Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng kho hàng chật chội, hàng hóa sắp xếp lộn xộn, xử lý thủ công mất thời gian, dẫn đến việc tìm kiếm khó khăn, luồng xuất – nhập thiếu đồng bộ và chi phí lưu kho ngày càng tăng. Để khắc phục, việc tối ưu không gian kho trở thành giải pháp then chốt, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm lãng phí nguồn lực.
1. Lợi ích khi tối ưu không gian kho hàng
Tối ưu không gian kho không chỉ là câu chuyện “xếp được nhiều hàng hơn” mà còn mang lại hàng loạt giá trị thiết thực cho hoạt động kinh doanh:
1.1. Tăng công suất lưu trữ mà không cần mở rộng kho
Bằng cách bố trí kệ hợp lý, tận dụng chiều cao hoặc cải thiện sơ đồ lưu trữ, doanh nghiệp có thể tăng 20–30% sức chứa mà không phải đầu tư thêm diện tích mới. Đây là cách tiết kiệm đáng kể chi phí thuê hoặc xây dựng kho mới.
1.2. Tiết kiệm chi phí vận hành
Không gian được sử dụng tối ưu đồng nghĩa với giảm quãng đường di chuyển của nhân viên, hạn chế thất thoát hàng hóa và cắt giảm chi phí xử lý. Doanh nghiệp sẽ thấy chi phí lưu kho trên mỗi đơn vị sản phẩm giảm rõ rệt.
1.3. Nâng cao hiệu quả vận hành
Kho gọn gàng, phân khu rõ ràng giúp quá trình xuất – nhập hàng nhanh chóng, chính xác hơn. Nhân viên không phải mất thời gian tìm kiếm, quy trình luân chuyển hàng hóa mượt mà hơn, năng suất làm việc tăng và đơn hàng được xử lý đúng hẹn.
1.4. Đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa
Một kho hàng được tổ chức khoa học sẽ giảm nguy cơ đổ vỡ, hư hỏng và tai nạn lao động. Đồng thời, việc lưu trữ đúng vị trí và điều kiện giúp hàng hóa giữ nguyên chất lượng trong suốt thời gian lưu kho.
1.5. Tạo nền tảng cho chuyển đổi số trong quản lý kho
Không gian kho được sắp xếp khoa học là bước đệm để ứng dụng công nghệ quản lý kho (phần mềm WMS). Khi dữ liệu vị trí và luồng hàng rõ ràng, phần mềm dễ dàng phát huy tối đa hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành kho thông minh.
Bấm vào đây để tìm hiểu giải pháp quản lý kho hàng thông minh
2. Phương pháp tối ưu kho hàng hiệu quả tăng hiệu suất kho
Để tối ưu không gian kho, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều giải pháp từ cách bố trí vật lý đến ứng dụng công nghệ. Dưới đây là những phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất:
2.1. Sắp xếp khoa học theo sơ đồ kho
Thiết lập sơ đồ kho rõ ràng, phân chia thành các khu vực chức năng như: khu nhập hàng, khu lưu trữ, khu xuất hàng. Một sơ đồ kho tốt giúp giảm quãng đường di chuyển và thời gian tìm kiếm. Kết hợp với sử dụng mã SKU, biển chỉ dẫn và bảng sơ đồ tại vị trí dễ quan sát để nhân viên nhanh chóng tìm thấy hàng hóa, giảm thời gian di chuyển và tối ưu cả khả năng lưu trữ và truy cập của kho hàng.
Tham khảo các bước thiết kế sơ đồ kho một cách khoa học và đơn giản dưới đây:
Bước 1. Khảo sát hiện trạng và thu thập dữ liệu
Tiến hành thu thập các dữ liệu liên quan như kích thước kho, thiết bị sử dụng trong kho, số SKU, kích thước, trọng lượng, đặc tính hàng hóa và tần suất xuất/nhập
Bước 2. Phân vùng (Slotting)
Có thể áp dụng phương pháp ABC trong quản lý kho và XYZ để phân vùng hiệu quả kho hàng. Phương pháp ABC (A: nhanh — B: trung bình — C: chậm) phân loại hàng hóa theo tần suất pick hoặc giá trị. Ta có thể kết hợp với phương pháp XYZ tạo thành một ma trận phân loại hàng hóa nếu muốn xét thêm tính biến động cầu (X: ổn định, Z: biến động lớn).
