Để xây dựng một mẫu kế hoạch mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ, có hệ thống nhằm đảm bảo việc mua sắm đáp ứng đúng nhu cầu, đúng thời điểm và tối ưu chi phí. Kế hoạch mua hàng không chỉ giúp phòng mua chủ động chuẩn bị mà còn hỗ trợ các bộ phận khác phối hợp nhịp nhàng trong chuỗi cung ứng. Tham khảo ngay bài viết của MISA để hiểu các bước xây dựng một kế hoạch mua hàng chuẩn và tải ngay mẫu kế hoạch mua hàng mới nhất 2025.
|
TẢI MIỄN PHÍ MẪU KẾ HOẠCH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP CẬP NHẬT MỚI NHẤT 2025 |
1. Kế hoạch mua hàng cần có những nội nào?
Kế hoạch mua hàng là tài liệu hoặc lộ trình giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu mua sắm, thời điểm, số lượng, ngân sách và nhà cung cấp cho từng loại hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục, tối ưu chi phí.
Mục tiêu lập kế hoạch là định hướng rõ ràng cho quá trình xây dựng kế hoạch, nhằm đảm bảo mọi hoạt động được triển khai đúng hướng, hiệu quả và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Một số mục tiêu chính khi lập kế hoạch:
- Xác định nhu cầu cụ thể (về hàng hóa, nhân lực, tài chính, thời gian…)
- Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí
- Phân công công việc rõ ràng và kiểm soát tiến độ
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện
- Đảm bảo hoạt động liên tục, nhất quán với mục tiêu chung của tổ chức
Mỗi một kế hoạch mua hàng của các doanh nghiệp đều có những nội dung tuỳ chỉnh khác nhau nhưng chủ yếu các nội dung chính sẽ bao gồm:
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ cần mua
- Số lượng và thời gian mua dự kiến
- Ngân sách dự kiến
- Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp
- Hình thức và điều kiện mua hàng (giá cả, thanh toán, giao hàng…)
- Phân công trách nhiệm và tiến độ thực hiện
- Rủi ro và phương án xử lý
Tham khảo bài viết: Chi tiết quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu cập nhật 2025
2. Hướng dẫn lập mẫu kế hoạch mua hàng hiệu quả
Lập kế hoạch mua hàng là bước đi đầu tiên và mang tính chiến lược trong quy trình mua sắm của doanh nghiệp. Một kế hoạch mua hàng bài bản không chỉ giúp tối ưu chi phí, chủ động nguồn cung mà còn góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh không bị gián đoạn. Để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo các bước sau:
2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng
Đây là bước nền tảng, giúp kế hoạch mua hàng bám sát thực tế. Phòng mua hàng cần phối hợp với các bộ phận như sản xuất, kho, kỹ thuật, hành chính… để tổng hợp đầy đủ nhu cầu.
- Gửi biểu mẫu đề xuất mua hàng đến các bộ phận liên quan.
- Thu thập thông tin: loại hàng hóa, mục đích sử dụng, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Ưu tiên các mặt hàng cấp thiết, tránh mua hàng không có nhu cầu thực.
- Kiểm tra lại tồn kho trước khi lên kế hoạch mua mới.
Ví dụ: Phòng sản xuất dự kiến cần 500kg nguyên liệu A trong tháng tới, trong kho hiện còn 100kg → Lập kế hoạch mua bổ sung 400kg.
2.2. Bước 2: Lập bảng kế hoạch chi tiết
Sau khi tổng hợp nhu cầu, bộ phận mua hàng tiến hành lập bảng kế hoạch chi tiết với đầy đủ thông tin để tiện theo dõi và trình duyệt.
Nội dung cần có trong bảng kế hoạch:
- STT: Số thứ tự
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ tên, mã hàng nếu có
- Đơn vị tính: Kg, cái, bộ, lít…
- Số lượng dự kiến mua
- Thời điểm cần sử dụng: Theo tuần/tháng
- Ngân sách dự kiến: Dựa vào giá mua năm trước hoặc báo giá tham khảo
- Nguồn ngân sách: Ngân sách phòng ban, dự án hoặc công ty chi trả
Mẹo: Nên chia thành bảng theo từng kỳ: theo tháng, theo quý để dễ kiểm soát và điều chỉnh.
