Lưu kho là gì? Cách giảm chi phí lưu kho hiệu quả

Lưu kho là một hoạt động then chốt trong quản lý chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản, phân loại và sẵn sàng khi cần thiết. Nếu như việc lưu kho truyền thống thường chỉ tập trung vào lưu giữ hàng hóa, thì trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình này để giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và duy trì tính cạnh tranh.

Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu: Lưu kho là gì, những yếu tố tác động đến chi phí lưu kho, lợi ích khi quản lý kho hiệu quả và các phương pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho trong thực tế..

1. Lưu kho là gì?

Trong hoạt động logistics hiện đại, lưu kho là quá trình bảo quản và sắp xếp hàng trong kho bãi trong một khoảng thời gian nhất định trước khi đưa vào sản xuất, phân phối hoặc vận chuyển đến người tiêu dùng. Hoạt động lưu kho không chỉ dừng lại ở việc cất giữ mà còn bao gồm nhiều công việc liên quan như kiểm tra số lượng, duy trì điều kiện bảo quản, phân loại và đảm bảo hàng hóa luôn trong trạng thái sẵn sàng để phục vụ các khâu tiếp theo.

Điểm dễ gây nhầm lẫn là sự khác biệt giữa lưu kho, tồn kho và vận chuyển. Nếu như lưu kho nhấn mạnh đến quá trình bảo quản, quản lý hàng trong không gian kho, thì tồn kho phản ánh số lượng hàng đang có tại một thời điểm, mang ý nghĩa thiên về quản trị và kế toán. Ngược lại, vận chuyển lại liên quan đến việc di chuyển hàng từ địa điểm này đến địa điểm khác, trước hoặc sau giai đoạn lưu kho nhưng không bao gồm hoạt động cất giữ. 

Để quản lý khâu lưu kho chặt chẽ, tránh tình trạng tồn kho lâu ngày dẫn đến phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng. Giải pháp AMIS Kho hàng đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý hoạt động kho hàng, giúp thủ kho, doanh nghiệp kiểm soát kho an toàn, thông minh:

2. Lợi ích của lưu kho trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, chức năng của lưu kho không chỉ dừng lại ở việc cất giữ hàng hóa mà còn gắn liền với nhiều vai trò quan trọng, từ quản lý nguồn cung đến hỗ trợ phân phối và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc lưu kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro gián đoạn, tối ưu chi phí vận hành và đảm bảo hàng hóa luôn ở trạng thái sẵn sàng. Đây là một trong những nền tảng quan trọng của quản trị logistics hiện đại, đặc biệt với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất và phân phối.

2.1. Lưu trữ, bảo quản hàng hóa

Chức năng cơ bản nhất của lưu kho là đảm bảo hàng hóa được cất giữ và bảo quản trong điều kiện phù hợp. Điều này bao gồm việc duy trì môi trường nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hay các tiêu chuẩn an toàn tùy loại sản phẩm. Một hệ thống lưu kho hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế hư hỏng, hao hụt, đồng thời nâng cao tuổi thọ và giá trị của hàng hóa.

2.2. Đảm bảo nguồn cung liên tục

Nhờ có lưu kho, doanh nghiệp có thể dự trữ hàng để đáp ứng nhu cầu biến động trên thị trường. Đây là chức năng quan trọng nhằm duy trì nguồn cung ổn định, đặc biệt trong những giai đoạn cao điểm hoặc khi chuỗi cung ứng gặp gián đoạn. Việc đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng sẽ giúp doanh nghiệp giữ vững uy tín và duy trì lợi thế cạnh tranh.

2.3. Hỗ trợ phân phối, giao hàng

Lưu kho đóng vai trò cầu nối trong hoạt động phân phối. Hệ thống kho được tổ chức khoa học giúp việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển diễn ra nhanh chóng, chính xác. Điều này không chỉ tối ưu thời gian giao hàng mà còn giảm thiểu sai sót, mang lại sự hài lòng cho đối tác và khách hàng.

2.4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng 

Khi hàng hóa luôn được lưu trữ và quản lý tốt, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm đúng thời điểm họ cần. Đây chính là yếu tố then chốt nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng trong dài hạn. Một chiến lược lưu kho hiệu quả không chỉ tối ưu chi phí mà còn trực tiếp cải thiện chất lượng dịch vụ.

Quản lý kho hàng hiệu quả, thông minh với AMIS kho hàng

3. Các cách lưu kho doanh nghiệp thường áp dụng

Có hai cách phổ biến nhất: thuê dịch vụ lưu kho bên thứ ba hoặc tự xây dựng, sử dụng kho bãi riêng. Việc hiểu rõ ưu, nhược điểm của từng mô hình sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp, đồng thời tối ưu chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa.

3.1. Sử dụng dịch vụ lưu kho bên thứ ba

Đây là giải pháp phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử. Thay vì phải tự đầu tư kho bãi, doanh nghiệp sẽ thuê kho từ các đơn vị logistics hoặc fulfillment. Ưu điểm của hình thức này là tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, linh hoạt mở rộng diện tích kho theo nhu cầu và giảm gánh nặng quản lý. 

