Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản lý và phát triển nhân sự không chỉ dựa vào kinh nghiệm mà còn cần có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng. Khung năng lực chính là công cụ giúp doanh nghiệp xác định những tiêu chí về kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có cho từng vị trí công việc. Ở bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ khung năng lực là gì, tầm quan trọng của nó và hướng dẫn cách triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp.
| [Tặng bạn] 70+ mẫu quy trình đầy đủ cho các phòng ban trong doanh nghiệp |
1. Khái niệm về khung năng lực
1.1. Khung năng lực là gì?
Khung năng lực có thể hiểu đơn giản là một bảng mô tả tổng hợp kiến thức, thái độ, kỹ năng và đặc điểm. Chúng là những yếu tố bắt buộc mà một người cần có để hoàn thành tốt công việc.
Đây được xem là cách đánh giá và quản lý năng lực nhân viên tương đối chính xác. Nó giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan hơn về nhân sự trong công ty. Đồng thời, giúp các nhà quản trị nhân sự phân biệt được năng lực có thể đào tạo, năng lực cần trau dồi và năng lực cần có khi tuyển dụng.
Khung năng lực có thể sử dụng để làm bảng mô tả công việc khi tìm kiếm nhân viên mới. Nó cũng giúp người quản lý thực hiện tốt những việc như: tuyển dụng nhân sự, đào tạo, đánh giá và khen thưởng phù hợp với nhân viên. Ngoài ra còn tạo được sự công bằng trong doanh nghiệp và tiết kiệm được thời gian, công sức, tài chính.
1.2. Phân loại khung năng lực
Trong khái niệm khung năng lực là gì thường xuất hiện 3 nhóm năng lực cần có sau:
- Nhóm năng lực cốt lõi – năng lực chung: Bao gồm các năng lực cần thiết như phân tích, quan sát, tóm tắt, phán xét, tư duy… Những năng lực cốt lõi này được đánh giá dựa vào chiến lược của một doanh nghiệp
- Nhóm năng lực chuyên môn – năng lực khối: Được hiểu như là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực nào đó cụ thể cần phải biết để hoàn thành được công việc. Mang tính chất đặc thù mà một người cần có để hoàn thành tốt vị trí đảm nhiệm.
- Nhóm năng lực lãnh đạo – năng lực quản lý: Nhóm này được nắm giữ năng lực có tính chất quản lý gồm hoạch định, điều phối nhân lực, ngân sách, tổ chức, giám sát, kiểm tra và đánh giá công việc. Tuỳ từng mức độ và phạm vi quản lý sẽ có yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực khác nhau.
Tìm hiểu thêm: Top 20 công cụ quản lý công việc miễn phí tốt nhất 2025
2. Ý nghĩa của khung năng lực
2.1. Tạo định hướng cụ thể cho việc phát triển nguồn nhân lực
Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định cụ thể những kiến thức, kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho từng vị trí công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch phát triển nhân sự một cách có định hướng và có lộ trình rõ ràng thay vì phát triển theo cảm tính hay nhu cầu tức thời. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ nhà quản lý thiết kế các chương trình đào tạo, bổ nhiệm, thăng tiến phù hợp với từng đối tượng nhân sự, tránh tình trạng đào tạo dàn trải hoặc bổ nhiệm không đúng người.
2.2. Công cụ hỗ trợ kiểm soát và đo lường hiệu suất công việc
Khung năng lực còn là công cụ quản lý và đánh giá hiệu quả công việc một cách khách quan, minh bạch. Doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh giữa yêu cầu công việc và năng lực thực tế của nhân viên. Nhờ vậy, nhà quản lý có căn cứ rõ ràng để đánh giá hiệu suất làm việc, xác định ai đang làm tốt, ai cần hỗ trợ thêm, hoặc vị trí nào cần đào tạo, luân chuyển.
