Mẫu số hóa đơn là gì? Quy định về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Việc hiểu và sử dụng đúng mẫu số hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới. Nhiều đơn vị vẫn còn nhầm lẫn giữa ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, dễ dẫn đến sai sót trong kê khai thuế. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ cấu trúc mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và cách áp dụng theo đúng Thông tư 32/2025/TT-BTC. Đồng thời, bài viết cũng hướng dẫn các quy định đối với hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro trong quản lý hóa đơn.

1. Mẫu số hóa đơn là gì?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp lý nào quy định trực tiếp định nghĩa “mẫu số hóa đơn”, tuy nhiên trong thực tiễn áp dụng, mẫu số hóa đơn được hiểu là một chuỗi ký tự gồm cả chữ và số, được quy định theo cấu trúc nhất định để phản ánh loại hóa đơn, hình thức phát hành và thứ tự mẫu mà doanh nghiệp đang sử dụng. Đây là yếu tố bắt buộc trên mỗi hóa đơn điện tử hợp pháp, giúp phân biệt các loại hóa đơn, quản lý hiệu quả và phục vụ kiểm tra, xác minh từ cơ quan thuế.

Mẫu số hóa đơn có một số vai trò quan trọng như sau:

• Xác định loại hóa đơn: GTGT, bán hàng, tài sản công, dự trữ quốc gia…
• Phân biệt hình thức phát hành: hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế
• Giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng
• Hỗ trợ cơ quan thuế trong việc kiểm tra, xác minh tính hợp lệ và chống gian lận thuế

2. Quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT 32/2025/TT-BTC

2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, phản ánh loại hóa đơn hoặc chứng từ điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. Cụ thể:

2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại điểm b, Khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định là một chuỗi 6 ký tự gồm cả chữ cái và chữ số. Mỗi ký tự phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:

• Ký tự thứ nhất (1 chữ cái) được quy định là C hoặc K như sau:
  • C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
  • K: Hóa đơn không có mã

• Ký tự thứ 2 và 3 (2 chữ số): Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch

• Ký tự thứ 4 (1 chữ cái) được quy định là các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H, X để thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
  • T: Hóa đơn điện tử thông thường do tổ chức/cá nhân đăng ký
  • D: Hóa đơn tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn đặc thù
  • L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
  • M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
  • N: Phiếu xuất kho nội bộ điện tử
  • B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử
  • G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
  • H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
  • X: Hóa đơn thương mại điện tử

• Ký tự thứ 5 và 6 (2 chữ cái): Hai ký tự cuối là do người bán tự quy định để phục vụ quản lý nội bộ.
  • Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn
  • Trường hợp không có nhu cầu quản lý riêng thì dùng mặc định là “YY”

Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Một vài ví dụ về ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

• “1C25TAA” → HĐ GTGT có mã, lập năm 2025, do DN, tổ chức đăng ký sử dụng
• “2C25TBB” → HĐ bán hàng có mã, lập năm 2025, do DN, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký
• “1K25TYY” → HĐ GTGT không có mã, năm 2025, ký hiệu mặc định
• “1K25DAA” → HĐ GTGT không mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
• “6K25NAB” → Phiếu xuất kho nội bộ, không mã, lập năm 2025 do DN, tổ chức đăng ký sử dụng
• “7K25XAB” → Hóa đơn thương mại điện tử, không mã, lập năm 2025 do DN, tổ chức đăng ký sử dụng

3. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và liên hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

3.1.Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

Theo quy định tại điểm a, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in bao gồm 11 ký tự, được chia thành các phần cụ thể để phản ánh các thông tin như tên loại hóa đơn, số liên, và số thứ tự của mẫu hóa đơn. Cụ thể:

• Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn, gồm:

• 1 ký tự tiếp theo: Là số liên của hóa đơn, ghi bằng số 1, 2 hoặc 3 tương ứng với số liên thực tế
• 1 ký tự tiếp theo: Là dấu gạch chéo “/” dùng để phân tách phần số liên và số thứ tự mẫu.
• 3 ký tự cuối cùng: Là số thứ tự mẫu trong cùng một loại hóa đơn, có định dạng bắt đầu từ 001 đến 999.

