[Template] File excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết 2025

Bạn đang đau đầu vì quản lý nguyên vật liệu nhà hàng thủ công vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót? Đừng lo, trong bài viết này bạn sẽ được chia sẻ File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết 2025 – công cụ được thiết kế khoa học, tích hợp sẵn công thức và bảng báo cáo trực quan. Chỉ với một file duy nhất, bạn có thể dễ dàng theo dõi nhập – xuất – tồn kho, kiểm soát chi phí, hạn chế thất thoát và đưa ra quyết định nhanh chóng.

1. Lý do nên sử dụng file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Trong hoạt động vận hành nhà hàng, việc quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò then chốt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng món ăn và trải nghiệm khách hàng. Thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót, nhiều nhà hàng hiện nay lựa chọn sử dụng file Excel quản lý nguyên vật liệu để có một công cụ đơn giản, dễ dùng nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát tốt nguồn lực.

Lý do nên sử dụng file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng có thể kể đến như:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Excel cho phép nhập liệu nhanh, dùng công thức và bảng tính tự động thay vì tính toán thủ công.
• Kiểm soát tồn kho chính xác: Có thể theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu hàng ngày, hạn chế thất thoát và thiếu hụt.
• Phân tích chi phí hiệu quả: Dễ dàng tổng hợp dữ liệu để tính toán chi phí nguyên vật liệu, từ đó hỗ trợ quản lý giá vốn và lợi nhuận.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh: File Excel có thể thiết kế dashboard, biểu đồ trực quan, giúp quản lý nắm tình hình tồn kho và tiêu hao chỉ trong vài phút.
• Linh hoạt và dễ tùy chỉnh: Không cần phần mềm phức tạp, chỉ với Excel có thể xây dựng các mẫu file phù hợp theo quy mô và đặc thù từng nhà hàng.
• Dễ dàng chia sẻ và lưu trữ: File Excel có thể lưu trên máy tính, Google Drive hoặc gửi qua email để nhiều bộ phận cùng theo dõi và cập nhập

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí hiệu quả nhất

2. Cách thiết lập file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Để quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả bằng Excel, cần thiết lập file một cách khoa học và dễ dùng. File không chỉ là nơi nhập liệu mà còn phải hỗ trợ theo dõi, phân tích và báo cáo. Dưới đây là các bước thiết lập file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng:

Bước 1: Xác định nhu cầu quản lý

Trước tiên, bạn cần làm rõ các thông tin cần quản lý trong nhà hàng:

• Danh mục nguyên vật liệu (thịt, cá, rau củ, gia vị…).
• Đơn vị tính (kg, gram, lít, chai…).
• Giá nhập và nhà cung cấp.
• Số lượng nhập – xuất – tồn kho.
• Hạn sử dụng (nếu cần quản lý chi tiết hơn).

Lưu ý: Việc xác định nhu cầu giúp thiết kế file phù hợp, không thiếu cũng không thừa dữ liệu.

Bước 2: Thiết kế các sheet dữ liệu chính

Một bảng Excel quản lý nguyên vật liệu có thể bao gồm các cột:

• Mã nguyên vật liệu
• Tên nguyên vật liệu
• Nhóm nguyên vật liệu (rau, thịt, cá, gia vị…)
• Đơn vị tính (kg, lít, hộp, chai…)
• Số lượng nhập
• Đơn giá nhập
• Thành tiền nhập (tính tự động = Số lượng × Đơn giá)
• Số lượng xuất
• Thành tiền xuất
• Số lượng tồn cuối (tính tự động = Tồn đầu + Nhập – Xuất)
• Nhà cung cấp
• Ngày nhập / Ngày xuất
• Hạn sử dụng (nếu áp dụng)

Các cột này có thể bố trí trong một bảng chính hoặc tách thành nhiều sheet tùy theo cách quản lý.

Bước 3: Thiết lập công thức và tự động hóa

Bạn có thể thiết lập công thức và tự động hóa trong file Excel để giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót. Cụ thể, hãy dùng các hàm như SUMIFS để tính tổng nhập – xuất theo từng nguyên liệu, áp dụng công thức tồn kho để tự động ra số lượng cuối kỳ, kết hợp VLOOKUP/XLOOKUP để lấy thông tin đơn vị tính hoặc giá nhập từ bảng danh mục.

Ngoài ra, có thể định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để cảnh báo khi số lượng gần hết hoặc nguyên liệu sắp quá hạn, giúp quản lý chủ động trong việc nhập hàng. Nhờ các công thức này, toàn bộ dữ liệu sẽ được cập nhật và tính toán tự động, tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác.

Bước 4: Tạo báo cáo và biểu đồ

Sau khi đã có dữ liệu nhập – xuất – tồn, bạn nên thiết lập phần báo cáo và biểu đồ để việc theo dõi trực quan, dễ dàng hơn. Báo cáo có thể trình bày theo ngày, tuần hoặc tháng để nắm được tổng chi phí nguyên vật liệu, mức tiêu hao của từng nhóm thực phẩm và so sánh giữa các giai đoạn.

