Tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa mới nhất

Biên bản nghiệm thu hàng hóa là một trong những mẫu văn bản được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để cập nhật mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa mới nhất.

Mục lục Hiện

1. Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa là gì?

Biên bản nghiệm thu hàng hóa là văn bản ghi nhận việc bên giao đã hoàn thành việc cung cấp hàng hóa đúng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, đồng thời bên nhận đã kiểm tra, xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa nhận được.

Biên bản nghiệm thu hàng hóa đóng vai trò là căn cứ pháp lý trong các giao dịch thương mại, giúp:

Đối chiếu thông tin giữa hai bên về sản phẩm được giao;
Hạn chế tranh chấp trong quá trình thanh toán, bảo hành hoặc hoàn trả hàng;
Hỗ trợ ghi nhận nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là đối với hàng hóa mua vào, hàng hóa nhận gia công, hoặc vật tư thi công.

>> Đọc thêm: Tổng hợp các mẫu biên bản nghiệm thu chuẩn chỉnh nhất hiện nay

2. Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa mới nhất

Dưới đây là mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa mới nhất hiện nay:

Tải xuống Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

File word

File excel

3. Lưu ý khi lập biên bản nghiệm thu hàng hóa

Khi lập biên bản nghiệm thu hàng hóa, cá nhân và doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố chi tiết sau để biên bản có giá trị pháp lý và hỗ trợ tốt cho hoạt động kế toán, quản lý kho và thanh toán:

Biên bản cần ghi rõ căn cứ pháp lý và thông tin liên quan đến giao dịch: Trước khi lập biên bản, cần xác định rõ đây là nghiệm thu theo hợp đồng nào, đơn đặt hàng số mấy hoặc đi kèm với phiếu giao hàng nào. Những thông tin như số hợp đồng, ngày ký, điều khoản giao hàng… nên được dẫn lại trong phần đầu của biên bản để làm rõ nguồn gốc nghĩa vụ giao nhận, tránh tranh chấp phát sinh sau này.
Thông tin hàng hóa phải được mô tả đầy đủ, chính xác và chi tiết: Danh sách hàng hóa nghiệm thu cần liệt kê rõ từng mặt hàng, bao gồm: tên gọi, mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, quy cách và đặc điểm kỹ thuật. Nếu là hàng hóa dễ hư hỏng, hàng kỹ thuật hoặc vật tư thi công, cần ghi chú thêm về tình trạng thực tế, kết quả kiểm tra hoặc test nhanh để làm cơ sở đánh giá chất lượng tại thời điểm nhận.
Thời gian và địa điểm nghiệm thu phải cụ thể và nhất quán với thực tế: Việc ghi sai hoặc không khớp về ngày, giờ, địa điểm nghiệm thu có thể làm mất hiệu lực biên bản hoặc gây khó khăn cho kế toán và kiểm soát nội bộ khi đối chiếu chứng từ. Đặc biệt, trong một số trường hợp, thời điểm nghiệm thu ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn thanh toán, bảo hành hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý giữa các bên.
Cần phản ánh trung thực các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận: Nếu có hàng hóa giao thiếu, sai mẫu mã, hư hỏng hoặc không đúng chất lượng cam kết, phải ghi rõ vào mục ghi chú hoặc ý kiến các bên. Biên bản không nên chỉ ghi nhận “đã nghiệm thu đầy đủ” nếu thực tế có vấn đề, bởi điều này có thể gây bất lợi cho bên nhận trong quá trình khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường sau này.
Chữ ký phải đúng người có thẩm quyền và kèm theo giấy ủy quyền nếu cần: Người ký biên bản cần là đại diện hợp pháp hoặc người được phân công chịu trách nhiệm về việc giao/nhận hàng. Nếu là nhân sự ký thay, phải có giấy ủy quyền hợp lệ đính kèm và cần ghi rõ “ký thay” để tránh tranh chấp liên quan đến hiệu lực văn bản. Ngoài ra, nếu là tổ chức, cần đóng dấu treo hoặc dấu chức danh theo quy định.
Biên bản cần được lưu trữ cùng hồ sơ giao dịch và kế toán một cách nhất quán: Sau khi lập và ký kết, biên bản nghiệm thu cần được sao lưu và đính kèm vào bộ hồ sơ thanh toán, kế toán và lưu kho. Điều này giúp đảm bảo tính đầy đủ của chứng từ đầu vào, phục vụ kiểm tra nội bộ, kiểm toán hoặc cơ quan thuế khi cần đối chiếu sau này.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS tích hợp công nghệ AI, giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận, hạch toán hàng mua về xuất sử dụng ngay (không qua kho) nhưng vẫn có thể thống kê, theo dõi được tổng số lượng nhập/xuất kho.

4. Quy định về người ký biên bản nghiệm thu hàng hóa

Để biên bản nghiệm thu hàng hóa có giá trị pháp lý và được công nhận trong đối chiếu kế toán, thanh toán và tranh chấp, việc xác định đúng người ký là yêu cầu bắt buộc. Dưới đây là các quy định và nguyên tắc cần tuân thủ:

Người ký phải là đại diện có thẩm quyền của mỗi bên giao – nhận: Trong giao dịch giữa hai doanh nghiệp, người ký biên bản nghiệm thu phải là cá nhân có quyền đại diện theo pháp luật hoặc người được giao phụ trách nghiệp vụ giao nhận. Trường hợp là cá nhân ký thay giám đốc hoặc người đứng đầu đơn vị, cần có quyết định phân công công việc hoặc giấy ủy quyền hợp lệ đi kèm.
Trường hợp ký thay phải kèm theo giấy ủy quyền rõ ràng và hợp pháp: Việc ký thay không hợp lệ là một trong những lý do khiến biên bản không được chấp nhận trong tranh chấp hoặc kiểm toán. Giấy ủy quyền cần nêu rõ tên người được ủy quyền, phạm vi công việc, thời gian hiệu lực và phải có chữ ký của người ủy quyền. Nên ghi rõ “Ký thay” trên biên bản và đính kèm bản sao ủy quyền vào hồ sơ nghiệm thu.
Trong doanh nghiệp, cần đảm bảo chữ ký của người phụ trách chuyên môn liên quan: Ví dụ: đối với hàng hóa là thiết bị kỹ thuật, máy móc công nghiệp, vật tư xây dựng… người ký nghiệm thu bên nhận cần là kỹ thuật viên, nhân viên kiểm định chất lượng hoặc cán bộ phụ trách dự án. Điều này giúp bảo đảm đánh giá đúng chất lượng hàng hóa, giảm rủi ro chấp nhận sai tiêu chuẩn kỹ thuật.
Tất cả người ký cần ghi rõ họ tên, chức vụ và chịu trách nhiệm trước pháp luật: Không chỉ ký tên, người ký phải ghi rõ họ tên, chức danh hoặc bộ phận công tác. Điều này giúp xác định rõ trách nhiệm pháp lý nếu xảy ra tranh chấp, mất mát hàng hóa hoặc không khớp dữ liệu với hợp đồng, phiếu xuất kho hay hóa đơn mua bán.
Trong lĩnh vực xây dựng hoặc cung cấp dịch vụ có quy chuẩn chuyên ngành, người ký biên bản nghiệm thu công trình phải có chuyên môn hoặc được chỉ định theo quy định pháp luật. Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, người ký biên bản nghiệm thu công việc xây dựng phải là:
- Người giám sát thi công của chủ đầu tư;
- Người phụ trách kỹ thuật thi công của nhà thầu hoặc tổng thầu;
- Cán bộ kỹ thuật của nhà thầu phụ (nếu có);
  Trường hợp thiếu một trong các thành phần này, biên bản có thể bị đánh giá là không hợp lệ trong hồ sơ quyết toán công trình.

Kết luận

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa là mẫu văn bản được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nắm được các loại hàng hóa, tình trạng và số lượng trước khi bàn giao hay đưa vào sử dụng.

Để giúp doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý hợp đồng và nâng cao hiệu quả kế toán, phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán đã phát triển thành nền tảng tích hợp AI với nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp như sau:

Quản lý giá thành sản phẩm, hàng tồn kho, công nợ theo từng công trình, hợp đồng;
Theo dõi lãi/lỗ chi tiết theo từng hợp đồng, đơn hàng, giúp kiểm soát hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực;
Tự động phân tích dữ liệu hợp đồng nhờ công nghệ AI: phát hiện rủi ro công nợ, cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, gợi ý điều chỉnh chi phí để tối ưu lợi nhuận;
Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tổng hợp doanh số, công nợ, chi phí dự kiến theo từng dự án/hợp đồng;
Quản lý hợp đồng theo dự án với khả năng phân tích và tổng hợp dữ liệu đa chiều bằng AI, giúp nhà quản trị dễ dàng đánh giá hiệu quả từng dự án;
Tự động tổng hợp báo cáo liên quan đến hợp đồng chỉ với vài thao tác, giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]