Trong mọi giao dịch thương mại, việc xuất hóa đơn là yêu cầu bắt buộc nhưng không ít doanh nghiệp vẫn đặt câu hỏi: xuất hóa đơn để làm gì?. Thực tế, hóa đơn không chỉ là công cụ hạch toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong quản trị tài chính và thuế. Bài viết sau sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về bản chất của hóa đơn, quy trình xuất đúng chuẩn và những điểm cần đặc biệt lưu ý khi lập hóa đơn.
1. Hóa đơn là gì? Các nội dung cần có trong hóa đơn
1.1. Hóa đơn là gì?
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”
Theo đó, hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tất cả các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ kể từ ngày 01/07/2022. Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cũng trở nên bắt buộc đối với một số đối tượng.
1.2. Các nội dung cần có trong hóa đơn
Về nội dung, hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền;
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), số tiền thuế GTGT;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Ngày lập hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn;
- Chữ ký số của người bán (hoặc của tổ chức được ủy nhiệm);
- Trường hợp là hóa đơn có mã, phải có mã của cơ quan thuế được cấp tự động thông qua phần mềm hóa đơn.
Đáng chú ý, Thông tư 32/2025/TT-BTC đã quy định chi tiết hơn về ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn điện tử, theo đó:
- Mẫu số được quy định là số từ 1 đến 9, tương ứng với từng loại hóa đơn cụ thể;
- Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, bắt đầu bằng chữ C (hóa đơn có mã) hoặc K (không mã), tiếp theo là hai số cuối của năm phát hành (ví dụ 25 cho năm 2025), và ba ký tự cuối thể hiện loại hình và mục đích sử dụng hóa đơn.
2. Xuất hóa đơn công ty để làm gì?
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới thành lập, vẫn thường đặt câu hỏi: xuất hóa đơn để làm gì? Trong thực tế, hóa đơn không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ kế toán – thuế không thể thiếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do cụ thể cho việc phải xuất hóa đơn đầy đủ, đúng quy định:
- Tuân thủ quy định pháp luật về thuế: Mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều bắt buộc phải xuất hóa đơn, kể cả không thu tiền. Việc không xuất đúng thời điểm có thể dẫn đến xử phạt hành chính và bị đánh giá rủi ro cao về thuế.
- Là căn cứ kê khai thuế và ghi nhận chi phí hợp lệ: Hóa đơn giúp doanh nghiệp xác định doanh thu, chi phí hợp pháp để kê khai thuế GTGT, thuế TNDN và làm căn cứ hoàn thuế, khấu trừ thuế đầu vào.
- Ghi nhận giao dịch minh bạch, nâng cao uy tín: Việc xuất hóa đơn đầy đủ thể hiện sự chuyên nghiệp trong quan hệ với khách hàng, đối tác và là điều kiện bắt buộc trong đấu thầu, kiểm toán, thanh toán với cơ quan Nhà nước.
- Hỗ trợ giám sát và quản lý thuế của cơ quan chức năng: Hóa đơn là công cụ để cơ quan thuế theo dõi doanh thu thực tế, góp phần ngăn ngừa gian lận và thất thu thuế, đồng thời khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn để bảo vệ quyền lợi cá nhân.
3. Quy trình xuất hóa đơn công ty
Để đảm bảo việc lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các bước theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cập nhật bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Dưới đây là quy trình 5 bước chuẩn mà kế toán doanh nghiệp nên thực hiện:
Bước 1: Xác định thời điểm lập hóa đơn
Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định, để tránh lập sớm hoặc chậm làm phát sinh sai sót về thuế.
Tham khảo chi tiết tại: Thời điểm lập hóa đơn điện tử mới nhất
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin lập hóa đơn
- Thông tin bên bán và bên mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: tên, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.
- Chứng từ đính kèm: hợp đồng, biên bản giao nhận, bảng kê (nếu có).
Bước 3: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
- Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử đã đăng ký.
- Nhập dữ liệu, chọn loại hóa đơn phù hợp (có mã hoặc không có mã).
- Ký số bằng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 4: Phát hành hóa đơn
- Hóa đơn có mã: hệ thống gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi khách hàng.
- Hóa đơn không có mã: được phát hành ngay sau khi ký số.
- Gửi hóa đơn cho người mua qua email hoặc cổng hóa đơn.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ có hệ thống để phục vụ thanh tra, kiểm toán, đối chiếu.
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp
Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là công việc thường xuyên trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh sai sót ảnh hưởng đến chi phí, thuế và uy tín doanh nghiệp, cần lưu ý một số điểm cơ bản sau:
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng bản chất giao dịch. Không nên lập hóa đơn quá sớm hoặc quá muộn so với thực tế phát sinh.
- Thông tin trên hóa đơn phải chính xác, đặc biệt là tên, mã số thuế, địa chỉ người mua và mô tả hàng hóa/dịch vụ.
- Không xuất hóa đơn cho các giao dịch không phát sinh thực tế, hoặc sử dụng hóa đơn sai mục đích, gây rủi ro pháp lý.
- Xử lý hóa đơn sai sót đúng quy trình, tuyệt đối không xóa bỏ tùy tiện mà cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
- Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, an toàn, đảm bảo tra cứu dễ dàng khi có thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán độc lập.
Kết luận
Việc xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng quan trọng để quản lý tài chính – kế toán hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh các quy định mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC bắt đầu có hiệu lực, kế toán doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và chuẩn hóa quy trình lập hóa đơn, lưu trữ và kê khai thuế.
Để tối ưu hóa toàn bộ quy trình này, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm kế toán có tích hợp công cụ hóa đơn điện tử. Một trong những giải pháp toàn diện và thân thiện với doanh nghiệp vừa và nhỏ là phần mềm kế toán online MISA AMIS:
- Kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử như MeInvoice, giúp tự động lập, phát hành và quản lý hóa đơn không sai sót.
- Tự động lấy dữ liệu từ các nghiệp vụ bán hàng – mua hàng – kho – ngân hàng, giảm thao tác nhập liệu thủ công.
- Cảnh báo lập hóa đơn sai thời điểm hoặc thiếu thông tin, giúp kế toán tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.
- Báo cáo tài chính, công nợ, doanh thu theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định kịp thời.
- Linh hoạt sử dụng online mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ làm việc từ xa.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
