Bạn đang tìm kiếm một mẫu báo cáo mua hàng chuẩn, dễ sử dụng và phù hợp với nghiệp vụ kế toán – mua sắm trong doanh nghiệp? Đừng mất thời gian thiết kế từ đầu! Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp mẫu báo cáo mua hàng hoàn toàn miễn phí, giúp bạn dễ dàng tổng hợp các giao dịch mua sắm, theo dõi chi phí và đối chiếu chứng từ chỉ trong vài phút.
1. Báo cáo mua hàng là gì?
Báo cáo mua hàng là một tài liệu hoặc bảng tổng hợp dùng để theo dõi, đánh giá và phân tích các hoạt động mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý…).
Mục đích của báo cáo mua hàng có thể kể đến như:
- Kiểm soát chi phí mua sắm.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận mua hàng.
- Theo dõi tiến độ và số lượng đơn hàng đã đặt và đã nhận.
- Hỗ trợ ra quyết định về lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả.
- Phân tích xu hướng tiêu dùng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
2. Các thành phần chính trong mẫu báo cáo mua hàng
Một báo cáo mua hàng đầy đủ và chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động mua sắm mà còn là căn cứ để đánh giá hiệu quả hợp tác với nhà cung cấp. Các thành phần quan trọng thường có trong mẫu báo cáo mua hàng:
- Thông tin cơ bản
Tên công ty: Ghi rõ tên đơn vị thực hiện giao dịch mua hàng.
Ngày lập báo cáo: Là ngày hoàn tất và xác nhận báo cáo.
Người lập báo cáo: Ghi rõ họ tên và chức vụ để xác định trách nhiệm liên quan.
- Chi tiết giao dịch
Danh sách sản phẩm/dịch vụ: Thống kê đầy đủ tên các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua.
Số lượng: Ghi rõ số lượng cụ thể theo đơn vị tính phù hợp.
Đơn giá: Giá mua trên mỗi đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ.
Tổng chi phí: Tổng số tiền tương ứng với từng sản phẩm và toàn bộ giao dịch.
- Thông tin nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp: Ghi chính xác tên doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa.
Địa chỉ: Nơi đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ giao hàng của nhà cung cấp.
Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email để tiện liên hệ khi cần đối chiếu hoặc hỗ trợ.
- Ghi chú
Điều kiện thanh toán: Nêu rõ hình thức và thời hạn thanh toán (ví dụ: chuyển khoản sau 7 ngày).
Thời gian giao hàng: Thời điểm hàng hóa được giao nhận thực tế hoặc dự kiến.
Các thông tin bổ sung: Ghi chú đặc biệt như chiết khấu, ưu đãi, điều khoản bảo hành nếu có.
Việc thiết lập một mẫu báo cáo mua hàng rõ ràng, đầy đủ thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh, phân tích chi phí và nâng cao hiệu quả mua sắm lâu dài.
Tham khảo: Top 17 phần mềm quản lý kho hàng được đánh giá tốt nhất
3. Tải miễn phí mẫu báo cáo mua hàng số 06
TẢI FILE BẢNG KÊ MUA HÀNG – MẪU SỐ 06 (THÔNG TƯ 200/2014)
TẢI FILE BẢNG KÊ MUA HÀNG – MẪU SỐ 06 (THÔNG TƯ 133/2016)
4. Hướng dẫn ghi các mục trong bảng kê mua hàng
Mẫu số 06 – Bảng kê mua hàng dùng để liệt kê các giao dịch mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc dịch vụ từ một hoặc nhiều nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định (theo ngày, tuần hoặc tháng).
Thông tin phần đầu biểu mẫu báo cáo mua hàng:
- Đơn vị: Ghi tên công ty/chi nhánh.
- Bộ phận: Ghi phòng ban thực hiện mua hàng.
- Người mua: Họ tên người trực tiếp mua hàng.
- Bộ phận (phòng, ban): Bộ phận của người mua.
Phần bảng kê chi tiết:
| Cột | Tiêu đề | Nội dung điền |
| A | STT | Ghi số thứ tự từng dòng hàng hóa |
| B | Tên, quy cách, phẩm chất hàng hóa (vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) | Ghi rõ tên hàng, mô tả nếu cần |
| C | Địa chỉ mua hàng | Tên nhà cung cấp hoặc địa điểm mua |
| D | Đơn vị tính | Ghi rõ: cái, thùng, kg, lít,… |
| 2 | Đơn giá | Đơn giá chưa VAT (nếu tách riêng) |
| 3 | Thành tiền | = Số lượng × Đơn giá |
5. Lưu ý khi sử dụng mẫu báo cáo mua hàng
Mẫu báo cáo mua hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận, kiểm soát và tổng hợp các giao dịch mua sắm hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, để báo cáo phát huy hiệu quả và đảm bảo tính chính xác, người lập cần lưu ý một số điểm sau:
- Ghi đầy đủ thông tin: Bao gồm tên công ty, ngày lập, người lập báo cáo, nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền…
- Đối chiếu với chứng từ gốc: Báo cáo phải khớp với hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên bản giao nhận… để đảm bảo minh bạch.
- Ghi nhận đúng kỳ kế toán: Đảm bảo ngày giao dịch phù hợp với thời gian thực tế phát sinh để không sai lệch báo cáo tài chính.
- Phân loại đúng hàng hóa và chi phí: Xác định rõ loại hàng (nguyên vật liệu, hàng tồn kho, tài sản cố định, dịch vụ…) và hạch toán đúng tài khoản kế toán.
- Thống nhất biểu mẫu: Nên sử dụng một mẫu báo cáo chung trong toàn bộ doanh nghiệp để thuận tiện theo dõi và tổng hợp dữ liệu.
- Bảo mật thông tin nhạy cảm: Tránh chia sẻ các thông tin như đơn giá, chiết khấu, điều kiện thanh toán ra bên ngoài.
- Tận dụng phần mềm hỗ trợ: Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để tự động hóa quy trình lập và tổng hợp báo cáo, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
Một báo cáo mua hàng chính xác, đầy đủ và khoa học là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, phân tích hiệu quả mua sắm và làm căn cứ quan trọng cho các quyết định tài chính, kế toán. Đừng bỏ qua những lưu ý nhỏ nhưng thiết yếu này.
6. AMIS Mua hàng – Giải pháp quản lý mua hàng chặt chẽ, hiệu quả
AMIS Mua hàng cho phép người dùng theo dõi kế hoạch mua hàng ngay trên phần mềm, giúp lập nhanh đề nghị mua hàng, đơn mua hàng từ kế hoạch mua hàng tương ứng 1 cách thuận tiện. Đồng thời, phần mềm cũng giúp các nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được tình hình mua hàng thực tế so với kế hoạch. Từ đó, xây dựng kế hoạch ngân sách, xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh hiệu quả và khoa học.
- Tự động hóa quy trình mua hàng, kiểm soát các khâu qua các bước xét duyệt nghiệm ngặt.
- Tùy chỉnh linh hoạt các bước phê duyệt theo nhu cầu quản lý
- Quản lý nhà cung cấp tập trung, đánh giá nhà cung cấp dựa trên lịch sử mua hàng để đưa ra lựa chọn đúng đắn
- Tự động tổng hợp và so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp để đưa ra gợi ý lựa chọn phù hợp nhất tối ưu chi phí mua hàng
- Dữ liệu mua hàng được quản lý tập trung, cập nhật số liệu tức thời giúp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tiến độ mua hàng, ra quyết định điều hành đáp ứng kịp thời như cầu sản xuất kinh doanh
AMIS Mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình mua sắm mà còn là công cụ hỗ trợ ra quyết định hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất toàn bộ chuỗi cung ứng.
👉 Dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Mua hàng hoặc liên hệ tư vấn để triển khai cho doanh nghiệp bạn ngay hôm nay.
Kết luận
Mẫu báo cáo mua hàng không chỉ là biểu mẫu hành chính mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý chi phí, kiểm soát hàng hóa và nâng cao hiệu quả mua sắm trong doanh nghiệp. Việc sử dụng mẫu báo cáo đầy đủ, chính xác và đúng chuẩn giúp bộ phận kế toán – mua hàng dễ dàng tổng hợp, đối chiếu và phục vụ tốt cho công tác kiểm toán, tài chính.
Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng phần mềm như AMIS Mua hàng, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ yêu cầu mua, phê duyệt, nhập kho đến lập báo cáo.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
