Hướng dẫn quy trình mua sắm hàng hóa trên dưới 50 triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa trong doanh nghiệp với ngân sách trên dưới 50 triệu đòi hỏi sự cẩn trọng và chiến lược để đảm bảo hiệu quả chi phí và chất lượng sản phẩm. Một kế hoạch mua sắm bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro, đáp ứng đúng nhu cầu vận hành và phát triển. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước, từ lập kế hoạch đến đánh giá sau mua sắm, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả và lựa chọn nhà cung cấp uy tín.

MISA THÂN TẶNG ẤN PHẨM MISA COLLECTIONS 08: XÂY DỰNG & QUẢN LÝ QUY TRÌNH

1. Quy trình mua sắm hàng hóa là gì?

Quy trình mua sắm hàng hóa là một chuỗi các bước liên quan đến việc mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho tổ chức, doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo rằng việc mua sắm được thực hiện hiệu quả, tiết kiệm và phù hợp với nhu cầu thực tế.

Mục tiêu xây dựng một quy trình mua sắm hàng hóa đối với doanh nghiệp là nhằm:

• Tối ưu hóa chi phí: Đảm bảo việc mua sắm được thực hiện hiệu quả, tiết kiệm, giảm thiểu lãng phí.
• Đảm bảo chất lượng: Lựa chọn hàng hóa đáp ứng đúng yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn.
• Tăng cường tính minh bạch: Cải thiện sự minh bạch trong quá trình mua sắm, từ lựa chọn nhà cung cấp đến thanh toán.
• Tăng cường hiệu quả vận hành: Quản lý quy trình mua sắm một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian và công sức.
• Đảm bảo tuân thủ: Đảm bảo quy trình mua sắm tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

Tham khảo: 8 bước cơ bản trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa

2. Hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm hàng hóa dưới 50 triệu

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện quy trình mua sắm hàng hoá dưới 50 triệu

Để đảm bảo quy trình mua sắm dưới 50 triệu đồng diễn ra suôn sẻ và minh bạch, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

• Phiếu đề nghị mua sắm: Đây là văn bản khởi đầu cho mọi giao dịch, thể hiện rõ nhu cầu mua sắm.
• Báo giá của nhà cung cấp: Thông thường, chỉ cần một báo giá là đủ cho các giao dịch ở ngưỡng này.
• Phê duyệt của người có thẩm quyền: Đảm bảo giao dịch đã được người có thẩm quyền đồng ý và xác nhận.
• Chứng từ liên quan đến giao nhận và thanh toán: Bao gồm hóa đơn tài chính, biên bản giao nhận và phiếu xuất kho (nếu có).
• Các tài liệu khác: Tùy thuộc vào yêu cầu của kiểm toán nội bộ, bạn có thể cần bổ sung thêm các tài liệu khác.

Mặc dù các giao dịch dưới 50 triệu đồng không yêu cầu đấu thầu hay chào hàng cạnh tranh, việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ là vô cùng quan trọng. Điều này giúp phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán sau này và đảm bảo tính minh bạch của quy trình.

Lưu ý quan trọng:

• Ưu tiên nhà cung cấp uy tín: Nên chọn những nhà cung cấp có độ tin cậy cao, giá cả hợp lý và chất lượng hàng hóa đảm bảo.
• Tránh chia nhỏ hợp đồng: Hành vi chia nhỏ giá trị hợp đồng để né tránh quy trình là vi phạm quy định hiện hành và có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý không mong muốn.

Việc tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp bạn hoàn thành việc mua sắm một cách hiệu quả và đúng quy định.

2.2. Các bước thực hiện quy trình mua sắn hàng hoá dưới 50 triệu

Bước 1. Xác định nhu cầu mua sắm

Trước khi tiến hành bất kỳ giao dịch nào, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu mua sắm hàng hóa, đảm bảo rằng việc mua sắm này là cần thiết và phù hợp với các kế hoạch hoạt động.

