Tổng hợp các phương pháp phỏng vấn phổ biến HR cần biết

Việc tuyển dụng nhân sự phù hợp luôn là thách thức đối với các nhà tuyển dụng, đặc biệt khi thị trường lao động không ngừng thay đổi. Để làm được điều này, các phương pháp phỏng vấn cần phải được áp dụng linh hoạt và hiệu quả. Đối với mỗi vị trí hoặc nhóm ứng viên, nhà tuyển dụng nên lựa chọn phương pháp phỏng vấn khác nhau. Dưới đây MISA AMIS sẽ chia sẻ với bạn đọc các phương pháp phỏng vấn phổ biến mà HR cần biết.

1. Phương pháp phỏng vấn là gì?

Phương pháp phỏng vấn là kỹ thuật mà nhà tuyển dụng sử dụng để đánh giá năng lực và khả năng của ứng viên qua các câu hỏi hoặc tình huống cụ thể. Mục tiêu của phương pháp này là thu thập thông tin chi tiết về điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên, từ đó giúp nhà tuyển dụng xác định ứng viên nào phù hợp nhất với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp.

2. Mục đích của phỏng vấn là gì?

Phỏng vấn nhân sự là một giai đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng, với các mục đích chính như sau:

Đánh giá kỹ năng và năng lực chuyên môn

Mục tiêu đầu tiên của buổi phỏng vấn là xác định xem ứng viên có đầy đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc hay không. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Xác định mức độ phù hợp văn hóa

Một mục tiêu quan trọng khác là đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xem xét khả năng làm việc nhóm, cách ứng viên giải quyết tình huống và khả năng hòa nhập với môi trường làm việc đặc thù của công ty.

Đánh giá tiềm năng phát triển

Phỏng vấn không chỉ giúp xác định khả năng thực hiện công việc hiện tại mà còn hỗ trợ đánh giá tiềm năng phát triển của ứng viên trong tương lai. Nhà tuyển dụng cần xem xét khả năng học hỏi thêm kỹ năng mới, thăng tiến trong sự nghiệp và đóng góp lâu dài cho tổ chức.

Kiểm tra tính trung thực và động lực làm việc

Thông qua buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể xác minh các thông tin trong CV và thư ứng tuyển, đồng thời đánh giá tính trung thực của ứng viên. Bên cạnh đó, phỏng vấn cũng giúp hiểu rõ động lực nghề nghiệp của ứng viên và lý do họ muốn gia nhập công ty.

Đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và tư duy logic

Qua các câu hỏi tình huống hoặc bài kiểm tra, phỏng vấn là cơ hội để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và tư duy logic của ứng viên. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn cách ứng viên ứng phó với các tình huống thực tế trong công việc.

Xây dựng mối quan hệ và tạo ấn tượng đầu tiên

Phỏng vấn cũng là cơ hội để doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ đầu tiên với ứng viên, giới thiệu về văn hóa công ty và làm nổi bật giá trị của tổ chức. Điều này góp phần ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên về việc gia nhập công ty nếu được tuyển dụng.

Đánh giá khả năng giao tiếp

Khả năng giao tiếp là yếu tố quan trọng trong nhiều vị trí công việc. Phỏng vấn giúp đánh giá cách ứng viên trình bày ý tưởng, mức độ tự tin và khả năng lắng nghe cũng như phản hồi thông tin hiệu quả.

Đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác

Cuối cùng, mục tiêu của buổi phỏng vấn là thu thập đủ thông tin để đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác, chọn lựa ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

3. Những phương pháp phỏng vấn phổ biến hiện nay

Hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp phỏng vấn khác nhau. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp tùy thuộc vào mục tiêu và yêu cầu của buổi phỏng vấn. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến, dễ hiểu và dễ áp dụng nhất

3.1 Phương pháp phỏng vấn theo nội dung

Phỏng vấn ứng viên qua hành vi – Behavioral interview

Trong phương pháp này, nhà tuyển dụng sẽ đặt câu hỏi theo kỹ thuật STAR (Situation – Task – Action – Result) để kiểm tra năng lực của ứng viên. Ý tưởng cơ bản là những hành động và phản ứng trong quá khứ sẽ phản ánh hành vi trong tương lai, giúp dự đoán khả năng của ứng viên.