Lưu ý: Đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do cơ quan Thuế đặt in bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do cơ quan Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự. Cụ thể:

• Ký hiệu 01/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng
• Ký hiệu 02/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

3.2. Ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

Theo điểm b, Khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in là một chuỗi gồm 08 ký tự, thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến đơn vị đặt in, năm in hóa đơn và mã hóa đơn theo hệ thống quản lý của cơ quan thuế.

Cấu trúc 8 ký tự của ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in như sau:

• Hai (02) ký tự đầu tiên: Mã của Chi cục Thuế đặt in hóa đơn, được quy định tại Phụ lục I.A ban hành kèm Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Hai (02) ký tự tiếp theo: Là chữ cái viết hoa được chọn từ 20 chữ cái sau của bảng chữ cái tiếng Việt gồm:  A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.  Đây là phần ký hiệu do cơ quan thuế tự xác định theo nhu cầu quản lý.
• Một (01) ký tự tiếp theo: Dấu gạch chéo “/” dùng để phân cách.
• Ba (03) ký tự cuối:
  • Hai ký tự đầu: Là hai chữ số cuối của năm đặt in hóa đơn (theo năm dương lịch)
  • Một ký tự cuối: Chữ P, dùng thống nhất để xác định là hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in

Ví dụ ký hiệu mẫu hóa đơn “01GTKT3/001”, Ký hiệu hóa đơn “01AA/25P” =>  Đây là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng, gồm 3 liên, do cơ quan Thuế đặt in vào năm 2025.

3.3. Quy định về liên hóa đơn

Theo điểm c, Khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, liên hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn có 3 liên  sử dụng cho các mục đích khác nhau:

• Liên 1 – Lưu: Do cơ quan thuế hoặc tổ chức phát hành giữ lại
• Liên 2 – Giao cho người mua: Người nộp thuế hoặc khách hàng nhận
• Liên 3 – Nội bộ: Sử dụng trong nội bộ đơn vị phát hành hoặc đơn vị được ủy nhiệm

4. Quy định về số hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Điều 10, Khoản 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về số hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Số hóa đơn là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn tại thời điểm người bán lập hóa đơn, được ghi bằng chữ số Ả-rập và có tối đa 08 chữ số:
• Số hóa đơn được đánh bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm, không vượt quá số 99.999.999.
• Số hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn nhằm đảm bảo tính hợp lệ và khả năng kiểm soát của cơ quan thuế. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn sẽ được in sẵn trên hóa đơn, và người mua có thể sử dụng đến hết số đã được cấp mà không cần đánh lại số mới.
• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều điểm lập hóa đơn điện tử sử dụng chung một loại hóa đơn có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
• Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên, thì hệ thống lập hóa đơn điện tử buộc phải áp dụng nguyên tắc tăng dần theo thời gian, đảm bảo mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất và gồm tối đa 8 chữ số

Kết luận

Việc hiểu chính xác mẫu số hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp lệ và đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Đặc biệt, khi sử dụng hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về liên hóa đơn, cách sử dụng đúng theo quy định để tránh bị xử phạt hành chính hoặc loại chi phí khi quyết toán thuế.

Trong bối cảnh số hóa kế toán ngày càng phổ biến, phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp tiên phong trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI vào hoạt động tài chính – kế toán. Phần mềm tích hợp trợ lý số MISA AVA, giúp doanh nghiệp:

• Tự động kiểm tra hóa đơn đầu vào và gợi ý định khoản
• Gợi ý thuế suất, phương pháp tính giá thành, lập tờ khai thuế chỉ với 1 câu lệnh
• Tự động lập phiếu thu/chi, báo cáo tài chính, báo cáo ngân sách, dự báo dòng tiền
• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và sao kê ngân hàng hoàn toàn tự động
• Tự động quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định, phân bổ chi phí, khóa sổ chứng từ
• Hỗ trợ dịch chứng từ, diễn giải báo cáo, gửi email báo cáo tự động theo lịch
• Tích hợp đồng bộ dữ liệu với Shopee, TikTok, CRM và ngân hàng điện tử theo thời gian thực

Với các tính năng mạnh mẽ trên nền tảng AI, phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán toàn diện.