Tuy nhiên, hạn chế là doanh nghiệp phải phụ thuộc vào bên thứ ba, và chi phí có thể tăng lên nếu khối lượng hàng lưu trữ lớn hoặc cần dịch vụ đặc thù. Với những doanh nghiệp đang muốn mở rộng nhanh nhưng chưa đủ nguồn lực, dịch vụ lưu kho là lựa chọn tối ưu.

3.2. Tự xây dựng và sử dụng kho bãi riêng

Ngược lại, nhiều doanh nghiệp sản xuất hoặc bán buôn quy mô lớn lại ưu tiên tự xây dựng và sử dụng kho bãi riêng. Mô hình này giúp doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát quá trình lưu kho, từ cách bố trí, điều kiện bảo quản đến hệ thống quản lý. Ưu điểm là tính chủ động cao, bảo mật thông tin tốt hơn và dễ dàng tích hợp với quy trình sản xuất, phân phối nội bộ.

Bên cạnh đó, nhược điểm là chi phí đầu tư và vận hành cao, đòi hỏi nguồn lực lớn về nhân sự, công nghệ và quản lý. Do đó, đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp có chiến lược phát triển lâu dài và nhu cầu lưu trữ hàng hóa lớn.

>>Tìm hiểu thêm: Kho tư nhân là gì? Đặc điểm, sự khác biệt so với kho công cộng

4. Cách giảm chi phí lưu kho

Khi áp dụng các giải pháp khoa học, doanh nghiệp có thể vừa tiết kiệm ngân sách, vừa nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng phục vụ khách hàng. Có bốn hướng chính giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho: tối ưu diện tích kho, quản lý chi phí chặt chẽ, ứng dụng công nghệ và kiểm soát lượng hàng tồn kho hợp lý.

4.1. Đảm bảo vị trí và diện tích kho phù hợp

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí lưu kho tăng cao là doanh nghiệp không tận dụng hết khả năng chứa của kho bãi. Để khắc phục, doanh nghiệp nên áp dụng phương án sắp xếp khoa học: sử dụng giá kệ cao để tận dụng không gian chiều dọc, phân chia khu vực rõ ràng cho từng loại hàng hóa, thiết lập lối đi đủ rộng nhưng không lãng phí diện tích.

Bên cạnh đó, vị trí kho cũng cần được tính toán hợp lý, ưu tiên đặt gần nhà máy sản xuất, trung tâm phân phối hoặc khu vực tập trung khách hàng. Cách bố trí này vừa giúp tiết kiệm diện tích, vừa giảm chi phí vận chuyển trong toàn bộ quy trình logistics.

4.2. Quản lý chi phí lưu kho hiệu quả

Ngoài việc tối ưu không gian, doanh nghiệp cũng cần kiểm soát chặt chẽ các khoản chi liên quan đến hoạt động lưu kho. Các chi phí thường gặp bao gồm điện năng cho bảo quản, nhân sự quản lý kho, thiết bị nâng hạ, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng và phần mềm quản lý. Nếu không có kế hoạch theo dõi thường xuyên, những chi phí này dễ bị đội lên mà doanh nghiệp không nhận ra.

Một báo cáo định kỳ chi tiết sẽ giúp xác định hạng mục nào đang tiêu tốn quá mức, từ đó đưa ra biện pháp cắt giảm hợp lý mà không ảnh hưởng đến chất lượng lưu kho hàng hóa.

4.3. Ứng dụng phần mềm quản lý lưu kho

Trong thời đại số, phần mềm quản lý lưu kho là công cụ không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn giảm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Thay vì quản lý thủ công dễ sai sót và tốn nhân lực, phần mềm sẽ hỗ trợ theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tự động hóa quy trình nhập – xuất, cảnh báo hàng sắp hết hạn hoặc sắp thiếu hụt. 

Ngoài ra, phần mềm còn giúp tối ưu tuyến lấy hàng, giảm thời gian thao tác của nhân viên và hạn chế sai sót trong kiểm đếm. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí nhân sự, vừa giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.

4.4. Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho và dự báo nhu cầu

Một trong những cách hiệu quả nhất để cắt giảm chi phí lưu kho là kiểm soát lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý. Việc duy trì quá nhiều hàng bán chậm, lỗi thời hoặc ít nhu cầu không chỉ chiếm diện tích kho mà còn làm phát sinh chi phí bảo quản, thậm chí nguy cơ hư hỏng. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát để loại bỏ hoặc thanh lý những mặt hàng này nhằm giải phóng không gian. 

Song song đó, việc áp dụng các công cụ dự báo nhu cầu chính xác sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng “vừa đủ”: không dư thừa gây lãng phí, cũng không thiếu hụt ảnh hưởng đến khách hàng. Cách làm này vừa giúp tối ưu chi phí lưu kho, vừa nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

5. Kết luận

Lưu kho không chỉ đơn thuần là việc cất giữ hàng hóa, mà còn là một mắt xích quan trọng quyết định đến hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Việc tối ưu lưu kho giúp giảm chi phí tồn trữ, hạn chế rủi ro hư hỏng, đồng thời đảm bảo khả năng đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ quản lý kho hiện đại, kết hợp với các phương pháp kiểm soát chi phí lưu kho hợp lý để gia tăng lợi thế cạnh tranh. Đầu tư vào quản lý lưu kho hiệu quả chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành bền vững và phát triển lâu dài.