7 Mẫu báo cáo công việc chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Báo cáo công việc là công cụ không thể thiếu trong mọi tổ chức, giúp theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và cải thiện hiệu quả công việc. Theo khảo sát từ Harvard Business Review, các doanh nghiệp có báo cáo công việc định kỳ có khả năng tăng trưởng năng suất lên tới 25% so với những doanh nghiệp thiếu hệ thống báo cáo. Sử dụng mẫu báo cáo công việc chuẩn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chuyên nghiệp, giúp các nhân viên và lãnh đạo dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định kịp thời.

Bài viết dưới đây của MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn những mẫu báo cáo công việc dễ sử dụng và hướng dẫn chi tiết cách tạo ra báo cáo hiệu quả.

1. Mẫu báo cáo công việc là gì? 

Mẫu báo cáo công việc là một tài liệu giúp nhân viên hoặc quản lý tóm tắt công việc đã làm trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là công cụ giúp ghi lại các công việc đã hoàn thành, những kết quả đạt được và những vấn đề gặp phải. Mẫu báo cáo này giúp người quản lý hoặc đồng nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình công việc mà không cần phải hỏi lại từng người. Giúp theo dõi tiến độ, đánh giá công việc và lên kế hoạch cho những công việc tiếp theo một cách hiệu quả

2. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng mẫu báo cáo công việc

• Theo dõi tiến độ công việc: Giúp giám sát tiến độ và đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn.
• Đánh giá hiệu quả công việc: Đánh giá kết quả đạt được và năng suất làm việc của nhân viên.
• Quản lý thời gian: Tiết kiệm thời gian, tránh chồng chéo công việc và giúp lập kế hoạch rõ ràng.
• Cải thiện giao tiếp: Tăng cường sự minh bạch và phối hợp giữa các phòng ban, đội nhóm.
• Quyết định chính xác: Cung cấp thông tin để ra quyết định kịp thời và chính xác.
• Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Phát hiện và khắc phục vấn đề sớm để không ảnh hưởng tiến độ.
• Lưu trữ và tham khảo: Dễ dàng lưu trữ và tra cứu thông tin để rút ra bài học cho tương lai.

3. Các thành phần quan trọng trong một mẫu báo cáo công việc

Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bảng báo cáo công đầy đủ và chuẩn chỉnh. Mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo.

Tiêu đề báo cáo	Xác định rõ loại báo cáo và thời gian công việc, giúp người đọc dễ dàng nhận diện nội dung báo cáo.
Mục tiêu công việc	Nêu mục tiêu hoặc nhiệm vụ cần hoàn thành trong báo cáo, giúp tập trung vào các công việc quan trọng.
Chi tiết công việc đã thực hiện	Mô tả các công việc đã hoàn thành, tiến độ và kết quả đạt được, giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng.
Khó khăn và thách thức	Đưa ra các vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc để tìm giải pháp thích hợp.
Đánh giá kết quả công việc	Đánh giá xem công việc có đạt được mục tiêu đề ra hay không, giúp xác định hiệu quả công việc.
Kế hoạch tiếp theo	Đưa ra các công việc cần làm tiếp theo hoặc kế hoạch cải thiện trong tương lai.
Thời gian cần hoàn thành	Nêu thời gian dự kiến hoàn thành công việc tiếp theo, giúp đảm bảo tiến độ.
Nguồn lực cần thiết	Xác định các nguồn lực cần thiết (nhân sự, tài chính) để thực hiện công việc tiếp theo.
Thông tin liên quan khác	Cung cấp các thông tin bổ sung như cập nhật chiến lược hoặc yêu cầu từ các bên liên quan.

4. Top 7 mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, năm chuẩn nhất

4.1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel

Mỗi ngày làm việc, bạn cần ghi lại danh sách các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng Excel nên bao gồm chi tiết từng công việc đã thực hiện trong ngày, kèm theo mô tả rõ ràng, đánh giá kết quả và các ý kiến đóng góp. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch cho ngày tiếp theo sao cho phù hợp và hiệu quả hơn.

