Mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Mẫu 04/SS-HĐĐT là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thông báo sai sót trong hóa đơn điện tử. Việc nắm rõ thời gian gửi mẫu, cách kiểm tra việc gửi thông báo và quy trình nhận phản hồi từ cơ quan thuế là điều cần thiết để tránh vi phạm và phạt thuế. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cách thực hiện quy trình thông báo hóa đơn sai sót, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

1. Mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo về sai sót hóa đơn, được quy định trong Phụ lục IA đính kèm Nghị định này. Mẫu 04/SS-HĐĐT có cấu trúc như sau:

Tải mẫu 04/SS-HĐĐT tại đây

Lưu ý: Khi điền mẫu 04/SS-HĐĐT, nếu hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế, cần điền mã của cơ quan thuế cấp vào ô “Mã CQT cấp”. Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, để trống ô này.

2. Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định, nội dung như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

 Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Theo đó, người bán lập Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai  về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai, đồng thời phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không cần lập lại hóa đơn.

3. Cách kiểm tra mẫu 04/SS-HĐĐ đã lập và gửi cho CQT hay chưa?

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách kiểm tra tình trạng hóa đơn đã nộp thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, giúp bạn xác định liệu hóa đơn có bị hủy, thay thế, hoặc điều chỉnh thành công hay chưa.

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, kỳ hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán và mã captcha => Nhấn [Tìm kiếm].

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn đã tra cứu.

• Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiển thị thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiện hành là “Đã cấp mã hóa đơn”.
• Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tờ chức, cá nhân tìm kiếm”, tức là hóa đơn không tồn tại.
• Trường hợp thông báo hiển thị là “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày … Tình trạng … Cơ quan thuế tiếp nhận”.

4. Mức phạt chậm nộp Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi mục 2 Công văn 29/CP-KTTH ngày 21/01/2021 của Chính phủ) về trường hợp chậm nộp về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn sẽ bị xử phạt theo mức sau:

5. Thời gian gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Thời hạn gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT được xác định tùy theo từng tình huống cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý hai trường hợp phổ biến như sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện sai sót và gửi thông báo tới cơ quan thuế

Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và cần điều chỉnh hoặc thay thế, thời gian gửi thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế phải được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng liên quan đến hóa đơn đã xử lý sai sót.

Trường hợp 2: Gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế

Khi cơ quan thuế qua kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu rà soát lại hóa đơn đã xuất cho khách hàng, thông qua Mẫu số 01/TB-RSĐT. Người nộp thuế nhận được thông báo và phải trả lời cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, và gửi lại cho cơ quan thuế trong thời hạn được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.

6. Quy trình nhận phản hồi của CQT về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Quy trình nhận phản hồi của cơ quan thuế (CQT) về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập và gửi Thông báo sai sót (TBSS) tới cơ quan thuế

Người bán lập TBSS và gửi tới cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót.

Bước 2: Cơ quan thuế phản hồi

• Cơ quan thuế sẽ xử lý và phản hồi lại trong thời hạn 01 ngày làm việc về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS. Doanh nghiệp có thể nhận phản hồi qua các phương thức sau:
  Email: Doanh nghiệp nhận thông báo qua email từ cơ quan thuế.
  Tra cứu trên trang web: Truy cập vào trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu thông tin.
  Phần mềm Hóa đơn điện tử (HĐĐT): Doanh nghiệp có thể tra cứu và nhận kết quả trên phần mềm HĐĐT có tích hợp dữ liệu đồng bộ từ cơ quan thuế.

Bước 3: Hoàn tất

Nếu cơ quan thuế tiếp nhận thành công và không có phản hồi nào khác, quy trình sẽ được hoàn tất, và hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Kết luận

Việc sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Để hỗ trợ việc quản lý và xử lý hóa đơn, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp tự động hóa các quy trình và giảm thiểu sai sót. Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Tự động hóa kê khai thuế: Tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.
• Trợ lý AVA: Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách dễ dàng.
• Quản lý tài chính kế toán toàn diện: Giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản thu chi, báo cáo thuế, và tình hình tài chính.
• Tính năng báo cáo thuế tự động: Giúp doanh nghiệp tạo các báo cáo thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế một cách nhanh chóng và chính xác.
• Hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử: Tích hợp các công cụ giúp kiểm tra, điều chỉnh và quản lý hóa đơn điện tử thuận tiện và hiệu quả.

Hãy thử ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm những lợi ích vượt trội trong việc quản lý thuế và tài chính cho doanh nghiệp!