý.

Dưới đây là các vai trò chính của chức năng này:

• Giao việc đúng người, đúng việc
• Truyền đạt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng
• Tạo động lực và khuyến khích
• Giám sát và hướng dẫn kịp thời
• Giải quyết xung đột và mâu thuẫn
• Xây dựng và duy trì văn hóa làm việc tích cực
• Ra quyết định linh hoạt

Để công việc điều phối trơn tru trong bộ phận, bạn có thể tham khảo MISA AMIS Quy trình là 1 trong 40+ ứng dụng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được phát triển bởi MISA với 20 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm.

Dùng thử miễn phí

3.4. Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát trong quản trị giống như “người gác cổng” của doanh nghiệp, đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng và đạt được kết quả như mong muốn. Hãy tưởng tượng bạn đang tổ chức một buổi tiệc lớn. Bạn đã lập kế hoạch chu đáo, phân công nhiệm vụ cho mọi người. Nhưng nếu không kiểm tra xem người làm bánh đã làm đúng loại bánh bạn yêu cầu, hay nhân viên trang trí có trang trí đúng tông màu bạn chọn, thì rất có thể buổi tiệc sẽ không như bạn mong đợi.

Trong doanh nghiệp cũng vậy, kiểm soát giúp theo dõi tiến độ, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời. Dưới đây là các vai trò chính của chức năng kiểm soát:

• Thiết lập tiêu chuẩn và chỉ số đánh giá
• Theo dõi và đo lường kết quả
• So sánh thực tế với tiêu chuẩn
• Phát hiện sai lệch và nguyên nhân
• Đưa ra biện pháp điều chỉnh
• Dự báo và phòng ngừa rủi ro
• Cải tiến liên tục

Chức năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp là một quy trình gồm 4 bước:

1. Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, KPI dựa trên mục tiêu của công ty
2. Đo lường và lập báo cáo về hoạt động thực tế
3. So sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch
4. Thực hiện thay đổi hoặc các biện pháp phòng ngừa cần thiết.

4. Vận hành hiệu quả 4 chức năng quản trị với nền tảng MISA AMIS

Doanh nghiệp không chỉ cần những chiến lược đúng, mà còn cần một hệ thống quản trị đủ mạnh để triển khai hiệu quả các chức năng quản trị cốt lõi: Hoạch định – Tổ chức – Lãnh đạo – Kiểm soát. Nền tảng quản trị MISA AMIS ra đời để giải quyết đúng nhu cầu đó – giúp doanh nghiệp vận hành thông minh, minh bạch và đồng bộ trên một hệ thống duy nhất.

Dùng thử miễn phí

Đặc biệt nhất nền tảng MISA AMIS có một phân hệ Quản lý – Điều hành với trọn bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số gồm 8 ứng dụng như quản lý Công việc – dự án, quản lý quy trình, quản lý tài sản, ký tài liệu số,… để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc thông minh, loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công.

Điểm qua những tính năng tuyệt vời của nền tảng MISA AMIS:

Hoạch định hiệu quả với dữ liệu và mục tiêu rõ ràng

MISA AMIS hỗ trợ nhà quản lý:

• Xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART, phân rã thành các kế hoạch cụ thể cho từng phòng ban, cá nhân.

• Lập kế hoạch công việc, ngân sách, nhân sự… theo từng giai đoạn và chiến lược phát triển.

• Dữ liệu real-time, báo cáo động, giúp ra quyết định dựa trên số liệu chứ không phải cảm tính.

Tổ chức linh hoạt, tối ưu nguồn lực

MISA AMIS giúp xây dựng cấu trúc tổ chức hiệu quả:

• Phân quyền rõ ràng theo vai trò, chức năng, phòng ban.

• Quản lý sơ đồ tổ chức, thông tin nhân sự, hợp đồng, tài sản… tập trung.

• Tự động hóa quy trình phê duyệt – từ tuyển dụng đến thanh toán – giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.

Lãnh đạo – giao việc – kết nối đội ngũ hiệu quả

Không chỉ là công cụ giao việc, MISA AMIS giúp nhà quản trị:

• Giao việc theo mô hình mục tiêu – kết quả (OKR, KPI), gắn kết chiến lược với hành động cụ thể.

• Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, nhắc việc tự động, cảnh báo khi trễ hạn.

• Kết nối đa kênh nội bộ (chat, email, thông báo) tăng hiệu quả tương tác và phối hợp giữa các bộ phận.

Kiểm soát – Đo lường – Cải tiến liên tục

MISA AMIS giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập và giám sát các chỉ số đo lường (KPI, hiệu suất công việc, tài chính, doanh thu…)

• So sánh kế hoạch và thực tế, tự động phân tích chênh lệch và cảnh báo rủi ro.

• Báo cáo tổng hợp đa chiều, trực quan bằng biểu đồ, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc để đảm bảo kế hoạch mục tiêu và tiến độ của hàng trăm dự án, công việc. Các doanh nghiệp tiêu biểu là Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… 

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

Kết luận

Tóm lại, việc nắm vững và thực hiện tốt 4 chức năng của quản trị doanh nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công và phát triển bền vững cho mỗi tổ chức. Từ lập kế hoạch chiến lược, tổ chức cấu trúc, đến việc chỉ đạo, kiểm soát, và điều phối, CEO đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi hoạt động được vận hành một cách hiệu quả. Khi các chức năng này được thực hiện đồng bộ và linh hoạt, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để thích nghi, phát triển và tiến xa hơn trên thị trường đầy cạnh tranh.

.