Theo thống kê nội bộ của nhiều doanh nghiệp, 30–40% sai lệch ngân sách mua sắm bắt nguồn từ việc lập dự toán thiếu chuẩn, thiếu kiểm soát chi phí ẩn. Bạn có thể giảm con số này xuống gần 0% chỉ bằng cách áp dụng đúng một công cụ: mẫu bảng dự toán mua sắm hàng hóa chuẩn 2025 – có sẵn công thức, dễ chỉnh sửa và hoàn toàn miễn phí.
1. Dự toán mua sắm hàng hóa là gì?
Dự toán mua sắm hàng hóa là bảng kế hoạch dự kiến về số lượng, chủng loại và chi phí cần thiết để mua sắm hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định, thường được lập trước khi doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức tiến hành mua sắm thực tế.
Nói cách khác, đây là bản “ước tính trước” về những gì cần mua, mua bao nhiêu, giá khoảng bao nhiêu, và tổng ngân sách cần chi, nhằm đảm bảo việc mua sắm có kế hoạch, tiết kiệm và đúng nhu cầu.
Theo khoản 7 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 định nghĩa chính xác và đầy đủ dự toán mua sắm hàng hoá như sau:
Dự toán mua sắm là dự kiến nguồn kinh phí để mua sắm trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền phê duyệt đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức, cá nhân khác; dự kiến nguồn kinh phí để mua sắm trong phạm vi nguồn tài chính hợp pháp của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.
2. Hướng dẫn lập mẫu dự toán mua sắm hàng hóa chuẩn
Mục tiêu trong phần này giúp bạn lập được một bảng dự toán dễ áp dụng, rõ ràng và có thể mang đi phê duyệt ngay. Quy trình gồm 5 bước; mỗi bước có việc cần làm, ví dụ và lưu ý.
Bước 1: Xác định nhu cầu & phạm vi
Việc cần làm:
- Thu thập nhu cầu từ các bộ phận: mua gì, để làm gì, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng tối thiểu/tối đa.
- Xác định phạm vi thời gian (tháng/quý/năm) và nguồn vốn (CAPEX/OPEX).
- Thiết lập tiêu chí chất lượng (model, thông số, chứng chỉ, bảo hành…).
- Kiểm tra ràng buộc pháp lý/quy trình nội bộ (đấu thầu, chào giá cạnh tranh, hạn mức phê duyệt).
Ví dụ hạng mục:
- Máy tính văn phòng: CPU i5 gen 12+, RAM 16GB, SSD 512GB, bảo hành 36 tháng.
- Vật tư tiêu hao: giấy A4 70gsm, mực in, bút ký…
Lưu ý:
- Dùng dữ liệu tiêu thụ kỳ trước + tăng/giảm theo kế hoạch tăng trưởng để ước lượng.
- Tránh “phình” nhu cầu: yêu cầu min–base–max để có biên xem xét.
Bước 2: Khảo sát giá & nhà cung cấp
Việc cần làm:
- Thu 3–5 báo giá cho mỗi hạng mục (ưu tiên báo giá có dấu/điện tử).
- Nguồn tham khảo: website chính hãng, đại lý, sàn TMĐT B2B, báo giá tồn kho.
- So sánh theo chung tiêu chuẩn kỹ thuật; loại bỏ báo giá “khác cấu hình”.
- Tính TCO (Total Cost of Ownership): đơn giá + vận chuyển + lắp đặt + phụ kiện + bảo trì + chi phí lưu kho (nếu có).
Lưu ý:
- Kiểm tra thời hạn hiệu lực báo giá (thường 15–30 ngày).
- Với hàng công nghệ, ưu tiên model mới, tránh gần “end-of-life”.
Bước 3: Lập bảng dự toán
Thay vì lập thủ công từng cột, anh/chị có thể sử dụng mẫu bảng dự toán mua sắm hàng hóa chuẩn mà chúng tôi đã thiết kế sẵn.
Tải miễn phí mẫu bảng dự toán ngay để:
- Có sẵn đầy đủ các cột cần thiết (Mã hàng, Thông số kỹ thuật, TCO, Dự phòng…)
- Công thức tính toán tự động, hạn chế sai sót.
- Dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu từng doanh nghiệp.
Bước 4: Thẩm định & phê duyệt ngân sách
Việc cần làm:
- Rà soát tuân thủ: tiêu chuẩn, nguồn vốn, hạn mức mua sắm.
- Lập 3 kịch bản ngân sách: Tiết kiệm (Min) – Cơ sở (Base) – Tối đa (Max).
- Phân tích chênh lệch vs ngân sách được cấp; đề xuất điều chỉnh (giảm cấu hình, chia đợt mua, thay thế tương đương).
- Chuẩn bị hồ sơ: bảng dự toán + báo giá + mô tả kỹ thuật + biên bản tổng hợp khảo giá.
- Phê duyệt theo cấp thẩm quyền (trưởng bộ phận → tài chính → ban TGĐ, tùy quy chế).
Lưu ý ở bước này:
- Kiểm tra xung đột thời gian: thời hạn báo giá có đủ kéo dài đến thời điểm đặt hàng?