4.2. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng word

Cuối mỗi tuần, bạn cần báo cáo lộ trình công việc đã thực hiện trong suốt các ngày trong tuần để cấp trên có thể đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Khác với báo cáo hàng ngày, mẫu báo cáo công việc hàng tuần yêu cầu cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả làm việc trong suốt tuần.

Mẫu báo cáo công việc hàng tuần không chỉ giúp nhìn nhận lại những gì đã hoàn thành, mà còn giúp nhận diện các vấn đề hoặc cơ hội cải tiến. Dựa trên báo cáo này, bạn có thể đưa ra các đề xuất và giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc cho tuần tiếp theo. Bạn có thể trình bày báo cáo trực tiếp bằng Word theo dạng bảng hoặc sử dụng Excel để thuận tiện cho việc cập nhật và chia sẻ.

4.3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng/ quý/ năm

Mẫu báo cáo công việc theo tháng, quý hoặc năm là báo cáo tổng hợp được thực hiện vào cuối mỗi kỳ báo cáo. Đây có thể coi là báo cáo lớn, tổng hợp các kết quả từ báo cáo công việc hàng ngày hoặc hàng tuần. Đối với báo cáo theo tháng, quý hoặc năm, người thực hiện cần tổng hợp kết quả công việc đã hoàn thành, cùng với các số liệu thực tế trong khoảng thời gian báo cáo.

Báo cáo này giúp nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về hiệu quả công việc, tiến độ dự án và năng suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, nó cũng giúp nhận diện các vấn đề cần khắc phục kịp thời và đưa ra định hướng phù hợp cho các kỳ tiếp theo.

Dưới đây là form mẫu báo cáo công việc bằng word mà bạn có thể tham khảo. 

Xem thêm: Cách viết báo cáo công việc bằng Word chuẩn nhất

4.4. Mẫu báo cáo tiến độ dự án bằng Excel

Mẫu báo cáo tiến độ dự án bằng Excel giúp theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng dự án, kết quả đạt được, các khó khăn gặp phải và các mốc quan trọng đã hoàn thành. Nhờ đó, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra các điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án tiến hành suôn sẻ và đúng tiến độ.

4.5. Mẫu báo cáo tiến độ sản xuất bằng Excel

Mẫu báo cáo tiến độ sản xuất bằng Excel tập trung vào việc theo dõi tình hình sản xuất, bao gồm số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, thiết bị và năng suất lao động. Báo cáo này giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất hiệu quả, xác định các vấn đề cần cải thiện và lên kế hoạch sản xuất phù hợp để đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm.

4.6. Mẫu báo cáo công việc về khách hàng 

Mẫu báo cáo công việc về khách hàng cung cấp thông tin về các hoạt động kinh doanh với khách hàng, bao gồm số lượng khách hàng, doanh thu, tình trạng đơn hàng và phản hồi của khách hàng. Báo cáo này giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn và cải thiện chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng.

4.7. Mẫu báo cáo công việc về các sự cố bằng Excel 

Mẫu báo cáo này ghi lại các sự cố, vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, bao gồm lỗi hệ thống, sự cố thiết bị và khiếu nại của khách hàng. Báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các sự cố, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Các mẫu báo cáo công việc bằng Excel này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định và khắc phục các sự cố, đồng thời tìm ra các biện pháp phòng ngừa. Nếu không quen với Excel, bạn cũng có thể làm mẫu báo cáo công việc bằng word theo form trên.

Click vào ảnh để tải trọn bộ tất cả mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, năm chuyên nghiệp nhất.

5. Cách làm báo cáo công việc chuẩn và chuyên nghiệp nhất

Các báo cáo dự án, công việc cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, sắp xếp theo đúng cấu trúc và quan trọng nhất là nội dung báo cáo phải cung cấp thông hữu ích và đúng thực tế.

Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo nên một bản báo cáo hoàn chỉnh:

Bước 1: Làm rõ mục đích và đối tượng báo cáo	Trước khi bắt tay vào làm báo cáo, cần xác định rõ mục đích của báo cáo (tiến độ hay kết quả) và đối tượng nhận báo cáo (trưởng phòng, giám đốc, tổng giám đốc…). Điều này giúp chọn lựa thông tin và ngôn ngữ phù hợp.
Bước 2: Tổng hợp thông tin	Thu thập tất cả thông tin cần thiết để xây dựng báo cáo. Bước này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và tránh thiếu sót dữ liệu quan trọng.
Bước 3: Lên dàn ý chi tiết	Sắp xếp các thông tin đã thu thập thành một dàn ý khoa học và dễ hiểu, chia báo cáo thành ba phần: Phần đầu: Giới thiệu báo cáo và mục đích. Phần thân: Trình bày chi tiết nội dung công việc. Phần kết: Tóm tắt kết quả và đề xuất giải pháp.
Bước 4: Tiến hành làm báo cáo	Dựa theo bộ khung dàn ý đã làm ở bước 3, liệt kê ở mức chi tiết nhất tại từng đầu mục và đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được. Đây là phần quan trọng nhất trong một mẫu báo cáo công việc. Người làm báo cáo cần lưu ý thể hiện sao cho dễ hiểu, khoa học. Nên sử dụng các biểu đồ hoặc con số để có đánh giá trực quan và chính xác.
Bước 5: Đề xuất/ giải pháp	Đưa ra các giải pháp để khắc phục tồn đọng, nhược điểm và phát triển công việc, nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.

Để nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp thay đổi, hỗ trợ phối hợp kịp thời giữa các phòng ban. Doanh nghiệp hãy tham khảo ngay giải pháp AMIS Công việc của MISA: 

Dùng ngay miễn phí

• Nhân viên tự động gửi báo cáo định kỳ qua Email hoặc thông báo cho quản lý trên phần mềm.
• Ban lãnh đạo theo dõi tiến độ, báo cáo công việc nhanh chóng, real-time, không mất thời gian chờ trợ lý tổng hợp của từng phòng ban, nhân viên.
• Quản lý không mất thời gian đôn thúc nhân sự gửi lại báo cáo để tổng hợp trình ban giám đốc.
• Báo cáo phản ánh chính xác và nhanh chóng tình hình công việc thực tế như số lượng, năng suất, tiến độ hoàn thành,… tránh được rủi ro sai sót thông tin trong quá trình tổng hợp thủ công.
• Lưu trữ báo cáo tập trung tại 1 nơi, dễ dàng truy soát lại khi cần.

6. Tạo mẫu báo cáo công việc chuẩn và nhanh với phần mềm AMIS Công Việc

Báo cáo thủ công, nhân viên mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ. Người quản lý sẽ cần tổng hợp báo cáo của nhiều cá nhân, phòng ban,… mới nắm được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Chưa kể, doanh nghiệp phải tổ chức các buổi họp thường xuyên và kéo dài chỉ để cập nhật tiến độ, báo cáo công việc.

Hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập mẫu báo cáo công việc tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên.

Với AMIS Công Việc – phần mềm báo cáo công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào.

Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc:

Dùng ngay miễn phí

• Lên kế hoạch, phân công và quản lý công việc, dự án tập trung trên một nền tảng.
• Các thành viên có thể sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về các nhiệm vụ, đưa ra ý kiến hoặc yêu cầu sự hỗ trợ đồng thời cập nhật tiến độ công việc trên từng thẻ công việc (% hoàn thành, vấn đề gặp phải và bất kỳ thay đổi nào so với kế hoạch ban đầu).
• Quản lý và nhân viên theo dõi thời gian làm việc thực tế trên mỗi nhiệm vụ, giúp quản lý thời gian hiệu quả.
• Theo dõi tiến độ công việc, dự án với hệ thống báo cáo được cập nhật tức thời.  Hệ thống, tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành.
• Đo lường chính xác hiệu suất nhân sự, phòng ban, toàn doanh nghiệp.
• Nhắc nhở khi công việc sắp đến hạn hoàn thành, cảnh báo tiến độ thông minh.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay

7. Kết luận

Bài viết trên đây đã cung cấp cách làm báo cáo chuẩn và chuyên nghiệp nhất cho cá nhân, sếp cũng như các vị trí chức vụ khác trong doanh nghiệp. Bạn có thể tải miễn phí các mẫu báo cáo công việc mà MISA gửi tặng và tùy chỉnh nó để áp dụng hoặc dùng thử phần mềm của MISA để tạo báo cáo tự động và nhanh nhất.