Từ dữ liệu báo cáo, bạn có thể tạo các biểu đồ trong Excel như biểu đồ cột để thể hiện lượng nguyên liệu nhập – xuất, biểu đồ tròn để hiển thị tỷ trọng chi phí từng nhóm nguyên vật liệu, hay biểu đồ đường để theo dõi xu hướng biến động theo thời gian.

Những điểm quan trọng nên chú ý trong báo cáo và biểu đồ gồm:

• Tổng chi phí nguyên vật liệu trong kỳ.
• Lượng nguyên liệu tiêu hao theo nhóm món ăn.
• Tỷ lệ chiếm dụng kho của từng loại nguyên liệu.

Bước 5: Bảo mật và chia sẻ

Để đảm bảo an toàn và thuận tiện khi sử dụng file Excel quản lý nguyên vật liệu, bạn nên thiết lập chế độ Protect Sheet để khóa công thức, chỉ cho phép nhập số liệu nhằm tránh việc chỉnh sửa nhầm lẫn. File nên được lưu trữ trên các nền tảng đám mây như Google Drive hoặc OneDrive để nhiều bộ phận có thể cùng truy cập và cập nhật dữ liệu dễ dàng. Ngoài ra, việc sao lưu định kỳ là cần thiết để phòng trường hợp mất mát dữ liệu, giúp nhà hàng luôn duy trì được hệ thống quản lý ổn định và liên tục.

Tham khảo: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay

3. Tải miễn phí File excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết 2025

Bạn đang tìm một công cụ hỗ trợ quản lý kho nguyên vật liệu nhà hàng vừa chi tiết – dễ dùng – tiết kiệm thời gian? Ngay tại đây, bạn có thể tải miễn phí File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết 2025 đã được thiết kế khoa học, tích hợp đầy đủ các cột dữ liệu cần thiết, công thức tính toán tự động và bảng báo cáo trực quan.

Với file này, việc theo dõi nhập – xuất – tồn, kiểm soát chi phí cũng như lập báo cáo định kỳ trở nên đơn giản và chính xác hơn, giúp chủ/quản lý nhà hàng chủ động trong mọi quyết định kinh doanh.

4. MISA AMIS — Giải pháp quản trị chuỗi nhà hàng thông minh

MISA AMIS là giải pháp quản trị chuỗi nhà hàng toàn diện, được thiết kế để “đồng bộ từ bếp đến bàn”, giúp chủ nhà hàng kiểm soát vận hành chặt chẽ, gia tăng lợi nhuận và mở rộng chuỗi mà không gặp những khó khăn thường thấy khi quản lý nhiều chi nhánh.

Dùng thử miễn phí

MISA AMIS là nền tảng quản trị chuỗi nhà hàng thông minh với 4 phân hệ chính:

• Tài chính – Kế toán: gồm AMIS Kế toán, Hóa đơn điện tử, Kho hàng, Mua hàng, Ngân hàng điện tử, giúp quản lý doanh thu, chi phí và dòng tiền minh bạch.
• Marketing – Bán hàng: gồm AMIS CRM, Marketing, Khuyến mại, Cửa hàng, Nhà hàng (CukCuk), hỗ trợ thu hút khách hàng, chăm sóc và tăng doanh số.
• Quản trị nhân sự: gồm AMIS Tuyển dụng, Thông tin nhân sự, Chấm công, Tiền lương, BHXH, Thuế TNCN, giúp quản lý nhân viên và tối ưu hiệu suất.
• Văn phòng số: gồm AMIS Công việc, Quy trình, Ký tài liệu, Tài sản, Mạng xã hội, Chat, giúp vận hành trơn tru, số hóa toàn bộ hoạt động.

Với MISA AMIS, bạn sẽ được hỗ trợ bởi những tính năng phần mềm nổi bật sau:

• Quản lý đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh: doanh thu, tồn kho, nguyên vật liệu đều được cập nhật thời gian thực, giúp hạn chế chậm trễ và sai sót.
• Quản lý đặt bàn, gọi món, phục vụ và thanh toán liên thông — giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm nhầm lẫn và sai sót trong phục vụ.
• Hệ thống cảnh báo tồn kho, nguyên vật liệu cận hạn hoặc sắp hết — giúp chủ nhà hàng chủ động nhập hàng, tránh lãng phí và đứt hàng.
• Chuẩn hóa quy trình phục vụ, chế biến và vận hành tại nhiều địa điểm để đảm bảo chất lượng đồng đều trên toàn chuỗi.
• Báo cáo tức thời, phân tích lợi nhuận theo món ăn, chi nhánh, thậm chí phân theo khung giờ — giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt.

Với sự kết hợp đồng bộ các phân hệ, MISA AMIS giúp nhà hàng kiểm soát vận hành từ bếp đến bàn, tối ưu chi phí, tăng lợi nhuận và mở rộng chuỗi dễ dàng.

Đăng ký ngay MISA AMIS và trải nghiệm miễn phí 14 ngày sử dụng full tính nắng của 40+ phần mềm:

Kết luận