- Gắn mã dự án/đơn hàng để theo dõi sau này.
Bước 5: Triển khai & kiểm soát thực hiện
Việc cần làm:
- Lập kế hoạch mua theo đợt (theo tiến độ dùng) để tối ưu dòng tiền và tồn kho.
- Chọn phương thức mua: trực tiếp/ chào hàng cạnh tranh/ đấu thầu (tùy giá trị & quy định).
- Phát hành PO theo từng nhóm hạng mục; đính kèm tiêu chuẩn kỹ thuật và SLA giao hàng.
Cần lưu ý:
- Thiết lập ngưỡng cảnh báo (ví dụ: vượt dự toán >5% hoặc trễ >7 ngày) để kịp thời xử lý.
- Gộp mua theo khối lượng để đàm phán giá tốt hơn, nhưng không làm chậm tiến độ.
Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
3. Một số lưu ý khi lập dự toán mua sắm hàng hóa
Dự toán chỉ thật sự hữu ích khi được lập chính xác và bám sát nhu cầu thực tế. Khi thực hiện, anh/chị nên chú ý:
- Ước lượng sát nhu cầu thực tế: Dựa trên dữ liệu tiêu thụ các kỳ trước, điều chỉnh theo kế hoạch tăng trưởng để tránh thừa hoặc thiếu hàng.
- Luôn có ít nhất 3 báo giá hợp lệ: Giúp so sánh giá và chất lượng khách quan, tránh phụ thuộc một nhà cung cấp.
- Tính đầy đủ chi phí (TCO): Bao gồm giá mua, vận chuyển, lắp đặt, bảo trì, phụ phí phát sinh.
- Dự phòng biến động giá: Thêm 5–10% ngân sách dự phòng cho các mặt hàng có khả năng biến động mạnh.
- Chuẩn hóa thông số kỹ thuật: Đảm bảo các báo giá so sánh trên cùng tiêu chuẩn, tránh chênh lệch cấu hình gây sai lệch dự toán.
- Theo dõi và điều chỉnh liên tục: Cập nhật chênh lệch thực tế vs dự toán để tối ưu cho các kỳ sau.
Bạn có thể tham khảo Checklist nhanh trước khi gửi duyệt dự toán mua sắm hàng hóa:
- Có ít nhất 3 báo giá hợp lệ cho từng hạng mục trọng yếu.
- Thông số kỹ thuật đồng nhất giữa các báo giá so sánh.
- Bảng dự toán có TCO & Dự phòng rõ ràng.
- Ghi rõ thuế suất/điều kiện giao hàng/thanh toán.
- Có 3 kịch bản ngân sách (Min–Base–Max).
- Hồ sơ đầy đủ: dự toán + báo giá + mô tả kỹ thuật + tổng hợp khảo giá.
Tham khảo: Quy trình Phê duyệt đề nghị mua hàng với MISA AMIS Quy trình
4. Giải pháp hỗ trợ lập và quản lý dự toán mua sắm – MISA AMIS Mua hàng
Việc lập dự toán thủ công bằng Excel tuy đơn giản nhưng dễ gặp sai sót, khó kiểm soát và tốn nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận. Để tối ưu quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm MISA AMIS Mua hàng – giải pháp số hóa toàn bộ hoạt động mua sắm, từ dự toán đến phê duyệt và đặt hàng.
Một số tính năng nổi bật của MISA AMIS Mua hàng:
- Kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng qua các bước phê duyệt
- Tự động tổng hợp số liệu báo giá của các nhà cũng cấp để gợi ý nhà cung cấp phù hợp
- Tự động hóa quy trình mua hàng, kiểm soát các khâu qua các bước xét duyệt nghiệm ngặt
- Tùy chỉnh linh hoạt các bước phê duyệt theo nhu cầu quản lý
- Đặc biệt, MISA AMIS Mua hàng kết nối linh hoạt với AMIS Quy trình, AMIS CRM, AMIS Kế toán… số hóa toàn bộ quy trình mua hàng, đồng bộ dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tối ưu hóa quy trình hoạt động của danh nghiệp
Với MISA AMIS Mua hàng, doanh nghiệp không chỉ lập dự toán nhanh chóng và chính xác hơn, mà còn kiểm soát ngân sách và tối ưu chi phí mua sắm, giảm rủi ro thất thoát và tăng hiệu quả vận hành.
Kết luận
Thực tế, lập dự toán mua sắm không chỉ đơn thuần là ghi lại danh sách cần mua và cộng số tiền ước tính. Một bản dự toán được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tài chính, tránh chi phí phát sinh và lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất.
Mẫu lập dự toán mua sắm hàng hóa chuẩn 2025 mà chúng tôi chia sẻ ở trong bài viết chính là công cụ hữu ích để anh/chị bắt đầu xây dựng một quy trình mua sắm bài bản hơn. Hãy tham khảo, điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của đơn vị mình và áp dụng ngay để quản lý ngân sách dễ dàng, minh bạch và hiệu quả hơn.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
