Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì? Cách xác định và ứng dụng trong doanh nghiệp

Ngưỡng tồn kho tối thiểu đóng vai trò như một vạch báo động giúp doanh nghiệp tránh rủi ro đứt hàng và duy trì hoạt động trơn tru. Việc xác định chính xác ngưỡng này không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung liên tục mà còn tối ưu chi phí lưu kho và dòng tiền.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp kiến thức đầy đủ, từ định nghĩa, công thức tính đến cách áp dụng hiệu quả trong từng loại hình doanh nghiệp, giúp bạn quản lý tồn kho thông minh và chủ động hơn.

1. Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì?

1.1. Định nghĩa ngưỡng tồn kho tối thiểu

Đây là mức số lượng hàng hóa thấp nhất mà doanh nghiệp cần duy trì trong kho để đảm bảo không bị gián đoạn sản xuất hoặc kinh doanh trong thời gian chờ hàng mới về. Việc duy trì ngưỡng này giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình trạng hết hàng, mất doanh thu hoặc uy tín với khách hàng. Tùy theo ngành hàng, thời gian giao hàng và tốc độ tiêu thụ, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu phù hợp.

1.2. Phân biệt tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa

Trong khi đó, tồn kho an toàn và tồn kho tối thiểu là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn. Tồn kho an toàn thường là phần dự trữ thêm nhằm phòng ngừa rủi ro bất ngờ như giao hàng trễ, nhu cầu tăng đột biến. Còn ngưỡng tồn kho tối thiểu chỉ là mức tối thiểu cố định để duy trì vận hành. Cả hai đều cần được xác định chính xác để tối ưu dòng tiền và tránh chi phí lưu kho không cần thiết.

Một điểm dễ bị hiểu sai nữa là sự khác biệt giữa tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa. Để phân biệt tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa, có thể hình dung đơn giản: tồn kho tối thiểu là “mức sàn” cần duy trì để không bị thiếu hàng, trong khi tồn kho tối đa là “mức trần” giới hạn cao nhất doanh nghiệp nên lưu kho để tránh dư thừa, chiếm diện tích hoặc gây tồn đọng vốn

2. Cách xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu cho doanh nghiệp

Việc xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục mà còn tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro thiếu hàng. Dưới đây là 3 yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán ngưỡng tồn kho tối thiểu

2.1. Thời gian giao hàng (lead time)

Thời gian giao hàng, hay còn gọi là lead time, là khoảng thời gian từ khi doanh nghiệp thực hiện đơn đặt hàng cho đến khi hàng hóa thực tế được nhận về kho. Đây là yếu tố đầu tiên và mang tính quyết định trong quá trình xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu. Trong thực tế, nếu thời gian giao hàng càng dài hoặc không ổn định, doanh nghiệp càng cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho lớn hơn để tránh rủi ro thiếu hụt.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc phân phối phụ thuộc nhiều vào nguồn cung từ bên ngoài thì lead time thường bị kéo dài do các yếu tố như vận chuyển quốc tế, hải quan, hoặc các vấn đề phát sinh từ phía nhà cung cấp. Do đó, nếu không dự trù đủ hàng tồn kho cho thời gian này, hoạt động kinh doanh rất dễ bị gián đoạn.

2.2. Tốc độ tiêu thụ hàng hóa

Tốc độ tiêu thụ hàng hóa phản ánh mức độ và tần suất mà một sản phẩm được tiêu thụ theo thời gian (theo ngày, tuần hoặc tháng). Đây là cơ sở quan trọng để ước lượng số lượng hàng cần thiết tối thiểu trong kho. Một sản phẩm có tốc độ tiêu thụ nhanh sẽ đòi hỏi mức tồn kho tối thiểu cao hơn để đáp ứng nhu cầu liên tục của khách hàng.

Doanh nghiệp nên thường xuyên phân tích dữ liệu bán hàng và lịch sử tiêu thụ thực tế để xác định xu hướng biến động theo mùa, sự kiện hoặc giai đoạn phát triển thị trường. Từ đó, việc xác định tồn kho tối thiểu sẽ trở nên chính xác và linh hoạt hơn, giúp tối ưu hóa lượng hàng lưu kho mà vẫn đảm bảo khả năng phục vụ. 