Sau khi đã phân loại hàng hóa xong, ta sẽ phân vùng sắp xếp cho các loại hàng hóa một cách phù hợp theo nguyên tắc càng nhanh-ổn (A-X) càng gần cửa.
Bước 3. Chọn mô hình lưu thông
Có 3 mô hình lưu thông chính hiệu quả nhất trong kho:
- U-shape: nhận và xuất cùng phía — tốt cho kho nhỏ/medium muốn tối ưu luồng nhân viên.
- I (linear): luồng tuyến tính — phù hợp kho dài, nhiều dock.
- L-shape: khi dock nằm ở cạnh vuông — kết hợp lợi thế giảm xung đột.
Bước 4. Gắn nhãn, mã hóa vị trí và thống nhất quy tắc đặt tên
Thống nhất một format gắn nhãn hàng hóa ví dụ như A1-3-5 (Khu A1, hàng thứ 3, kệ số 5) kèm theo mã QR hoặc barcode nhằm thuận tiện cho việc quản lý và kiểm tra. Mỗi vị trí cũng nên có mã máy đọc được để tích hợp WMS giúp tăng hiệu quả của kho hàng.
Tìm hiểu thêm về AMIS Kho Hàng ngay
2.2. Tận dụng chiều cao và chọn loại kệ phù hợp
Thay vì chỉ tận dụng diện tích sàn, doanh nghiệp nên hướng tới việc khai thác tối đa thể tích kho bằng cách sử dụng các loại kệ cao tầng. Đây là giải pháp giúp tăng sức chứa mà không cần mở rộng mặt bằng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại và tìm kiếm hàng hóa. Kệ cao tầng còn giúp luồng di chuyển trong kho gọn gàng hơn, hạn chế tình trạng hàng hóa chồng chất gây khó khăn khi xuất – nhập.
Có nhiều loại kệ để lựa chọn, tùy vào tải trọng, kích thước hàng và tần suất xuất – nhập:
- Kệ Selective: Phù hợp cho hầu hết các loại hàng hóa, cho phép tiếp cận từng pallet một cách dễ dàng. Lý tưởng khi tần suất xuất – nhập cao và hàng hóa đa dạng.
- Kệ Double-Deep: Tăng mật độ lưu trữ bằng cách đặt pallet sâu 2 lớp. Thích hợp cho hàng cùng loại, nhưng yêu cầu xe nâng chuyên dụng và tần suất xuất – nhập vừa phải.
- Kệ VNA (Very Narrow Aisle): Tối ưu không gian bằng cách thu hẹp lối đi, yêu cầu xe nâng đặc biệt. Phù hợp khi muốn khai thác chiều cao tối đa mà vẫn giữ được khả năng tiếp cận từng pallet.
- Kệ Drive-in/Drive-through: Lưu trữ mật độ cao cho hàng đồng nhất, xuất – nhập theo nguyên tắc LIFO hoặc FIFO. Thích hợp khi tần suất xuất – nhập thấp.
- Kệ Mezzanine: Tạo thêm tầng sàn để chứa hàng hoặc bố trí văn phòng/khu đóng gói. Giải pháp linh hoạt khi cần tăng diện tích sử dụng mà không thay đổi kết cấu chính của kho.
2.3. Áp dụng phương pháp lưu kho phù hợp (FIFO, LIFO, FEFO)
Việc lựa chọn phương pháp lưu kho phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sử dụng không gian, tốc độ xuất – nhập và mức độ an toàn của hàng hóa. Không phải tất cả loại hàng đều nên lưu trữ theo một cách giống nhau; thay vào đó, doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm sản phẩm, vòng quay hàng tồn, và yêu cầu bảo quản để áp dụng mô hình lưu kho tối ưu.