Ưu điểm: Phương pháp này dễ áp dụng và giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về các kỹ năng của ứng viên như giao tiếp, giải quyết vấn đề và sáng tạo.

Nhược điểm: Tuy nhiên, do là hình thức thu thập thông tin sơ cấp, ứng viên có thể có xu hướng thổi phồng về bản thân để gây ấn tượng.

Vì tính xác thực chưa cao, phương pháp này phù hợp với các vị trí công việc cơ bản như lao động phổ thông, nhân viên tập sự hoặc nhân viên mới ra trường.

Phỏng vấn ứng viên qua tình huống – Case interview

Khác với phỏng vấn hành vi, phỏng vấn tình huống không cho ứng viên sự chuẩn bị trước. Ứng viên phải dựa vào khả năng của mình để xử lý tình huống một cách hiệu quả. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên qua cách thức họ giải quyết vấn đề, từ đó nhận diện được tư duy và khả năng ứng phó của ứng viên trong những tình huống thực tế.

Ưu điểm: Cách xây dựng tình huống này sẽ được xây dựng trên các tiền đề trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ và khả năng giải quyết những vấn đề thực xảy ra tại công ty.

Nhược điểm: Chỉ đánh giá được kỹ năng mà ứng viên có và chưa đánh giá được toàn diện ứng viên để xét ứng viên có phù hợp hay không như thái độ ứng viên. Doanh nghiệp cần áp dụng thêm những phương pháp khác.

Phương pháp phỏng vấn này đưa ứng viên vào tình huống được thiết lập để ứng viên xử lý đánh giá kiến thức, kỹ năng cũng như kinh nghiệm của ứng viên. Vì vậy nó phù hợp với tuyển dụng những vị trí cụ thể và có tính đặc thù như: nhân viên kế toán, nhân viên tuyển dụng…

Phỏng vấn ứng viên gây áp lực – Stress interview

Phương pháp gây áp lực dựa trên việc nhà tuyển dụng tạo sức ép liên tục lên ứng viên, nhằm đánh giá khả năng kiềm chế và đối phó với tình huống căng thẳng của họ. Nhà tuyển dụng sẽ đặt câu hỏi dồn dập, ngắt lời hoặc hỏi vặn để thử thách phản ứng của ứng viên, từ đó phát hiện bản chất và sự chân thật của họ.

Ưu điểm: Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng nhận diện được ứng viên thực sự chất lượng, khiến ứng viên lộ rõ bản chất và khó thổi phồng về bản thân. Nó cũng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng hiểu rõ tâm lý ứng viên dưới áp lực.

Nhược điểm: Tuy nhiên, phương pháp này có thể khiến ứng viên có cái nhìn không thiện cảm với công ty, ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty trên thị trường lao động.

Phương pháp gây áp lực thích hợp với các vị trí yêu cầu làm việc dưới áp lực cao, như quản lý hay giám đốc.

Phỏng vấn ứng viên bằng mẹo – Puzzle interview

Phương pháp phỏng vấn bằng mẹo đưa ứng viên vào những tình huống không có lời giải rõ ràng, yêu cầu họ tìm ra giải pháp sáng tạo. Điều này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng sáng tạo và tài trí của ứng viên, đồng thời kiểm tra cách thức họ xử lý các vấn đề phức tạp. Phương pháp này ngày càng trở nên phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong ngành nhân sự toàn cầu.

Ưu điểm: Phương pháp này giúp phát hiện những ứng viên xuất sắc, thử thách khả năng sáng tạo và tư duy logic của ứng viên.

Nhược điểm: Tuy nhiên, vì các tình huống thường khá khó, rất ít ứng viên có thể đưa ra câu trả lời hoàn hảo. Phương pháp này chỉ phù hợp khi đã lọc được nhóm ứng viên tiềm năng thông qua các phương pháp khác.

Phỏng vấn bằng mẹo thích hợp cho các vị trí yêu cầu khả năng nhạy bén và sáng tạo cao, chẳng hạn như marketing, truyền thông.

