Quy trình quản lý trang thiết bị y tế đóng vai trò then chốt trong việc bảo trì, tối ưu hóa vòng đời và đảm bảo hiệu quả hoạt động của thiết bị tại bệnh viện, phòng khám.
Theo thống kê từ World Health Organization (WHO), một tỷ lệ lớn sự cố y khoa trên toàn cầu có nguyên nhân từ công tác quản lý thiết bị chưa hiệu quả. Điều này cho thấy, quy trình quản lý và bảo trì trang thiết bị y tế không chỉ đơn thuần là một công việc kỹ thuật, mà thực sự là một nhiệm vụ quản trị mang tính chiến lược đối với mọi cơ sở y tế.
| TẢI MIỄN PHÍ MẪU QUY TRÌNH QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ |
1. Tại sao cần quy trình quản lý trang thiết bị y tế?
Quy trình quản lý trang thiết bị y tế là yếu tố không thể thiếu trong các bệnh viện và phòng khám, bởi nó giúp bảo đảm thiết bị luôn hoạt động hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí. Nếu thiếu quy trình, việc vận hành dễ rơi vào tình trạng chắp vá, tiềm ẩn rủi ro sự cố và gây lãng phí lớn.
Một số lý do chính:
- Tối ưu hóa vòng đời thiết bị: giúp thiết bị được sử dụng bền lâu, giảm tần suất hỏng hóc.
- Đảm bảo an toàn người bệnh: hạn chế sự cố y khoa do thiết bị trục trặc.
- Tiết kiệm chi phí: giảm thiểu chi phí sửa chữa đột xuất và đầu tư thay mới.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: tạo sự tin tưởng cho bệnh nhân, cải thiện uy tín cơ sở y tế.
[Tham khảo thêm] Top 7 phần mềm quản lý trang thiết bị y tế phổ biến nhất 2025
2. Quy trình quản lý trang thiết bị y tế chi tiết
Trước khi đi sâu vào quy trình cơ bản quản lý trang thiết bị y tế, bạn có thể tham khảo ngay mẫu quy trình quản lý chi tiết tại một bệnh viện mà chúng tôi đã tổng hợp. Tài liệu này giúp bạn hình dung rõ ràng từng bước triển khai thực tế, từ khâu tiếp nhận, vận hành đến bảo trì và thanh lý thiết bị.
Quy trình quản lý trang thiết bị y tế không chỉ đơn thuần là theo dõi tình trạng hoạt động, mà còn bao gồm toàn bộ vòng đời thiết bị – từ khâu mua sắm, lắp đặt, vận hành, bảo trì cho đến thanh lý. Một quy trình chặt chẽ, có hệ thống giúp bệnh viện/phòng khám kiểm soát hiệu quả tài sản, đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí.
Bước 1: Khảo sát & lập kế hoạch đầu tư thiết bị
Công việc cần làm:
-
Đánh giá nhu cầu sử dụng của từng khoa/phòng.
-
Dự trù ngân sách và xác định ưu tiên thiết bị cần đầu tư.
-
So sánh các nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, dịch vụ bảo hành.
-
Lập kế hoạch mua sắm ngắn hạn và dài hạn.
Lưu ý: Không nên chỉ dựa vào giá để quyết định mua thiết bị. Cần quan tâm đến chi phí vận hành, bảo trì, nguồn linh kiện thay thế và uy tín nhà cung cấp để tránh lãng phí sau này.
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra & bàn giao thiết bị
Công việc cần làm:
-
Kiểm tra hồ sơ kỹ thuật, giấy tờ nhập khẩu, chứng nhận chất lượng.
-
Đối chiếu số lượng, thông số kỹ thuật với hợp đồng.
-
Lập biên bản bàn giao cho khoa/phòng sử dụng.
-
Dán tem/mã số định danh để quản lý.
Lưu ý: Mọi thiết bị mới đều cần được kiểm định, thử nghiệm trước khi đưa vào vận hành. Nếu bỏ qua bước này, nguy cơ thiết bị sai lệch kết quả chẩn đoán sẽ rất cao.
Bước 3: Vận hành & sử dụng thiết bị
Công việc cần làm:
- Đào tạo nhân viên y tế về cách vận hành đúng quy trình.
- Lập sổ nhật ký sử dụng cho từng thiết bị.
- Thiết lập phân quyền: ai được phép vận hành thiết bị nào.
- Giám sát tần suất sử dụng và cảnh báo khi vượt ngưỡng.
Lưu ý: Sai sót lớn nhất thường đến từ con người, do sử dụng sai cách hoặc không tuân thủ hướng dẫn. Vì vậy, đào tạo và giám sát liên tục là yêu cầu bắt buộc.
Bước 4: Bảo trì & bảo dưỡng định kỳ
Công việc cần làm:
-
Lập lịch bảo trì định kỳ (hằng tháng/quý/năm).
-
Thực hiện vệ sinh, thay thế linh kiện hao mòn.
-
Cập nhật hồ sơ bảo trì và kết quả kiểm tra.
-
Ghi nhận mọi sự cố nhỏ để xử lý kịp thời.
Lưu ý: Nhiều bệnh viện chỉ xử lý khi thiết bị hỏng, dẫn đến chi phí sửa chữa cao. Trong khi đó, bảo trì dự phòng sẽ giúp tiết kiệm hơn và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Bước 5: Kiểm định & đánh giá hiệu suất thiết bị
Công việc cần làm:
-
Kiểm định an toàn điện, độ chính xác, độ nhạy cảm biến.
-
Đo lường mức độ tiêu hao năng lượng.
-
So sánh hiệu suất với chuẩn WHO hoặc tiêu chuẩn quốc gia.
-
Đề xuất nâng cấp hoặc thay thế nếu hiệu quả thấp.
Lưu ý: Kiểm định không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là yếu tố đảm bảo an toàn cho bệnh nhân. Nếu bỏ qua, nguy cơ sai lệch trong chẩn đoán điều trị sẽ tăng cao.
Bước 6: Quản lý sự cố & sửa chữa đột xuất
Công việc cần làm:
-
Ghi nhận sự cố vào hệ thống quản lý thiết bị.
-
Phân loại mức độ hỏng hóc (nhẹ, trung bình, nghiêm trọng).
-
Liên hệ đơn vị bảo trì/nhà cung cấp để sửa chữa.
-
Lập báo cáo chi phí sửa chữa và thời gian gián đoạn.
Lưu ý: Mọi sự cố cần có hồ sơ theo dõi chi tiết để rút kinh nghiệm và phòng ngừa tái diễn. Không nên sửa chữa tạm bợ hoặc để nhân viên không chuyên can thiệp.
Bước 7: Thanh lý & thay thế thiết bị
Công việc cần làm:
-
Đánh giá tuổi thọ thiết bị so với khấu hao.
-
Lập hồ sơ thanh lý, trình ban giám đốc phê duyệt.
-
Đấu giá hoặc hủy bỏ theo đúng quy định pháp luật.
-
Đầu tư thay thế bằng thiết bị hiện đại hơn.
Lưu ý: Nhiều cơ sở y tế vẫn tận dụng thiết bị quá hạn, dẫn đến hiệu quả thấp và rủi ro cao. Thanh lý đúng lúc không chỉ an toàn mà còn giúp tối ưu chi phí đầu tư mới.
[Xem thêm] Quy trình thao tác chuẩn trong khoa dược bệnh viện: Hướng dẫn chi tiết
3. Lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý hiệu quả
Quy trình quản lý chặt chẽ giúp thiết bị y tế được vận hành đúng cách, bảo trì định kỳ và phát hiện kịp thời các hỏng hóc nhỏ. Nhờ đó, tuổi thọ thiết bị được kéo dài, giảm thiểu tình trạng hỏng đột xuất.
Bên cạnh đó, quản lý hiệu quả giúp hạn chế chi phí phát sinh do sự cố bất ngờ. Thay vì tốn kém cho việc sửa chữa lớn hoặc mua mới, bệnh viện có thể tiết kiệm ngân sách nhờ duy trì bảo trì chủ động và dự phòng.
Không chỉ vậy, Thiết bị y tế được kiểm định và giám sát thường xuyên sẽ giảm nguy cơ xảy ra sự cố y khoa. Điều này trực tiếp bảo vệ an toàn cho bệnh nhân và nâng cao độ tin cậy trong chẩn đoán, điều trị.
Khi thiết bị hoạt động ổn định, bác sĩ có thể chẩn đoán chính xác và điều trị kịp thời. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, mà còn tăng sự hài lòng và niềm tin của người bệnh.
MISA AMIS TẶNG BẠN BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP (Cập nhật mới nhất 2025)
4. Các lỗi thường gặp khi xây dựng quy trình quản lý trang thiết bị y tế
4.1. Thiếu chuẩn hóa trong quy trình
Nhiều cơ sở y tế xây dựng quy trình chỉ mang tính hình thức, thiếu tiêu chuẩn rõ ràng cho từng bước (mua sắm, vận hành, bảo trì, thanh lý).
-
Hậu quả: Gây chồng chéo trong quản lý, khó kiểm soát trách nhiệm và dễ bỏ sót công việc.
-
Khắc phục: Xây dựng quy trình dựa trên hướng dẫn của Bộ Y tế hoặc tiêu chuẩn quốc tế (ISO 13485, WHO).
