Từ ngày 01/6/2025, toàn bộ doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn gặp vướng mắc trong việc lập, ký, gửi và lưu trữ hóa đơn đúng quy định.
Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp kế toán nắm vững điều kiện cần thiết, quy trình 5 bước chuẩn để xuất hóa đơn điện tử hợp lệ và cung cấp các lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử.
1. Các trường hợp phải lập hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, kể cả tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)
- Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn, hoặc hoàn trả hàng hóa
- Và các trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.
2. Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử
Căn cứ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau đây để được phép phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế (ví dụ: khai thuế điện tử) hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có đội ngũ nhân sự có trình độ phù hợp để vận hành, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định.
- Có chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định của pháp luật
- Có phần mềm bán hàng kết nối được với phần mềm kế toán hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu nội bộ đảm bảo dữ liệu hóa đơn được chuyển tự động vào hệ thống kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.
- Có hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đạt chuẩn hoặc chứng minh tương thích với các quy chuẩn lưu trữ dữ liệu hiện hành và có quy trình rõ ràng về sao lưu – phục hồi dữ liệu nhằm đảm bảo an toàn thông tin khi hệ thống gặp sự cố: Sao lưu ra vật mang tin (USB, ổ cứng, đĩa quang…) hoặc sao lưu trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử
Sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện kỹ thuật và pháp lý, doanh nghiệp có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo trình tự 5 bước chuẩn như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc đăng nhập có thể thực hiện trên nền web hoặc phần mềm cài đặt sẵn trên máy tính nội bộ, tùy theo hạ tầng của từng đơn vị.
Lưu ý: Trước khi thao tác, cần đảm bảo thiết bị đã được kết nối với chữ ký số (USB token) và phần mềm ký điện tử đang hoạt động bình thường. Đây là điều kiện cần để thực hiện bước ký phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi đăng nhập thành công, tiến hành lập hóa đơn như sau:
- Chọn mẫu hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế.
- Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Thông tin người mua: tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Thông tin hàng hóa – dịch vụ: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tổng cộng.
- Phương thức thanh toán: ghi rõ “Chuyển khoản” hoặc “Tiền mặt” theo thực tế thanh toán.
Lưu ý: Nếu khách hàng là cá nhân hoặc khách lẻ không yêu cầu hóa đơn: ghi rõ trên hóa đơn dòng “Người mua không lấy hóa đơn – không cung cấp mã số thuế” để đảm bảo tính hợp lệ.
Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn
- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung hóa đơn trước khi phát hành: thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất, chữ ký số… và thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp.
- Sau khi ký số, hóa đơn được gửi lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra và cấp mã (áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế):
- Trường hợp hóa đơn hợp lệ: Cơ quan thuế cấp mã xác thực, đồng thời gửi về thông điệp kết quả cấp mã. Hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn là: Đã cấp mã => Hóa đơn có thể gửi ngay cho khách hàng và được lưu trữ trong hệ thống.
- Trường hợp hóa đơn không hợp lệ: Cơ quan thuế từ chối cấp mã, đồng thời gửi về thông điệp nêu rõ lý do. Hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn là: Từ chối cấp mã => Người lập cần kiểm tra và điều chỉnh lại nội dung hóa đơn theo hướng dẫn, sau đó thực hiện gửi lại.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua
Sau khi hóa đơn được ký số và được cấp mã xác thực từ cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã), kế toán tiến hành gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng một trong các hình thức sau:
- Qua email: Hệ thống phần mềm gửi hóa đơn PDF đính kèm link tra cứu đến địa chỉ email của khách hàng đã đăng ký.
- Qua SMS: Gửi đường link tra cứu hóa đơn trực tiếp đến số điện thoại người mua.
- Qua hệ thống quản lý hóa đơn: Trong trường hợp khách hàng có tài khoản truy cập riêng (như doanh nghiệp đối tác lớn), họ có thể tự đăng nhập và tra cứu hóa đơn tại mục quản lý hóa đơn đã nhận.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử sau khi phát hành phải được lưu trữ đúng quy định, đảm bảo phục vụ công tác kế toán, kiểm toán và thanh tra thuế sau này:
- Lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc trên nền tảng lưu trữ đám mây nội bộ của doanh nghiệp.
