Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ theo đúng quy định

Việc kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ thường phát sinh khi doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi đã kê khai thuế kỳ trước. Nếu không xử lý đúng cách và kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào cần điều chỉnh khác kỳ, hướng dẫn cách kê khai theo đúng quy định hiện hành và nắm được thời hạn khai bổ sung hồ sơ thuế để chủ động xử lý chính xác.

1. Khi nào cần kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ?

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Một nội dung đáng chú ý là quy định mới về kê khai hóa đơn điều chỉnh, đặc biệt trong trường hợp hóa đơn điều chỉnh được lập khác kỳ so với kỳ phát sinh hóa đơn gốc.

Căn cứ khoản 13, điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.”

Theo đó, nếu hóa đơn điều chỉnh được lập do sai sót trên hóa đơn gốc (ví dụ: sai giá, sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tên hàng…), thì cả người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.

Trường hợp hóa đơn gốc không sai sót, nhưng có điều chỉnh do chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thực tế thanh toán, quyết toán… thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Cụ thể như sau:

• Trường hợp 1: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót khác kỳ với hóa đơn bị điều chỉnh
  •  Bên bán kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh
  •  Bên mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh
• Trường hợp 2: Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót cùng kỳ với hóa đơn bị điều chỉnh
  • Bên bán và bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh vào cùng 1 kỳ ( kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh = kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh)

Có thể bạn quan tâm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

2. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ.

Khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Loại sai sót phát sinh
• Ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của kỳ kê khai gốc

Từ đó, xác định có cần lập Tờ khai bổ sung (KHBS) hay không và thực hiện đúng thủ tục theo quy định tại Nghị định 126/Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể:

Trường hợp 1: Sai sót của việc lập hóa đơn thay thế/hóa đơn điều chỉnh không làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp, tiền thuế được khấu trừ.

Trường hợp 2: Trường hợp ảnh hưởng của khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn của kỳ gốc

Trường hợp 3: Sai sót làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau của kỳ gốc

Lưu ý: Chỉ tiêu [22] của kỳ này phải bằng chỉ tiêu [43] của tờ khai đầu tiên chính thức kỳ trước liền kề.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép kế toán kê khai thuế nhanh chóng và chính xác nhờ trợ lý ảo MISA AVA. Kế toán chỉ cần nhập lệnh hoặc yêu cầu, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu từ sổ sách và lập tờ khai thuế đúng biểu mẫu.

Dùng thử miễn phí

3. Thời hạn kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế.

Căn cứ theo quy định tại Điều 47 Luật quản lý thuế số 38, được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 6 Điều 6 Luật sửa đổi số 56/2024/QH15 như sau:

Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót trong trường hợp sau đây:

a) Trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra;

b) Hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra thuế nêu tại quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

Đối với những nội dung thuộc phạm vi thanh tra, kiểm tra, người nộp thuế được bổ sung hồ sơ giải trình theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về thanh tra và các trường hợp thực hiện theo kết luận, quy định của cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền liên quan đến nội dung xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế.”;

Theo đó, người nộp thuế được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế bị sai sót, nếu đáp ứng một trong hai điều kiện sau:

• Trước thời điểm cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
• Sai sót nằm ngoài phạm vi, thời kỳ được nêu trong quyết định thanh tra, kiểm tra.

Trong trường hợp sai sót thuộc nội dung đang bị thanh tra, kiểm tra thì người nộp thuế chỉ được bổ sung hồ sơ giải trình theo quy định của pháp luật thuế, thanh tra hoặc theo kết luận của cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền.

Kết luận

Kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong tờ khai thuế GTGT của doanh nghiệp. Tùy theo thời điểm phát hiện sai sót và tình trạng thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức điều chỉnh phù hợp để tránh vi phạm. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về thuế và giữ vững uy tín tài chính của đơn vị.

Để hỗ trợ quá trình này nhanh chóng và chính xác hơn, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp kế toán số tích hợp công nghệ AI và trợ lý thông minh AVA.

Các tính năng nổi bật của phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• AI phát hiện và cảnh báo sai sót chứng từ, giúp tránh kê khai sai ngay từ đầu.

• Tự động lập tờ khai và hỗ trợ kê khai điều chỉnh khác kỳ, phù hợp với quy định mới nhất.

• Trợ lý ảo AVA tư vấn quy trình điều chỉnh thuế, cá nhân hóa theo từng trường hợp.

• Tự động cập nhật luật thuế, biểu mẫu, thời hạn khai bổ sung giúp kế toán luôn theo kịp thay đổi.

Khám phá ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS với 15 ngày dùng thử miễn phí – công cụ tài chính hàng đầu cho doanh nghiệp