2.3. Bước 3: Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có được mức giá tốt, chất lượng ổn định và hạn chế rủi ro trong giao hàng.
Các hoạt động cần thực hiện:
- Tìm kiếm nhà cung cấp mới nếu chưa có sẵn
- Lấy báo giá từ ít nhất 2–3 đơn vị để so sánh
- Đánh giá các tiêu chí:
- Uy tín, thương hiệu
- Giá cả, chiết khấu
- Điều khoản thanh toán
- Thời gian và phương thức giao hàng
- Chính sách bảo hành, đổi trả
Kết quả đánh giá sẽ được ghi chú lại để chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất cho từng mặt hàng.
2.4. Bước 4: Phân công thực hiện và xác định tiến độ mua hàng
Khi kế hoạch được phê duyệt, cần phân công rõ ràng nhiệm vụ và thời hạn cho từng bước trong quá trình mua hàng để tránh chậm trễ.
Nội dung phân công nên gồm:
- Người phụ trách theo dõi từng đơn hàng
- Thời gian hoàn tất việc đặt hàng
- Thời hạn giao nhận
- Người tiếp nhận, kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa
- Đầu mối thanh toán và lưu trữ chứng từ
Gợi ý: Có thể sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để tự động hóa việc giao việc, theo dõi tiến độ và nhắc nhở deadline.
2.5. Bước 5: Theo dõi, cập nhật và điều chỉnh kế hoạch
Sau khi kế hoạch đi vào thực hiện, bộ phận mua hàng cần theo dõi sát sao tiến độ để đảm bảo đơn hàng được giao đúng, đủ và đúng chất lượng.
Nội dung cần cập nhật:
- Trạng thái từng mặt hàng: Đã đặt hàng / Chờ giao / Đã nhận / Hoàn tất
- Lý do trễ hạn (nếu có): Nhà cung cấp thiếu hàng, thời tiết, vận chuyển…
- Ghi chú điều chỉnh: tăng/giảm số lượng, thay đổi nhà cung cấp
- Tổng hợp báo cáo định kỳ gửi ban giám đốc hoặc các bộ phận liên quan
Lưu ý: Sau mỗi đợt mua hàng, nên đánh giá lại hiệu quả kế hoạch để cải tiến cho những lần tiếp theo.
Tải miễn phí: 10 BIỂU MẪU & DASHBOARD GIÚP CEO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH VÀ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC TỔNG THỂ
3. Tải mẫu kế hoạch mua hàng miễn phí
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu kế hoạch mua hàng chuẩn, dễ sử dụng và có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp mình, thì đừng bỏ qua tài liệu dưới đây. Chúng tôi đã thiết kế mẫu kế hoạch mua hàng đầy đủ các trường thông tin cần thiết, phù hợp với cả doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
Mẫu kế hoạch mua sắm tài sản cố định
Mẫu kế hoạch mua sắm tài sản vật tư văn phòng
4. Các lỗi thường gặp khi lập kế hoạch mua hàng và cách khắc phục
Dưới đây là các lỗi thường gặp khi lập kế hoạch mua hàng kèm theo giải pháp khắc phục tương ứng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả mua sắm và tránh lãng phí nguồn lực:
4.1. Không xác định rõ nhu cầu thực tế
Biểu hiện: Lập kế hoạch dựa trên ước lượng, cảm tính hoặc số liệu cũ, không có sự phối hợp với các bộ phận sản xuất, kho, kinh doanh.
Hậu quả: Mua thừa – gây tồn kho hoặc mua thiếu – gián đoạn hoạt động.
Cách khắc phục:
- Thu thập đề nghị mua hàng từ các bộ phận có liên quan
- Đối chiếu với tồn kho thực tế và kế hoạch sản xuất
- Sử dụng phần mềm để phân tích số liệu nhu cầu trước đó
4.2. Thiếu dữ liệu tồn kho chính xác
Biểu hiện: Không nắm được lượng hàng tồn dẫn đến đặt hàng không phù hợp.