• Xác định hàng hóa cần mua: Lập danh sách chi tiết về loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp.
• Ước tính chi phí: Tính toán ngân sách dự kiến cho việc mua sắm hàng hóa, đảm bảo không vượt quá mức 50 triệu đồng.

Bước 2. Lập kế hoạch và duyệt ngân sách

Do quy mô của việc mua sắm này không quá lớn, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình nhanh chóng, nhưng vẫn cần phải có sự phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nếu cần.

• Lập kế hoạch chi tiết: Xác định rõ các yêu cầu về số lượng, chất lượng, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.
• Duyệt ngân sách: Trình bày kế hoạch mua sắm và ngân sách cho các bộ phận liên quan (ví dụ: phòng kế toán hoặc giám đốc tài chính) để được phê duyệt.

Bước 3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng hàng hóa và giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.

• Tìm kiếm nhà cung cấp: Nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng thông qua các kênh như internet, hội chợ, hoặc mối quan hệ đối tác lâu dài.
• Yêu cầu báo giá: Gửi yêu cầu báo giá (RFQ) đến một vài nhà cung cấp để so sánh giá cả và các điều kiện cung cấp.
• Đánh giá nhà cung cấp: Dựa vào các yếu tố như uy tín, chất lượng hàng hóa, giá cả, và dịch vụ hậu mãi để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Bước 4. Đàm phán và ký hợp đồng

Một khi đã chọn được nhà cung cấp, bước tiếp theo là đàm phán về các điều khoản trong hợp đồng mua sắm.

• Thương thảo điều khoản: Đàm phán về giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, và các điều kiện bảo hành (nếu có).
• Ký hợp đồng: Ký kết hợp đồng mua sắm với nhà cung cấp đã được lựa chọn, đảm bảo các điều khoản rõ ràng, hợp pháp.

Bước 5. Thực hiện đặt hàng và nhận hàng

Sau khi hợp đồng được ký kết, việc tiếp theo là thực hiện đơn hàng và theo dõi quá trình giao nhận.

• Đặt hàng: Thực hiện đơn hàng chính thức với nhà cung cấp, xác nhận các chi tiết đơn hàng.
• Kiểm tra hàng hóa khi nhận: Khi hàng hóa được giao, kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu trong hợp đồng.
• Lập biên bản nhận hàng: Nếu hàng hóa đúng với yêu cầu và không có vấn đề gì, tiến hành lập biên bản nhận hàng.

Bước 6. Thanh toán cho nhà cung cấp

Sau khi nhận hàng và kiểm tra, việc thanh toán là bước cuối cùng trong quy trình mua sắm.

• Xác nhận hóa đơn: Kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp, đảm bảo đúng với các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Thanh toán: Thanh toán cho nhà cung cấp theo các phương thức đã thỏa thuận (chuyển khoản, tiền mặt, v.v.).
• Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ các hóa đơn, biên bản nhận hàng, hợp đồng mua sắm để phục vụ cho các kiểm tra sau này hoặc báo cáo tài chính.

Bước 7. Đánh giá và phản hồi

Cuối cùng, sau khi hoàn tất giao dịch, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của quy trình và nhà cung cấp.

• Đánh giá nhà cung cấp: Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ và khả năng giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp.
• Phản hồi: Cung cấp phản hồi cho nhà cung cấp về sản phẩm và dịch vụ để duy trì mối quan hệ lâu dài.

Tham khảo: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa

3. Hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu đến dưới 100 triệu

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Bạn cần các tài liệu sau cho quy trình mua sắm hàng hóa:

• Kế hoạch mua sắm hoặc phiếu đề nghị mua sắm: Tài liệu khởi xướng nhu cầu mua hàng.
• Báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp: Đảm bảo có sự so sánh về giá và dịch vụ.
• Biên bản so sánh, đánh giá báo giá: Chứng minh quá trình phân tích và lựa chọn nhà cung cấp.
• Quyết định phê duyệt của người có thẩm quyền: Xác nhận việc chấp thuận mua hàng.
• Hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và các chứng từ liên quan: Hồ sơ đầy đủ về giao dịch.

Đối với các giao dịch mua sắm hàng hóa có giá trị từ trên 50 triệu đến dưới 100 triệu đồng, việc tổ chức đấu thầu không phải là bắt buộc. Tuy nhiên, bạn cần có cơ sở rõ ràng để so sánh và lựa chọn nhà cung cấp. Nếu quy trình mua sắm không được thực hiện đúng cách, đặc biệt là khi thiếu bằng chứng về tính cạnh tranh và hợp lý của giá cả, có thể dẫn đến rủi ro trong kiểm toán nội bộ.

3.2. Các bước trong quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu đến dưới 100 triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa có giá trị từ 50 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng yêu cầu mức độ kiểm soát và minh bạch cao hơn, nhằm đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện khách quan, có cơ sở so sánh giá và sử dụng ngân sách hiệu quả.

Bước 1. Lập kế hoạch mua sắm

Đây là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong quy trình mua sắm. Bộ phận chuyên môn sẽ xác định rõ ràng nhu cầu và lập kế hoạch chi tiết về hàng hóa cần mua.

• Xác định nhu cầu và đặc điểm hàng hóa: Bộ phận yêu cầu cần phải làm rõ sản phẩm cần mua, bao gồm thông số kỹ thuật, chủng loại, số lượng, và yêu cầu đặc biệt.
• Lập kế hoạch chi tiết:
  • Nội dung: Cụ thể hóa những gì cần mua, lý do mua sắm.
  • Số lượng và đơn giá dự kiến: Tính toán số lượng hàng hóa và ước lượng giá trị từng đơn vị hàng hóa.
  • Dự toán tổng kinh phí: Tính toán tổng chi phí dự kiến để đảm bảo việc mua sắm không vượt quá ngân sách cho phép.

Ví dụ:

Mua sắm máy tính xách tay cho phòng IT.

Số lượng: 10 chiếc.

Đơn giá: 7 triệu đồng/chiếc.

Tổng kinh phí: 70 triệu đồng.

Bước 2. Khảo sát và so sánh giá

Để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quy trình mua sắm, việc khảo sát và so sánh giá là bước tiếp theo. Mục tiêu là thu thập đủ thông tin để có thể đưa ra lựa chọn nhà cung cấp hợp lý.

• Thu thập tối thiểu 3 báo giá: Bộ phận mua sắm cần tìm ít nhất ba nhà cung cấp có uy tín, khả năng cung cấp và đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả. Các nhà cung cấp này phải có năng lực và lịch sử hoạt động đáng tin cậy.
• So sánh giá cả và điều kiện cung cấp: Đánh giá các báo giá từ nhà cung cấp về không chỉ giá cả mà còn về các điều khoản khác như bảo hành, vận chuyển, thời gian giao hàng, và chính sách hậu mãi.

Ví dụ:

Nhà cung cấp A: Giá 7 triệu đồng/chiếc, bảo hành 12 tháng.

Nhà cung cấp B: Giá 6,8 triệu đồng/chiếc, bảo hành 18 tháng.

Nhà cung cấp C: Giá 7,2 triệu đồng/chiếc, bảo hành 24 tháng.

Bước 3. Thẩm định và phê duyệt

Sau khi đã thu thập và so sánh giá từ các nhà cung cấp, quy trình thẩm định và phê duyệt sẽ diễn ra, giúp đảm bảo việc mua sắm tuân thủ quy định ngân sách và các tiêu chuẩn về chất lượng.

• Rà soát hồ sơ: Bộ phận tài chính hoặc tổ thẩm định (nếu có) sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các báo giá, hồ sơ yêu cầu mua sắm để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của thông tin.
• Trình phê duyệt: Tùy theo quy mô tổ chức và chính sách nội bộ, hồ sơ sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền (Giám đốc, Ban Giám đốc hoặc Hội đồng thẩm định) để phê duyệt phương án mua sắm.
• Quyết định phê duyệt: Cấp có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc lựa chọn nhà cung cấp, giá cả và phương thức thanh toán.

Ví dụ:

Hồ sơ sau khi được rà soát và phê duyệt sẽ đưa ra quyết định chọn Nhà cung cấp B (giá 6,8 triệu đồng/chiếc, bảo hành 18 tháng).

Bước 4. Ký hợp đồng và thực hiện mua sắm

Sau khi đã có phê duyệt, bước tiếp theo là ký hợp đồng và thực hiện giao dịch mua sắm.

• Ký hợp đồng: Bộ phận mua sắm sẽ tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp đã được phê duyệt, đảm bảo các điều khoản về giá cả, thời gian giao hàng và bảo hành được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng.
• Đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng: Thực hiện đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo sản phẩm được giao đúng hạn và đúng yêu cầu.

Bước 5. Kiểm tra và nhận hàng

Khi hàng hóa được giao, việc kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng sản phẩm là rất quan trọng.

• Kiểm tra chất lượng và số lượng: Sau khi nhận hàng, bộ phận mua sắm cần kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu trong hợp đồng.
• Lập biên bản nhận hàng: Nếu mọi thứ đúng như hợp đồng, lập biên bản nhận hàng và xác nhận rằng hàng hóa đã được cung cấp đầy đủ và đạt yêu cầu.

Bước 6. Thanh toán và lưu trữ chứng từ

Cuối cùng, quy trình mua sắm sẽ kết thúc với việc thanh toán và lưu trữ các chứng từ liên quan.

• Thanh toán: Thực hiện thanh toán theo các điều khoản trong hợp đồng đã ký.
• Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ các hóa đơn, hợp đồng và biên bản nhận hàng để phục vụ cho việc kiểm tra tài chính hoặc các quy trình báo cáo sau này.

Xem ngay: TRỌN BỘ TÀI LIỆU VÀ BIỂU MẪU DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ – 50+ ĐÁNH GIÁ TOÀN DIỆN & BÁO CÁO NĂM

4. Bảng tổng hợp so sánh chi tiết các quy trình mua sắm hàng hóa

Trước khi xem bảng tổng hợp so sánh quy trình mua sắm hàng hóa theo các mức giá khác nhau, hãy lưu ý rằng mỗi mức giá sẽ yêu cầu một quy trình lựa chọn nhà cung cấp và phê duyệt khác nhau, từ việc lập kế hoạch, phương thức lựa chọn nhà cung cấp cho đến việc đánh giá và phê duyệt kết quả. Quy trình càng phức tạp khi giá trị mua sắm càng cao, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý.

Mức giá	Phương thức lựa chọn nhà cung cấp	Phê duyệt và đánh giá	Tổ chức và triển khai	Cơ quan phê duyệt
Dưới 50 triệu	Đơn giản, có thể chọn nhà cung cấp trực tiếp hoặc qua yêu cầu báo giá.	Phê duyệt nhanh chóng bởi các bộ phận có thẩm quyền.	Thực hiện đơn giản, có thể chỉ cần bộ phận mua sắm và tài chính.	Bộ phận tài chính hoặc trưởng bộ phận
Trên 50 triệu đến dưới 100	Tổ chức khảo sát và so sánh ít nhất 3 báo giá từ các nhà cung cấp có uy tín.	Đánh giá hồ sơ báo giá từ nhà cung cấp, phê duyệt bởi phòng tài chính hoặc giám đốc.	Cần có sự phối hợp giữa bộ phận tài chính và chuyên môn kỹ thuật.	Bộ phận tài chính, giám đốc hoặc ban giám đốc

5. Lưu ý quan trọng khi mua sắm hàng hoá

• Tránh mua sắm bốc đồng, không có kế hoạch

Mua sắm mà không có kế hoạch cụ thể dễ dẫn đến việc mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với nhu cầu thực tế. Trước khi thực hiện mua sắm, hãy xác định rõ mục đích, yêu cầu kỹ thuật, và ngân sách để đảm bảo rằng mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ đều có giá trị và hỗ trợ công việc hoặc dự án của bạn.

• Kiểm tra kỹ chính sách bảo hành và đổi trả

Trước khi quyết định mua, hãy kiểm tra các điều kiện về bảo hành và đổi trả của sản phẩm. Chính sách bảo hành rõ ràng và linh hoạt sẽ giúp bạn yên tâm hơn về chất lượng sản phẩm và có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi sử dụng.

• Cẩn thận với các nhà cung cấp không rõ nguồn gốc

Hãy tránh mua sắm từ các nhà cung cấp không có nguồn gốc rõ ràng hoặc thiếu uy tín. Việc mua sắm từ các nhà cung cấp này có thể dẫn đến rủi ro về chất lượng sản phẩm, dịch vụ không đảm bảo, hoặc thậm chí bị lừa đảo. Hãy luôn kiểm tra các thông tin về nhà cung cấp, bao gồm đánh giá từ khách hàng khác và các chứng nhận chất lượng cần thiết.

6. MISA AMIS Quy trình hỗ trợ trong việc mua sắm hàng hóa doanh nghiệp

MISA AMIS là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính, kế toán, nhân sự, và đặc biệt là quy trình mua sắm hàng hóa. Với tính năng mạnh mẽ và giao diện dễ sử dụng, MISA AMIS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình mua sắm, đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý.

Các tính năng chính của MISA AMIS Quy trình bao gồm:

• Thiết kế và tùy chỉnh quy trình: Cung cấp kho mẫu quy trình với hơn 500 quy trình, cho phép người dùng dễ dàng tạo mới, tùy chỉnh và sửa đổi quy trình theo nhu cầu.
• Phân quyền và phê duyệt: Cho phép thiết lập cấp độ phê duyệt và chỉ định người phê duyệt cho từng bước trong quy trình, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng theo quy định.
• Thiết lập điều kiện linh hoạt: Cho phép tạo quy trình với các điều kiện rẽ nhánh, phê duyệt song song, giúp quy trình trở nên linh hoạt và phù hợp với nhiều tình huống khác nhau.
• Tự động hóa quy trình: Kết nối với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS và các hệ thống bên ngoài, giúp tự động hóa các tác vụ và luồng công việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Theo dõi và giám sát: Cung cấp các công cụ theo dõi, giám sát tiến độ quy trình, trạng thái đề xuất và cung cấp báo cáo trực quan, giúp người quản lý nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
• Lưu trữ và tìm kiếm quy trình: Tự động lưu trữ mọi quy trình đã chạy và cung cấp công cụ tìm kiếm theo từ khóa, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý quy trình.
• Tự động tạo công việc: Tự động tạo công việc mới khi quy trình hoàn thành, giúp các bộ phận liên quan nắm bắt được thông tin và thực hiện công việc tiếp theo.
• Kết nối với các phần mềm khác: Tích hợp với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như MISA AMIS Công việc, MISA AMIS HRM, MISA AMIS CRM, giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả.
• Quản lý tài liệu: Hỗ trợ soạn thảo và ban hành tài liệu quy trình, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong việc thực hiện quy trình.

Dùng thử miễn phí

MISA AMIS chính là giải pháp toàn diện để doanh nghiệp quản lý quy trình mua sắm hàng hóa một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ đó đảm bảo chất lượng hàng hóa và tiết kiệm chi phí.

Kết luận

Quy trình mua sắm hàng hóa, dù là dưới 50 triệu đồng hay trên 50 triệu, đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả chi tiêu và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp. Đối với các giao dịch có giá trị dưới 50 triệu đồng, quy trình sẽ đơn giản hơn nhưng vẫn cần sự cẩn trọng và tổ chức chặt chẽ để tránh những quyết định bốc đồng hoặc không hợp lý.

Việc xác định rõ nhu cầu, lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và lưu trữ hồ sơ đầy đủ là những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo chất lượng trong từng giao dịch. Đặc biệt, việc phối hợp giữa các bộ phận như tài chính, kế toán và chuyên môn kỹ thuật sẽ giúp quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.