Top các phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất 2025

05/08/2025
3

Từ khách sạn mini, nhà nghỉ cho đến chuỗi resort cao cấp, ngày càng nhiều cơ sở lưu trú chuyển đổi số để tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và vận hành trơn tru. Thị trường hiện nay có hàng chục phần mềm quản lý khách sạn với nhiều phân khúc và tính năng khác nhau, khiến không ít chủ khách sạn băn khoăn khi lựa chọn.

Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay, kèm theo ưu – nhược điểm, tính năng nổi bật và chi phí sử dụng, giúp bạn dễ dàng so sánh và lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình.

1. Tại sao các khách sạn, nhà nghỉ lưu trú nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc quản lý khách sạn, nhà nghỉ bằng sổ sách hay file Excel thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Nhiều chủ cơ sở lưu trú chia sẻ rằng, chỉ cần một mùa cao điểm khách đông là dễ “rối như tơ vò”: trùng phòng, sót khách, tính nhầm chi phí hay quên chưa dọn phòng. Tất cả những điều đó đều có thể được giải quyết gọn gàng chỉ với một phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp.

Dưới đây là những lý do thực tế khiến phần mềm quản lý khách sạn ngày càng trở thành “trợ thủ đắc lực” của các cơ sở lưu trú:

  • Quản lý phòng – đặt phòng tự động, hạn chế trùng lặp: Không còn tình trạng “overbooking” hay đặt nhầm phòng. Mọi lịch đặt đều hiển thị trực quan, dễ theo dõi.
  • Theo dõi doanh thu – chi phí minh bạch, chi tiết: Phần mềm tự động tổng hợp tiền phòng, phụ thu, các dịch vụ phát sinh,… giúp chủ khách sạn nắm rõ tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.
  • Quản lý nhân viên hiệu quả: Dễ dàng phân quyền, theo dõi thao tác của từng nhân viên: ai tiếp nhận khách, ai dọn phòng, ai thu tiền,…
  • Báo cáo tự động, hỗ trợ ra quyết định: Không cần mất hàng giờ làm báo cáo cuối ngày, cuối tháng – mọi số liệu đều được hệ thống tổng hợp và cập nhật liên tục.
  • Tích hợp nhiều kênh bán phòng online: Dễ dàng đồng bộ với các nền tảng như Agoda, Booking.com, Traveloka… giúp tăng hiệu suất lấp phòng mà không cần thao tác thủ công.

2. Những tính năng cần có với phần mềm quản lý khách sạn

Dù bạn đang điều hành một nhà nghỉ nhỏ, homestay hay khách sạn quy mô lớn, thì một phần mềm quản lý hiệu quả cần đáp ứng được những tính năng cơ bản dưới đây để hỗ trợ tối đa trong vận hành và kinh doanh:

Quản lý đặt phòng và sơ đồ phòng trực quan:

  • Xem tình trạng phòng (trống, đã đặt, đang sử dụng, chờ dọn…) theo dạng lưới hoặc sơ đồ.
  • Nhận – trả phòng nhanh chóng, tránh trùng lịch.
  • Cho phép đặt trước, hủy, đổi phòng linh hoạt.

Quản lý giá phòng và phụ thu linh hoạt:

  • Thiết lập nhiều mức giá: theo ngày, lễ Tết, giờ, theo đối tượng khách.
  • Cập nhật phụ thu dễ dàng: thêm giờ, khách phát sinh, minibar,…

Theo dõi doanh thu – chi phí – công nợ:

  • Tự động tổng hợp doanh thu từng ngày, từng ca.
  • Theo dõi công nợ khách lẻ, công nợ đối tác lữ hành.
  • Ghi nhận các khoản chi phí vận hành: điện, nước, lương nhân viên,…

Quản lý buồng phòng và nhân viên dọn dẹp:

  • Theo dõi trạng thái phòng: đã dọn, chưa dọn, đang bảo trì.
  • Giao việc và kiểm soát tiến độ của nhân viên buồng phòng.

Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử lưu trú:

  • Lưu trữ hồ sơ khách hàng, khách quay lại dễ chăm sóc hơn.
  • Tích hợp CMND/CCCD, mã QR khai báo lưu trú.
  • Hỗ trợ gửi tin nhắn chào mừng, cảm ơn, khuyến mãi cho khách thân thiết.