2.3. Tần suất đặt hàng và chính sách nhà cung cấp

Bên cạnh lead time và tốc độ tiêu thụ, tần suất đặt hàng và chính sách của nhà cung cấp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc tính toán tồn kho tối thiểu. Doanh nghiệp cần xem xét khả năng linh hoạt trong việc đặt hàng: liệu có thể đặt theo nhu cầu thực tế hàng tuần/hàng tháng hay bị ràng buộc bởi số lượng tối thiểu và chu kỳ cố định?

Nếu nhà cung cấp cho phép đặt hàng linh hoạt và giao hàng nhanh chóng, doanh nghiệp có thể tối ưu hàng tồn kho bằng cách giữ mức ngưỡng tồn kho tối thiểu thấp. Tuy nhiên, trong trường hợp phải đặt hàng theo lô lớn, hoặc lịch giao hàng giãn cách 

3. Công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu 

Để quản lý kho hiệu quả và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa, các doanh nghiệp cần hiểu rõ và áp dụng đúng công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu. Đây là một trong những yếu tố cốt lõi giúp đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn, đồng thời tối ưu hóa dòng tiền và diện tích kho bãi.

3.1. Công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu

Công thức tính phổ biến và dễ áp dụng nhất hiện nay là:

Ngưỡng tồn kho tối thiểu = Mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng (Lead time)

Giải thích các thành phần trong công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu:

• Mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày: Là số lượng hàng hóa doanh nghiệp bán ra hoặc sử dụng trong một ngày, được tính dựa trên dữ liệu lịch sử thực tế trong khoảng thời gian ổn định (ví dụ: 30 – 90 ngày gần nhất).
• Thời gian giao hàng (Lead time): Là số ngày kể từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa được giao đến kho. Thời gian này có thể dao động tùy theo từng nhà cung cấp, khu vực địa lý hoặc ngành hàng.

Việc hiểu và vận dụng chính xác công thức trên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong cách xác định tồn kho tối thiểu, tránh bị động khi gặp sự cố trong chuỗi cung ứng như chậm giao hàng, biến động nhu cầu…chính xác hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí lưu kho và nâng cao năng lực phục vụ khách hàng.

3.2. Ví dụ về tồn kho tối thiểu

Giả sử bạn là chủ một doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện, với nhu cầu sử dụng một linh kiện là 200 đơn vị mỗi ngày. Nhà cung cấp cam kết giao hàng trong 5 ngày làm việc kể từ ngày đặt hàng. Áp dụng công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu, ta có:

Ngưỡng tồn kho tối thiểu = 200 đơn vị/ngày × 5 ngày = 1.000 đơn vị

=> Doanh nghiệp cần duy trì ít nhất 1.000 đơn vị linh kiện trong kho để đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn nếu xảy ra trễ giao hàng hoặc phát sinh đơn hàng lớn bất ngờ.

Trong lĩnh vực bán lẻ, ví dụ về tồn kho tối thiểu có thể là một cửa hàng thời trang tiêu thụ trung bình 50 chiếc áo mỗi ngày, với thời gian giao hàng là 4 ngày. Ngưỡng tồn kho tối thiểu khi đó là 200 chiếc áo – mức cần thiết để không bị “cháy hàng” trong thời gian chờ đợt hàng tiếp theo.

Việc áp dụng linh hoạt công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu trong từng ngành nghề, theo mùa vụ hoặc chiến dịch bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí lưu kho và nâng cao năng lực phục vụ khách hàng.

4. Ứng dụng ngưỡng tồn kho tối thiểu trong quản lý doanh nghiệp

Việc thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu không chỉ là một con số mang tính kỹ thuật, mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý kho hiện đại. Khi được ứng dụng đúng cách, ngưỡng tồn kho tối thiểu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trước những biến động trong chuỗi cung ứng, đồng thời duy trì sự ổn định trong hoạt động vận hành hàng ngày.

4.1. Vai trò của tồn kho tối thiểu trong quản lý kho

Một trong những vai trò của tồn kho tối thiểu trong quản lý kho là duy trì lượng hàng hóa ổn định để phục vụ sản xuất và kinh doanh liên tục. Ngưỡng này giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho thấp nhất mà vẫn đảm bảo không bị gián đoạn khi có biến động về nhu cầu hoặc trễ hàng từ nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, việc duy trì ngưỡng tồn kho tối thiểu hợp lý còn giúp tránh rủi ro hết hàng, nhất là trong các ngành hàng có tốc độ tiêu thụ nhanh hoặc thời gian giao hàng dài. Không có hàng để bán hay sản xuất sẽ dẫn đến mất doanh thu, uy tín và cả chi phí cơ hội.