3.2 Phương pháp phỏng vấn theo hình thức

Phỏng vấn ứng viên trực tiếp – Face to face interview

Phỏng vấn trực tiếp là hình thức truyền thống mà nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng. Nhà tuyển dụng sẽ hẹn ứng viên gặp mặt trực tiếp tại văn phòng công ty hoặc một địa điểm khác. Qua cuộc gặp này, nhà tuyển dụng có thể quan sát trực tiếp tính cách và khả năng giao tiếp của ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá ứng viên thông qua ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt và thái độ.

Ưu điểm: Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng đánh giá tổng quát ứng viên qua ngôn ngữ cơ thể và cách biểu đạt cảm xúc.

Nhược điểm: Phỏng vấn trực tiếp đôi khi tạo ra sự bất tiện cho ứng viên khi phải di chuyển đến các vị trí được chỉ định, có thể dẫn đến sự cố ngoài ý muốn.

Phương pháp phỏng vấn này phù hợp với các vị trí quan trọng, yêu cầu sự cam kết lâu dài từ ứng viên, khi doanh nghiệp muốn đánh giá kỹ lưỡng tính cách và khả năng của ứng viên.

Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại – Phone interview

Phỏng vấn qua điện thoại là phương pháp phỏng vấn nhanh chóng và tiện lợi, giúp nhà tuyển dụng thực hiện cuộc gọi từ văn phòng mà không cần ứng viên phải đến công ty.

Ưu điểm: Phương pháp này tiết kiệm thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng và ứng viên, mang lại sự tiện lợi cho cả hai bên.

Nhược điểm: Tuy nhiên, nhà tuyển dụng dễ bị đánh lừa bởi ứng viên nếu họ sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc có người trợ giúp. Ngoài ra, việc không thể quan sát ngôn ngữ cơ thể của ứng viên làm hạn chế khả năng đánh giá toàn diện.

Phỏng vấn qua điện thoại phù hợp với các vị trí làm việc từ xa như cộng tác viên hoặc freelancer, nơi mối quan hệ giữa doanh nghiệp và ứng viên thường mang tính cộng tác hơn là gắn bó lâu dài.

Phỏng vấn ứng viên qua internet – Online interview

Phỏng vấn qua internet sử dụng phần mềm kết nối giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, mang lại sự tiện lợi nhờ vào công nghệ. Phương thức này chủ yếu dựa vào các phần mềm họp và giao tiếp online.

Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian và mang đến một cách thức vận hành hiện đại, giúp cuộc phỏng vấn trở nên dễ dàng hơn cho cả hai bên.

Nhược điểm: Hiệu quả và độ chính xác của phỏng vấn qua internet vẫn chưa thể sánh bằng phỏng vấn trực tiếp.

Phỏng vấn qua internet thích hợp với các đối tượng tương tự như phỏng vấn qua điện thoại, nhưng có thêm lợi thế là nhà tuyển dụng có thể quan sát ứng viên trực tiếp qua màn hình, tạo sự chuyên nghiệp hơn trong quá trình giao tiếp.

3.3 Phương pháp phỏng vấn theo số lượng

Phỏng vấn theo nhóm – Group interview

Phỏng vấn nhóm là hình thức mà nhà tuyển dụng tiến hành phỏng vấn nhiều ứng viên cùng lúc, yêu cầu họ cùng giải quyết một vấn đề trong thời gian giới hạn. Qua quá trình tương tác, nhà tuyển dụng quan sát và đánh giá từng ứng viên dựa trên cách họ thể hiện năng lực và phối hợp với người khác.

Phương pháp này giúp ứng viên thể hiện rõ khả năng phân tích, xử lý tình huống, thuyết phục và làm việc nhóm.

Ưu điểm: Giúp nhà tuyển dụng nhận diện năng lực làm việc nhóm, khả năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp của từng ứng viên.

Nhược điểm: Một số ứng viên giỏi chuyên môn nhưng không giỏi trình bày có thể bị đánh giá thấp, dẫn đến việc bỏ sót nhân tài tiềm năng.