Tích hợp OTA – quản lý đa kênh bán phòng:

  • Đồng bộ phòng và giá với các kênh: Booking, Agoda, Traveloka, Airbnb…
  • Tránh trùng lịch, mất phòng khi có nhiều kênh đặt cùng lúc.

Báo cáo – thống kê – phân tích:

  • Có sẵn mẫu báo cáo doanh thu, hiệu suất phòng, tỉ lệ khách mới/quay lại,…
  • Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác.

Phân quyền và bảo mật dữ liệu:

  • Phân quyền chi tiết: lễ tân, buồng phòng, kế toán, quản lý,…
  • Lưu trữ dữ liệu an toàn, có lịch sử thao tác để kiểm tra khi cần.

3. Top các phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất 2025

3.1. iHotel – FPT IS

FPT.iHotel là phần mềm quản lý khách sạn được phát triển từ năm 2016 bởi FPT IS – đơn vị thành viên của Tập đoàn FPT. Giải pháp này giúp quản lý tổng thể mọi hoạt động trong khách sạn, mang đến phương thức điều hành hiện đại, hiệu quả và bền vững.

phần mềm iHotel
Giao diện của phần mềm iHotel

Hệ thống được xây dựng theo mô hình nhiều phân hệ (module), mỗi phân hệ đảm nhiệm một nghiệp vụ cụ thể, bao gồm:

  • Quản lý phòng & khách: Theo dõi hoạt động đặt phòng, lễ tân, thu ngân, buồng phòng,…
  • Quản lý bán hàng: Quản lý sơ đồ nhà hàng, hỗ trợ thu ngân và xử lý thanh toán nhanh chóng.
  • Quản lý sự kiện: Tra cứu thông tin đoàn khách, quản lý nguồn lực, tra cứu sảnh, phòng tổ chức,…
  • Quản trị hệ thống: Phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập, quản lý tài khoản và nhóm người dùng.
  • Quản lý tài chính – kế toán: Quản lý kho, dòng tiền, ngân hàng, kế toán tổng hợp, tài sản cố định và công nợ phải trả.

Chi phí sử dụng: Hiện tại, FPT chưa niêm yết công khai mức giá phần mềm FPT.iHotel. Để biết thông tin chi tiết và nhận tư vấn phù hợp với quy mô khách sạn, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với FPT.

Ưu điểm của phần mềm iHotel Nhược điểm của phần mềm iHotel
  • Thương hiệu uy tín (FPT IS – Tập đoàn FPT)
  • Quản lý toàn diện nhiều nghiệp vụ
  • Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu
  • Hỗ trợ truy cập mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị di động
  • Bảo mật cao, phân quyền rõ ràng
  • Tích hợp tốt với OTA, thiết bị phần cứng, hệ thống kế toán
  • Hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, cho nên khi mất kết nối internet thì dữ liệu không thể cập nhật liên tục
  • Giao diện chưa thực sự thân thiện với người mới

3.2. FPT.Skybeds – Phần mềm quản lý khách sạn cho mô hình nhỏ và linh hoạt

FPT.Skybeds là giải pháp quản lý khách sạn do FPT IS phát triển, được thiết kế dành riêng cho các cơ sở lưu trú quy mô nhỏ dưới 80 phòng như: nhà nghỉ, homestay, khách sạn mini hoặc các cơ sở cho thuê theo giờ.

FPT.Skybeds
Giao diện của FPT.Skybeds

Tính năng nổi bật của FPT.Skybeds:

  • Quản lý chuỗi cơ sở lưu trú bằng một tài khoản duy nhất; lập báo cáo tổng hợp theo chuỗi.
  • Channel Management (OTA): Kết nối phần mềm với các kênh đặt phòng trực tuyến, cấu hình số lượng phòng, giá bán, đồng bộ đặt phòng về hệ thống
  • Booking engine & thanh toán online: Nhúng công cụ đặt phòng lên website khách sạn, tự động cập nhật đặt phòng vào hệ thống và hỗ trợ thanh toán trực tuyến.

Chi phí sử dụng FPT.Skybeds linh hoạt theo quy mô, từ 25.000 – 65.000 VNĐ/phòng/tháng, tùy theo gói Basic, Standard hoặc Professional.

