Hóa đơn tiếng Anh là gì? Có được ghi tiếng Anh trên hóa đơn điện tử khi bán hàng cho cá nhân, tổ chức nước ngoài hay không?

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh doanh quốc tế, việc hiểu rõ “hóa đơn tiếng Anh là gì” và cách sử dụng các thuật ngữ tương ứng là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính, kế toán và giao dịch thương mại. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định về ghi tiếng Anh trên hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng cho cá nhân, tổ chức nước ngoài. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ khía cạnh này một cách dễ hiểu và dễ áp dụng.

1. Hóa đơn tiếng anh là gì?

Hóa đơn trong tiếng anh thường được dịch là “invoice” – là một chứng từ kế toán thể hiện giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa người bán và người mua.

Khác với khái niệm “bill” hay “receipt”, từ “invoice” thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp và giao dịch có tính chất thương mại cao. Trong kế toán tài chính, invoice còn đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí, kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ kế toán.

2. Các thuật ngữ tiếng anh về hóa đơn

Trong môi trường làm việc quốc tế hoặc khi sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài, việc nắm rõ các thuật ngữ tiếng Anh liên quan đến hóa đơn là điều cần thiết. Không chỉ đơn thuần là “invoice”, mỗi loại hóa đơn hoặc nghiệp vụ liên quan đều có cách gọi tương ứng để đảm bảo giao tiếp chính xác và hiệu quả.

Dưới đây là tổng hợp những thuật ngữ tiếng Anh phổ biến nhất mà kế toán doanh nghiệp cần nắm vững:

Ngoài ra, một số hệ thống phần mềm quốc tế còn sử dụng các cụm từ như “billing address” (địa chỉ thanh toán), “invoice due date” (ngày đến hạn thanh toán), hoặc “taxable amount” (giá trị tính thuế) – những cụm từ này rất phổ biến trong nghiệp vụ xử lý hóa đơn và cần được hiểu chính xác để tránh sai sót trong hạch toán.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp tự động kiểm tra, đối chiếu và phát hiện hóa đơn đầu vào không hợp lệ chỉ trong vài giây. Nhờ công nghệ AI và kết nối chặt chẽ với hệ thống hóa đơn điện tử, MISA AMIS giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian hạch toán, và bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về thuế.

3. Có được ghi tiếng Anh trên hóa đơn điện tử khi bán hàng cho cá nhân, tổ chức nước ngoài hay không?

Căn cứ vào khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nội dung của hóa đơn

…

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Như vậy ngôn ngữ chính được phép thể hiện trên hóa đơn điện tử là tiếng Việt. Tuy nhiên, trong các trường hợp cần bổ sung ngôn ngữ khác để phục vụ hoạt động giao dịch quốc tế, cơ quan quản lý cho phép thể hiện chữ nước ngoài kèm theo, nhưng phải đáp ứng một số điều kiện nhất định về vị trí và định dạng trình bày:

• Chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ), hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt.
• Chữ nước ngoài phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ Tiếng Việt

Có thể bạn quan tâmCách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 70 và Thông tư 32

4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng cho tổ chức, cá nhân nước ngoài

Căn cứ theo điểm a, khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 quy định như sau:

“Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.”

Theo đó, khi doanh nghiệp bán hàng cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài, thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngay tại thời điểm giao hàng, tức là thời điểm mà quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển sang cho bên mua không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả hàng gia công xuất khẩu), người bán có thể tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng được cơ quan hải quan xác nhận thông quan.

Kết luận

Hiểu rõ “hóa đơn tiếng Anh là gì” không chỉ đơn thuần là việc dịch đúng từ “invoice”, mà còn là cách để doanh nghiệp vận dụng chính xác các thuật ngữ chuyên ngành trong hoạt động giao dịch, kế toán và thuế. Tùy vào ngữ cảnh sử dụng, các thuật ngữ như invoice, bill, receipt hay commercial invoice, sales invoice, VAT invoice đều mang hàm ý riêng và có chức năng pháp lý khác nhau.

Trong môi trường thương mại quốc tế, việc sử dụng đúng loại hóa đơn, đúng thuật ngữ tiếng Anh không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp, mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý khi xuất hóa đơn cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Để giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn song ngữ hoặc quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng các phần mềm kế toán online tích hợp AI, giúp tự động hóa nghiệp vụ, chuẩn hóa dữ liệu, và nâng cao hiệu suất làm việc.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ tiếng Anh và hóa đơn điện tử thông minh với nhiều tính năng nổi bật như:

• Giao diện đa ngôn ngữ, hỗ trợ tiếng Anh: Dễ dàng lập báo cáo, chứng từ và hóa đơn song ngữ.
• Tự động nhận diện hóa đơn đầu vào bằng AI: Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán.
• Trợ lý ảo AVA: Nhắc nhở lịch nộp báo cáo, cảnh báo sai lệch định khoản, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
• Kết nối đồng bộ với phần mềm hóa đơn điện tử MISA: Hỗ trợ xuất hóa đơn chuẩn quy định, có thể tùy chỉnh song ngữ Anh – Việt.
• Báo cáo tài chính và thuế theo chuẩn cơ quan thuế: Dễ dàng xuất khẩu song ngữ nếu làm việc với nhà đầu tư nước ngoài.