4.2. Không có dữ liệu tập trung
Hồ sơ thiết bị thường được lưu rải rác trên giấy tờ hoặc file rời, không tập trung thành hệ thống.
-
Hậu quả: Mất thời gian tra cứu, dễ thất lạc thông tin, khó đánh giá tình trạng thiết bị toàn viện.
-
Khắc phục: Sử dụng phần mềm quản lý tập trung, có tích hợp mã QR/mã vạch để truy xuất nhanh hồ sơ.
4.3. Bỏ qua khâu đào tạo nhân viên
Chỉ chú trọng mua sắm thiết bị nhưng không đào tạo đầy đủ cho người sử dụng.
-
Hậu quả: Nhân viên vận hành sai cách, gây hỏng hóc sớm, thậm chí gây nguy hiểm cho bệnh nhân.
-
Khắc phục: Đưa đào tạo sử dụng và an toàn thiết bị thành bước bắt buộc trong quy trình.
4.4. Quản lý theo kiểu “chạy theo sự cố”
Chỉ sửa chữa khi thiết bị hỏng, không có kế hoạch bảo trì định kỳ.
-
Hậu quả: Tăng chi phí sửa chữa, thời gian gián đoạn dịch vụ, giảm tuổi thọ thiết bị.
-
Khắc phục: Lập lịch bảo trì dự phòng, kết hợp theo dõi hiệu suất thiết bị.
Xem thêm: Sơ đồ nhà thuốc đạt chuẩn GPP – Hướng dẫn chi tiết và mẫu tham khảo
5. Công cụ và phần mềm hỗ trợ xây dựng quy trình quản lý trang thiết bị y tế
Để đảm bảo việc quản lý trang thiết bị y tế được thực hiện bài bản, hiệu quả và giảm thiểu sai sót, nhiều bệnh viện, phòng khám hiện nay đã ứng dụng các giải pháp phần mềm hiện đại. Trong đó, MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS Tài sản là hai công cụ nổi bật giúp tối ưu hóa toàn bộ quá trình quản lý.
5.1. MISA AMIS Quy trình – Giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện
MISA AMIS Quy trình là phần mềm số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ trong bệnh viện, từ tiếp nhận – kiểm tra – vận hành – bảo trì đến thanh lý thiết bị.
Tính năng nổi bật:
- Thiết kế và số hóa quy trình quản lý trang thiết bị y tế theo chuẩn quốc tế.
- Tự động phân quyền, giao việc và theo dõi tiến độ thực hiện.
- Tích hợp phê duyệt điện tử, giúp giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian xử lý.
- Cảnh báo khi có bước trong quy trình bị chậm tiến độ hoặc sai lệch.
MISA AMIS Quy trình giúp lãnh đạo bệnh viện dễ dàng giám sát tổng thể, đảm bảo mọi thiết bị được quản lý theo đúng chuẩn, tránh tình trạng bỏ sót hoặc làm chồng chéo công việc.
Lưu ý: Khi triển khai, bệnh viện nên chuẩn hóa quy trình hiện tại trước, sau đó số hóa trên phần mềm để đạt hiệu quả cao nhất.
5.2. MISA AMIS Tài sản – Phần mềm quản lý tài sản hiệu quả cho bệnh viện
MISA AMIS Tài sản là phần mềm chuyên biệt cho việc quản lý toàn bộ vòng đời tài sản, trong đó có trang thiết bị y tế.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý chi tiết từng thiết bị theo mã định danh, hồ sơ, tình trạng và lịch sử sử dụng.
- Tự động lập kế hoạch và nhắc nhở bảo trì, kiểm định, hiệu chuẩn định kỳ.
- Quản lý chi phí khấu hao, sửa chữa, thay thế thiết bị.
- Hỗ trợ báo cáo phân tích: tuổi thọ, hiệu suất và đề xuất thanh lý thiết bị.
Lợi ích: Giúp bệnh viện sử dụng tài sản đúng mục đích, tiết kiệm chi phí vận hành, đồng thời đảm bảo an toàn cho bệnh nhân khi thiết bị luôn trong trạng thái tốt nhất.
Lưu ý: Nên tích hợp MISA AMIS Tài sản với MISA AMIS Quy trình để hình thành hệ sinh thái quản lý đồng bộ, tránh việc dữ liệu bị rời rạc.
6. Kết luận
Việc triển khai một quy trình quản lý trang thiết bị y tế bài bản không chỉ đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và nhân viên y tế mà còn giúp các cơ sở y tế tuân thủ quy định pháp luật, tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Từ việc lập kế hoạch, kiểm tra, bảo trì đến thanh lý thiết bị, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu suất và độ tin cậy của thiết bị y tế. Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý hiện đại sẽ hỗ trợ bạn đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