Ưu điểm của FPT.Skybeds Nhược điểm của FPT.Skybeds
  • Truy cập từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau
  • Tích hợp công nghệ mới: AI, IoT, robotics
  • Phụ thuộc vào kết nối internet, không thể sử dụng khi offline

3.3. Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được tin dùng bởi hơn 300.000 nhà kinh doanh tính đến năm 2024, đồng thời là một trong những giải pháp phổ biến nhất hiện nay, phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau. Với từng lĩnh vực kinh doanh, KiotViet đều cung cấp phiên bản phần mềm chuyên biệt, tích hợp các tính năng phù hợp và tối ưu.

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet

Mới đây, KiotViet đã chính thức ra mắt KiotViet Hotel – phiên bản phần mềm quản lý dành riêng cho nhà nghỉ, khách sạn, homestay quy mô vừa và nhỏ, nhằm đáp ứng nhu cầu vận hành hiệu quả trong ngành lưu trú.

Tính năng của KiotViet Hotel:

  • Quản lý sơ đồ phòng trực quan theo thời gian thực: Theo dõi sơ đồ phòng chi tiết trên máy tính hoặc điện thoại, kiểm tra phòng trống, đặt phòng, nhận/trả phòng nhanh chóng và tự động tính tiền chính xác theo thời gian lưu trú.
  • Check-in nhanh với quét CCCD – đồng bộ khai báo lưu trú: Tìm phòng đã đặt theo tên/số điện thoại, quét CCCD để nhập thông tin khách trong 3 giây, tiết kiệm thời gian check-in và xuất danh sách khách theo mẫu của Bộ Công An.
  • Bảng giá linh hoạt theo giờ – ngày – hạng phòng: Thiết lập giá phòng linh hoạt theo nhiều tiêu chí: theo giờ, theo ngày, theo hạng khách hoặc hạng phòng, phù hợp với đa dạng mô hình lưu trú.
  • Chủ khách sạn có thể theo dõi hoạt động, công suất sử dụng, doanh thu… mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên điện thoại, giúp kiểm soát kinh doanh hiệu quả.

Hiện nay, KiotViet Hotel cung cấp 7 ngày dùng thử miễn phí, giúp bạn trải nghiệm đầy đủ các tính năng. Sau thời gian này, bạn có thể tiếp tục sử dụng với chi phí chỉ từ 6.000đ/ngày – phù hợp cho cả nhà nghỉ và khách sạn quy mô nhỏ.

3.4. Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT Hotel

TCSOFT Hotel tích hợp hơn 30 tính năng quản lý, hỗ trợ chủ khách sạn dễ dàng theo dõi toàn bộ quy trình nhận – trả phòng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đồng thời, phần mềm giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh chi tiết theo từng cơ sở, từng điểm lưu trú trong chuỗi khách sạn.

TCSOFT Hotel
Giao diện phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT Hotel

Chi phí sử dụng: TCSOFT Hotel hiện cung cấp 2 gói dịch vụ:

  • Gói Cơ bản: Dành cho 2 người dùng
  • Gói Cao cấp: Không giới hạn số người dùng

Giá dịch vụ được tính linh hoạt theo nhu cầu sử dụng, vui lòng liên hệ trực tiếp TCSOFT Hotel để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết.

Ưu điểm của TCSOFT Hotel Nhược điểm của TCSOFT Hotel
  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; chạy ổn định trên trình duyệt và ứng dụng di động (iOS, Android)
  • Hỗ trợ kỹ thuật từ xa 24/7 qua TeamViewer và UltraViewer
  • Dùng thử miễn phí 15 ngày với đầy đủ tính năng
  • Tính năng đặt phòng online và quản lý bán giường vẫn đang được cải thiện

3.5. Phần mềm EzCloudhotel

EzCloudhotel là giải pháp quản lý khách sạn đa năng, phù hợp với mọi mô hình lưu trú từ nhỏ đến lớn. Được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, phần mềm cho phép người dùng truy cập và vận hành hệ thống từ xa dễ dàng thông qua máy tính hoặc ứng dụng di động ezCloudhotel Manager.