Cuối cùng, một lợi ích không thể bỏ qua là tối ưu hóa chi phí lưu kho và dòng tiền. Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt tồn kho ở mức tối thiểu hợp lý, không những giảm chi phí kho bãi mà còn giải phóng dòng tiền cho các hoạt động khác như marketing, mở rộng sản xuất hoặc đầu tư phát triển sản phẩm.

4.2. Mối liên hệ giữa tồn kho an toàn và tồn kho tối thiểu

Một vấn đề thường gây nhầm lẫn là sự khác nhau giữa tồn kho an toàn và tồn kho tối thiểu. Dù có mối liên hệ mật thiết, đây là hai khái niệm hoàn toàn tách biệt:

• Ngưỡng tồn kho tối thiểu là mức tồn kho thấp nhất cần duy trì để đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ hàng về (lead time).
• Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng được giữ lại để phòng ngừa những bất ổn bất ngờ như nhu cầu tăng cao đột biến hoặc nhà cung cấp trễ hạn.

Trong thực tế, doanh nghiệp nên kết hợp cả tồn kho an toàn và tồn kho tối thiểu để xây dựng một hệ thống quản lý kho linh hoạt, vừa đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất, kinh doanh, vừa có biện pháp ứng phó kịp thời trước các biến động thị trường.

5. AMIS kho hàng – Phần mềm quản lý kho hàng đầu Việt Nam

AMIS Kho Hàng là phần mềm quản lý kho hiện đại do MISA  thương hiệu công nghệ tại Việt Nam phát triển, mang đến cho doanh nghiệp công cụ quản lý tồn kho nhanh, chính xác và thông minh. Với giao diện trực quan, thao tác thân thiện và khả năng ứng dụng AI tiên tiến, AMIS kho hàng giúp bạn kiểm soát kho hàng chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí vận hành.

Giải pháp này cho phép doanh nghiệp theo dõi nhập – xuất – tồn kho tức thời, quản lý đến từng mã hàng, từng lô hàng và dễ dàng áp dụng ngay cả với người mới. Dù bạn là cửa hàng bán lẻ hay doanh nghiệp sản xuất, AMIS kho hàng luôn đảm bảo sự linh hoạt và độ tin cậy cao.

Những điểm nổi bật của AMIS Kho Hàng:

• Quản lý theo mã hàng, mã vạch, phân nhóm hàng hóa đa cấp.

• Tự động cập nhật số liệu, cảnh báo khi hàng tồn lâu, sắp hết hoặc dư thừa.

• Phân quyền sử dụng chi tiết, lưu toàn bộ lịch sử thao tác.

• Kết nối mượt mà với phần mềm kế toán MISA và AMIS Bán hàng, đồng bộ dữ liệu xuyên suốt từ kho – bán hàng – tài chính.

AI thông minh chính là lợi thế khác biệt:

• Phát hiện sớm các bất thường về tồn kho, gửi cảnh báo kịp thời.

• Gợi ý số lượng nhập hàng hợp lý dựa trên dữ liệu và chu kỳ tiêu thụ.

• Đề xuất điều chuyển hàng giữa các kho để tối ưu không gian và dòng lưu chuyển hàng hóa.

Với AMIS Kho Hàng, việc quản lý kho không còn là gánh nặng mà trở thành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm ngay phần mềm AMIS kho hàng

Tổng kết

Ngưỡng tồn kho tối thiểu không chỉ là một con số trong sổ sách, mà là “hàng rào an toàn” giúp doanh nghiệp duy trì nguồn hàng ổn định, tránh gián đoạn kinh doanh và tối ưu chi phí. Khi biết cách xác định và vận dụng linh hoạt, doanh nghiệp có thể kết hợp hiệu quả giữa tồn kho an toàn và tồn kho tối thiểu, đảm bảo vừa đáp ứng nhu cầu khách hàng vừa không bị “chôn vốn” trong kho. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc quản trị tồn kho thông minh sẽ trở thành lợi thế giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro và tăng trưởng bền vững.