Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
03/06/2025
2021
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế được thực hiện dựa trên những quy định của pháp luật về điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và các bước tiến hành thủ tục đăng ký. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về nội dung kể trên.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại chứng từ kế toán được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, sử dụng trong các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lập, ký số, và gửi đi qua hệ thống phần mềm, đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật thông tin.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.
Tăng tính hiệu quả: Dễ dàng quản lý, tra cứu và đối chiếu thông tin.
Tuân thủ pháp luật: Phù hợp với quy định bắt buộc áp dụng HĐĐT của cơ quan thuế.
Hạn chế rủi ro: Ngăn chặn gian lận hóa đơn và giảm lỗi sai sót trong giao dịch.
2. Những điểm mới trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi và bổ sung một số nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy định này đưa ra nhiều điểm mới đáng chú ý trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) như sau:
Mở rộng đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định mới mở rộng danh sách những tổ chức, cá nhân được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, bao gồm:
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ, cơ quan thuế hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công theo quy định pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam của Tổng cục Thuế.
Đối chiếu thông tin khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình đăng ký được tăng cường bằng việc Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động so sánh, đối chiếu dữ liệu người đại diện pháp luật và chủ doanh nghiệp với các cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và xác thực điện tử. Sau đó, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận thông tin đến địa chỉ email hoặc số điện thoại của người đại diện dựa trên hồ sơ đăng ký thuế.
Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu rủi ro như người nộp thuế có mã số thuế ngừng hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc có vi phạm về thuế và hóa đơn, cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình hoặc tiến hành kiểm tra thực tế tại địa điểm kinh doanh.
3. Những điều cần chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử
3.1 Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện sau:
Chữ ký số hợp lệ: Có chứng thư số do đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cấp.
Hạ tầng công nghệ thông tin: Đảm bảo khả năng kết nối với hệ thống của cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm đạt tiêu chuẩn, có khả năng kết nối với Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
3.2 Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Khi đăng ký HĐĐT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:
Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT: Theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Mẫu hóa đơn điện tử: Do doanh nghiệp tự thiết kế hoặc sử dụng mẫu của nhà cung cấp phần mềm, có gắn logo và chữ ký số của doanh nghiệp.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Quyết định ban hành và áp dụng hóa đơn điện tử, phù hợp với quy định pháp luật.
Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT
> Tải ngay Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP Tại đây
Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị thực hiện cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, DN nên ưu tiên các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế khuyến nghị. Trong đó, MISA là đơn vị được Tổng Cục Thuế đánh giá cao bởi những tính năng thông minh, vượt trội và tính an toàn bảo mật cao.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.
4.1. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập
Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ
Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT bao gồm: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.
Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng
Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)
Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
Bước 9: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Bước 10: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ và lộ trình của cơ quan thuế với các nguồn sau:
Dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Dữ liệu tại Hệ thống Định danh và xác thực điện tử.
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Trường hợp thông tin không khớp đúng, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử và cung cấp các trường thông tin không khớp đúng cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp thông tin khớp đúng, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động gửi yêu cầu đề nghị người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người đại diện pháp luật.
Mẫu số 01/TB-ĐKĐT
Bước 11: Người nộp thuế xác nhận thông tin đăng ký
Người nộp thuế có trách nhiệm trả lời xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp quá thời hạn mà người nộp thuế chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo
Trường hợp người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và không thuộc các trường hợp có dấu hiệu rủi ro, bao gồm: không có tiền sử mã số thuế bị ngừng hoạt động tại địa chỉ kinh doanh, không đang tạm ngừng hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, không có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn hoặc chứng từ… thì trong thời hạn chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
Ngược lại, nếu kết quả đối chiếu thông tin khớp đúng và người nộp thuế cũng đã xác nhận đúng thời hạn, nhưng người nộp thuế thuộc nhóm đối tượng rủi ro thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin theo Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT (ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Cùng với đó, cơ quan thuế có thể chủ động tiến hành xác minh thực tế tại địa chỉ kinh doanh của người nộp thuế.
Sau khi nhận được yêu cầu giải trình, người nộp thuế phải hoàn thiện việc bổ sung tài liệu trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo. Nếu cơ quan thuế chấp nhận nội dung giải trình hoặc xác minh thực tế cho thấy người nộp thuế hoạt động đúng địa chỉ, thì sẽ ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngược lại, nếu người nộp thuế không giải trình, giải trình không đạt yêu cầu hoặc cơ quan thuế xác minh thấy không có hoạt động tại địa chỉ đăng ký, thì chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời nêu rõ lý do từ chối theo quy định.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần lưu ý các nội dung sau:
Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó.
Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại nghị định 70/2025/NĐ-CP.
4.2. Trường hợp thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần thực hiện việc cập nhật thông tin theo quy định như sau:
Trường hợp thay đổi liên quan đến thông tin về người đại diện theo pháp luật, thành viên góp vốn hoặc chủ sở hữu, người nộp thuế phải thực hiện trình tự, thủ tục thay đổi như đăng ký lần đầu
Trong trường hợp thay đổi thông tin không thuộc nhóm trên, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi yêu cầu người nộp thuế xác nhận thay đổi qua địa chỉ email hoặc số điện thoại của chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật, dựa trên thông tin đã đăng ký trong hồ sơ thuế.
Sau khi hoàn tất việc thay đổi thông tin, doanh nghiệp hoặc các tổ chức liên quan phải gửi lại cơ quan thuế thông tin đã thay đổi theo mẫu đăng ký thay đổi (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trong trường hợp công ty mẹ có nhu cầu khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử của các chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc, công ty mẹ cần gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình bằng mẫu đăng ký thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định.
4.3. Thủ tục đăng ký chuyển đổi dữ liệu hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, được thông báo chấp nhận theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức.
Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB , doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA và thực hiện chuyển dữ liệu qua tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
5. Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bao lâu?
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
Doanh nghiệp cần làm gì nếu bị từ chối hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử?
Khi cơ quan thuế từ chối hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp cần rà soát và chỉnh sửa lại các thông tin theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Sau đó, nộp lại hồ sơ hoàn chỉnh qua Cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.
Có bắt buộc sử dụng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử do cơ quan thuế chỉ định không?
Không. Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào đáp ứng được tiêu chuẩn kết nối với hệ thống của cơ quan thuế và đảm bảo các quy định pháp luật hiện hành.
Kết luận
Hiện nay, trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến như:
Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc.
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:
Hợp tác với nhiều chuyên gia trong ngành để sản xuất và xây dựng kho kiến thức về Tài chính - Kế toán. Hơn 1000 bài viết chuyên môn được xuất bản trên amis.misa.vn