Một số phương pháp lưu kho phổ biến gồm:
- FIFO (First In – First Out): Hàng nhập trước xuất trước, thích hợp cho hàng có hạn sử dụng ngắn.
- LIFO (Last In – First Out): Hàng nhập sau xuất trước, phù hợp khi không có yêu cầu về hạn dùng.
- FEFO (First Expired – First Out): Hàng gần hết hạn được xuất trước, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Việc áp dụng đúng phương pháp lưu kho không chỉ giúp tối ưu diện tích và luồng di chuyển, mà còn giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng. Ngoài ra, kết hợp phương pháp lưu kho phù hợp với phần mềm quản lý kho (WMS) sẽ cho phép doanh nghiệp tự động hóa việc phân bổ vị trí chứa, giám sát tồn kho theo thời gian thực, và dễ dàng lập kế hoạch nhập – xuất hàng một cách khoa học.
2.4. Duy trì kho gọn gàng & xử lý hàng tồn kém hiệu quả
Giữ kho gọn gàng, loại bỏ hàng tồn lâu ngày và hết hạn là một nguyên tắc quan trọng để tối ưu không gian và duy trì hiệu suất kho. Khi hàng hóa bị lưu trữ quá lâu hoặc hết hạn, chúng không chỉ chiếm diện tích quý giá mà còn gây cản trở luồng di chuyển, tạo ra “điểm nghẽn” trong quy trình xuất – nhập.
Doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách kiểm kê định kỳ (theo tuần, tháng hoặc quý) để rà soát và phân loại hàng tồn. Những sản phẩm đã hết hạn hoặc không còn nhu cầu tiêu thụ cần được loại bỏ, thanh lý hoặc xử lý phù hợp để tiết kiệm tối đa không gian kho hàng.
>>>Tìm hiểu thêm: Quản lý hàng tồn kho: Phương pháp, quy trình và giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
2.5. Ứng dụng phần mềm quản lý kho (WMS)
Phần mềm quản lý kho WMS là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động kho bãi một cách chính xác và tự động. Thay vì quản lý bằng sổ sách hoặc file Excel thủ công – vốn dễ sai sót và mất nhiều thời gian – WMS cho phép theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, từ khi nhập kho đến khi xuất hàng.
Một trong những lợi ích lớn nhất của WMS là tối ưu bố trí và sử dụng không gian kho. Hệ thống có thể gợi ý vị trí lưu trữ phù hợp dựa trên kích thước, trọng lượng và tần suất xuất – nhập của từng loại hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp giảm được tình trạng xếp hàng lộn xộn, lãng phí diện tích hoặc tồn kho khó tìm.
Ngoài ra, WMS hỗ trợ quản lý tồn kho chính xác với mã vạch, RFID, hoặc QR code, giúp giảm thiểu thất thoát, loại bỏ tình trạng tồn hàng ảo, hàng hết hạn không được phát hiện kịp thời. Các báo cáo phân tích từ phần mềm cũng giúp nhà quản lý dự đoán nhu cầu, điều chỉnh mức tồn kho hợp lý và cải thiện dòng lưu chuyển hàng hóa.
Với khả năng kết nối với các hệ thống ERP, bán hàng, vận chuyển… WMS còn tạo nên chuỗi quản lý khép kín, tăng năng suất nhân viên và giảm đáng kể chi phí vận hành kho. Đây là một trong những giải pháp công nghệ then chốt giúp doanh nghiệp vừa tối ưu không gian, vừa tối ưu hiệu suất kho hàng.
Tìm hiểu thêm về AMIS Kho Hàng ngay
3. Những lưu ý khi tối ưu không gian kho
3.1. Tối ưu mật độ lưu trữ nhưng quên khả năng lấy hàng
Nhiều doanh nghiệp tập trung tối đa vào việc “nhồi” càng nhiều hàng vào kho càng tốt, nhưng không cân nhắc lối đi, khoảng trống thao tác và phương tiện lấy hàng. Điều này khiến tốc độ xuất – nhập giảm, xe nâng khó tiếp cận, tăng thời gian thao tác và nguy cơ tai nạn. Giải pháp là cân bằng giữa mật độ lưu trữ và khả năng lấy hàng nhanh chóng, đảm bảo cả hiệu suất và an toàn.