Tính năng nổi bật của phần mềm EzCloudhotel:

  • Quản lý nhiều chi nhánh khách sạn chỉ với một tài khoản duy nhất.
  • Tự động đồng bộ phòng trống lên các kênh OTA mà không cần thao tác thủ công.
  • Quản lý giao dịch tại quầy minibar, cộng dồn vào hóa đơn phòng để khách thanh toán một lần khi trả phòng.
Ưu điểm của EzCloundhotel Nhược điểm
  • Kết nối trực tiếp với hơn 200 kênh OTA toàn cầu và Google Hotel Search
  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với nhiều nhóm người dùng (lễ tân, buồng phòng, thu ngân)
  • Miễn phí nâng cấp tính năng liên tục
  • Không thể ẩn/xóa các phân hệ chưa sử dụng, có thể gây rối với người mới

4. Hoàn thiện hệ thống quản lý khách sạn toàn diện với MISA AMIS

Vận hành một khách sạn – đặc biệt là khách sạn quy mô lớn hoặc khu nghỉ dưỡng cao cấp – không chỉ dừng lại ở quản lý lễ tân, buồng phòng hay nhà bếp. Nhà quản lý còn cần kiểm soát toàn diện các hoạt động tài chính, nhân sự, bán hàng và vận hành nội bộ để đảm bảo khách sạn hoạt động trơn tru, gia tăng trải nghiệm khách hàng và tối ưu lợi nhuận.

MISA AMIS – nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất – mang đến giải pháp toàn diện cho ngành khách sạn, giúp nhà quản lý giải quyết triệt để các “điểm nghẽn” trong vận hành, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm chi phí quản lý. Dưới đây là cách MISA AMIS hỗ trợ vận hành khách sạn hiệu quả qua 4 phân hệ cốt lõi:

MISA AMIS

Dùng thử miễn phí

AMIS Tài chính – Kế toán: Nắm bắt dòng tiền, kiểm soát chi phí theo thời gian thực

  • Quản lý thu – chi, công nợ, ngân sách cho từng bộ phận (buồng phòng, lễ tân, F&B…).
  • Theo dõi lợi nhuận từng chi nhánh, từng loại phòng, từng chiến dịch ưu đãi.
  • Kết nối dữ liệu với phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng và báo cáo thuế, giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót khi đối soát.

AMIS Marketing – Bán hàng: Tăng trưởng doanh thu, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

  • Quản lý thông tin khách lưu trú tập trung: sở thích, lịch sử đặt phòng, feedback,… phục vụ cho chiến dịch cá nhân hóa.
  • Tự động gửi email, tin nhắn chăm sóc khách hàng sau lưu trú, mời đánh giá hoặc giới thiệu ưu đãi phòng tiếp theo.

AMIS Nhân sự: Chăm lo nhân viên tốt, dịch vụ khách hàng càng chuyên nghiệp

  • Quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng, ca làm việc và bảng công theo từng bộ phận.

  • Tính lương tự động theo ngày công, ca trực, thưởng – phạt rõ ràng, minh bạch.

AMIS Văn phòng số: Điều hành khách sạn mọi lúc, mọi nơi

  • Giao việc và theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận (lễ tân, dọn phòng, bảo trì…).
  • Quản lý văn bản nội bộ, hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp… không cần giấy tờ.

Với MISA AMIS, các khách sạn không cần đầu tư rời rạc nhiều phần mềm riêng lẻ, mà chỉ cần duy nhất một nền tảng để vận hành tài chính – nhân sự – marketing – điều hành hiệu quả. Nền tảng còn dễ dàng kết nối với PMS, phần mềm lễ tân hoặc bán phòng OTA, tạo thành hệ sinh thái công nghệ khách sạn liền mạch, thông minh và hiện đại.

👉 Đăng ký dùng thử 14 ngày MISA AMIS để trải nghiệm ngay cách quản lý khách sạn dễ dàng, chuyên nghiệp và tối ưu hơn bao giờ hết!


Kết luận

Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý khách sạn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng. Tùy vào mô hình kinh doanh (nhà nghỉ, homestay, khách sạn mini hay resort quy mô lớn), mỗi phần mềm sẽ có những ưu điểm và tính năng phù hợp riêng.

Hy vọng danh sách các phần mềm trong bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng hơn trong việc ra quyết định.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Nguyễn Phương Ánh
Tác giả
Trưởng nhóm nội dung Quản lý điều hành