Hậu quả: Dư thừa nguyên vật liệu hoặc thiếu hàng khi cần gấp.
Cách khắc phục:
- Cập nhật và đối soát tồn kho định kỳ
- Áp dụng phần mềm quản lý kho tích hợp cảnh báo tồn kho tối thiểu
- Phân quyền nhập/xuất kho rõ ràng và kiểm tra chéo dữ liệu
4.3. Không có tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp rõ ràng
Biểu hiện: Chọn nhà cung cấp ngẫu nhiên, không đánh giá kỹ lưỡng về chất lượng, giá cả, uy tín.
Hậu quả: Giao hàng trễ, chất lượng kém, rủi ro tăng cao.
Cách khắc phục:
- Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp (giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi…)
- Lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhà cung cấp thường xuyên
- Duy trì ít nhất 2–3 nhà cung cấp dự phòng cho mỗi mặt hàng chính
4.4. Không lập kế hoạch theo chu kỳ phù hợp
Biểu hiện: Mua hàng dồn dập hoặc thiếu đều đặn dẫn đến khó kiểm soát dòng tiền và kho bãi.
Hậu quả: Lãng phí nguồn lực, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Cách khắc phục:
- Lập kế hoạch mua hàng theo tuần/tháng/quý tùy mặt hàng
- Kết hợp phương pháp lập kế hoạch định kỳ và theo mức tồn kho
- Áp dụng phương pháp JIT hoặc ROP để tối ưu lịch đặt hàng
4.5. Thiếu phân công rõ ràng và không theo dõi tiến độ
Biểu hiện: Không biết ai chịu trách nhiệm từng bước trong quy trình mua hàng.
Hậu quả: Trễ tiến độ, thiếu minh bạch, dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận.
Cách khắc phục:
- Lập bảng phân công nhiệm vụ cụ thể theo từng đơn hàng
- Giao việc có thời hạn và theo dõi tiến độ qua phần mềm hoặc biểu mẫu
- Tổ chức họp định kỳ để cập nhật tình hình và xử lý phát sinh
Tải miễn phí: 40 BIỂU MẪU & DASHBOARD ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC TỪNG PHÒNG BAN – NHÂN SỰ
5. MISA AMIS Mua hàng – Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
MISA AMIS Mua hàng đóng vai trò là “trợ lý thông minh” giúp phòng mua lập kế hoạch bài bản, chính xác và dễ kiểm soát. Phần mềm hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ các bộ phận sản xuất, tồn kho, tài chính để tự động gợi ý kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu thực tế.
Những tính năng nổi bật hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng:
- Gợi ý nhu cầu mua hàng dựa trên tồn kho, định mức sản xuất và đơn hàng bán
- Quản lý đề xuất mua hàng tập trung, phê duyệt online nhanh chóng
- Theo dõi tiến độ mua hàng theo từng đơn/mặt hàng
- Tự động cảnh báo khi hàng tồn chạm ngưỡng để chủ động lên kế hoạch
- Tích hợp báo cáo phân tích chi phí mua hàng, hỗ trợ ra quyết định
Nhờ khả năng kết nối liền mạch giữa các phòng ban, MISA AMIS Mua hàng không chỉ giúp lập kế hoạch mua hàng chính xác mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong mua sắm. Đây là công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại đang chuyển đổi số toàn diện.
Tìm hiểu và khám phá tính năng nổi bật của AMIS mua hàng tại đây.
Kết luận
Việc sử dụng mẫu kế hoạch mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả mà còn đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian. Bằng cách áp dụng các bước hướng dẫn và mẫu kế hoạch được cung cấp, bạn có thể dễ dàng xây dựng một kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu của mình. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách tải mẫu kế hoạch mua hàng miễn phí của chúng tôi và áp dụng các mẹo tối ưu để nâng cao hiệu quả quản lý!
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