- Hóa đơn cần được lưu ở định dạng chuẩn (thường là XML và PDF), kèm đầy đủ thông tin mã cơ quan thuế, trạng thái và ngày phát hành.
- Thời hạn lưu trữ theo quy định:Tối thiểu 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
Quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thông tin và tuân thủ quy trình theo quy định của pháp luật. Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh bị cơ quan thuế từ chối cấp mã hoặc bị xử phạt hành chính:
- Chọn đúng mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần chọn đúng mẫu hóa đơn điện tử đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế. Mỗi mẫu hóa đơn đều có mã số, ký hiệu riêng và phải phù hợp với loại hình dịch vụ, hình thức kê khai thuế cũng như đặc điểm nhận diện của đơn vị phát hành. Nếu kế toán chọn sai mẫu, sai ký hiệu, hoặc sử dụng mẫu chưa được thông báo, hóa đơn sẽ không được chấp nhận và có thể bị từ chối cấp mã xác thực từ cơ quan thuế.
- Kiểm tra đầy đủ các thông tin bắt buộc trên hóa đơn, bao gồm: tên người bán và người mua, địa chỉ, mã số thuế, mã hàng hóa – dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán, hình thức thanh toán… Việc bỏ sót hoặc khai sai các trường thông tin này sẽ làm cho hóa đơn bị coi là không hợp lệ và ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế của người mua.
- Không cần đóng dấu đỏ trên hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có dấu đỏ hay chữ ký tay như hóa đơn giấy trước đây. Theo quy định, chỉ cần hóa đơn có chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp thì đã được xem là có giá trị pháp lý. Việc in hóa đơn ra bản giấy để lưu trữ hoặc cung cấp cho đối tác chỉ mang tính chất tham khảo, không phải là yếu tố bắt buộc trong giao dịch thương mại điện tử.
- Trường hợp người mua không lấy hóa đơn: Trường hợp người mua là cá nhân hoặc khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định. Trong phần thông tin người mua, kế toán cần ghi rõ: “Người mua không lấy hóa đơn – không cung cấp mã số thuế”. Nội dung này giúp hóa đơn vẫn đảm bảo hợp lệ về hình thức, tránh bị cơ quan thuế đánh giá là trốn doanh thu hoặc lập hóa đơn khống.
- Lưu trữ hóa đơn đầy đủ theo đúng quy trình: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với thời hạn tối thiểu là 10 năm. Hóa đơn cần được lưu trữ dưới định dạng điện tử có thể tra cứu được (thường là XML và PDF), đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, không bị chỉnh sửa. Doanh nghiệp cũng cần có quy trình sao lưu định kỳ, phân quyền truy cập hợp lý để phục vụ thanh tra, kiểm toán và truy xuất hóa đơn khi cần thiết.
Kết luận
Việc nắm rõ điều kiện, trình tự và lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ trong kê khai thuế và quyết toán. Đặc biệt, từ ngày 01/6/2025, các yêu cầu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC được áp dụng đồng bộ, kế toán cần chủ động rà soát hệ thống, phần mềm và quy trình nội bộ để đáp ứng đầy đủ.
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp toàn diện, tích hợp công cụ Trợ lý số MISA AVA – giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong nghiệp vụ.
Trợ lý số MISA AVA, giúp tự động phân loại và hạch toán hóa đơn đầu vào, đầu ra lấy về từ MISA meInvoice.
- Tự động lấy hóa đơn từ MISA meInvoice
- Tự động kiểm tra hóa đơn, xác định và thêm mới hàng hóa, khách hàng chưa có trong danh
- Tự động lập chứng từ hạch toán cho các hóa đơn đã lấy về
Đăng ký ngay để trải nghiệm 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS – công cụ tài chính hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
