Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Excel và Word mới nhất

Biên bản đối chiếu công nợ doanh nghiệp là văn bản quan trọng nhằm xác nhận lại sự ghi chép số liệu công nợ là chính xác. Bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ tặng bạn miễn phí mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Excel và Word. Đồng thời hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu biên bản đúng theo quy định của pháp luật hiện nay.

1. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?  

Đối chiếu công nợ là hoạt động được thực hiện giữa doanh nghiệp với đối tác (khách hàng, nhà cung cấp), trong đó hai bên so sánh các khoản công nợ giữa hai bên đã ghi nhận xem có trùng khớp với nhau không.

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế. Như vậy, đối chiếu công nợ là thủ tục quan trọng, giúp các bên xác nhận lại một lần nữa sự ghi chép, tổng hợp của mình là chính xác, từ đó sắp xếp kế hoạch trả nợ phù hợp. Đồng thời giúp kế toán có thể phát hiện sai sót (nếu có) và kịp thời điều chỉnh.

Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán nhằm đối chiếu và xác nhận tình hình thanh toán, số dư công nợ giữa bên mua và bên bán, đặc biệt là trong những hoạt động mua bán với số tiền từ 20 triệu đồng trở lên. Thông thường, biên bản này sẽ do kế toán công nợ phụ trách lập.

Vậy khi nào cần đối chiếu công nợ? Biên bản đối chiếu CN sẽ được lập vào định kỳ kế toán hoặc vào cuối năm. Kế toán doanh nghiệp lập cho từng khách hàng, nhà cung cấp và gửi cho khách hàng/NCC để xác nhận số công nợ.

Đọc thêm: Quy trình quản lý chặt chẽ công nợ, giảm thiểu rủi ro tài chính

2. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Excel và Word theo TT 200

2.1. Biên bản đối chiếu công nợ Tiếng Việt

Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Excel TẠI ĐÂY

Download mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Word TẠI ĐÂY

AMIS kế toán đã tích hợp trí tuệ nhân tạo AI MISA AVA, hỗ trợ lập biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận và gửi lại cho Doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của AI, kế toán có thể nhanh chóng tạo báo cáo công nợ phải thu/ phải trả và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu để phát hiện chênh lệch.

Dùng thử miễn phí tính năng AI trên AMIS Kế Toán

2.2. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ Tiếng Anh

Cũng giống như tiếng Việt, biên bản đối chiếu công nợ bằng tiếng Anh nhằm làm căn cứ xác định việc thanh toán công nợ theo hợp đồng thương mại, hợp đồng mua bán, hợp đồng tư vấn, hợp đồng dịch vụ… giữa người mua và người bán là các tổ chức, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ khác hàng tiếng Anh bằng Excel TẠI ĐÂY

Download mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Word TẠI ĐÂY

Để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ, nhanh chóng và chính xác, AMIS Kế toán đã tích hợp AI MISA AVA, đọc và tự động đối chiếu báo cáo công nợ trên phần mềm với dữ liệu nhà cung cấp, từ đó trả về danh sách các chứng từ, hóa đơn đã khớp/chưa khớp và khoản tiền chênh lệch.

Dùng thử miễn phí tính năng AI trên AMIS Kế Toán

3. Nội dung cần có trên biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ có nhiều mẫu khác nhau và có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của doanh. Tuy nhiên nội dung biên bản cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

• Tên doanh nghiệp
• Số biên bản đối chiếu công ty
• Địa chỉ, thời gian
• Căn cứ lập biên bản
• Thông tin hai bên mua và bán
• Công nợ chi tiết
• Kết luận
• Đại diện hai bên ký tên và đóng dấu

4. Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ

Bảng đối chiếu công nợ là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán nhằm xem các bên liên quan có thực hiện theo đúng quy định hay không. Biên bản này đóng vai trò quan trọng trong quá trình quyết toán thuế.

Ngoài mục đích trên, mẫu đối chiếu công nợ khách hàng còn nhằm mục đích giúp kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp mình với nhà cung cấp/khách hàng có thực hiện đúng với nội dung theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký hay không.

