Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều quy định quan trọng liên quan đến hóa đơn, chứng từ đã được bổ sung và sửa đổi, trong đó có nội dung về xử lý hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót. Cụ thể, kể từ ngày 01/06/2025, kế toán không được phép hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sai và thay vào đó, doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận với bên liên quan để ghi nhận sai sót và căn cứ vào đó thực hiện các bước điều chỉnh theo quy định. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót một cách chi tiết, đúng quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn có sai sót

Căn cứ tại khoản 13, điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định rõ các nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót trong quá trình sử dụng. Cụ thể như sau:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán thực hiện xử lý như sau:

• Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai MST và các nội dung khác không sai thì người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) để thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế.
• Trường hợp có sai về MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
• Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.
• Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu

b) Trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của CQT) lập sai thì cơ quan thuế gửi thông báo kiểm tra hóa đơn điện tử sai sót (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT – Phụ lục IB), người bán cần:

• Rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định

c) Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA  thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

d) Với sai sót về giá trị trên hóa đơn:

• Điều chỉnh tăng: Ghi số điều chỉnh với dấu dương (+).
• Điều chỉnh giảm: Ghi số điều chỉnh với dấu âm (-), phản ánh đúng giá trị thực tế điều chỉnh.

2. 4 bước xử lý hóa đơn có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, việc xử lý kịp thời và đúng quy định pháp luật là điều cần thiết để tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế. Dưới đây là 4 bước khái quát những việc doanh nghiệp phải làm để xử lý hóa đơn có sai sót:

Bước 1: Xác định loại sai sót

• Kiểm tra hóa đơn sai sót thuộc trường hợp nào: sai nội dung, sai giá trị, sai mã hóa đơn hoặc liên quan đến ký hiệu, số hóa đơn

Bước 2: Lựa chọn hình thức xử lý phù hợp

• Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025NĐ-CP) để thông báo sai sót (với trường hợp cần gửi).
• Điều chỉnh hóa đơn: Áp dụng khi hóa đơn cần sửa đổi thông tin mà không cần hủy hoặc thay thế.
• Thay thế hóa đơn: Sử dụng trong trường hợp hóa đơn sai nghiêm trọng và cần thay thế hoàn toàn.

Bước 3: Thông báo với người mua và cơ quan thuế

• Người bán thực hiện lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi thông báo đến cơ quan thuế về hóa đơn sai sót (với trường hợp cần gửi).
• Người bán phải thông báo cho người mua và lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trong trường hợp lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

3. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trong từng trường hợp

3.1. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin như tên, địa chỉ…

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên khách hàng..  (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thuộc về trường hợp xử lý hoá đơn với nội dung sai sót là nội dung không trọng yếu. Cách xử lý hóa đơn sai sót trong trường hợp này theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

• Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót này
• Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này
• Bước 3: Không phải lập lại HĐĐT
• Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót

3.2. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai sót thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa…

Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót trọng yếu (sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa… thì cách xử lý như sau: Có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ hoặc LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH.

• Bước 1: Người mua và người bán lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót
• Bước 2: Có thể lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh:
  • Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Hoặc: Lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai sót có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Bước 3: Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế và gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

Lưu ý:

• Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.
• Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất

3.3. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được cơ quan Thuế phát hiện

Căn cứ khoản 13 Điều 11 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tải xuống Mẫu số 01/TB-RSĐT tại đây

3.4. Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót

Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định tại điểm a khoản 1 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.

Dùng thử miễn phí

3.5. Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập

a) Điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước

Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng sau đó, trong quá trình thanh toán hoặc quyết toán, có sự thay đổi về khối lượng hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ do kết luận từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi đó, người bán phải lập một hóa đơn điện tử mới phản ánh phần chênh lệch này.

• Nếu khoản điều chỉnh làm giảm giá trị, thì ghi số âm  (-)
• Nếu khoản điều chỉnh phát sinh tăng, thì ghi số dương (+).

Hóa đơn điều chỉnh này phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế thực tế và được kê khai tại kỳ phát sinh.

b) Điều chỉnh chiết khấu thương mại theo doanh số, số lượng

Đối với các chương trình chiết khấu thương mại căn cứ vào doanh số hoặc số lượng hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

Bảng kê này được lưu tại doanh nghiệp và cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

c) Trả lại hàng hóa và dịch vụ

• Trong trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả việc đổi hàng làm thay đổi giá trị, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu giữa hai bên có thỏa thuận trước về việc người mua sẽ lập hóa đơn khi trả hàng thì khi phát sinh việc trả lại, người mua sẽ là bên lập hóa đơn điện tử gửi lại cho người bán.
• Riêng với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng hoặc sở hữu như xe ô tô, bất động sản… nếu tài sản đã đăng ký tên người mua và người mua là tổ chức có sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
• Đối với các khoản hoàn phí, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm sẽ căn cứ vào hóa đơn đã lập cùng với văn bản thỏa thuận hoặc biên bản làm việc ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm để lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là trong mọi trường hợp hoàn trả, người bán và người mua đều phải có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh cho việc trả hàng hoặc hoàn dịch vụ và phải sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

d) Hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước

Đối với các lĩnh vực như kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, khi doanh nghiệp đã lập hóa đơn thu tiền trước nhưng sau đó phát sinh việc chấm dứt giao dịch hoặc hủy bỏ một phần việc cung cấp dịch vụ, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

e) Hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng

Các tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt khi đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ mà sau đó phát sinh hoàn phí cho đơn vị chấp nhận thẻ thì tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

f) Điều chỉnh trong lĩnh vực viễn thông

Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán cho cước dịch vụ trả sau, nhắn tin ủng hộ từ thiện, các dịch vụ viễn thông khác được chấp nhận thanh toán bằng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động theo quy định của pháp luật và khi bán thẻ cào, hoàn thành cung cấp dịch vụ doanh nghiệp viễn thông đã thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định, doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào dữ liệu trên bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh..

4. Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những trường hợp hóa đơn đã lập bị sai sót. Khi đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế cần lưu ý những điều sau:

• Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót khác liên quan đến hóa đơn đó thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn đã lập bị sai, người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.
• Khi lập hóa đơn điều chỉnh, nội dung về giá trị cần được thể hiện rõ ràng theo hướng: nếu điều chỉnh làm tăng giá trị thì ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
• Trường hợp áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đối với những hóa đơn sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP , người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế.

• Đối với các hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh

5. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 3 yêu cầu sau:
  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
  • HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin.

Kết luận

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là điều bắt buộc trong tương lai gần. Các doanh nghiệp ở khu vực ngoài 6 tỉnh thành thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc hoàn toàn có thể “đi trước đón đầu”, thực hiện chuyển đổi từ sớm. Các doanh nghiệp hiện nay nên tìm kiếm và lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử. Phần mềm kế toán online MISA AMIS nằm trong hệ sinh thái kết nối thông minh, kết nối ngân hàng điện tử và đặc biệt là phần mềm hóa đơn điện tử.

• Phần mềm kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
• Lập và phát hành HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Định 123/2020/NĐ-CP
• Xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: kế toán giải quyết mọi việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, không mất nhiều công sức khi xảy ra các trường hợp sai sót về hóa đơn điện tử
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính
• ….

Mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp đăng ký sử dụng miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm.