Hoạt động mua sắm hàng hóa với giá trị trên 100 triệu đồng không chỉ đơn thuần là việc chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng. Đây là ngưỡng giá trị quan trọng đòi hỏi doanh nghiệp cần triển khai quy trình minh bạch, có sự kiểm soát chặt chẽ từ nhiều cấp quản lý nhằm hạn chế rủi ro tài chính, đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và pháp lý. Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình mua sắm theo ngưỡng giá trị không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn góp phần nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
|
MISA THÂN TẶNG BẠN ẤN PHẨM |
1. Lý do cần phân biệt quy trình mua sắm theo giá trị?
Việc phân biệt quy trình mua sắm theo giá trị là cần thiết vì mỗi mức giá trị mua sắm (thấp, trung bình, cao) đều có mức độ rủi ro, yêu cầu pháp lý, và tính minh bạch khác nhau. Cụ thể:
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ
Các tổ chức, đặc biệt là nhà nước hoặc doanh nghiệp lớn, thường có quy định cụ thể về mức giá trị hợp đồng gắn với quy trình thẩm định, phê duyệt khác nhau.
Ví dụ: Giao dịch > 100 triệu đồng phải trình Giám đốc phê duyệt; > 1 tỷ đồng cần đấu thầu công khai.
- Kiểm soát rủi ro tài chính
Mua sắm giá trị lớn tiềm ẩn rủi ro cao hơn → cần quy trình chặt chẽ hơn để tránh thất thoát, tham nhũng hoặc lựa chọn sai nhà cung cấp.
Ngược lại, nếu áp dụng quy trình quá rườm rà cho mua sắm giá trị nhỏ sẽ gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Tối ưu hiệu quả vận hành
Phân loại giá trị giúp doanh nghiệp thiết kế quy trình phù hợp cho từng nhóm:
Mua sắm nhanh gọn (dưới 10 triệu) → cho phép phê duyệt nhanh.
Mua sắm chiến lược (trên 500 triệu) → cần đánh giá, thương thảo, ký kết chặt chẽ.
- Tăng tính minh bạch & truy vết
Khi quy trình rõ ràng theo từng ngưỡng giá trị, các bên liên quan dễ dàng kiểm tra, truy xuất trách nhiệm, tránh việc lợi dụng các lỗ hổng để chia nhỏ hợp đồng.
Tải miễn phí: 10 BIỂU MẪU & DASHBOARD GIÚP CEO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH VÀ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC TỔNG THỂ
2. Hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu đến dưới 200 triệu
2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Dưới đây là các tài liệu bạn cần chuẩn bị cho quy trình mua sắm:
- Kế hoạch và đề nghị mua sắm: Tài liệu ban đầu xác định nhu cầu mua hàng.
- Hồ sơ mời chào và báo giá của các nhà cung cấp: Tập hợp các đề xuất từ những nhà cung cấp tiềm năng.
- Biên bản mở hồ sơ, đánh giá chào hàng: Ghi nhận quá trình mở và phân tích các hồ sơ chào giá.
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp: Văn bản chính thức chấp thuận nhà cung cấp được chọn.
- Hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, thanh lý (nếu có): Toàn bộ chứng từ liên quan đến giao dịch mua sắm.
Mặc dù việc mua sắm hàng hóa dưới 200 triệu đồng không bắt buộc phải đấu thầu rộng rãi, nhưng vẫn cần đảm bảo tính cạnh tranh và có sự thẩm định rõ ràng. Nếu thiếu biên bản so sánh, không có căn cứ cụ thể để lựa chọn nhà cung cấp, hoặc hồ sơ không đầy đủ, có thể dẫn đến sai phạm khi kiểm tra, thanh tra ngân sách.
2.2. Các bước trong quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu đến dưới 200 triệu
Quy trình mua sắm hàng hóa có giá trị từ 100 triệu đến dưới 200 triệu đồng yêu cầu mức độ kiểm soát, công khai, minh bạch và khả năng so sánh cạnh tranh giữa các nhà cung cấp.
Bước 1. Xây dựng yêu cầu kỹ thuật và kế hoạch mua sắm
Bước đầu tiên trong quy trình là xác định rõ các yêu cầu kỹ thuật và lập kế hoạch mua sắm chi tiết, đảm bảo rằng việc lựa chọn sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức.
Xác định yêu cầu kỹ thuật: Bộ phận chuyên môn cần xác định chính xác các yêu cầu về chất lượng, tính năng và tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua. Điều này giúp nhà cung cấp hiểu rõ về yêu cầu của tổ chức và đảm bảo cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu.
Ví dụ: Mua sắm thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy tính xách tay, hoặc các thiết bị điện tử cần xác định thông số kỹ thuật (độ phân giải, dung lượng bộ nhớ, tốc độ xử lý, v.v.).
Lập kế hoạch chi tiết:
- Số lượng hàng hóa: Xác định số lượng hàng hóa cần mua.
- Đơn giá dự kiến: Ước tính giá trị từng đơn vị hàng hóa dựa trên thông tin tham khảo từ các nguồn tin cậy.
- Tổng giá trị dự toán: Tính toán tổng giá trị mua sắm để đảm bảo rằng ngân sách được phê duyệt có thể đáp ứng được chi phí.
Bước 2. Tổ chức chào hàng cạnh tranh
Để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức cần thực hiện chào hàng cạnh tranh, đảm bảo rằng các nhà cung cấp cạnh tranh công khai và công bằng.
Gửi thư mời chào hàng hoặc đăng tải thông báo mời chào:
- Tổ chức có thể gửi thư mời chào hàng trực tiếp đến các nhà cung cấp tiềm năng hoặc đăng thông báo mời chào hàng trên các cổng thông tin điện tử của doanh nghiệp, trang web, hoặc các nền tảng công khai.
- Thông báo cần nêu rõ các yêu cầu về kỹ thuật, thời gian nộp báo giá, và các điều kiện về hợp đồng.
Thu thập báo giá và hồ sơ năng lực:
- Báo giá: Các nhà cung cấp gửi báo giá chính thức cho tổ chức, bao gồm chi tiết về giá cả, thời gian giao hàng, và các điều kiện khác.
- Hồ sơ năng lực: Để đảm bảo nhà cung cấp có đủ khả năng thực hiện đơn hàng, yêu cầu cung cấp hồ sơ năng lực, bao gồm thông tin về kinh nghiệm, uy tín, chứng chỉ chất lượng và các dự án trước đây.
Bước 3. Thẩm định và phê duyệt
Bước tiếp theo trong quy trình là thẩm định các báo giá và hồ sơ của các nhà cung cấp để đảm bảo tính hợp lệ và phù hợp với yêu cầu kỹ thuật. Sau đó, kết quả sẽ được trình phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.
- Mở hồ sơ và lập biên bản đánh giá: Tổ thẩm định hoặc tổ giúp việc mua sắm sẽ tiến hành mở các hồ sơ báo giá và hồ sơ năng lực của các nhà cung cấp. Sau đó, sẽ lập biên bản đánh giá từng nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như:
- Giá cả (so sánh giữa các nhà cung cấp).
- Chất lượng sản phẩm và dịch vụ (đánh giá kỹ thuật và thông số kỹ thuật của sản phẩm).
- Thời gian giao hàng và dịch vụ hậu mãi.
- Hồ sơ năng lực (khả năng cung cấp, kinh nghiệm, độ tin cậy).
- Trình phê duyệt: Sau khi đánh giá xong, kết quả sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền (Giám đốc, Hội đồng thẩm định) để xem xét và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp.
- Nếu có sự chênh lệch quá lớn về giá cả, chất lượng, hay điều kiện giao hàng, cần có sự làm rõ thêm trước khi phê duyệt.
- Cấp có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc chọn nhà cung cấp.
Bước 4. Ký hợp đồng và thực hiện mua sắm
Sau khi có phê duyệt, bước cuối cùng là ký hợp đồng và thực hiện mua sắm.
- Ký hợp đồng: Bộ phận mua sắm sẽ ký hợp đồng chính thức với nhà cung cấp đã được chọn, đảm bảo các điều khoản như giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành, và các yêu cầu khác được ghi rõ trong hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ giao hàng: Sau khi hợp đồng được ký kết, theo dõi và đảm bảo rằng nhà cung cấp thực hiện giao hàng đúng hạn và đúng chất lượng.
Tải miễn phí: 40 BIỂU MẪU & DASHBOARD ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC TỪNG PHÒNG BAN – NHÂN SỰ
3. Hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm hàng hóa trên 500 triệu đồng
3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ bắt buộc phải có bao gồm:
- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.
- Biên bản mở thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ.
- Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Hợp đồng mua sắm, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (nếu có).
Với giá trị lớn và quy trình phức tạp, việc mua sắm hàng hóa trên 500 triệu đồng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận tài chính – kế toán, pháp chế, chuyên môn kỹ thuật và ban giám đốc. Đơn vị cần lưu trữ đầy đủ tất cả hồ sơ đấu thầu để phục vụ kiểm toán, thanh tra và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
3.2. Các bước trong quy trình mua sắm hàng hóa trên 500 triệu đồng
Quy trình mua sắm hàng hóa có giá trị trên 500 triệu đồng yêu cầu một mức độ kiểm soát, minh bạch và cạnh tranh rất cao. Để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả trong việc lựa chọn nhà thầu, quy trình này được thực hiện chi tiết qua ba bước chính, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức đấu thầu và đánh giá, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
Bước 1. Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Bước đầu tiên là xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc lựa chọn nhà thầu. Việc lập kế hoạch là rất quan trọng để đảm bảo rằng quy trình mua sắm sẽ diễn ra một cách bài bản và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý.