3.2. Không sử dụng dữ liệu lịch sử (pick frequency, seasonality) khi slotting
Bỏ qua dữ liệu lịch sử như tần suất lấy hàng (pick frequency) hoặc tính mùa vụ (seasonality) dễ dẫn đến bố trí vị trí hàng hóa không hợp lý. Ví dụ, sản phẩm bán chạy đặt ở vị trí xa khu xuất hàng sẽ khiến nhân viên mất thời gian di chuyển. Ngược lại, hàng ít luân chuyển mà đặt ở vị trí “vàng” sẽ lãng phí diện tích. Cần dùng dữ liệu từ hệ thống WMS để bố trí vị trí tối ưu.
3.3. Thay đổi sơ đồ mà không đào tạo nhân viên vận hành
Khi thay đổi sơ đồ kho hoặc luồng di chuyển mà không phổ biến, hướng dẫn hoặc huấn luyện cho nhân viên, tỷ lệ nhầm lẫn sẽ tăng mạnh. Hệ quả là sai vị trí, mất hàng, chậm xử lý đơn. Vì vậy, mỗi lần cải tổ bố trí kho đều cần có buổi đào tạo, sơ đồ trực quan và nhãn hướng dẫn tại kho.
3.4. Đánh giá cấu trúc kho trước khi chọn loại kệ
Trước khi lắp đặt các loại kệ cao tầng như Selective, Double-Deep, VNA hay Mezzanine, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng chịu tải của nền, bao gồm độ dày, độ phẳng và chất lượng bê tông, để đảm bảo nền không bị nứt, lún khi chịu tải trọng lớn. Đồng thời, kết cấu khung và mái của kho cũng cần được đánh giá để xác định liệu có đủ vững chắc trước các rung động hoặc áp lực từ hệ thống kệ.
Nếu bỏ qua bước này, việc lắp đặt kệ có thể gây ra các rủi ro như sập kệ, hư hại hàng hóa, nguy hiểm cho nhân viên hoặc buộc phải sửa chữa lại toàn bộ hệ thống sau khi đã đầu tư. Một số trường hợp còn cần nâng cấp hoặc gia cố nền kho trước khi triển khai để đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, đặc biệt trong các kho lưu trữ hàng nặng hoặc nhiều tầng.
3.5. Lựa chọn phần mềm quản lý kho WMS phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chọn WMS phù hợp với quy mô, loại hình và ngân sách, tránh việc mua một hệ thống quá phức tạp hoặc ngược lại là quá đơn giản, không đáp ứng được nhu cầu. Ví dụ:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Có thể chọn các giải pháp WMS dạng cloud, dễ triển khai, chi phí thấp.
- Doanh nghiệp lớn, đa kho: Nên chọn WMS có khả năng tích hợp ERP, hỗ trợ đa địa điểm, và quản lý luồng hàng phức tạp.
Việc lựa chọn sai phần mềm có thể dẫn đến lãng phí chi phí, quy trình vận hành bị gián đoạn, hoặc dữ liệu không đồng bộ. Do đó, trước khi đầu tư, cần xác định rõ nhu cầu, yêu cầu tích hợp và khả năng mở rộng của WMS để đảm bảo hệ thống phục vụ lâu dài.
Kết luận
Tối ưu không gian kho không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích lưu trữ mà còn cải thiện đáng kể hiệu suất vận hành, giảm chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Bằng cách kết hợp các phương pháp như sắp xếp khoa học, sử dụng kệ cao tầng, áp dụng phương pháp lưu kho phù hợp và triển khai phần mềm quản lý kho WMS, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kho hiện đại, linh hoạt và dễ dàng mở rộng. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, đầu tư vào giải pháp tối ưu kho hàng không chỉ là nhu cầu mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế và phát triển bền vững.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