Ngoài ra, khung năng lực giúp doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng cho việc đánh giá nhân sự. Các quy trình như đánh giá KPI, xét thưởng – phạt, bổ nhiệm hay thăng chức sẽ dựa vào các tiêu chí cụ thể trong khung năng lực, thay vì đánh giá theo cảm tính hay ý kiến chủ quan. Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo sự công bằng, minh bạch trong công tác quản lý nhân sự.
2.3. Nâng cao hiệu quả tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân sự
Trong quy trình tuyển dụng, khung năng lực vai trò như một bản mô tả chuẩn về năng lực mà doanh nghiệp mong muốn ở từng vị trí công việc. Bộ phận nhân sự có thể xác định rõ tiêu chí tuyển dụng, biết ứng viên cần có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất gì để phù hợp với công việc. Nhờ đó giúp quá trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, hạn chế sai sót và tuyển nhầm người.
Khung năng lực còn là căn cứ để thiết kế lộ trình đào tạo, phát triển nhân sự theo từng cấp bậc và từng vị trí công việc. Nhà quản lý dễ dàng nhận biết nhân viên nào đang thiếu năng lực nào, cần được bồi dưỡng kỹ năng gì để đáp ứng tốt yêu cầu công việc hiện tại và chuẩn bị cho vị trí cao hơn.
3. Cách xây dựng khung năng lực
3.1. Xác định mục đích cụ thể
Việc xây dựng khung năng lực theo yêu cầu từng vị trí cần phải có mục tiêu rõ ràng. Việc xác định chính xác sẽ giúp các doanh nghiệp, nhà quản lý có được một bảng mô tả năng lực phù hợp với vị trí cần tìm nhất.
Ngoài ra còn có các mục đích khác như: đánh giá nhân sự, đào tạo nhân sự, phát triển nhân lực và xây dựng mức lương, mỗi một mục đích sẽ ứng với một khung năng lực khác nhau.
3.2. Chuẩn hóa doanh nghiệp
Các doanh nghiệp cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ phù hợp trong quá trình xây dựng khung năng lực. Mỗi một năng lực thông thường gắn với công việc, nhiệm vụ khác nhau.
Nếu hệ thống tên gọi, chức năng, trách nhiệm không rõ ràng sẽ gây ra nhiều khó khăn. Doanh nghiệp không thể xác định được năng lực nào cần có để thực hiện trơn tru công việc.
3.3. Xây dựng khung năng lực cho tất cả mọi người
Khi đã xác định được mục đích và chuẩn hóa cơ cấu, doanh nghiệp cần xây dựng mẫu khung năng lực chung. Có 2 cách mà doanh nghiệp có thể sử dụng:
- Dựa vào quá trình quản lý nhân sự đã có của công ty mà tạo nên một khung năng lực chung
- Lựa chọn những bộ khung năng lực có sẵn và điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp.
3.4. Tạo mẫu khung năng lực cho từng vị trí
Để quản lý được hiệu quả, ban lãnh đạo cần xác định chính xác năng lực cần có và nhiệm vụ cho từng chức danh. Từ đó có thể sắp xếp nhân viên cho phù hợp với các vị trí trong công ty.
Mỗi một công việc khác nhau sẽ gắn với một năng lực nhất định và cấp độ tương ứng cho từng chức vụ.
3.5. Đánh giá và cải tiến bộ khung năng lực
Để hiểu rõ khung năng lực là gì và xây dựng thành công, bộ phận quản trị nhân sự sẽ xem xét đánh giá nhiều lần. Trước khi đưa vào áp dụng, doanh nghiệp cần có các công cụ kiểm soát năng lực của từng cá nhân.
Sau thời gian đánh giá, sẽ đưa ra những phương pháp đào tạo và phát triển cho từng loại năng lực. Cạnh đó, các nhà quản lý tiếp tục theo dõi và cập nhật khung năng lực theo thời gian để phù hợp với các yêu cầu mới.
Tìm hiểu thêm: 12+ Mẫu form đánh giá năng lực nhân viên mới và chuẩn nhất
4. Ứng dụng của khung năng lực
4.1. Ứng dụng trong tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng, khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định rõ tiêu chí kiến thức, kỹ năng và phẩm chất cần có cho từng vị trí tuyển dụng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng bản mô tả công việc chính xác, phù hợp với yêu cầu thực tế của công việc, tránh tuyển nhầm người hoặc chọn ứng viên không đáp ứng được mong đợi.
Ngoài ra, khung năng lực cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự thiết kế các câu hỏi phỏng vấn và bài kiểm tra đánh giá năng lực dựa trên tiêu chuẩn cụ thể, giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan và hiệu quả hơn.Nhờ vậy, quá trình tuyển dụng và phát triển đội ngũ được tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của tổ chức.
4.2. Ứng dụng trong đào tạo
Khung năng lực là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với từng vị trí và cấp bậc nhân sự. Khung năng lực giúp xác định chính xác điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên bằng cách xác định rõ những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết. Từ đó, các khóa đào tạo được thiết kế đúng trọng tâm, tập trung bồi dưỡng những kỹ năng còn thiếu hoặc chưa hoàn thiện, tránh lãng phí nguồn lực vào các chương trình không phù hợp.
4.3. Ứng dụng trong tiền lương
Nhờ có khung năng lực mà việc xác định mức lương khởi điểm, các khoản thưởng, phụ cấp hay điều chỉnh lương theo năng lực sẽ trở nên rõ ràng và khách quan hơn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự hợp lý mà còn tạo động lực thúc đẩy nhân viên nỗ lực phát triển bản thân để được hưởng mức thu nhập tốt hơn.
5. Cách xác định khung năng lực cho từng vị trí việc làm
Ở mỗi vị trí việc làm, chức vụ sẽ có từng khung năng lực khác nhau. Việc này thuận lợi cho việc kiểm soát và đánh giá. Để xây dựng khung năng lực cho từng vị trí, gồm 3 bước như sau:
5.1. Chuẩn hóa các cơ cấu trong tổ chức, hệ thống chức vụ, tên gọi
Mỗi vị trí đều phải được xác định rõ các chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Khi hệ thống chưa cụ thể thì sẽ không thể phân loại độ cần thiết của năng lực.
Để thực hiện bước này, cần phải có bản mô tả công việc thật chi tiết trong mỗi doanh nghiệp.
5.2. Xây dựng khung riêng cho năng lực
Doanh nghiệp có thể hoàn thành bước này bằng cách tự tạo bộ khung năng lực riêng. Trong trường hợp khác, bạn có thể tìm kiếm và cải tiến các mẫu khung năng lực có sẵn.
Một bộ khung năng lực thường có 3 nhóm năng lực là: Năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo. Tiếp đó, bạn cần tìm hiểu, phân chia lại từng cấp độ cho các năng lực khác nhau và tập hợp lại thành bản hướng dẫn.
5.3. Xác định loại năng lực của từng vị trí và cấp độ tương ứng
Có nhiều cách khác nhau để thực hiện. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất là khảo sát và thảo luận trong nội bộ doanh nghiệp. Các thành viên sẽ biết chính xác về khả năng và tầm quan trọng của các năng lực khác nhau.
Quá trình xác định phải bám sát vào chức năng và nhiệm vụ. Nó cũng phải phù hợp và ứng dụng hiệu quả trong công việc. Sau khi kết thúc, mỗi công việc trong doanh nghiệp sẽ có được một bộ khung năng lực nhất định. Đây chính là ứng dụng khung năng lực cho từng vị trí việc làm.
6. Kết luận
Bài viết trên đây đã phần nào giải đáp được thắc mắc về khung năng lực là gì? Các thông tin liên quan về khung năng lực khi sử dụng cho công ty. Hi vọng các doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn chuẩn xác và ứng dụng thành công các mẫu khung năng lực để phát triển hơn.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