Phỏng vấn nhóm phù hợp với các vị trí yêu cầu làm việc theo nhóm hoặc vai trò lãnh đạo.

Phỏng vấn cá nhân – Personnal interview

Phỏng vấn cá nhân là hình thức phỏng vấn phổ biến, trong đó nhà tuyển dụng trò chuyện 1-1 với từng ứng viên. Việc trao đổi trực tiếp giúp tạo không khí thoải mái, giảm áp lực cho ứng viên.

Ưu điểm: Giúp nhà tuyển dụng khai thác thông tin sâu hơn, hiểu rõ cá tính và năng lực từng cá nhân. Từ đó, có thể phát hiện những tiềm năng chưa bộc lộ qua hồ sơ.

Nhược điểm: Thiếu sự so sánh trực tiếp giữa các ứng viên, nên quá trình đánh giá đôi khi thiếu tính đối chiếu.

Phỏng vấn cá nhân phù hợp với những vị trí yêu cầu chuyên môn cao hoặc cần sự hiểu biết sâu về năng lực cá nhân, như kế toán, kỹ thuật viên hay chuyên gia phân tích.

3.4 Phương pháp phỏng vấn ứng viên theo cấu trúc

Phỏng vấn theo mẫu

Phỏng vấn theo mẫu là phương pháp mà nhà tuyển dụng sử dụng một bộ câu hỏi chuẩn hóa để đánh giá năng lực ứng viên. Các câu hỏi thường tập trung vào kiến thức chuyên môn, kỹ năng và thái độ làm việc. Nhà tuyển dụng sẽ ghi nhận câu trả lời và so sánh giữa các ứng viên để chọn ra người phù hợp nhất.

Ưu điểm: Dễ dàng so sánh giữa các ứng viên do câu hỏi và tiêu chí chấm điểm đã được chuẩn hóa.

Nhược điểm: Thiếu tính linh hoạt, dễ tạo cảm giác gò bó, không khơi gợi được chiều sâu trong suy nghĩ và cách ứng xử của ứng viên.

Phương pháp này thường được áp dụng cho những vị trí yêu cầu đánh giá kiến thức và kỹ năng cứng rõ ràng, như kỹ thuật viên, kỹ sư, lập trình viên,… giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính khách quan trong đánh giá.

Phỏng vấn tự do

Phỏng vấn tự do là phương pháp không sử dụng bộ câu hỏi cố định. Nhà tuyển dụng linh hoạt đặt câu hỏi dựa trên từng phản hồi của ứng viên, từ đó khai thác sâu hơn về tính cách, kinh nghiệm và cách ứng xử.

Ưu điểm: Tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên, giúp họ thể hiện bản thân một cách tự nhiên và chân thật.
Nhược điểm: Vì câu hỏi không giống nhau giữa các ứng viên, nên khó đảm bảo sự công bằng tuyệt đối khi so sánh kết quả.

Phương pháp này thường phù hợp với các vị trí yêu cầu kỹ năng mềm và giao tiếp tốt như bán hàng, tư vấn khách hàng, chăm sóc khách hàng,… giúp nhà tuyển dụng nhận diện rõ nét phong cách cá nhân và khả năng ứng biến của ứng viên.

4. Kỹ năng lựa chọn phương pháp phỏng vấn phù hợp với doanh nghiệp

Giữa rất nhiều phương pháp, đâu là lựa chọn phù hợp để phỏng vấn ứng viên? Dưới đây là một số lời khuyên giúp HR hoặc nhà tuyển dụng thực hành:

• Xác định rõ mục tiêu tuyển dụng: Hãy làm rõ bạn cần gì ở ứng viên –  kỹ năng chuyên môn, tư duy sáng tạo, khả năng làm việc nhóm, hay sự phù hợp văn hóa? Mỗi yếu tố phù hợp với một phương pháp phỏng vấn riêng.
• Dựa vào tính chất vị trí tuyển dụng: Với những vị trí kỹ thuật hoặc yêu cầu cao về chuyên môn, nên ưu tiên phỏng vấn theo mẫu hoặc tình huống. Những vị trí cần kỹ năng mềm như bán hàng, tư vấn thì phỏng vấn tự do hoặc phỏng vấn nhóm sẽ phù hợp hơn.
• Xem xét nguồn lực của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có đội ngũ phỏng vấn chuyên sâu không? Có đủ thời gian và công nghệ để tổ chức phỏng vấn trực tuyến, nhóm, hay đánh giá tình huống? Cần tính đến yếu tố thời gian, ngân sách và nhân sự khi lựa chọn phương pháp.
• Kết hợp nhiều phương pháp: Một phương pháp khó có thể đánh giá toàn diện. Nên cân nhắc kết hợp phỏng vấn hành vi, tình huống và trực tiếp để đảm bảo độ tin cậy và khách quan.
• Đảm bảo trải nghiệm tích cực cho ứng viên: Dù chọn phương pháp nào, hãy chú ý đến cảm nhận của ứng viên. Tránh tạo áp lực không cần thiết, đảm bảo giao tiếp rõ ràng trong quá trình phỏng vấn.

5. Làm thế nào để có buổi phỏng vấn thành công?

Để buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả, điều đầu tiên nhà tuyển dụng cần làm là xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Vị trí cần tuyển là gì? Kỳ vọng về kiến thức, kỹ năng, thái độ ra sao? Việc hiểu rõ mình cần tìm người như thế nào sẽ là nền tảng cho toàn bộ quá trình tuyển dụng sau đó.

Tiếp theo, nên chuẩn bị trước một số câu hỏi xoay quanh yêu cầu công việc. Những câu hỏi này không chỉ giúp dẫn dắt buổi phỏng vấn mà còn giúp nhà tuyển dụng khai thác sâu hơn về kinh nghiệm và tư duy của ứng viên. Việc có kế hoạch rõ ràng sẽ giúp quá trình trao đổi tập trung hơn, tránh lan man và bỏ sót thông tin quan trọng.

Trước khi sắp xếp lịch phỏng vấn, hãy dành thời gian rà soát và sàng lọc kỹ hồ sơ. Việc loại bỏ các ứng viên chưa phù hợp từ đầu sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho cả hai bên, đồng thời tạo điều kiện để tập trung vào những hồ sơ tiềm năng hơn.

Cuối cùng, đừng quên thống nhất rõ ràng về thời gian và địa điểm phỏng vấn. Thông báo trước cho ứng viên các yêu cầu đặc thù (nếu có), như bài test, thuyết trình, hoặc cần chuẩn bị gì đặc biệt, sẽ giúp họ tự tin hơn khi tham gia. Một cuộc phỏng vấn chỉ thực sự thành công khi cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cảm thấy được tôn trọng trong quá trình này.

6. Nâng cao hiệu quả phỏng vấn với phần mềm AMIS Tuyển Dụng

Trải nghiệm của ứng viên trong quá trình phỏng vấn đóng vai trò rất quan trọng. Nếu các bước không rõ ràng, thiếu chuyên nghiệp, ứng viên dễ cảm thấy thiếu tôn trọng và đánh giá thấp hình ảnh doanh nghiệp.

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng chuyển đổi số trong tuyển dụng thông qua các phần mềm công nghệ. Trong số đó, AMIS Tuyển Dụng là giải pháp được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn nhờ tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp quá trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn.

• Tự động đăng tin tuyển dụng lên nhiều nền tảng.

• Tự động nhận và quản lý CV tập trung trên một nền tảng duy nhất.

• Tính năng scan CV giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.

• Quản lý phỏng vấn chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm ứng viên.

• Phân tích hiệu quả tuyển dụng theo từng vị trí, kiểm soát chi phí tuyển dụng.

Nhận tư vấn & dùng thử miễn phí

7. Kết luận

Mỗi phương pháp phỏng vấn đều có điểm mạnh và điểm hạn chế riêng. Vì vậy, một nhà tuyển dụng giỏi cần linh hoạt lựa chọn hoặc kết hợp các hình thức phù hợp với từng vị trí và mục tiêu tuyển dụng. Hy vọng những chia sẻ từ MISA AMIS sẽ giúp các bạn đọc có thêm góc nhìn và tổ chức được những buổi phỏng vấn hiệu quả hơn.