- Phạm vi công việc: Xác định rõ ràng phạm vi công việc cần thực hiện, bao gồm các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, và các tiêu chí về sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua. Các yêu cầu này phải được mô tả chi tiết, giúp nhà thầu hiểu rõ và đáp ứng đúng các yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
- Ví dụ: Mua sắm hệ thống máy chủ cho trung tâm dữ liệu.
- Phạm vi công việc: Cung cấp và lắp đặt hệ thống máy chủ, bao gồm phần cứng, phần mềm hỗ trợ và dịch vụ bảo trì trong 2 năm.
- Hình thức lựa chọn nhà thầu: Chọn phương thức đấu thầu phù hợp, có thể là đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, hoặc chỉ định thầu, tùy thuộc vào tính chất của gói thầu và quy định của pháp luật.
- Ví dụ: Nếu giá trị gói thầu là 600 triệu đồng, có thể tổ chức đấu thầu rộng rãi trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Thời gian thực hiện: Đưa ra mốc thời gian cụ thể cho việc hoàn thành các bước trong quy trình đấu thầu, bao gồm thời gian đăng tải thông báo mời thầu, tiếp nhận hồ sơ, mở thầu và lựa chọn nhà thầu.
- Nguồn vốn và dự toán chi phí: Xác định nguồn vốn sử dụng cho việc mua sắm (có thể từ ngân sách nhà nước, ngân sách của tổ chức) và dự toán chi phí cụ thể để đảm bảo việc lựa chọn nhà thầu không vượt quá ngân sách.
Bước 2. Tổ chức đấu thầu
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, bước tiếp theo là tổ chức quá trình đấu thầu, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
- Phê duyệt hồ sơ mời thầu: Cơ quan, đơn vị mua sắm cần chuẩn bị và phê duyệt hồ sơ mời thầu, trong đó phải có các yêu cầu kỹ thuật, điều kiện tài chính, tiêu chí đánh giá, thời gian thực hiện hợp đồng và các điều khoản hợp đồng mẫu.
- Ví dụ: Hồ sơ mời thầu cho gói mua sắm máy chủ sẽ bao gồm các tiêu chí như: yêu cầu về hiệu suất máy chủ, dung lượng lưu trữ, tính tương thích với hệ thống hiện tại và các yêu cầu về bảo hành.
- Đăng tải thông báo mời thầu: Thông báo mời thầu cần được công khai và đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để các nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia.
- Tiếp nhận hồ sơ dự thầu: Sau khi thông báo mời thầu được đăng tải, các nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ dự thầu và nộp lại theo đúng thời gian quy định. Các hồ sơ này sẽ được tiếp nhận bởi bộ phận chuyên trách của cơ quan, đơn vị tổ chức đấu thầu.
- Mở hồ sơ dự thầu: Vào đúng thời gian mở thầu, các hồ sơ dự thầu sẽ được mở công khai trước sự giám sát của các bên liên quan. Quá trình mở thầu phải tuân thủ đúng quy trình và pháp luật hiện hành.
- Ví dụ: Mở hồ sơ dự thầu vào ngày đã định trong thông báo mời thầu, kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ dự thầu từ các nhà thầu.
Bước 3. Đánh giá và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
Sau khi các hồ sơ dự thầu được tiếp nhận và mở, việc đánh giá và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là bước quan trọng để đảm bảo rằng nhà thầu trúng thầu thực sự đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả và các tiêu chí khác.
- Đánh giá hồ sơ dự thầu: Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu dựa trên các tiêu chí đã nêu trong hồ sơ mời thầu. Đánh giá này bao gồm:
- Đánh giá kỹ thuật: Xem xét các yếu tố kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ mà nhà thầu cung cấp, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất.
- Đánh giá tài chính: Đánh giá giá cả của nhà thầu, đảm bảo không vượt quá ngân sách dự toán và hợp lý với thị trường.
- Đánh giá năng lực và uy tín: Kiểm tra hồ sơ năng lực của nhà thầu, bao gồm kinh nghiệm, năng lực tài chính, và cam kết thực hiện hợp đồng.
- Trình kết quả cho bên mời thầu: Sau khi đánh giá, tổ chuyên gia sẽ lập báo cáo kết quả đánh giá và trình cho bên mời thầu (cơ quan, đơn vị tổ chức mua sắm) để xem xét và phê duyệt.
- Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Cơ quan, đơn vị tổ chức đấu thầu sẽ xem xét báo cáo đánh giá và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Nhà thầu trúng thầu sẽ là người đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kỹ thuật, tài chính và uy tín.
- Ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu: Sau khi kết quả được phê duyệt, cơ quan mua sắm sẽ tiến hành ký hợp đồng chính thức với nhà thầu trúng thầu, nêu rõ các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Tài liệu miễn phí: 5 MẪU KẾ HOẠCH VÀ BIỂU MẪU GIÁM SÁT QUY TRÌNH CHO DOANH NGHIỆP
4. Bảng tổng hợp so sánh chi tiết các quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu và trên 500 triệu
Để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và phù hợp với quy định nội bộ cũng như pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần áp dụng các quy trình mua sắm khác nhau tùy theo giá trị giao dịch. Đặc biệt, với các ngưỡng trên 100 triệu và trên 500 triệu, quy trình mua sắm có sự khác biệt rõ rệt về mức độ kiểm soát, số bước phê duyệt và các bên tham gia.
Bảng sau đây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh và hình dung toàn cảnh các điểm khác biệt giữa hai mức giá trị mua sắm, từ đó áp dụng quy trình phù hợp, tránh rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.
| Mức giá | Phương thức lựa chọn nhà cung cấp | Phê duyệt và đánh giá | Tổ chức và triển khai | Cơ quan phê duyệt |
| Trên 100 triệu đến dưới 500 | Tổ chức đấu thầu hạn chế hoặc rộng rãi, yêu cầu hồ sơ dự thầu và so sánh giá cả, chất lượng. | Đánh giá báo giá và hồ sơ của nhà cung cấp, trình kết quả cho cấp thẩm quyền phê duyệt. | Cần sự phối hợp giữa các bộ phận, bao gồm tài chính, kế toán, pháp chế, và chuyên môn kỹ thuật. | Giám đốc hoặc hội đồng thẩm định |
| Trên 500 triệu | Tổ chức đấu thầu rộng rãi công khai, yêu cầu đăng tải thông báo mời thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia. | Tổ chuyên gia đấu thầu đánh giá hồ sơ, trình kết quả cho cấp thẩm quyền phê duyệt. | Quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa tài chính, pháp chế, chuyên môn kỹ thuật và ban giám đốc. | Ban giám đốc hoặc hội đồng thẩm định cấp cao |
5. Áp dụng MISA AMIS Quy trình trong quy trình mua sắm hàng hoá
MISA AMIS Quy trình là một phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp, giúp chuẩn hóa, minh bạch và tối ưu hóa các nghiệp vụ nội bộ, đặc biệt là quy trình mua sắm hàng hóa. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp:
- Thiết kế quy trình theo đúng mô hình và yêu cầu thực tế.
- Tự động hóa các bước xử lý, giảm thiểu công việc thủ công.
- Kết nối với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như MISA AMIS Mua hàng, MISA AMIS Kế toán, MISA AMIS CRM, v.v.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả quy trình theo thời gian thực.
Khi áp dụng MISA AMIS Quy trình vào quy trình mua sắm hàng hóa, doanh nghiệp có thể:
- Tự động hóa quy trình phê duyệt: Giảm 90% thời gian nhập liệu và xử lý thủ công.
- Đồng bộ dữ liệu với MISA AMIS Mua hàng: Dữ liệu từ các yêu cầu mua hàng được đồng bộ trực tiếp vào hệ thống, giúp nhân viên và quản lý không phải nhập lại thông tin.
- Theo dõi trạng thái yêu cầu: Người dùng có thể kiểm tra tiến độ phê duyệt, trạng thái hàng hóa, thời gian nhận hàng ngay trên hệ thống.
- Quản lý rủi ro: Phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
- Tăng tính minh bạch: Mọi giao dịch, phê duyệt đều được lưu vết, giúp dễ dàng kiểm tra và báo cáo.
Gần 300.000 doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, sản xuất đã tin dùng MISA AMIS Quy trình để tự động hóa, kiểm soát và tối ưu vận hành.
Hãy trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay và khám phá cách doanh nghiệp của bạn cũng có thể vận hành trơn tru như vậy!
Kết luận
Áp dụng đúng quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro, minh bạch hóa hoạt động chi tiêu và tăng cường hiệu quả nội bộ. Khi các bước được chuẩn hóa và số hóa bằng phần mềm, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn kiểm soát tốt mọi khâu trong chuỗi cung ứng. Đây chính là nền tảng quan trọng để hướng đến quản trị hiện đại, bền vững trong dài hạn.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