Để đảm bảo tính chính xác của các số liệu công nợ, hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn.

>>Xem thêm: Cách hạch toán bù trừ công nợ và những lưu ý khi đối chiếu công nợ

5. Nguyên tắc và quy trình đối chiếu công nợ

5.1. Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, kế toán doanh nghiệp cần đảm bảo các nguyên tắc dưới đây:

• Đáp ứng các điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;
• Nội dung đối chiếu công nợ phải đảm bảo không trái quy định của pháp luật và không trái các giá trị đạo đức xã hội;
• Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên phải được dựa trên tinh thần tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau;
• Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản (biên bản đối chiếu công nợ) hoặc các hình thức tương đương khác để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.

5.2. Quy trình đối chiếu công nợ

Bước 1: Chuẩn bị mẫu đối chiếu công nợ khách hàng phù hợp với nhu cầu: Doanh nghiệp phải chuẩn bị mẫu biên bản với đầy đủ các thông tin cần thiết như:

• Thông tin của doanh nghiệp và khách hàng
• Danh sách công nợ
• Số tiền còn lại
• Kiểm tra sai sót

Bước 2: Xác định công nợ giữa bên A và bên B: bao gồm số tiền phải thu và số tiền phải trả

Bước 3: Kiểm tra đối chiếu: Thực hiện đối chiếu số tiền với sổ sách kế toán của hai bên để đảm bảo không có sự chệnh lệch.

Bước 4: Ghi nhận sai sót: Nếu có sai sót, phải thêm phần mô tả lỗi sai và phương án giải quyết

Bước 5: Xử lý sai sót: Hai bên thống nhất phương án giải quyết vế đề có thể là điều chỉnh số liệu hoặc đi đến một sự thỏa thuận nào đó có lợi cho cả hai bên.

Lưu ý: biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng/nhà cung cấp thì mới có giá trị để phục vụ công tác quyết toán báo cáo tài chính.

6. Lưu ý khi lập biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là biên bản vô cùng quan trọng khi quyết toán với cơ quan thuế. Trong quá trình lập biên bản, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề dưới đây:

• Nếu bên mua và bên bán thanh toán hết giá trị hợp đồng thì chỉ cần làm biên bản thanh lý hợp đồng và ghi đầy đủ các thông tin về thời hạn, giá trị thanh toán, chấm dứt hợp đồng thì không cần phải lập biên bản đối chiếu và bù trừ công nợ.
• Nếu hết thời hạn quy định mà hai bên chưa thanh toán hết công nợ với nhau thì cần lập một biên bản đối chiếu khác
• Biên bản này chỉ có giá trị pháp lý khi được ký tên, đóng dấu bởi đại diện của hai bên được nêu trong biên bản. Các bên có thể ủy quyền cho người khác ký thay người đại diện được nêu trong biên bản nhưng cần có giấy ủy quyền hợp pháp và ký đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý của biên bản.

Ngoài ra, khi lập biên bản kế toán doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề dưới đây để hạn chế các sai sót xảy ra:

• Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi thấp  sẽ dẫn đến việc sai sót trong quản lý công nợ
• Chưa phát hiện được nguyên nhân số tiền mà doanh nghiệp phải thu khách hàng bị chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp xây dựng thì hầu như đều không đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu có phần chênh lệch, nhiều khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu như các loại hình doanh nghiệp khác

Kết luận

Như vậy, có thể thấy biên bản đối chiếu công nợ là một chứng từ kế toán vô cùng quan trọng. Hiên nay, để quản lý công nợ và tạo lập các biên bản công nợ tự động, AMIS Kế toán đã tích hợp trí tuệ nhân tạo AI MISA AVA, xử lý công việc thông minh bằng giao tiếp câu lệnh, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường.
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó.
• Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp.
• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Bên cạnh đó, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp có thể đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Đăng ký dùng thử miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS trong 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn!