Quản lý theo lô hàng là gì? Cách ứng dụng trong doanh nghiệp

Quản lý theo lô hàng là phương pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng nhóm sản phẩm từ khâu nhập nguyên liệu, lưu kho đến phân phối. Bằng cách theo dõi thông tin như ngày sản xuất, hạn sử dụng, nguồn gốc và trạng thái từng lô, doanh nghiệp dễ dàng đảm bảo chất lượng, giảm thiểu sai sót và tối ưu quy trình vận hành. Giải pháp này đặc biệt hữu ích với ngành thực phẩm, dược phẩm, may mặc hay bất kỳ lĩnh vực nào cần truy xuất nguồn gốc nhanh chóng.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ quản lý theo lô hàng là gì, lợi ích mang lại và cách áp dụng hiệu quả để nâng tầm hiệu suất và độ an toàn trong kinh doanh.

1. Quản lý theo lô hàng là gì?

Quản lý theo lô hàng là phương pháp tổ chức và theo dõi hàng hóa dựa trên từng “lô” – nhóm sản phẩm được sản xuất hoặc nhập kho cùng thời điểm, có cùng đặc điểm và được gắn mã định danh riêng để quản lý vòng đời từ sản xuất, lưu kho, phân phối đến khi đến tay khách hàng.

Điểm mạnh của phương pháp này là khả năng truy xuất nguồn gốc nhanh chóng. Khi xảy ra lỗi hoặc cần kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp chỉ cần tra cứu thông tin lô để xác định nguyên nhân và xử lý chính xác, thay vì phải kiểm tra toàn bộ kho. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí.

2. Lợi ích của quản lý theo lô hàng trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, mỗi quyết định quản lý kho đều ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí, chất lượng và uy tín thương hiệu. Việc áp dụng quản lý theo lô hàng không chỉ mang lại sự kiểm soát chặt chẽ mà còn mở ra nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp. Khi tuân thủ và triển khai đúng cách quản doanh nghiệp sẽ tối ưu vận hành ở cả ngắn hạn lẫn dài hạn.

2.1. Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Với quản lý theo lô hàng, doanh nghiệp có thể xác định chính xác lô sản phẩm bị lỗi để thu hồi kịp thời, mà không ảnh hưởng đến các lô khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành thực phẩm, dược phẩm, nơi chất lượng là yếu tố sống còn. Việc tuân thủ nguyên tắc quản lý theo lô hàng giúp quá trình kiểm soát chất lượng trở nên khoa học, giảm thiểu rủi ro cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng.

2.2. Truy xuất nguồn gốc nhanh chóng

Trong trường hợp xảy ra khiếu nại hoặc yêu cầu kiểm định, quản lý theo lô hàng cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tra cứu đầy đủ thông tin về thời gian sản xuất, nhà cung cấp nguyên liệu, quy trình sản xuất và các tiêu chuẩn chất lượng đã áp dụng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý sự cố kịp thời mà còn đáp ứng nhanh các yêu cầu pháp lý, đồng thời tạo sự tin tưởng và hài lòng cho khách hàng.

2.3. Giảm thất thoát và tối ưu tồn kho

Quản lý tồn kho theo từng lô giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng tồn quá hạn hoặc ứ đọng lâu ngày. Kết hợp với nguyên tắc quản lý theo lô hàng, bạn có thể dễ dàng áp dụng phương pháp FIFO (nhập trước – xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau – xuất trước), từ đó duy trì dòng hàng hóa luân chuyển hợp lý, giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí lưu kho.

>>Xem thêm: LIFO trong quản lý kho: Nguyên tắc, ưu nhược điểm và ứng dụng

2.4. Nâng cao niềm tin khách hàng

Khi khách hàng biết rằng doanh nghiệp có khả năng quản lý theo lô hàng minh bạch và chuyên nghiệp, họ sẽ cảm thấy yên tâm hơn về chất lượng sản phẩm. Việc áp dụng cách quản lý này  không chỉ là công cụ nội bộ mà còn là thông điệp mạnh mẽ về sự cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng và an toàn sản phẩm.

3. Quy trình quản lý theo lô hàng hiệu quả

Bước 1: Nhập thông tin lô hàng

Ngay khi sản xuất hoặc nhập kho, cần ghi đầy đủ các thông tin quan trọng như mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị đo lường. Song song, xác định rõ nhà cung cấp nguyên liệu hoặc đơn vị sản xuất liên quan. Việc đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác ngay từ đầu là nguyên tắc vàng trong quản lý theo lô hàng, giúp hạn chế tối đa sai sót trong các khâu tiếp theo.

Bước 2: Gắn mã định danh (mã vạch hoặc QR code)

Mỗi lô hàng cần có một mã định danh duy nhất để nhận diện và truy xuất trên hệ thống. Mã này có thể tích hợp thông tin chi tiết về sản phẩm, quy trình sản xuất, nguồn nguyên liệu, tiêu chuẩn kiểm định… Kết nối mã định danh với phần mềm quản lý kho, ERP hoặc hệ thống truy xuất nguồn gốc sẽ giúp cách quản lý theo lô hàng hiệu quả hơn, giảm rủi ro thất lạc thông tin.

Bước 3: Theo dõi trong quá trình lưu kho hoặc sản xuất

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật tình trạng tồn kho, vị trí lưu trữ và điều kiện bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm… Mọi thay đổi về số lượng hoặc chất lượng khi xuất, nhập kho, di chuyển nội bộ đều phải được ghi nhận theo từng lô. Trong sản xuất, quá trình sử dụng nguyên liệu và hoàn thiện sản phẩm cũng phải gắn liền với mã lô, đảm bảo luôn chính xác và kịp thời.

Bước 4: Lưu trữ dữ liệu để truy xuất khi cần

Tất cả thông tin về lô hàng cần được lưu trữ tối thiểu từ 12–24 tháng, tùy theo yêu cầu pháp luật và đặc thù ngành nghề. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng khi có khiếu nại, kiểm định hoặc thanh tra. Một phần quan trọng trong nguyên tắc quản lý theo lô hàng là thực hiện sao lưu định kỳ, tránh mất mát dữ liệu quan trọng, đồng thời đảm bảo khả năng truy xuất nhanh chóng và chính xác.

4. AMIS kho hàng – Giải pháp tự động hóa kho hàng đầu Việt Nam

AMIS Kho hàng của MISA là nền tảng quản lý kho ứng dụng AI, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, kiểm soát tồn kho chính xác và tiết kiệm chi phí. Kết hợp giữa tự động hóa và công nghệ thông minh, AMIS Kho hàng mang đến giải pháp quản lý toàn diện từ nhập – xuất – kiểm kê đến dự báo nhu cầu, tất cả được xử lý nhanh chóng và chuẩn xác.

Tính năng nổi bật:

• Kiểm soát hàng hóa đa tiêu chí: Quản lý theo mã vạch/QR, đơn vị tính, số lô, hạn dùng và vị trí lưu trữ. Hỗ trợ theo dõi hàng đang vận chuyển, hàng bị trả lại và dự báo tồn kho chính xác để tối ưu kế hoạch nhập – xuất. 
• Quản lý tồn kho chặt chẽ: Số liệu cập nhật thời gian thực, cảnh báo tự động khi thiếu hoặc dư hàng, giúp nhà quản lý chủ động điều chỉnh. 
• Tự động hóa quy trình kho: Tích hợp toàn bộ quy trình từ nhập, xuất, điều chuyển đến kiểm kê, phân bổ công việc hợp lý và hỗ trợ các phương pháp xuất kho như FIFO, LIFO… 
• Điều phối giao hàng thông minh: Lập kế hoạch giao hàng tối ưu dựa trên vị trí, thời gian và khối lượng, giảm chi phí và đảm bảo đúng hẹn. 
• Quản lý không gian kho hiệu quả: Sơ đồ kho trực quan, gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên kích thước, trọng lượng và tần suất xuất hàng. 
• Báo cáo & phân tích toàn diện: Tạo báo cáo tổng hợp/chi tiết, trực quan bằng biểu đồ và bảng số liệu, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. 

• Trợ lý AI: Gợi ý phương án soạn – giao hàng hợp lý, phân tích tồn kho, phát hiện bất thường và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả.
  

Với AMIS Kho hàng, doanh nghiệp không chỉ quản lý kho đơn thuần mà còn biến kho vận thành một hệ thống thông minh, linh hoạt và tối ưu chi phí.

Trải nghiệm ngay phần mềm AMIS kho hàng

5. Kết luận

Quản lý theo lô hàng là giải pháp quản trị kho thông minh, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời sản phẩm từ khi nhập, lưu trữ, phân phối cho tới khi đến tay khách hàng. Bằng cách ghi nhận và theo dõi từng lô hàng theo số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi xảy ra sự cố, nhanh chóng xử lý hàng lỗi hoặc thu hồi sản phẩm kịp thời, qua đó giảm thiểu tối đa rủi ro về chất lượng và uy tín. Đồng thời, phương pháp này còn giúp tối ưu diện tích lưu trữ, giảm tồn kho dư thừa, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và hỗ trợ ra quyết định nhập – xuất chính xác hơn.

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt và tiêu chuẩn ngày càng khắt khe, việc ứng dụng phần mềm quản lý theo lô hàng là bước đi cần thiết để doanh nghiệp tự động hóa quy trình, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hãy bắt đầu triển khai ngay hôm nay để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững và xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng.